Записка-расчет при увольнении: форма Т-61, образец заполнения 2025

Из статьи вы узнаете:

При увольнении сотрудника работодатель должен произвести все полагающиеся ему выплаты. Речь идет не только о заработной плате, но и о компенсации отпускных дней, которые подчиненный так и не успел реализовать, а также об иных выплатах, предусмотренных как положениями ТК РФ, так и локальной документацией предприятия. В связи с этим уполномоченными сотрудниками оформляется записка-расчет при увольнении, позволяющая наглядно увидеть, какую сумму получит работник. Рассмотрим подробнее особенности заполнения этого документа.

Кем и когда составляется записка-расчет?

Записка-расчет — это двусторонний документ, заполняемый на основе расчетной и платежной документации, в которой содержатся все начисления работнику за расчетный период.

На его лицевой части сотрудник отдела кадров указывает информацию о предприятии, а также сведения, касающиеся непосредственно увольняемого сотрудника и заключенном с работодателем трудовом договоре. На оборотной стороне регистра, которая, в свою очередь, заполняется бухгалтером, указывается таблица, содержащая расчет оплаты отпуска.

В законодательстве отсутствуют сроки оформления данного документа, однако, с учетом сроков окончательного расчета работника, предусмотренных ст. 140 ТК РФ, следует, что записка-расчет должна быть готова не позднее последнего дня, когда подчиненный выполняет свои обязанности по трудовому договору.

Следует помнить о том, что работодателя, который проигнорирует сроки перечисления выплат при увольнении, можно привлечь к установленной законом ответственности. В частности, за задержку зарплаты, отпускных и прочих выплат, в рамках ст. 236 ТК РФ, с него можно будет истребовать не только задолженность, но и проценты по ней. Кроме того, как следует из п. 55 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004 г., рабочий может потребовать выплату зарплаты с учетом индексации. Это допускается, если из-за уровня инфляции в стране сумма обесценилась.

В какой форме должна быть записка-расчет?

Записка-расчет представляет собой документ первичного учета, оформление которого обязательно при расторжении контракта с сотрудником предприятия. Для него в 2004 году Постановлением № 1 Госкомстата была утверждена специальная форма № Т-61.

К слову, если приказ на увольнение можно оформить на несколько сотрудников сразу по форме Т-8а, то записка-расчет составляется для каждого рабочего строго индивидуально.

Исходя из п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., а также разъяснений Минфина РФ в письме № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012 г., форма Т-61, не является обязательной для применения на предприятиях. В связи с чем организация на основе унифицированной формы вполне законно может разработать собственный бланк учетного документа.

Правила заполнения

Рассмотрим подробнее, как оформляется записка-расчет.

1) Как было отмечено выше, лицевая часть заполняется кадровиками. В частности, она должна содержать следующие сведения:

информацию о работодателе, куда входят: наименование предприятия, ОКПО, ОКУД, организационно-правовой статус;
дату составления записки-расчета и присвоенный ей номер;
реквизиты трудового договора, а именно, его номер и дата заключения.

Далее заполняются сведения о подчиненном:

Ф.И.О;
присвоенный сотруднику при трудоустройстве табельный номер;
название подразделения;
должность, которую занимал на предприятии рабочий.

Вам также будет интересно:

— Как оформлять работы по гражданско-правовому договору
— Образец доп соглашения о переводе на дистанционную работу в 2025 году

Ниже приводятся сведения, касающиеся непосредственно прекращения трудовых отношений с подчиненным, а именно:

дата расторжения контракта;
номер и дата приказа об увольнении;
основание, по которому трудовые отношения завершились. Так, если подчиненный увольняется по собственной инициативе, то записка-расчет будет содержать ссылку на п. 3 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

В следующей части документа указывается количество неиспользованных (или реализованных авансом) дней отпуска. При этом за дни отпуска, которые рабочий не использовал, будет начислена соответствующая компенсация. В том случае, если будет выявлен перерасход, то бухгалтерия произведет вычет из суммы, причитающейся в выдаче сотруднику. К слову, для удобства и быстроты расчетов можно использовать онлайн калькулятор.

Следует отметить, что заполненная инспектором отдела кадров сторона записки-расчета должна быть заверена его подписью.

2) Далее сотрудниками бухгалтерии заполняется обратная сторона документа. На ней представлены таблицы, содержащие начисления по отпускным. В них должны быть включены следующие сведения:

сведения за предшествующие увольнению 12 месяцев;
суммы ежемесячных выплат, при этом бухгалтер может руководствоваться пп. 2, 3 ПП РФ № 922 от 24.12.2007;
количество календарных дней за расчетный период;
количество часов за расчетный период, в том случае если рабочее время сотрудника учитывается в часах;
среднедневной (либо часовой) заработок;
число отпускных дней, взятых авансом;
нереализованные отпускные дни;
итоговая сумма за отпуск, которую получит сотрудник.

Далее производится окончательный расчет суммы для выплаты работнику. При этом в таблице отражаются отработанные сотрудникам дни в месяц его ухода, сумма за отпуск, прочие выплаты. А также указывается, НДФЛ и иные удержания. Окончательную сумму прописываю внизу документа.

Скачать образец заполнения записки-расчета при увольнении (форма № Т-61)

Скачать пустой бланк записки-расчета при увольнении (форма № Т-61)

Страница заверяется подписью бухгалтера.

Таким образом, записка-расчет при увольнении является обязательным документом. Для ее оформления работодатель может использовать собственный бланк, а может воспользоваться стандартной формой Т-61.

Источник: «Юридическая азбука»