Под увольнением понимается процесс прекращения трудовых взаимоотношений между работником и работодателем. Нововведения в законодательстве, появившиеся с начала 2020 года, полностью изменили функционал кадровых служб. Зачастую возникает вопрос, как правильно оформить увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой.
Документы, которые нужно подготовить работодателю, а также виды ответственности при несоблюдении процедуры, рассмотрим в данной статье.
Действия работодателя при увольнении работника с электронной трудовой книжкой
При выборе виртуального варианта хранения сведений о трудовой деятельности ранее оформленную трудовую книжку (далее – ТК) выдают сотруднику на руки. Все последующие записи делаются только электронно.
Нижеприведенная схема возможна, если отдел кадров имеет в наличии:
- оригинал информирования гражданина о выборе формы ТК с отметкой о получении;
- оригинал заявления о выборе в пользу электронной трудовой книжки (далее – ЭТК).
Специалист кадровой службы обязан внести в бумажную ТК запись о переходе работника на ЭТК.
Основания увольнения остаются прежними, это может быть решение гражданина, инициатива нанимателя или желание обеих сторон.
Вам также будет интересно:
— Запись в трудовой о переводе на другую должность
— Смена фамилии в трудовой книжке: образец
Основные действия работодателя при прекращении трудовых отношений:
- прием заявления об увольнении на имя руководителя в простой письменной форме.
- подготовка приказа об увольнении.
- если бумажная ТК хранилась в организации, то необходимо зафиксировать в журнале учета факт ее выдачи работнику.
- выдача бумажной ТК на руки гражданину.
- внесение записи о факте увольнения в ЭТК.
- подготовка справки по форме СТД-Р.
- изготовление справок 2-НДФЛ, 182Н, других документов и передача их сотруднику.
Таким образом, одновременное ведение бумажных и электронных ТК несколько усложнило кадровый документооборот и наделило отделы кадров дополнительными обязанностями.
Чтобы знать, как уволить сотрудника с электронной трудовой книжкой правильно, важно иметь представление об обязательном пакете документов, подготовка которого ложиться на кадровиков.
Документы, которые необходимо оформить при увольнении гражданина с ЭТК
Все документы, оформление которых предусмотрено трудовым законодательством, отдаются физическому лицу в последний день нахождения в организации.
Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, отдел кадров обязан выдать не все бумаги, в определенных случаях потребуется заявление.
Таблица №1. Перечень документов при увольнении сотрудника.
№ | Что организация обязана выдать | Что выдается по инициативе работника |
---|---|---|
1 | Сведения о работе по форме СТД-Р | Справка 2-НДФЛ |
2 | Расчетный листок | Заверенные копии документов, касающихся работы (например, копии приказов об увольнении, о премировании, о взысканиях) |
3 | Справка за два года о зарплате по форме 182Н | Справка за три месяца о среднем заработке |
4 | Информация по сотруднику из формы СЗВ-М (данные за последний месяц работы) | Копия формы СПВ-2 (со сведениями о застрахованном стаже для назначения пенсии) |
5 | Информация по сотруднику из формы СЗВ-СТАЖ (дается за отчетный год до даты увольнения) | |
6 | Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам | |
7 | Информация по сотруднику из формы ДСВ-3 (с начала квартала до даты увольнения) | |
8 | Медицинская книжка (при наличии) |
Если работник трудился по ЭТК, то выдача справки по форме СТД-Р – это обязанность работодателя. При отсутствии такой возможности документ высылается через Почту России заказным письмом с уведомлением.
Справка СТД-Р заполняется отдельно по каждому работнику с ЭТК и:
- отражает информацию о работе только у данного нанимателя;
- содержит дату подачи заявления о полном переходе на ЭТК (если оно было подано у текущего работодателя);
- может быть на бумаге или электронной.
В день увольнения наниматель должен осуществить окончательный расчет, в том числе сделать доплату за неиспользованный отпуск.
В день увольнения также выдаются дополнительные документы, содержащие данные о трудовой деятельности, если работник пожелал их получить. Вариант предоставления указывается в заявлении, может быть бумажная, с заверением надлежащим образом, или электронная с соответствующей подписью.
Ответственность работодателя за нарушение процедуры увольнения
Несвоевременность выдачи документов, касающихся профессиональной деятельности увольняющегося работника, влечет для организации материальные убытки.
За невыдачу формы СТД-Р закреплена административная ответственность. Кодексом об административных правонарушениях предусмотрено (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
-
предупреждение или штраф в сумме 1 – 5 тыс. рублей для частных предпринимателей и руководителей;
-
предупреждение или штраф в сумме 30 – 50 тыс. рублей для компаний.
К тому же, если наниматель не выдал форму в день увольнения по своей вине, то становится обязанным компенсировать сотруднику заработок, который он недополучил за период простоя в работе (ст. 234 ТК РФ).
В тексте необходимо упомянуть, чтобы работник явился за справкой лично или дал согласие на отправку по почте. Уведомление направляется заказным письмом через почту с извещением о вручении. В этом случае согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ фирма освобождается от наказания.
При дальнейших неправомерных действиях со стороны нанимателя суммы возрастают и уже составляют:
-
10 – 20 тыс. рублей для руководителей и частных предпринимателей ;
-
50 – 70 тыс. рублей для фирм;
-
руководитель может лишиться права исполнять должностные обязанности на срок 1-3 года.
Таким образом, комплект бумаг, которые работодатель должен оформить при прекращении отношений с работником с ЭТК, не сильно отличается от стандартного. Вместо бумажной ТК дается официальная справка со сведениями о трудовой деятельности, а полную информацию о своем профессиональном стаже гражданин может посмотреть в личном кабинете ПФ РФ.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 4.5 / 5. Всего голосов: 19
Я устроился на работу пол года назад после института, на меня в отделе кадров завели электронную трудовую книжку. Сейчас я планирую уволиться с текущей работы и устроится на новую.
Каким образом я передам трудовую книжку на новую работу? Я не могу понять где фиксируют данные по трудовой книжке и как ее передавать разным работодателям?
Спасибо.
Здравствуйте, Василий!
Электронная трудовая книжка – это синоним термина «сведения о трудовой деятельности». Именно последнее словосочетание используется в законодательных актах.
СТД не предполагают физического носителя и реализуются в электронном формате. Но при необходимости работник вправе получить бумажную выписку.
Данные хранит ПФР, используя для этого отдельные разделы индивидуальных лицевых счетов граждан.
Работодатель передает сведения в ПФР. Гражданин, в свою очередь, может посмотреть свою трудовую историю через Личный кабинет на сайте ПФР либо через Госуслуги.
Своему будущему работодателю вы должны предъявить пакет документов, установленный в ст. 65 ТК РФ, в том числе СТД. Бумажную трудовую книжку вы не должны предъявлять, поскольку на вас такой документ не заводился.
СТД можно получить несколькими способами:
— у предыдущего работодателя, но только за период работы у этого работодателя (на бумаге или в электронной форме);
— в МФЦ (только на бумаге);
— в ПФР (на бумаге или в электронной форме);
— через Госуслуги (только в электронной форме).