Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Из статьи вы узнаете:

Обязательный атрибут при расторжении трудового договора – окончательный расчет с работником в соответствии с регламентом трудового законодательства. Однако заработанное и неиспользованное отпускное право подлежит компенсации без ограничений, а удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении ограничивается в зависимости от основания прекращения отношений и сопоставления размера полученного аванса с начисленным заработком завершающего периода. Возмещение сотрудником незаработанных отпускных сверх установленного лимита – это «акт доброй воли», поскольку судебная практика не на стороне работодателя.

Причины возникновения неотработанных отпускных

Право на отпуск полной продолжительности приобретает работник, отработавший на предприятии полгода (ст.122 ТК РФ). При этом «жесткие рамки» отсутствуют, сотрудник по договоренности с руководством может воспользоваться отпускным правом до истечения шестимесячного периода. Предоставление времени на отдых в любой период является обязанностью работодателя в отношении следующих сотрудников:

несовершеннолетних;
женщин перед отпуском по БиР или сразу после него;
усыновителей детей до трехмесячного возраста;
инвалидов и участников боевых действий;
лиц, содержащих не менее троих детей возрастной категории до 12 лет;
внешних совместителей при наступлении времени отдыха по основному месту деятельности.

Отпуска за следующие трудовые периоды предоставляются в любое время на протяжении рабочего года в соответствии с установленным графиком и соглашением сторон. Например, если работник принят в штат 20.10.2019 года, то его первый рабочий год – интервал времени с 20.10.2019 г. по 19.10.2020 г., однако отпускное право полной продолжительности возникает с 20.04.2020 года.

В законодательстве отсутствуют нормы, позволяющие предоставлять отдых пропорционально отработанному времени. Сотрудник вправе использовать отпуск авансом в начале года, что при увольнении может дать работодателю право на возмещение выданных отпускных.

Законодательные ограничения для удержания

При прекращении трудовых отношений с работником, использовавшим отпускное право за текущий рабочий год, работодатель может удержать часть выплат за неотработанные дни (ч.2 ст.137 ТК РФ). При этом удержания запрещены в любой сумме при условии, что причиной увольнения послужили обстоятельства, предусмотренные п.8 ч.1 ст.77, пп.1,2,4 ч.1 ст. 81, пп.1,2,5-7 ст.83 ТК РФ:

частичное или полное сокращение штата вследствие изменения кадровой политики или ликвидации компании, либо прекращения деятельности предпринимателя;
смена владельца субъекта предпринимательства в отношении руководящего состава;
отказ сотрудника от перевода на подходящую работу по состоянию здоровья согласно заключению медицинского учреждения либо отсутствие необходимой вакансии;
призыв на воинскую или альтернативную службу;
восстановление неправомерно уволенного гражданина трудовой инспекцией или судом, ранее исполнявшего обязанности;
признание врачебной комиссией работника абсолютно неспособным к трудовой деятельности;
физическая смерть, признание судебной инстанцией умершим или безвестно отсутствующим работника или работодателя, являющегося физическим лицом с предпринимательским статусом;
наступление форс-мажора, служащего препятствием для продолжения трудовой деятельности.

Расторжение договора по иным основаниям позволяет удержать излишне выплаченные средства при увольнении сотрудника, но в пределах 20 % текущей зарплаты в режиме «нетто» (ст.138 ТК РФ). Это означает, что граничный показатель считается за минусом НДФЛ, удерживаемого у источника выплаты.

Например, если начисленная зарплата в месяце прекращения отношений – 15000 рублей, то допустимый 20-ти процентный лимит составляет 2610 рублей (15000 – (15000*0,13)*0,2). Личное согласие увольняющегося лица, если переплаченные отпускные в денежном выражении меньше или равны 2610 рублей, не требуется.

Отпускные – составляющая фонда оплаты труда, а взыскание излишней выплаты запрещено за исключением случаев (ч.4 ст.137):

арифметической ошибки;
установления вины работника в невыполнении производственных показателей или простое решением судебной инстанции или комиссии по трудовым спорам;
выплат вознаграждения за труд вследствие неправомерных действий сотрудника.

Поскольку выплаченные отпускные не попадают в вышеперечисленные случаи, то произвести удержание сверх 20 % можно при письменном согласии работника, а при недостаточности средств принять возврат в кассу предприятия.

Алгоритм расчета неотработанных отпускных

Для контроля заработанной продолжительности программное обеспечение использует алгоритм, позволяющий определить количество положенных для отдыха или использованных авансом отпускных дней в любой момент независимо от стажа работы сотрудника. В 1С заложена стандартная математическая формула:

Количество заработанных или перерасходованных календарных дней отпуска на текущий момент

Число отработанных месяцев

Коэффициент, показывающий количество дней для отдыха за каждый отработанный месяц

—

Использованные дни за весь период трудовой деятельности

Если после ввода в 1С даты увольнения в результате расчета будет получено:

положительное значение, то работнику подлежит компенсация за неиспользованный отпуск;
отрицательное значение, то сотрудник получил отпуск авансом, не заработав права.

Фигурирующий в формуле коэффициент отражает математически, сколько полагается дней отдыха за отработанный месяц и различается в зависимости от статуса работника, формы заключенного договора и зафиксированного норматива во внутренней локальной документации. Расчет коэффициента в разрезе каждого сотрудника производится делением суммы предусмотренного основного и дополнительного времени в календарных днях на количество месяцев в году и составляет:

2,33 (28:12) – при минимальной продолжительности на основании закона (ст.115 ТК РФ);
2,5 (30:12) – при удлиненном основном отпуске для инвалидов 30 дней;
2,92 (35/12) – при минимально допустимом основном и дополнительном отпуске в количестве семи дней для персонала, занятого на вредном производстве (28 + 7).

Аналогичным образом расчет производится для любого интервала времени, предназначенного для отдыха. Для специалистов, заключивших срочный трудовой договор до двух месяцев, за каждый месяц предоставляется 2 дня отпускного времени.

В процессе подсчета могут образоваться дробные величины, а законодательство не устанавливает требования на обязательность округления. Если организация принимает такое решение самостоятельно, то полученные значения необходимо округлять не по правилам арифметики, а в пользу наемного персонала на основании рекомендаций Минздравсоцразвития, изложенных в письме № 4334-17 от 07.12.2005 года. На предприятии необходимо издать приказ, а программистам внести в 1С соответствующую настройку.

Для расчета неотработанных отпускных необходимо лишь подставить полученное количество дней из формулы и умножить на средний заработок, по которому начислялись выплаты.

Отражение в учете и налоговые последствия

Формирование бухгалтерских проводок и объекта налогообложения зависит от размера начисленной заработной платы в месяце увольнения, «отпускной» переплаты, образовавшейся на период расторжения отношений и «сговорчивости» сотрудника относительно согласия на удержание или внесение переплаченных сумм в кассу субъекта хозяйствования.

Вам также будет интересно: Расчет при увольнении: какие выплаты положены сотруднику при расторжении трудового договора

Зарплата и авансовые отпускные в пределах лимита

Если последняя начисленная зарплата находится в пределах допустимых ограничений для удержания, то в бухучете проводится сторнировочная запись на сумму излишне уплаченных отпускных, а работник и бюджет получают разницу в денежном эквиваленте. В 1С выбирается вкладка «Сторно начислений», использующая тот же средний заработок, на основании которого производился расчет отпускных. Одновременно с начислением текущего заработка в программе формируются следующие проводки:

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция
Начисление текущей зарплаты
20,26,44	70	15000	Начислена ЗП в месяце увольнения
70	68	1950	Удержан НДФЛ 13 %
20,26,44	69 (в разрезе субсчетов по видам страхования)	4530	Начислены взносы на обязательное страхование в размере 30,2 % (при минимальном страховом тарифе 0,2 % в ФСС на травматизм)
Сторнирование начисленных отпускных за 2 дня по среднедневному заработку 500 рублей
20,26,44	70	-1000	Сторнированы ранее начисленные отпускные
70	68	-130	Откорректирован удержанный НДФЛ
20,26,44	69 (по субсчетам)	-302	Сторнированы взносы на социальное страхование
Окончательный расчет с работником и бюджетом
70	50	12180	Выдана наличными зарплата работнику за последний месяц из кассы субъекта предпринимательства (15000 – 1950 – (1000 – 130))
68	51	1820	Произведено перечисление НДФЛ в бюджет (1950 – 130)
69	51	4228	Перечислены обязательные взносы по видам социального страхования (4530 – 302)

Сторнирование излишне начисленных отпускных производится в соответствии с выводами письма Минфина № 07-05-13/10 от 20.10.2004 года. Основанием для отражения в учете служит составленная справка бухгалтерии. НДФЛ налогоплательщик обязан перечислить не позднее следующего дня после выплаты (п.6 ст.226 НК РФ).

При формировании объекта налогообложения по прибыли в периоде начисления сумма отпускных была правомерно включена в состав расходов в качестве составляющей фонда зарплаты. При корректировке излишне выданные средства возвращаются налогоплательщику. Поскольку предприятие получает доход, не связанный с производственной деятельностью, то сторнированные суммы включаются в состав внереализационного дохода в момент увольнения сотрудника (ст.250 НК РФ).

Согласие работника на удержание сверх лимита

Если начисленных средств в последний месяц недостаточно для «покрытия» излишне выданного аванса по отпускным, то в составляемом приказе целесообразно отразить наряду с ознакомлением работника подпись увольняемого на выражение согласии об удержании.

При полученном согласии от работника бухгалтерские проводки формируются аналогично рассмотренному примеру с разницей в денежном эквиваленте. Если средства вносятся сотрудником в кассу предприятия, то делается дополнительная проводка Дт 50 Кт 70 на сумму поступивших денег.

Налоговые последствия, возникающие при перерасчете НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль идентичны удержанию в пределах допустимых ограничений.

Недостаточность средств и «несговорчивость» сотрудника

При отказе работника от возмещения настройки в 1С предусматривают опцию «Удержание без уменьшения налогов и взносов», не влияющую на базу по НДФЛ и страховым взносам. После синхронизации в программе будет сформирована проводка Дт 70 Кт 91.01 на сумму излишне выплаченных денежных средств.

Списание задолженности не приводит к налоговым последствиям по НДФЛ, поскольку дополнительная экономическая выгода не возникает (письмо Минфина №03-04-06/86736 от 26.12.2017 года). Страховые взносы также не корректируются вследствие правомерности начисления на составляющую фонда оплаты труда.

При расчете налоговой базы по прибыли в периоде выплаты сумма отпускных включалась в расходы по оплате труда, а поскольку работником не возвращаются излишне выплаченные средства, то дохода у налогоплательщика не возникает. Однако понесенные расходы перестают соответствовать критериям целевой направленности на получение дохода (п.1 ст.252 НК РФ), вследствие чего подлежат исключению из расходной части в период расторжения трудового договора с «несговорчивым» работником.

В отличие от обязанности работодателя выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск увольняющемуся сотруднику независимо от времени возникновения, право на удержание «отпускных» авансов, выплаченных за период текущего рабочего года, возникает при соответствующей статье увольнения в пределах установленных ограничений.

Источники: