Работник увольняется отгуляв отпуск авансом: что делать?

Из статьи вы узнаете:

Довольно часто возникают ситуации, при которых работник, получивший отпуск заранее, собирается уволиться. В таких случаях законодатель предусмотрел возможность произвести удержание за дни, которые не были отработаны. Но не всегда. В связи с чем остается актуальным вопрос о том, как и сколько может взыскать работодатель, если работник увольняется, отгуляв отпуск авансом.

Досрочный отпуск

Каждый очередной отпуск считается отработанным после того, как завершится рабочий год, за который он был сотруднику предоставлен. В действительности же практически всегда работник уходит в отпуск заранее.

В соответствии со ст. 122 ТК РФ, право на него возникает в первый год работы, но по истечении шести месяцев с момента трудоустройства. Однако это может случиться и раньше, если работодатель не возражает.

Кроме того, в ч. 3 ст. 122 ТК РФ приведены категории работников, которых руководство обязано отправить в отпуск в любое время, получив от них соответствующее заявление. В том числе до того, как будет отработано шесть месяцев. К этим категориям относятся:

женщины, которые собрались в отпуск по БИР или вышли только из него;
работникам, если им не исполнилось 18 лет;
сотрудникам, которые усыновили одного или более детей в возрасте до 3 месяцев.

А также, согласно ч. 1 ст. 286 ТК РФ, ежегодный отпуск получают совместители. Причем он предоставляется на тот же период, что и отпуск по основному месту работы. Это означает, что если по совместительству было отработано менее полугода, то сотрудник должен быть обеспечен им досрочно.

Таким образом, работодатель может предоставить подчиненному отпуск авансом, то есть до завершения рабочего года. Это означает, что организация может вычесть из зарплаты сумму за неотработанные дни отпуска при увольнении работника, за некоторыми исключениями.

Сколько можно удержать?

Для каждого работодателя остается актуальным вопрос о том, что делать, если подчиненный увольняется, отгуляв отпуск «авансом». Если это произошло, бухгалтеру компании придется вычислить сумму задолженности. Сделать это можно выполнив приведенный в таблице расчет:

Средний дневной заработок

Количество месяцев, которые не были отработаны

Количество дней ежегодного отпуска по закону, обычно 28

12 месяцев

Удержания за дни отпуска, которые сотрудник не отработал, производятся на основании ст. 137 ТК РФ. Для того чтобы правильно подсчитать сумму, которая должна быть вычтена из заработка подчиненного необходимо:

Вычислить количество месяцев, которые специалист не успел отработать до завершения рабочего года.
В расчет взять только те месяцы, которые были отработаны полностью. Если же сотрудник трудился не менее половины месяца, то этот месяц необходимо округлить до полного. Если менее половины, то остаток отбрасывается. Соответствующее правило применяется согласно п. 35 Правил НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г.
Определить среднедневной заработок за расчетный период.

Следует учитывать, что законодатель ограничил сумму, которую работодатель может взыскать с каждой зарплаты, которую сотрудник получает ежемесячно. Так, ст. 138 ТК РФ, он не вправе взимать более 20% от оплаты труда, которая причитается работнику. Иными словами, если руководство компании решит удержать сумму долга за отпуск, полученный авансом, то она не должна быть больше 20% от зарплаты работника.

Если же у работодателя имеются исполнительные листы в отношении работника, то сумма с учетом удержаний по ним не может быть свыше 50% (а в некоторых случаях и 70%) от зарплаты сотрудника.

Важно! Работодатель может производить удержания исключительно из сумм, которые подлежат выплате при увольнении работника, согласно разъяснениям Минтруда РФ в письме № 14-1/ООГ-8142 от 22.10.2018 г.

Фактически это означает, что если сотрудник перед увольнением находился на больничном, то вычесть задолженность из пособия по временной нетрудоспособности, будет нельзя. Это же правило касается выплат за командировочные расходы, возмещения за использование личного имущества подчиненного.

Следует подчеркнуть, что удержание суммы за неотработанный отпуск является правом работодателя, а не его обязанностью. То есть вопрос о взыскании задолженности зависит от усмотрения руководителя организации. Соответствующие разъяснения содержатся в письме Минтруда № 14-3/ООГ-2784 от 30.03.2021 г.

Возврат долга добровольно

Как удержать задолженность за отпуск, отгулянный авансом, если работодатель не смог вычесть полностью нужную сумму при увольнении работника? В данном случае руководство компании может предложить возместить долг в добровольном порядке. Следует добавить, что в п. 3 ст. 1109 ГК ПФ, зарплата указана, как средство к существованию человека. Фактически это означает, что взыскание задолженности в данном случае маловероятно.

Следует подчеркнуть, что если гражданин дал письменное обязательство о добровольном погашении долга в определенные сроки и его не исполнил, то обращаться в суд также бесполезно. Это объясняется тем, что любые соглашения между работодателем и подчиненным по поводу возврата задолженности за использованный авансом отпуск не являются самостоятельным основанием для принудительного взыскания, о чем говориться в Определении ВС РФ № 19-КГ13-18 от 14.03.2014 г.

Важно! Вернуть излишне уплаченные суммы можно лишь в случае счетной ошибки, допущенной бухгалтером или в случае, когда сам работник действовал недобросовестно. При этих условиях переплата будет признана неосновательным обогащением и возвращена в бюджет работодателя.

Таким образом, судебная практика по вопросам возврата задолженности за неотработанные отпускные сложилась в пользу работника. Например, соответствующие разъяснения содержит Определение Мосгорсуда № 33-23166 от 08.08.2011 г. Работодателю рекомендуется не оказывать на сотрудника давление и не угрожать обращением в суд, поскольку суд, по всей вероятности, будет на стороне последнего.

К слову, ранее судебная практика была спорной. Суды зачастую при взыскании с работника задолженности за неотработанный отпуск, вставали на сторону работодателя. Например, об этом свидетельствует апелляционное определение СК Кировского облсуда № 33-2465/2013 от 11.07.2013 г.

В каких случаях нельзя произвести удержание?

Законодатель предусмотрел в ТК РФ ряд ограничений для удержания сумм с работника за неотработанный отпуск. В частности, они действуют в следующих случаях, когда сотрудник увольняется по следующим причинам:

отказа переводиться на иную работу, которая была предложена сотруднику в соответствии с медпоказаниями либо из-за отсутствия подходящей по здоровью работы;
ликвидации компании, в которой работник трудится или прекращение ИП своей деятельности. Равно, как и сокращение штата или численности персонала в организации либо у ИП;
смены собственника компании, следствием которой стало увольнение ее руководителя;
призыва на военную службу, в том числе, на альтернативную;
восстановление работника в прежней должности по решению суда или ГИТ, например, если сотрудник был незаконно уволен;
признание работника нетрудоспособным, на основании медзаключения;
смерть сотрудника, а также, признание судом работника (или работодателя) умершим или безвестно отсутствующим;
наступление форс-мажорных обстоятельств, которые объективно препятствовали продолжению трудовой деятельности и были признаны Правительством РФ, по общему правилу, таковыми являются военные действия, стихийные бедствия, техногенные катастрофы, эпидемии и прочие подобные события.

Вам также будет интересно:

— Отпуск почетному донору России
— Вправе ли работодатель удержать суммы за неотработанные дни отпуска?

Приведенный перечень является окончательным. Дополнительных оснований, препятствующих удержанию зарплаты за неотработанный отпуск, нет.

Таким образом, если возникает хотя бы одно из приведенных выше обстоятельств, руководство организации не вправе производить какие-либо удержания за взятый авансом отпуск. Если трудовой договор был расторгнут (прекращен) по иным основаниям, то удержания за неотработанный отпуск будут законными.

Кроме того, в соответствии с ч. 3 ст. 137 ТК РФ, бухгалтерия должна удержать сумму в течение месяца, после истечения срока, отведенного сотруднику для погашения задолженности.

Порядок удержания задолженности

Как быть работодателю, которому нужно удержать сумму задолженности за отпуск, реализованный авансом? В этой ситуации компании рекомендуется последовательно выполнить указанные ниже действия:

Выяснить, существуют ли ограничения, установленные ТК РФ по удержанию зарплаты за неотработанный отпуск. Причины, которые служат основанием для запрета, приведены выше.
Рассчитать сумму удержания из зарплаты увольняющегося работника. Удостовериться, что сумма вычета не будет превышать 20% от общей суммы заработка. Если на работника имеются исполнительные листы, то общий процент удержаний может быть выше. Подготовить записку-расчет.
Издать приказ об удержании из зарплаты работника. Порядок его оформления приведен ниже.
Произвести окончательный расчет с сотрудником. Он должен приходиться на последний рабочий день. Сотрудник получает трудовую книжку, если таковая имеется, зарплату (сумму, оставшуюся после удержаний), расчетный листок и прочие документы.

Вам также будет интересно:

— Как можно разделять отпуск на части?
— Как отправить работника в отпуск, если он этого не хочет?

Как было отмечено выше, если удержания в 20% от зарплаты не хватило для погашения всей суммы задолженности, работнику может быть предложено внести остаток в добровольном порядке. При этом сотрудник вправе отказаться.

Оформление приказа

Приказ об удержании задолженности за отпуск, полученный авансом, составляется в произвольной форме на листе А4. В некоторых компаниях разрабатываются подходящие шаблоны подобных документов. Важно, чтобы приказ содержал указанные сведения:

данные о работодателе, обычно приводится наименование и реквизиты компании;
наименование документа;
дата и место составления, а также, указывается порядковый номер;
суть документа, основная часть документа должна содержать причины, по которым образовалась задолженность, ссылки на соответствующие НПА, например, формулировка может быть следующей: «В связи с увольнением Иванов С.А менеджера торгового отдела, по основаниям, предусмотренным п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, до завершения рабочего года, в счет которого он получил ежегодный отпуск «авансом», образовалась задолженность в виде выплаченных сумм за 12 неотработанных дней отпуска…», при этом может быть указана точная сумма удержания;
распоряжение главбуху об удержании суммы зарплаты за неотработанные дни отпуска с учетом ограничений, приведенных в ст. 138 ТК РФ;
Ф.И.О и должность лица, ответственного за исполнение настоящего приказа;
подпись директора компании, а также главбуха и лица ответственного за исполнение приказа.

Скачать образец приказа об удержании задолженности за отпуск, полученный авансом

Далее работника знакомят с содержанием приказа под подпись.

Следует отметить, что работодатель вправе «простить» работнику неотработанный отпуск. Эта возможность следует из того, что удержание задолженности является правом, а не обязанностью руководства компании. Прощение долга можно оформить путем подписания соответствующего соглашения. Оформляется оно в произвольной форме. В содержании указываются следующие сведения:

лица, заключившие соглашение — работник и работодатель;
суть документа, а именно, то, что задолженность по переплате отпускных прощается;
реквизиты документа, подтверждающего задолженность, например, справка из бухгалтерии № 31 от 10.03.23 г.;
адреса, реквизиты и подписи сторон.

Скачать образец соглашения о прощении долга по переплате отпускных в связи с увольнением работника

Итоги

Таким образом, работодатель вправе вычесть с увольняющегося сотрудника задолженность по неотработанному отпуску. При этом сумма удержаний с последней выплаты работнику не должна превышать 20%. Если у руководства имеются какие-либо исполнительные листы, то с учетом их процент удержаний может быть выше. Кроме того, работодатель может простить работнику долг. Этот факт рекомендуется закрепить в отдельном соглашении.

Источник: «Юридическая азбука»