Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: образец приказа

Право на отпуск возникает через полгода после трудоустройства. Взять можно сразу все 28 дней. При этом, 14 календарных дней уже «заработаны», а ещё 14 дней берётся авансом до окончания рабочего года. Если сотрудник решает прекратить трудовые отношения, не отработав рабочих год, руководство издаёт приказ об удержании из заработной платы при увольнении за неотработанные дни отпуска.

Всегда при увольнении нужно удерживать отпускные?

Законодательно прописаны обстоятельства, при возникновении которых работодатель не имеет права удерживать с работника ранее выплаченные отпускные при увольнении. Это:

• ликвидация фирмы, включая по основанию из-за смены собственника бизнеса;
• сокращение штата на предприятии или численности наёмного персонала;
• восстановление сотрудника, ранее занимавшего должность, по решению суда;
• сотрудник стал полностью нетрудоспособен;
• человека увольняют за отказ от перевода на другую должность по медпоказаниям;
• смерть работника или смерь работодателя – физлица;
• в наличии решение суда, по которому сотрудник или работодатель – физлицо признаны без вести пропавшими или умершими;
• призыв работника на срочную военную службу или поступление на альтернативную;
• прекращение трудовых отношений по чрезвычайным обстоятельствам – война, стихийное бедствие, техногенная катастрофа.

Перечень исчерпывающий. На прочие основания запрет на удержание не распространяется. Даже при увольнении перед декретным отпуском можно произвести удержание.

Как взыскать недостающую часть?

Рекомендуется направить увольняющемуся работнику письменное уведомление с просьбой добровольно покрыть недостающую сумму. Если человек соглашается, рекомендуется также письменно зафиксировать согласие.

Если же работник отказывается, нельзя оказывать на него физическое или моральное воздействие. Можно подать в суд, но он окажется, скорее всего, на стороне увольняющегося. Взыскать излишек можно лишь в следующих случаях:

1. Лишние средства были выплачены из-за недобросовестности сотрудника.
2. Произошла счётная ошибка.

Направляя уведомление нужно указать причину, по которой работодатель желает получить излишне уплаченную сумму.

Можно ли уволиться, ничего не выплачивая?

Такое решение проблемы возможно, но стороны должны заключить соглашение о прощении долга. Но предприятию нужно будет оформить ряд документов. Если же работодателем выступает физическое лицо, то дополнительных последствий не будет.

Как проводится удержание: пошаговая инструкция

Важно досконально соблюсти процедуру удержания средств из заработной платы перед увольнением за неотработанные дни отпуска.

Необходимо предпринять следующие шаги:

• Проверить нет ли законодательного запрета. Перечень представлен выше и в пп. 4 п. 2 ст. 137 ТК РФ. Если основания, по которому прекращаются трудовые отношения, в указанном списке нет, можно оформлять удержание.
• Правильно рассчитать сумму, справку-расчёт предоставить в бухгалтерию.
• Далее следует убедиться, что рассчитанная сумма не превышает 20% от заработной платы. Рассматривать показатель нужно после того, как из зарплаты будет удержан НДФЛ.
• Издать приказ об удержании. Оформляется в произвольной письменной форме. Устной формы приказа не предусмотрено.
• Произвести окончательный расчёт. В последний рабочий день увольняющийся должен получить все деньги, которые ему причитаются при увольнении. В этот же день ему нужно выдать необходимые документы.

С приказом об удержании сотрудник при увольнении должен ознакомиться под роспись. Это позволит минимизировать риск возникновения конфликтной ситуации. Если нарушить процедуру удержания излишне уплаченных средств, можно оспорить.

Как произвести расчёт?

У работодателя есть право – простить сотруднику долг или взыскать его в полном объёме. В последнем случае, нужно правильно произвести расчёт. Справка предоставляется в бухгалтерию.

Алгоритм расчёта включается в себя следующие этапы:

• правильно определить количество неотработанных дней;
• получить данные в бухгалтерии об усреднённом заработке увольняющегося за отработанный рабочий день;
• произвести расчёт суммы отпускных, которые были выплачены авансом.

Довольно сложно определить количество дней, которые человек отгулял авансов. Рекомендуется использовать формулу:

Где:

• КД_но – количество дней отпуска, отгулянных авансом.
• КД_ис – количество дней отпуска, которые увольняющийся уже успел отгулять.
• КД_от – общее количество дней, как правило, 28 календарных. Большее количество применятся в некоторых случаях.
• КМ – количество месяцев, которые увольняющийся отработал на данном предприятии с начала рабочего года.

Расчёт нужно производить, исходя из этого показателя. Полученное значение умножается на усреднённый заработок. При расчёте этого показателя также используются определённые правила – нужно не только правильно учесть суммарный заработок за расчётный период, но и верно рассчитать количество дней. Не стоит учитывать периоды, когда сотрудник брал отпуск без сохранения заработной платы.

Если во время рабочего года произошло повышение зарплаты, то и средний доход за день вырос. Нужно делать перерасчёт с учётом этого фактора.

Правильно составляем приказ

Важным этапом в удержании средств за неиспользованный отпуск из заработной платы является составление приказа. На основании этого распорядительного документа бухгалтерия производит действия. Составляется приказ только в письменной форме, устной формы законодательно не предусмотрено. Можно использовать фирменный бланк работодателя, на котором указана основная информация о фирме. Если бланка нет, то можно составить приказ на обычном листе – написать от руки или распечатать на компьютере.

При составлении распорядительного документа необходимо указывать следующую информацию:

1. О работодателе – полное наименование с указанием организационно-правовой формы, ИНН, КПП, ОКТМО, прочие реквизиты, адрес, который прописан в учредительных документах, адрес, по которому фирма располагается фактически.
2. Название документа, порядковый номер, дата и место составления.
3. Основания для оформления приказа – ссылка на нормы законодательства по причинам увольнения, ссылка на законодательство по основаниям удержания.
4. Суть приказа – удержание денежных средств за использованный авансом отпуск в связи с прекращением трудовых отношений до истечения рабочего года.
5. Список лиц, на которых возлагается контроль по исполнению приказа. Как правило указывают, бухгалтера, который и должен произвести удержание средств, иные лица, которые могут взять на себя контроль за исполнением приказа.

Распорядительный документ подписывает руководитель предприятия, затем росчерк ставят ответственные лица, и далее увольняющийся работник. Его подпись свидетельствует о том, что он ознакомлен с содержанием приказа. Если он не согласен с удержанием средств, подпись поставить надо, а рядом сделать отметку «с удержанием не согласен».

Образец приказа об удержании из заработной платы за неотработанные дни отпуска выглядит так:

Что делать, если удержать нужно больше установленного предела?

Кроме авансовых отпускных, у работника могут быть и прочие обязательства. Например, по алиментам, исполнительным листам, за возмещение ущерба и прочее. Сумма удержаний может превышать установленный максимальный порог в 20%.

Ограничение установлено ст. 138 ТК РФ. Если взыскать с увольняющегося работника нужно больше, можно попытаться предпринять следующие действия:

1. Решить спор мирным путём, предложив сотруднику добровольно выплатить недостающую сумму.
2. Обратиться в суд с иском о принудительном взыскании задолженности с работника.
3. Простить долг.

Если сотрудник решит погасить задолженность добровольно, бухгалтеру придётся корректировать удержанный ранее НДФЛ. Если же работодатель решит простить долг, то придётся корректировать налог на прибыль.

Если работодатель решит подавать в суд, необходимо тщательно подготовиться. Не всегда судебные инстанции встают на сторону руководства. Судебная практика такова, что большинство решений выносится в пользу уже уволившегося сотрудника.

Заключение

Удержания происходит из тех сумм, которые увольняющийся сотрудник получает во время полного расчёта в последний рабочий день. Нельзя взыскать более 20% от суммы, окончательного расчёта.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный