Перечень документов при увольнении в 2024 году

Из статьи вы узнаете:

Процедура расторжения трудового договора, с которой на практике сталкивается каждый работник и работодатель, должна происходить строго в рамках закона. Для того чтобы процесс прошел более гладко, руководство компании должно быть осведомлено, о том, какой перечень документов при увольнении выдается сотруднику в обязательном порядке, а какие бумаги он может получить по запросу.

Правовая база

Расторжение трудового договора с работником может происходить по разным причинам, указанным в ТК РФ. При этом официальным днем прекращения трудовых отношений с работодателем является последний рабочий день.

Сотрудник в этот день получает от организации окончательный расчет, включающий в себя не только оплату труда, компенсацию за нереализованный отпуск, выходное пособие, но и другие выплаты, предусмотренные контрактом.

К слову, если сотрудник увольняется последним днем отпуска, то выдать ему трудовую книжку и все прочие документы, работодателю придется точно также. А именно, в последний рабочий день, но перед уходом в отпуск.

Помимо всех выплат и компенсаций, кадровик и бухгалтер также обязаны выдать сотруднику в без заявительном порядке документы, которые связаны с его трудовой деятельностью на предприятии. О том, что конкретно следует отдать работнику, закреплено в законодательстве.

Если же у сотрудника возникли обстоятельства, из-за которых он не смог в последний рабочий день явиться за документами, работодатель не должен оставлять ситуацию на самотек. Для того чтобы избежать негативных последствий, ему нужно направить бывшему сотруднику по почте письменное уведомление о необходимости получить документы.

Важно! В 2024 году список документов при увольнении работника выглядит несколько иначе. В частности, из-за появления Единого социального Фонда на базе ПФР и ФСС и появления новой формы отчета ЕФС-1, утвержденной Постановлением правительства № 245п от 31.10.2022 г.

Далее рассмотрим подробнее, какие документы работодатель должен вручить в обязательном порядке с учетом нововведений.

Обязательные документы

Актуальный перечень документов выдаваемых при увольнении работника включает в себя:

трудовая книжка под роспись — если работник перешел на электронную альтернативу, то ему вручается справка по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда от 10.11.22 № 713н;

выписка из ЕФС-1 — заменяет собой выдаваемые ранее формы — СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3;
выписка из 3 РСВ (расчета по страховым взносам) — она заменила собой СЗВ-М;
оригиналы документов, которые были переданы в отдел кадров, например:
- диплом (помимо него может быть иной документ образовании);
- СНИЛС;
- ИНН;
- медкнижка;

расчетный листок за отработанный месяц, который содержит данные по зарплатным начислениям работника.

Следует отметить, что до 2023 года еще одним обязательным документом при увольнении с работы, была справка по форме 182н. Она содержала сведения о заработной плате рабочего за последние 2 года. С 1 января 2023 года ее не выдают, в том числе, по запросу, поступившему от увольняемого или действующего сотрудника. Вместо нее по запросу можно получить другую справку, отражающую доходы работника.

Вам также будет интересно:

— Документы при приёме на работу. Список документов 2024 года
— Нужно ли менять трудовой договор после переименования организации?

Кроме того, если работника увольняют по соглашению сторон, то к указанному перечню следует добавить второй экземпляр данного соглашения. В том случае, если сотрудника сокращают, то он заранее должен получить:

уведомление о сокращении;
предложение перейти на другую работу, если таковая имеется в компании.

В остальном перечень документов при увольнении остается тем же.

Работник не забрал документы при увольнении

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ст. 84.1 ТК РФ, работодатель в последний рабочий день обязан вручить сотруднику трудовую книжку, если он не сделал выбор в пользу ее альтернативной электронной версии. Чтобы избежать негативных последствий по поводу невыполнения требований закона, работодателю следует:

направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, лучше всего это сделать ценным или заказным письмом с уведомлением, в случае необходимости это позволит работодателю подтвердить тот факт, что он исполнил свои обязанности;
направить трудовую книжку по почте, для этого следует предварительно получить от работника согласие на такую передачу, в рамках ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, отправить письмо следует не позднее 3 дней с момента получения такого согласия;
передать трудовую книжку родственнику, соответствующие полномочия ему могут быть делегированы нотариальной доверенностью, согласно ст. 185 ГК РФ.

Следует подчеркнуть, что в письменное уведомление можно включить просьбу забрать у работодателя прочие обязательные к выдаче документы. Например, сведения персонифицированного учета, выписки ЕФС-1, расчетный листок за последний отработанный месяц, а также оригиналы документов, которые остались у работодателя со дня трудоустройства работника.

Для того чтобы работодатель смог подтвердить выдачу документов в установленные законом сроки, можно составить их опись и предложить работнику расписаться за получение. В качестве альтернативы, работодатель может фиксировать их выдачу в специальном журнале.

Документы по запросу

Работник вправе получить от работодателя документы (и их копии), связанные с работой, помимо тех, которые выдаются при увольнении в обязательном порядке.

В частности, согласно ст. 62 ТК РФ, это могут быть:

копия приказа о приеме специалиста на работу — он может понадобиться для подтверждения официального трудоустройства в случае судебных спорах с работодателем;
копии приказов о награждениях — если таковые имелись, например, почетной грамотой, нагрудным знаком, благодарственным письмом;
копия приказа о переводе — так, ее выдачу можно потребовать, если сотрудник в процессе своей трудовой деятельности был переведен на другую работу;
справка о доходах за текущий год на дату увольнения — она выдается на основании п. 2 ст. 230 НК РФ, она представляет собой часть расчета по новой форме 6-НДФЛ, согласно Приложению № 4 Приказа ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 г., документ заполняется на конкретного человека, который его запросил, его можно предъявить новому работодателю и использовать для получения различных налоговых вычетов;
справка о среднем заработке — она выдается работнику для предъявления в ЦЗН, в случае, если он решил обратиться за оформлением пособия по безработице, рекомендованную форму документа можно найти в Письме Минтруда № 16-5/В-5 от 10.01.2019 г.;
выписка из ЕФС-1 (подр. 3) — она должна включать в себя информацию о застрахованном лице, за которого отчислялись взносы на пенсию;
прочие документы, непосредственно связанные с деятельностью работника в компании — это могут быть: копии приказов об отпусках, копии путевых листов.

Следует подчеркнуть, что работодатель вправе не выдавать документацию, которая не имеет прямого отношения к работе сотрудника. Например, копии штатного расписания, документа, содержание которого составляет коммерческую тайну, а также копии, различных локальных актов, докладные записки и прочие бумаги для служебного пользования.

Выдача документов по запросу

Как было отмечено выше, каждому работнику, с которым расторгается трудовой договор, работодатель обязан выдать перечень документов, предусмотренных законом. При этом работник по собственному желанию, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, может попросить работодателя о выдаче дополнительных справок, выписок и приказов, список которых приведен выше. На практике они могут понадобиться для обращения в ЦЗН за получением пособия, для предъявления в органы соцзащиты при оформлении различных компенсаций.

Для того чтобы получить нужные документы, бывший сотрудник должен направить работодателю соответствующий запрос. Он составляется в письменном виде на обычном листе формата А4.

Обычно заявление включает в себя:

наименование организации, Ф.И.О и должность ее руководителя;
сведения об отправителе;
наименование документа, например, «Заявление о выдаче документов…»;
просьба о выдаче документов, если их несколько, то приводится конкретный перечень;
ссылка на нормативно-правовой акт, в данном случае на ст. 62 ТК РФ;
дата составления заявления и собственноручная подпись работника.

Скачать образец заявления о выдаче дополнительных документов при увольнении

Лучше всего, чтобы просьба о выдаче документов была обоснована, например, в связи с выходом на пенсию, для оформления социальных льгот.

Запрос лучше всего направить заказным или ценным письмом с описью вложения. Для выполнения просьбы бывшего работника, работодателю отводится 3 дня. Срок начинает отсчитываться с момента получения письма адресатом.

Ответственность работодателя

Если работодатель не соблюдает сроки выдачи документов при увольнении, то могут наступить негативные последствия. Например, если работник подал заявление о получении трудовой книжки, справки о заработной плате и прочих документов, а работодатель не уложился в отведенные законом сроки, то можно обратиться в ГИТ (трудовую инспекцию) с жалобой или в прокуратуру.

Так, может последовать:

1) Административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает наказание:

от 1 000 до 5 000 руб. для — ИП и должностных лиц компании;
от 30 000 до 50 000 руб. если работодателем является юрлицо.

Рецидив по этой статье влечет более серьезные санкции. В частности:

10 000 до 20 000 руб. либо в качестве альтернативы дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет — для ИП и должностных лиц;
50 000 до 70 000 руб. — для юрлиц.

2) Материальная ответственность. Она наступает в рамках ст. 234 ТК РФ. Работодателю придется возместить рабочему ущерб, который он понес из-за лишения возможности трудоустроиться ввиду задержки выдачи ему трудовой книжки.

Следует отметить, что работодатель освобождается от ответственности, если работник отказался забирать трудовую книжку и не дал согласие на ее отправку по почте или иным способом.

Итоги

Таким образом, в последний рабочий день сотрудник должен получить от работодателя пакет документов. Причем часть из них выдается бывшему сотруднику в обязательном порядке, а прочие документы он может запросить самостоятельно. За отказ или задержку выдачи трудовой книжки и прочих справок и выписок, работодатель может быть привлечен к административной ответственности, за которую налагаются существенные штрафы. Следует помнить и о том, что если подчиненный уходит в отпуск с последующим увольнением, то днем расторжения трудовых отношений считается последний день отпуска. При этом все расчеты с работником и выдача документов работодателем производится заранее, то есть до ухода рабочего в отпуск.

Источник: «Юридическая азбука»