Уведомление на получение трудовой книжки (образец)

Трудовая книжка – это один из основных документов, который подтверждает факт занятия трудовой деятельностью гражданином и его стаж. При прекращении трудовых взаимоотношений с сотрудником работодатель обязан выдать данный документ в последний рабочий день. Но обстоятельства могут сложиться таким образом, что увольняемого может не оказаться на рабочем месте, либо тот вовсе отказывается от получения документа. В таком случае работодатель не обязан хранить трудовую, но должен уведомить бывшего работника о необходимости явки за ней. Предлагаем рассмотреть вопрос о том, как должен составляться образец уведомления письма о получении трудовой книжки при увольнении.

Что должно содержаться в уведомлении?

Буквальное толкование ст. 84 ТК РФ позволяет определить, что в документе должны содержаться:

• ФИО сотрудника;
• адрес проживания (прописки);
• сведения о работодателе (наименование компании);
• номер документа и дата составления;
• дата расторжения трудового контракта;
• фактическое неполучение увольняемым трудовой;
• сведения о том, что сотрудник должен явиться за формуляром или направить свое согласие в письменной форме на его отправку по почте;
• адрес для обратной связи;
• график работы отдела, уполномоченного на выдачу документации;
• ФИО составителя уведомления и его подпись;
• печать организации.

При наличии вышеперечисленных реквизитов можно говорить о том, что уведомление составлено в надлежащей форме. Во-первых, целью данного извещения является указание на то, что работодатель готов выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Во-вторых, при наличии отправленного уведомления наниматель снимает с себя ответственность, которая грозит ему в случае нарушения сроков выдачи трудовой. Такая ответственность снимается с даты направления извещения бывшему сотруднику.

Однако стоит отметить, что не будет являться ошибкой составление уведомления по другому шаблону. В законодательстве нет единого образца, поэтому каждой организацией самостоятельно решаются вопросы касаемо:

• вида и формы бланка извещения;
• реквизитов, которые должны быть указаны в письме;
• применяемых формулировок.

Как отправить письмо-уведомление?

Несмотря на установленные Постановлением Правительства РФ № 225 и Минтруда № 69 правила ведения, хранения и передачи трудовой, конкретной и четкой формы составления документа-уведомления не предусмотрено, поэтому сотрудники отдела кадров пишут письмо в свободной форме с рекомендацией о необходимости получить трудовую.

Законом установлены два способа для передачи документа:

• по почте;
• при личной встрече с бывшим сотрудником.

Во втором случае документ должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых передается уволенному гражданину, а второй остается в архиве отдела кадров. Экземпляр, остающийся в компании работодателя, должен содержать отметку о вручении, проставленную собственноручно бывшим работником.

В отметке указывается:

• ФИО сотрудника и его личная подпись;
• слово «получил»;
• дата вручения.

Составление уведомления о получении трудовой при увольнении по статье

Даже если прекращение трудовых отношений произошло из-за нарушения, допущенного сотрудником, например, за прогул, правила составления извещения будут аналогичными обычному порядку. В уведомлении также указываются реквизиты договора и дата его расторжения, а также сведения, перечисленные выше.

Сроки для выдачи трудовой

Хранение возвращенной трудовой книжки

Иногда происходят случаи, когда после получения от работодателя уведомления сотрудник соглашается на получение трудовой тем или иным способом. Но в результате документы возвращаются назад, поскольку сотрудник не явился лично или не смог забрать их из отделения почтовой связи.

Стоит ли хранить возвращенные документы?

Судебная практика при этом неоднозначна. С одной стороны после получения от сотрудника согласия на передачу ему документов, работодатель не несет за них ответственность ровно с этой даты. С другой стороны, при утере или намеренном уничтожении, суды часто встают на сторону бывших сотрудников и взыскивают с нарушителей компенсации за моральный ущерб и процессуальные расходы.

Ответственность работодателя

Таблица №1. Меры применения административной ответственности при невыдачи трудовой книжки.

Как показывает судебная практика, для взыскания компенсации по данному основанию гражданину придётся предоставить доказательства о том, что:

• была совершена попытка трудоустройства без трудовой;
• потенциальные работодатели ответили отказом о приеме на работу из-за отсутствия документа.

Источники:

• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)
• ТК РФ Статья 84. Прекращение трудового договора вследствие нарушения установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора
• КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
• ТК РФ Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться
• ТК РФ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный