Можно ли отправить приказ об увольнении по почте?

Из статьи вы узнаете:

Расторжение трудовых отношений происходит путем оформления соответствующего приказа, с содержанием которого должен быть ознакомлен работник. Но порой случается так, что процедура увольнения сотрудника, в силу тех или иных обстоятельств, происходит в его отсутствие. Вследствие этого становится актуальным вопрос, можно ли отправить приказ об увольнении по почте?

Ознакомление с приказом на увольнение

Вне зависимости от причин расторжения трудового договора с работником, руководитель должен издать приказ на увольнение, что прямо предписано ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ. Приказ оформляется по форме Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. или же на фирменном бланке, разработанном для этой цели. При этом важно, чтобы в содержании документа были указаны следующие сведения:

Вам также будет интересно:

— Образцы приказов об увольнении по форме Т-8: бланки
— Заявление на увольнение без даты увольнения: можно ли писать заявление об увольнении с открытой датой?

полное наименование компании;
реквизиты приказа: его номер и дата составления;
наименование документа;
номер трудового договора и дата, с которой он считается расторгнутым;
Ф.И.О работника, а также его должность и структурное подразделение, в котором он числился;
основание увольнения с указанием соответствующей статьи ТК РФ, например, «собственное желание…» с отсылкой на п. 3 ст. 77 ТК РФ;
сведения о документе, который послужил основанием для принятия руководством решения о расторжении трудового договора, например, это может быть: заявление об увольнении, соглашение о расторжении контракта;
подпись руководителя компании;
подпись работника, удостоверяющая, факт его ознакомления с содержанием документа.

Если в организации функционирует профсоюз рабочих, то работодатель обязан представить ему приказ для ознакомления. Если используется унифицированная форма Т-8 , то для этого в ней предусмотрена специальная графа.

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, руководство должно ознакомить сотрудника с приказом на увольнение под подпись. Игнорирование этого правила фактически является несоблюдением установленных законом правил увольнения, за что ГИТ, на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может вынести юрлицу предупреждение или оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Если сотрудник требует предоставить ему копию приказа, то руководству придется ее выдать на основании ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ.

Далее сведения из приказа переносятся в трудовую книжку, если она имеется, отправляется отчет ЕФС-1 в СФР. Сам приказ подшивается в личное дело бывшего сотрудника.

Порой работники не приходят за трудовой книжкой или отказываются от ее получения. В таком случае, работодатель, направивший письменное уведомление гражданину о необходимости прибыть за трудовой книжкой, освобождается от ответственности за то, что она не была возвращена вовремя. В дальнейшем он должен будет передать ее в трехдневный срок, если получит соответствующее требование от бывшего работника. Об этом говориться в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Также следует подчеркнуть, что, по мнению Роструда, если сотруднику невозможно отдать документы, имеющие отношение к его работе, то их можно направить по почте. Причем для отправки корреспонденции получать согласие не нужно. Достаточно лишь уведомить человека по телефону о том, что ему направлены документы.

Если работник отказывается от ознакомления

Нередко работник не желает ставить личную подпись в приказе, например, по причине несогласия с основаниями увольнения. В таких случаях работодателю рекомендуется вслух зачитать работнику содержание приказа на увольнение, а отказ от его подписи зафиксировать в соответствующем акте и отдельной надписью непосредственно в приказе: «сотрудник отказался от ознакомления с приказом, что подтверждается Актом №…».

При этом акт должен быть оформлен в присутствии, как минимум, двух коллег увольняемого. Если работник будет обжаловать увольнение в суде, то их можно будет привлечь в процесс в качестве свидетелей.

Если же сотрудник не выходит на смены долгое время, то работодатель может известить его об увольнении. Для этого рекомендуется:

направить работнику заказное письмо (или ценное) с уведомлением о необходимости явиться на работу для ознакомления с приказом об увольнении, окончательного расчета и получения трудовой книжки, запись о направлении такого письма должна быть отражена в журнале исходящей корреспонденции;
оформить отдельный акт о том, что сотрудника невозможно ознакомить с содержанием приказа, кроме того непосредственно, в приказе следует написать, что «… сотрудник не ознакомлен с приказом в связи с его отсутствием на работе в день увольнения по неизвестной причине, что подтверждается Актом №…», надпись заверить подписью кадровика.

Согласно п. 45 Постановления Пленума ВС РФ № 16 от 22.12.1992 г., нарушение порядка увольнения может повлечь за собой восстановление бывшего сотрудника в должности. Именно поэтому работодатель должен предпринять все необходимые меры, для того чтобы найти сотрудника и ознакомить его с приказом под подпись или правильно оформить его отказ от ознакомления документом. Иначе ему придется возместить судебные издержки, а также выплатить восстановленному в должности работнику сумму в качестве компенсации за вынужденный прогул и неполученную зарплату.

Приказ об увольнении по почте

Если сотрудник фактически недоступен на момент увольнения и не реагирует на извещения о необходимости явки на работу. То, как было отмечено выше, делается соответствующая отметка в приказе об увольнении, и составляется акт при участии свидетелей из числа коллег. Этих действий достаточно на основании ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ. По почте может быть направлена только копия приказа в течение 3 дней, после получения работодателем соответствующего запроса от бывшего сотрудника. Об этом говориться в ст. 62 ТК РФ.

Если сотрудник работает дистанционно и не может прибыть в организацию, то работодатель может:

Сначала ознакомить с приказом на увольнение в электронном виде.
Затем направить копию приказа об увольнении по почте ценным письмом, сделав опись вложения или заказным письмом с уведомлением на известный работодателю адрес сотрудника. Причем сделать это нужно в день расторжения трудовых отношений с подчиненным.

Поскольку этот вариант предполагает использование электронной почты, то действия сторон должны быть подтверждены применением усиленной квалифицированной ЭЦП.

Окончательный расчет с удаленщиком также производится дистанционно. А также, получить за него расчет может третье лицо, например, родственник на основании доверенности.

Итоги

Таким образом, работодатель обязан довести содержание приказа до сотрудника. Однако нет необходимости направлять работнику этот документ по почте. Для того чтобы правильно зафиксировать отказ от ознакомления с содержанием документа, достаточно оставить отметку на приказе и составить акт об отказе от подписи в присутствии двух свидетелей. При этом копию приказа можно выслать работнику в течение 3 дней с момента получения от него соответствующего требования. Также работодатель может направить сотруднику письменное уведомление о том, что ему нужно прибыть в отдел кадров, для ознакомления с приказом на увольнение, получения трудовой книжки и окончательного расчета.

Источник: «Юридическая азбука»