Действующее законодательство не регулирует порядок передачи дел от работника, который уходит из компании, к его преемнику. Поэтому многие работодатели утверждают этот механизм на уровне внутренних локальных актов.
Для чего нужен акт?
Акт приема-передачи дел (далее сокращенно акт) составляется в первую очередь для того, чтобы убедится, что увольняющийся сотрудник сохранил в ценности все вверенные ему документы и имущество предприятия. Если по итогам проверки не обнаружено недостачи, различных ошибок и недочетов, претензий к уходящему быть не должно.
Другая ситуация складывается в случае выявления фактов пропажи, порчи документов или материальных ценностей. Тогда работодателю необходимо зафиксировать нарушение со стороны работника и взыскать положенную компенсацию. Конечно, получить возмещение гораздо проще, если факт пропажи или порчи вовремя зафиксирован и правильно оформлен.
Еще один момент – это разграничение ответственности. До того момента, пока дела не переданы, ответственным лицом выступает увольняющийся. Однако со дня подписания акта ответственность за вверенные объекты ложится на принимающего субъекта.
Кто и кому должен передавать дела?
Руководство организации вправе самостоятельно определить перечень нанятых субъектов, при прекращении трудовых отношений с которыми организуется процедура приема-передачи дел. В этот список можно включить любого работника – от ведущего юриста или менеджера по персоналу до секретаря или охранника. Однако в некоторых случаях законодатель требует, чтобы проверка состоялась обязательно. Речь идет об увольнении генерального директора, главного бухгалтера, кадровика и других лиц, на которых возложена материальная ответственность.
Руководящие сотрудники
При смене руководства передача дел от увольняющегося директора к его преемнику обязательна. Это напрямую не установлено в действующем ТК РФ, однако ряд федеральных нормативных актов предусматривают необходимость подобной процедуры.
Например, в п. 4 ст. 29 №402-ФЗ указано, что при смене руководителя нужно обеспечить передачу документов бухучета. Это также подтверждается и сложившейся в России судебной практикой (смотрите решение Арбитражного суда Свердловской области от 21.01.2014 № А60-34604 / 2013).
Обычно при увольнении руководитель передает новому управляющему:
-
учредительные акты;
-
первичку;
-
действующие доверенности на представительство интересов компании;
-
при наличии — патенты, разрешения, лицензии на занятие определенной деятельностью;
-
соглашения, в том числе и международные, по основным направлениям бизнеса.
Главбух
Расторжение трудового договора с главным бухгалтером, как и с гендиректором, имеет ряд особенностей, среди которых — обязательная процедура передачи дел от уходящего к новопринятому сотруднику. При увольнении главбуха осуществляется не только анализ бухгалтерской деятельности, но и инвентаризация активов. Примерный список дел, которые обычно передают в подобных случаях:
- кассовые и балансовые отчетности;
- документация структурных подразделений;
- банковские документы;
- ключи от сейфа, печати, пароли для используемых электронных баз и серверов;
- архивная документация.
Сотрудники кадровой службы
Если увольняться собрался кадровик, необходимо передать всю кадровую документацию, в том числе трудовые книжки работников. Для этого составляется опись и соответствующий акт.
Прием-передача дел должна проходить между субъектами, которые на момент подписания акта пребывают с работодателем в трудовых отношениях. Передает документы и материальные ценности сотрудник, который пока что не уволен и продолжает выполнять свои обязанности. А принять дела должно лицо, которое уже зачислено на должность.
Например, если сотрудник уходит по собственному желанию, рекомендуется провести инвентаризацию и составить передаточный акт в течение 14 дней, поскольку это стандартный предупредительный срок при увольнении по собственной инициативе.
Очень часто до момента расторжения трудового договора со старым работником компания не успевает найти нового специалиста. При таких обстоятельствах дела можно передать:
- заместителю увольняющегося (если такая должность предусмотрена штатом);
- непосредственному руководителю;
- другому лицу, которое будет назначено временно исполняющим обязанности.
Пошаговая инструкция передачи дел
Как уже отмечалось, в российском законодательстве процедура приема-передачи дел при увольнении работника не регламентирована. Поэтому лучшее решение для любого нанимателя – это предусмотреть такой механизм на локальном уровне. Специфика проведения проверки будет зависеть от того, какой именно специалист увольняется и какие предметы подлежат переучету. Однако этапы, по которым проходит передача дел, как правило, остаются стандартные:
Вам также будет интересно:
— Как уволить сотрудника в период эпидемии коронавируса
— Образец трудового договора с вахтовым методом работы
- издание и регистрация приказа о приеме-передаче дел;
- проведение инвентаризации имущества, документов и других вещей, что были вверены увольняющемуся;
- сверка фактических показателей с данными учета;
- непосредственная передача дел;
- составление и подписание акта.
Приказ о передаче дел издается руководителем. В этом документе обычно прописывается распоряжение относительно проведения приема-передачи дел, а также указывается дата и сроки осуществления проверки. В этот приказ также можно включить пункт об утверждении комиссии, при участии которой увольняющийся должен передать документы и матценности. Однако закон не запрещает утверждать состав комиссии отдельным приказом.
Важно! Работодатель не вправе отсрочить увольнение, отказать сотруднику в выдаче трудовой книжки или не выплатить положенные увольняющемуся суммы даже если:
- лицо не успело передать дела до наступления последнего рабочего дня;
- была выявлена недостача, грубые ошибки или недочеты в ведении документации.
Правила подготовки акта приема-передачи дел
Составление акта — это финальный этап процедуры приема-передачи дел. Документ не имеет единой унифицированной формы. Однако каждая организация вправе утвердить свой собственный образец.
Акт подписывается как минимум тремя субъектами — передающей и принимающей стороной, а также руководителем. Но если в процессе участвует целая комиссия, требуется подпись каждого из ее членов.
В акт обязательно включаются сведения о:
- дате и месте составления;
- ФИО и должности участников процедуры;
- проведении приема дел принимающей стороной согласно описи или списку.
Опись передаваемых дел можно оформить любым удобным способом, например, в виде таблицы или в качестве отдельного приложения к основному документу.
Обычно в акте также присутствуют ссылки на ряд дополнительных документов, которые отражают полную картину финансового учета компании или определяют перечень передаваемых бумаг и имущества. В качестве приложений также используют реестры отсутствующей документации, реестры замечаний к работе увольняющегося специалиста.
Образцы документов
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 4.7 / 5. Всего голосов: 19