Акт передачи ключей при увольнении

Из статьи вы узнаете:

Процедура увольнения работника из организации нередко сопровождается передачей преемнику ключей от помещения, которое им использовалось при осуществлении трудовой функции. Для того чтобы удостоверить факт вручения ключей, стороны должны подписать специальный акт. В связи с чем рассмотрим подробнее, как оформляется акт передачи ключей при увольнении.

Что такое акт приема-передачи?

Акт приема-передачи представляет собой документ подтверждающий фактическую передачу того или иного имущества преемнику от прежнего владельца.

Следует отметить, что смена держателя ключей от помещения на предприятии не требует от работодателя обязательного документального оформления. Однако все же рекомендуется составить акт, позволяющий зафиксировать момент предоставления преемнику свободного доступа.

В данном случае, указанный документ может фиксировать передачу ключей от производственного помещения, кабинета, склада, торговой точки или же сейфа, где хранится имущество или документация принадлежащая работодателю.

Грамотно составленный документ позволяет четко разграничить между контрагентами права и обязательства, касательно обеспечения целостности и сохранности ТМЦ. После подписания документа, ответственность за помещение, ключи, имущество и документы, хранящиеся в нем, переходят к принимающему сотруднику. В том случае, если охраняемому объекту будет причинен какой-либо материальный ущерб, то соответствующее возмещение вполне может быть взыскано с лица, принявшего ключи согласно акту.

К слову, в определенных ситуациях в акте может быть прописано два принимающих. Например, если работник вручает ключи ответственному лицу и вместе с тем инспектору отдела кадров, главбуху или же начальнику подразделения. Если же преемника ключей нет, то вместо ответственного лица принять ключи может руководитель организации. После утверждения постоянного работника, осуществляется сверка и передача товарно-материальных ценностей вместе с ключами.

Оформление акта

Унифицированной формы акта передачи ключей не существует. Именно поэтому администрация предприятия может разработать и утвердить собственный шаблон документа. Важно, чтобы из содержания документа было понятно, что он удостоверяет факт передачи ключа или целого комплекта от того или иного помещения.

В стандартном акте приемке ключей необходимо отразить следующие сведения:

наименование документа;
место подписания акта и дата;
регистрационный номер;
стороны, осуществляющие прием и передачу ключей. В частности, указывается наименование предприятия, лицо, уполномоченное осуществлять прием, а также Ф.И.О сотрудника передающего ключи. Например, формулировка может быть следующей «ООО «Вектор» в лице директора Николаева Александра Петровича, действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Работодатель» и Иванова Николая Алексеевича, именуемого в дальнейшем «работник» составили акт о нижеследующем…»;

Вам также будет интересно:

— Образец ученического договора с работником предприятия
— В чем отличия коллективного договора и трудового договора?

точный адрес, где находится конкретное помещение, от дверей которого передаются ключи;
основание, согласно которому у работника возникла обязанность по передаче ключей. В данном случае, это расторжение трудовых отношений;
количество ключей (комплектность) и указание на их назначение. В том случае, если имеются их дубликаты, это также следует обозначить в документе;
прочие сведения, имеющие значение для сторон;
подписи контрагентов, которые свидетельствуют о том, что контрагенты ознакомились с содержанием акта и согласны с ним;
печать компании, если таковая имеется. С принятием закона № 82-ФЗ от 06.04.15 обязанность проставлять оттиски штампов на различные договоры и прочие документы для ООО и АО отпала. Печать необходима лишь в случаях, прямо определенных законом.

В том случае, если одна из сторон принимает участие на основании доверенности, это следует отметить в акте, указав реквизиты документа.

Перед тем, как скрепить передаточный акт своими подписями, стороны должны сверить комплект ключей. В том случае, если окажется, что увольняемый работник передает не все, что требуется, то данный факт также необходимо отразить в акте. Кроме того, следует указать, от каких конкретно помещений ключи не были возвращены.

Если при составлении акта присутствовали свидетели, то информация о них также отражаются в содержании документа. В частности, указывается их ФИО, данные паспорта, место проживания и подписи.

К слову, на практике, при увольнении сотрудника предприятия, акт о передаче ключей чаще всего оформляется не в виде отдельного документа, а включается в общий акт передачи товарно-материальных ценностей.

Акт придется составить в двух экземплярах, один из которых остается у принимающей стороны, а второй отдается прежнему владельцу ключей. Как правило, документ отпечатывается на листе размера А4, но можно написать документ от руки в любом другом формате. Сведения об акте фиксируются в журнале входящей корреспонденции, после чего передаются в архив.

Таким образом, для подтверждения факта передачи ключей от увольняющегося сотрудника его преемнику, должен быть грамотно оформлен и подписан приемочный акт. Действующее законодательство не обязывает его составлять, однако наличие такого документа разграничивает ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей, хранящихся в помещении.

Скачать образец акта передачи ключей при увольнении

Источник: «Юридическая азбука»