Возмещение командировочных расходов

Трудовые споры Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 12 мин.

Какие затраты несет работодатель?

На основании заявления на возмещение командировочных расходов работодатель производит компенсацию затрат на поездку сотрудника в ту или иную местность для выполнения им своих трудовых функций в рамках служебной задачи. Отправляя работника в командировку в пределах Российской Федерации в 2020 году, работодатель должен:

  • оплатить проезд сотруднику на любом виде транспорта, за исключением такси (расходы на такси не подлежат компенсации) и жилье. Оплата номера гостиницы или арендованного жилья должна быть зафиксирована документально, чтобы доказать соответствующие расходы на него;
  • выплатить сотруднику суточные исходя из длительности командировки, включая дни в пути;
  • прочие затраты, установленные внутренними нормативными документами компании. Работодатель может компенсировать расходы на услуги сотовой связи или иные представительские расходы.
Если работнику предстоит заграничная командировка, то помимо перечисленных статей расходов работодатель должен оплатить страховку сотрудника и консульские сборы и расплатиться за оформление визы, а также за другие обязательства, предусмотренные при выезде за границу.

Находясь в командировке за пределами организации, сотрудник занимается непосредственным выполнением своих трудовых функций, поэтому заработная плата за работником должна быть сохранена. Расчет выплат по зарплате должен осуществляться за все дни командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Имея необходимые документы, подтверждающие расходы на командировку, по общим правилам возможен их учет при осуществлении расчета налога на прибыль или налога на УСН.

Зачастую на практике именно администрация организации работодателя занимается оплатой проезда и несет расходы на жилье: бронирует номер в гостинице или заключает договор аренды квартиры. В этом случае не возникает никаких сложностей. Но если денежные средства выдаются лично сотруднику, то их возмещение должно осуществляться в соответствии с определенными нормами. 

ТК РФ устанавливает, что работодатель несет на себе обязательства по оплате проезда, питания и проживания сотрудника, но все эти расходы должны быть согласованы сторонами трудовых взаимоотношений предварительно. 

Командировка – это форма выполнения конкретной служебной задачи, стоящей перед сотрудником, и все расходы в этом случае направлены на осуществление задания, полученного от работодателя, именно поэтому компенсация командировочных расходов не рассматривается в качестве дохода. С них не может быть удержан подоходный налог или взыскиваться страховые взносы. Это правило работает только в том случае, если в организации утвержден документ о командировках.

Любая коммерческая компания вправе определить лимит суточных выплат. Минимальное значение суточных установлено только для федеральных государственных служащих. Размер таких выплат устанавливается в локальном НПА организации или в коллективном договоре. 

Однако при сумме суточных выплат свыше 700 рублей на территории России и 2500 рублей за рубежом работодатель должен будет удержать НДФЛ и оплатить страховой взнос.

Устанавливая суточный лимит командировочных выше данных показателей, сумма удержания будет пропорционально увеличена, но это не означает, что размер командировочных не может превышать указанные значения.

Работник имеет право не отчитываться о потраченных суточных и может не тратить их вообще. Данные командировочные расходы не требуют документального подтверждения при расчете налогообложении прибыли организации работодателя. 

Расчет суточных командировочных расходов

Трудовым законодательством суточные определяются как расходы сотрудника на его проживание в период командировки, подлежащие компенсации от работодателя.

Суточные командировочные возмещаются за всю длительность командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни и за дни в пути, в случае если имели место вынужденные остановки.

В соответствии с новыми редакциями трудового законодательства в 2020 году выплата суточных за однодневную командировку на территории России не предусмотрена, если иное не закреплено в нормативном акте компании работодателя.

Как уже было указано, для коммерческих организаций закон не предусматривает лимит на выплату суточных, а только определяет суммы, не подлежащие налогообложению. Касаемо этого вопроса каждый работодатель уполномочен принять решение самостоятельно и закрепить его юридически в локальных документах компании.

Если для поездки в командировку сотрудник использует личный или служебный автомобиль, то расчет дней осуществляется на основании служебной записки. По возвращении сотрудник предоставляет ее вместе с квитанциями, кассовыми чеками и путевым листом или другим документом, который подтверждает использование автомобиля в служебных целях. В других случаях, расчет оплаты суточных будет определяться по проездным документам.

Размер выплат суточных в случае заграничных командировок устанавливается внутренними нормативными актами организации. 

Законом не определена минимальная длительность командировки. Поэтому командировка в рамках служебного задания может составлять и один день. Оформляется такая поездка по общему правилу, а в приказе в табеле учета рабочего времени проставляется «К» или «06». 

По завершении командировки сотрудник должен отчитаться о поездке, а работодатель возместить ему согласованные ранее расходы. Несмотря на то, что ТК РФ не предусматривает выплату суточных за однодневную командировку, работодатель может самостоятельно назначить работнику определенную выплату вместо суточных. 

В случае однодневной командировки за пределы России, размер суточных определяется пропорционально сумме выплат предусмотренных за день заграничной командировки в 50% размере от них.

Ранее возникало множество споров, касающихся вопросов возмещения затрат и налогообложения при однодневных командировках. Сейчас ситуация более стабильна, однако позиции некоторых ведомств относительно этого вопроса до сих пор различаются.

В Министерстве финансов РФ полагают, что затраты, компенсируемые работнику за суточную командировку можно не полностью облагать подоходным налогом, если данные расходы не подтверждены и находятся в пределах установленного НК РФ лимита в 700 и 2500 рублей в зависимости от территориального признака.

Согласно позиции ВАС РФ понятие суточных не соответствуют содержащемуся в ТК РФ определению, однако и не может быть рассмотрено в качестве дохода или экономической выгоды, соответственно и не подлежит налогообложению. 

В особом порядке происходит расчет суточных при командировках по странам СНГ, поскольку при пересечении границы внесение соответствующих отметок в загранпаспорт не предусматривается. Здесь проездной документ будет основанием для подсчета даты пересечения границы. 

С момента возвращения из командировки в течение 3 рабочих дней сотрудник должен предоставить авансовый и окончательный расчет о командировочных расходах работодателю. При этом формы отчета по расходам суточных при командировке ни на территории РФ, ни за ее пределами не существует. Сотрудник расходует выделенные ему суточные по своему желанию. 

О размерах командировочных расходов

Норма суточных командировочных на территории РФ определяется локальными НПА организации работодателя, и в подавляющем большинстве не превышает установленного законом лимита в 700 рублей, во избежание удержания НДФЛ и уплаты страхового взноса.

В 2020 году расчет командировочных осуществляется за все дни командировки, включая дни в пути, задержку транспорта, выходные и праздничные дни. Первым днем командировки считается день отправки транспортного средства, а возвращение сотрудника на постоянное место работы – последним.

Обратите внимание! Если сотрудник отправляется в командировку 20 декабря в 23:55, то именно эта дата будет считаться как первый день поездки.

В 2020 году вопрос о максимальном размере суточных по-прежнему определяется внутренними нормативными документами и не облагается НДФЛ в том же размере до 2500 рублей.

Для бюджетников Правительством было определено установить собственные размеры суточных для загранкомандировок.  

Для расчета суточных при командировках по странам СНГ во внимание берутся отметки в проездных документах о датах выезда и приезда, в остальных случаях пересечение границы считается по печатям в заграничном паспорте сотрудника.

Если перед выездом за границу работник перемещается по Российской Федерации, то суточные исчисляются из установленного норматива в пределах 700 рублей за день, а после пересечения в пределах до 2500 рублей.

При однодневных командировках по России работодатель обычно компенсирует расходы сотрудника на проезд, поскольку тот попросту правомочен отказаться от исполнения своего трудового функционала. В полном объеме оплата происходит в случае заграничной командировки.

В большинстве случаев работодатель компенсирует затраты работника на поездку в период командировки, условия по выплатам на которую должна быть прописаны в локальном НПА организации. Такой документ должен содержать исчерпывающую информацию о порядке и способах компенсационных выплат в случае однодневной командировки.

Отдельным пунктом договора является условие о размере компенсации. Если эта сумма, будет выше установленного лимита, то она будет подлежать налогообложению. В случае неуплаты НДФЛ, работодателю грозит большой штраф.

Для того чтобы выплата суточных была осуществлена в полном объеме и в соответствии со всеми требованиями, сотрудник должен предоставить авансовый отчет, содержащий информацию о потраченных денежных средствах и расчет о выданном работодателем авансе на организацию командировки. Эти отчетности должны быть предоставлены не позднее 3 рабочих дней с момента возвращения сотрудника на работу. Выплаченные сотруднику суточные не подлежат отчетности ни в каком из случаев. Сотрудник тратит их по своему усмотрению, если иное не прописано индивидуально в трудовом договоре или в дополнительном соглашении.

Нормы командировочных расходов по состоянию на 2020 год

Нормы командировочных расходовО суточных лимитах, регламентированных налоговым законодательством, для поездок в рамках России и за ее пределы было сказано ранее. С 2020 года изменились правила отправки сотрудников в командировки, а также порядки возмещения расходов на такие поездки и суточные.

Если организация заранее не оплатила проезд и проживание работника, и он вынужден нести эти расходы самостоятельно, то они будут компенсированы только в случае документального подтверждения, иначе выплата производиться не будет.

Работодатель самостоятельно определяет размер суточных, а бухгалтер будет производить расчет по заработной плате на основании табеля учета рабочего времени в соответствии с указом руководства.

Ранее для компенсации суточных требовалось предъявление командировочного удостоверения. На сегодняшний день такие правила были отменены, а для подтверждения расходов за основание берутся чеки об оплате проезда или топливные квитанции, а также договора аренды и другие удостоверяющие расходы документы. Такой способ многими работодателями посчитали сложным, поэтому они продолжают осуществлять расчеты по выданным командировочным удостоверениям.

Все бюджетные организации обязаны разработать и принять Положение о командировках работников, содержащее подробные правила о размерах и способов исчисления командировочных и суточных расходов на 2020 год. Если такого документа нет, то организация должна издать приказ, содержащий нормы командировочных расходов.

Поскольку порядок начисления и выплаты командировочных затрат регулируется внутренними НПА организации, то в случае проверки контролирующих органов, отсутствие такого рода документа может повлечь за собой ряд проблем для работодателя. Помимо этого, при отсутствии нормативного документа о командировках, налоговый орган может классифицировать выплаты командировочных как не целевое использование денежных средств. 

Для правильного расчета компенсационных выплат бухгалтер должен умножить количество дней командировки на норму суточных, установленную ранее работодателем. Как правило, в приказе о командировке вносится распоряжение о выплате сотруднику аванса, перечисление которого происходит безналичным способом или через кассу организации, отчет по которому сотрудник по возвращению предоставляет в бухгалтерию. 

Порядок оплаты командировочных расходов 

Исчисление зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке, производится на основании показателей среднего заработка за календарный год без расчета больничных и отпускных.

В случае если длительность рабочего времени в командировке совпадает с рабочим временем на организации, то будет рассчитываться:

  • средний размер оплаты труда за день путем деления показателя годового дохода сотрудника на количество отработанных дней;
  • фонд оплаты труда путем умножения среднего показателя по заработной плате за день на число дней командировки;
  • в случае пониженного уровня заработной платы относительно тарифной ставки или окладной части работнику может осуществляться доплата необходимого размера, которая должна быть подтверждена документально.
Если сотрудник привлечен к выполнению своих трудовых функций в выходной или нерабочий праздничный день, то оплата должна быть произведена в двойном размере либо работодатель должен предоставить дополнительный выходной день.

Стоит внести ясность и разграничить понятия командировки как поездки сотрудника в ту или иную местность для исполнения трудовых задач с работой разъездного характера. Такой вид трудовой деятельности, несмотря на свою специфику, не может быть определен как командировка.

Трудовым законодательством РФ определен перечень расходов на командировку, гарантированно подлежащих возмещению (при условии факта их документального подтверждения):

  • расходы на проезд ж/д транспортом в вагоне купе, оплата перелета эконом классом, расходы на автотранспорт, кроме услуг такси;
  • оплата проживания в гостинице или арендованном жилье с указанием реквизитов счета, индивидуальными данными о наименовании для организации или фамилии, имени и отчества для физического лица арендодателя, стоимостью услуг аренды/съема посуточно и за весь срок полностью;
  • суточные расходы за каждый календарный день.

Командировочные расходы в бюджетном учреждении

Отправляя сотрудника в командировку, ТК РФ обязует предоставить ему гарантии по сохранению его должности, уровню средней заработной платы, компенсации затрат на проезд и оплате жилья и иных трат, заранее определенных субъектами трудовых взаимоотношений и выплате суточных на дополнительные расходы, связанных с выполнением трудовых функций в период командировки.

Данные нормы будут определять способ компенсации командировочных расходов в зависимости от их кода вида – КВР и КОСГУ. Следует помнить, что компенсации затрат КОГСУ зависят от экономического содержания подстатей последнего.

Осуществление установленных законом гарантий может происходить 2 способами:

  • посредством выдачи аванса на командировочные расходы и выплаты суточных;
  • администрация организации работодателя самостоятельно организует и оплачивает поездку, бронируя номер в гостинице и приобретая билеты на поезд или самолет, несет расходы на ГСМ и прочее.

Способ распределения расходов в зависимости от кода вида КВР или КОСГУ будет различным.

По российскому трудовому законодательству возмещение командировочных является компенсацией за выполняемые сотрудником функции в рамках служебной задачи. Международная практика рассматривает такие виды выплат не с точки зрения интересов сотрудника, а как затраты работодателя на работника, выполняющего свои обязанности. По этой причине, в 2020 году расходы на командировки были отнесены из 212 подстатьи в 226 в качестве «Прочих работ и услуг» КОСГУ.

Если работодатель обеспечивает перед командировкой сотрудника необходимым самостоятельно, то речь будет идти не о возмещении затрат, и будет регулироваться подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы и услуги» КОСГУ. Оплата другого рода услуг или покупка материальных ценностей, без которых невозможно выполнение работником своих трудовых функций в командировке, по своему смыслу будет находить отражение в нормах ст. 220 «Оплата работ, услуг» и ст. 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ.

Порядок выплаты суточных также относится к подстатье 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ.

В соответствии с установленной структурой формы расходов на командировку, их оформление должно быть отражено таким образом:

  • выдача денежных средств безналичным или наличным способом под отчет по КВР 112, 122, 134 и 142 для отдельных категорий государственных служащих;
  • оплата организацией проезда и проживания для сотрудников по контракту по КВР 244.

Порядком №132н закрепляется четкие и конкретные способы компенсации затрат сотрудника учреждением в плане применения КВР для каждой отдельной услуги. Иные расходы, установленные сотрудником и организацией, относящиеся к КВР 112,122, 134 и 142 должны быть закреплены коллективным договором или иным внутренним нормативным документом. Отсутствие таких условий позволяет отнести расходы на них на КВР 244.

Различие способов компенсации командировочных и их осуществление зависит от способа обеспечения необходимых условий для направления в командировку. А порядок классификации затрат на них определяется наличием установленного в нормативном акте перечня данных расходов учреждения на командируемого. Например, закупка ГСМ будет отражена по КВР 244 и ст. 343 КОСГУ

Необходимо напомнить, что КВР и подстатьи КОСГУ работают во взаимодействии, поэтому актуальную информацию по их увязке нужно проверять в соответствии с таблицей Министерства финансов РФ, размещенной на официальном сайте!

Расходы на заграничную командировку в 2020 году

Для оформления командировки такого вида также необходимо издать соответствующий приказ и производить исчисление длительности поездки в табеле. Помимо стандартных расходов работодатель должен оплатить сотруднику оформление визы, а если это необходимо, то и загранпаспорта, консульские сборы, транзитные пошлины и другие затраты. С 2020 года заявление от сотрудника на компенсацию или выдачу денежных средств уже требуется, работодатель может издать распорядительный документ в виде приказа для каждой отдельной выдачи денежных средств. Если же организация продолжает выдавать деньги под отчет, то данный документ должен содержать дату оформления, сроки возврата средств и подпись непосредственного руководителя.

Выдача денежных средств в большинстве случаев осуществляется в рублях, а при необходимости сотрудник самостоятельно может конвертировать их в нужную валюту, что существенно упрощает процедуру учета. Передача именной корпоративной карты другому сотруднику запрещена. Если все-таки работодатель выдает сотруднику аванс в валюте, то ее переоценка осуществляется по закону в общем порядке.

При поездке за границу выплата суточных происходит по стране въезда, либо по проездным документам для командировки в страны СНГ, где не требуется загранпаспорт. Суточные, выплаченные сотруднику за однодневную командировку по России, не оформленные работодателем в качестве компенсации расходов, будут облагаться взносами. Если сумма суточных не превышает установленный законом лимит, то она освобождается от НДФЛ.

Большое количество организаций на данный момент начинают использовать корпоративные карты, которые позволяют сэкономить время и облегчить процесс учета, в особенности для расходов на командировочные. Эти карты аналогичны обычным в плане общего функционала, однако могут обладать большими привилегиями: иметь акционные, скидочные и бонусные программы. Они могут быть эмитированы на чье-то имя или обезличенными. Правила выдачи и использования таких карт регламентируются внутренними нормативными актами компаний. Но возможность расплачиваться корпоративной картой не отменяет необходимость сбора документов, подтверждающих оплату расходов командируемого.

Оплата командировочных по договору оказания услуг

В привычной форме направление заказчиком исполнителя в командировку невозможно, такие отношения не регулируются трудовым законодательством. Однако, не являясь непосредственно работодателем в общем формате, заказчик может в рамках соглашения направить исполнителя в рабочую поездку. При этом издержки на оплату проезда, проживания и другие затраты могут быть компенсированы.

В отличие от командировки по трудовому договору в этом случае суточные не будут начисляться и уплачиваться. Командировка или рабочая поездка может быть оформлена как отдельная статья расходов. Имея документальное подтверждение таких затрат, гражданину будет рассчитана компенсация. 

Бывают случаи, когда командировки не прописаны непосредственно в условиях договора, а исполнитель получает фиксированную сумму вознаграждения за оказанные услуги и понесенные затраты.

Так же как и в случае командировки по трудовому договору, заказчик может заранее оплатить расходы на жилье, проезд и другие оговоренные услуги. Командировка, вынесенная как отдельная статья расходов, должна быть отражена в учете расходных счетов в корреспонденции со счетом 76. Осуществляя выплату компенсации за понесенные затраты, счет 76 дебетуется с одновременным уменьшением остатка по денежным счетам (50 или 51). Если исполнитель получит фиксированное вознаграждение, в которое уже заложена сумма на все расходы, то такие затраты отдельно в учетных регистрах не оформляются.

В случае заблаговременной самостоятельной оплаты расходов заказчиком, проводки формируются по счету 60.

Если исполнитель работ имеет статус физического лица и не является частным предпринимателем, то на заказчике лежит обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ. Иная схема предусмотрена для исполнителей в статусе ИП.

Сумма страховых выплат рассчитывается в пропорции от суммы вознаграждения за выполненную исполнителем работу. За исключением случаев, когда гражданин понес затраты на выполнение рабочего задания и получил компенсацию.

Способы компенсации расходов сторонней организации

Часто подрядчик может настаивать на возмещение расходов на своих командируемых сотрудников. Необходимо отметить, что в этом случае заказчик имеет возможность оплатить заявленные расходы подрядной организации, но не обязан этого делать. На практике есть несколько способов оформления договорных отношений. Бывает так, что для выполнения работ организация заключает с другой компанией договор оказания услуг. Если он предусматривает возможность направления в командировку сотрудников со стороны исполнителя, при этом все расходы на поездку несет на себе заказчик, то такие затраты учитываются при расчете налога на прибыль.

При заключении договора подряда или возмездного оказания услуг со специалистом законодательство предусматривает возможность компенсировать затраты, связанные с поездкой. В условиях договора также может быть прописана обязанность нанимателя компенсировать все возможные расходы. 

В целом, затраты на оплату командировок привлеченным специалистам возможно учитывать при расчете налога на прибыль в том случае, когда данное условие предусматривает договор. 

В соответствии с положениями НК РФ работодатель несет обязанность по оплате командировочных расходов на поездки сотрудников, состоящих в штате компании. Возмещение расходов на командировку сотрудников сторонней организации не влечет уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Для выполнения работ наниматель может заключить договор с подрядной организацией, в таком случае в договоре будут указаны цена за выполненный объем работ, а расходы на командировку будут оплачиваться в соответствии с теми затратами, которые понесла подрядная организация. Расходы рассчитываются по предоставленным счетам-фактурам без НДС. Договор может быть заключен и с иностранной организацией. В этой ситуации возмещение НДС с расходов осуществляется по договоренности между сторонами.

Если для выполнения работ в командировке компания привлекает физическое лицо, то затраты на поездку не могут быть оформлены в статьи расходов. Неизвестен в этом случае и налоговый статус заказчика. Компенсация расходов командируемого не будет облагаться налогом, так как данная выплата не может быть определена в качестве дохода. 

Проводки по командировочным расходам

Для того чтобы покрыть необходимые расходы на поездку сотруднику производится выдача денежных средств на командировку под отчет: Дебет 71 Кредит 50 (51). Если по возвращению у сотрудника остались деньги, то они подлежат возврату через кассу: Дебет 50 Кредит 71. Если сотрудник дополнительно понес расходы из собственных средств и подтвердил такие затраты документально, то компенсация проводится: Дебет 71 Кредит 50. Отчитываясь по затратам, работник предоставляет авансовый отчет и подтверждающие расходы документы. Такие затраты должны быть обоснованы, иначе работодатель вправе не принять такие документы на нецелесообразные расходы. В этом случае сотрудник обязан вернуть израсходованные денежные средства. 

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, то его можно принять к вычету: Дебет 68 НДС Кредит 19. Если организация работодателя оплачивает некоторую часть затрат с расчетного счета, то вносится запись: по дебету 76 счета и кредиту 51. Поступление денежных средств за оплаченные билеты на поездку оформляется: Дебет 50.3 Кредит 76. Выдачу сотруднику: по дебету 71 и кредиту 50.3.

Источники:

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Пшеницына Оксана Валентиновна

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *