Можно ли пересчитать НДФЛ сотруднику за прошлый год?

Из статьи вы узнаете:

Можно ли пересчитать НДФЛ сотруднику за прошлый год? Этот вопрос появляется, если сумма была удержана неправильно или вовсе не удержана. В любом случае, исправлять ошибку придется. О том, как это сделать, мы расскажем в статье.

Возврат переплаты по НДФЛ

Переплата по налогу возникает нередко. При этом ИФНС уведомляет налогоплательщика о факте переплаты: письменным извещением (врученным лично, под роспись), путем почтового отправления или внесением информации в личный кабинет.

В каких случаях могут быть удержаны излишние суммы?

Удержание сумм налога сверх нормы, как правило, случается, если:

Вам также будет интересно:

— Облагается ли НДФЛ компенсация при увольнении по соглашению сторон?
— Когда лучше брать отпуск в начале месяца или в конце?

Работнику был предоставлен отпуск авансом, а после этого он уволился. При увольнении работодатель вправе удержать часть излишне полученных сотрудником отпускных из его доходов, но не свыше 20%. Оставшиеся суммы работник может возвратить добровольно. Тут и возникает излишне удержанный налог.
Если работнику ошибочно была выплачена большая сумма пособия за больничный лист. В такой ситуации ФСС не примет указанные суммы к зачету. Придется пересчитывать пособие, а также НДФЛ. Излишне выплаченные деньги нужно будет удерживать из доходов (если была допущена счетная ошибка) или просить сотрудника вернуть суммы добровольно.
Когда работнику полагаются стандартные налоговые вычеты, однако он нарушил сроки предоставления подтверждающих документов. Тогда нужно будет пересчитывать налоговую базу по налогу на доходы физ. лиц с начала года. Здесь также может появиться излишне удержанный налог.
Если работнику предоставляется имущественный вычет, но не с самого начала года. В таком случае понадобится пересчитать доходы работника с начала года, а также вернуть налог, уплаченный излишне.
Когда в компании трудится иностранный сотрудник, имеющий на это патент. В данной ситуации возвратить излишне удержанный налог придется, когда налоговый орган предоставит уведомление о праве на снижение НДФЛ с доходов иностранца на размер фиксированных авансовых платежей. Оно поступит тогда, когда работодатель начнет выплачивать иностранному сотруднику зарплату.
Если НДФЛ удерживался из дохода, не подлежащего налогообложению, или ошибочно рассчитывался по более высокой ставке.

Что делать, если есть переплата по НДФЛ?

Если из дохода налогоплательщика были удержаны суммы сверх нормы, то по ст. 231 (п. 1) НК РФ, налоговый агент должен возвратить их. Для этого работодатель не более, чем в течение десяти рабочих дней с даты выявления недоплаты, должен проинформировать работника об излишнем удержании НДФЛ, а также о величине самой суммы.

Уведомление (сообщение) составляется в свободной форме, так как налоговым законодательством не устанавливаются бланки. Такой документ направляется плательщику налога. Чтобы не думать, как правильно составить уведомление об излишне удержанной сумме налога, можно скачать или посмотреть образец.

Скачать образец уведомления сотруднику об излишне удержанной сумме НДФЛ

Скачать бланк уведомления работнику об излишне удержанном НДФЛ

Согласно п. 1 Письма № 03-04-06/6-112, то, как будет направлено уведомление должно быть заранее согласовано с его получателем.

Важно! Возврат излишне удержанных сумм налога следует обязательно отразить в справках 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, а также в документах бухгалтерского учета.

Заявление от работника на возврат суммы

Чтобы сотруднику вернуть переплату, ему нужно предоставить налоговому агенту заявление. Порядок передачи документа организация может установить самостоятельно.

Скачать образец заявления от работника на возврат удержанной суммы НДФЛ

Срок предоставления заявления составляет три года с даты уплаты налога. Если время было упущено, то налоговый агент вправе не возвращать сумму.

В заявлении работнику следует прописать реквизиты расчетного счета, на который работодатель переведет денежные средства. Дело в том, что возврат излишне выплаченной суммы производится по безналу.

Важно! Установленного бланка заявления не существует, поэтому физическое лицо может составить его произвольно или воспользоваться образцом работодателя.

Пример:

Зубов П.П. работает в ЗАО «Юридическая азбука». В апреле 2022 года он получил материальную помощь в сумме 3 000 рублей. С января по март матпомощь не выплачивалась.

Бухгалтер ошибочно исчислила и удержала НДФЛ со средств матпомощи. Через пару дней она увидела ошибку, пересчитала сумму налога и определила, сколько нужно вернуть работнику. В этот же день работника проинформировали об ошибке и о величине суммы к возврату.

Зубову П.П. пришлось написать заявление, чтобы ЗАО «Юридическая азбука» возвратило ему неправильно удержанную величину налога.

Как вернуть переплату?

После того, как налоговый агент получил от плательщика налога заявление, он должен вернуть неправильно удержанную сумму НДФЛ в трехмесячный срок. В противном случае, придется выплатить работнику проценты на несоблюдение срока возврата.

Проценты будут насчитываться за каждый день просрочки. Процентная ставка составит актуальную ставку рефинансирования ЦБ РФ. Переплата налога в 2020-2021 года будет возвращаться по аналогичной системе.

А можно ли не возвращать сумму, а просто уменьшить размер НДФЛ с доходов плательщика, у которого появилась переплата? Да, можно. На это указывается в Письме № 03-04-06/4-342.

Если налоговый агент не может вернуть переплаченный налог в допущенный срок, то ему нужно подать заявление в ИФНС, попросив в нем вернуть излишне уплаченную денежную сумму на протяжении десяти дней со дня обращения к нему работника.

К заявлению должны быть приложены документы, фиксирующие факт переплаты, а также выписка из регистра налогового учета за период, в котором случилась переплата. Плательщику налога подавать заявление на его возврат повторно не надо.

Кроме того, работодатель вправе не ждать, пока суммы возвратятся из бюджета, а вернуть переплату по налогу за счет своих средств.

Важно! Переплату по НДФЛ можно вернуть либо засчитывать в счет ожидаемых платежей в течение трех лет.

Уплата НДФЛ, который забыли удержать

Бывает такое, что с сотрудника забыли удержать НДФЛ. В таком случае, порядок действий определяется особенностями ситуации.

Как уплатить налог, который не удержали?

Налоговый период по НДФЛ равняется одному календарному году. Как же быть, если, к примеру, в июне 2021 года не удержали налог и заметили это только в сентябре этого же года? При этом сотрудник все это время продолжал трудиться и получать зарплату.

Нужно пересчитать налог за прошедший период и удержать его из ожидаемых доходов работника. При этом необходимо проинформировать сотрудника о том, что зарплату он получит меньше обычного, а, если нужно, то предоставить ему расчеты.

Здесь организация успевает доначислить, а также удержать налог в нынешнем налоговом периоде, то есть до первого марта 2022 года. В такой ситуации, нужно пересчитать сумму НДФЛ за квартал, а недостающую сумму перечислить до его окончания. Также необходимо внести изменения в 6-НДФЛ и отправить корректирующий отчет (форма 6-НДФЛ), прописав в нем номер корректировки, а также правильную сумму.

Другое дело, если налог забыли удержать за несколько месяцев. К примеру, бухгалтер предпринимателя насчитывал работникам зарплату и удерживал с них налоги.

Вам также будет интересно:

— Может ли профсоюз оплатить путевку в санаторий?
— Нужно ли регистрировать трудовой договор в налоговой инспекции РФ?

Потом бухгалтер уволился, а предприниматель, не зная особенностей бухгалтерской работы, по ошибке не насчитывал налог, а просто выдавал сотрудникам зарплату.

В такой ситуации, возможно, придется удерживать НДФЛ из заработка работника неоднократно, так как законом запрещается забирать у трудящегося свыше 50% дохода.

Как быть, если не удержали налог за предшествующий год?

Предположим, что об ошибке, допущенной в сентябре 2021 года, работодатель узнал лишь после первого марта 2022 года. В такой ситуации на организацию будет начислен штраф, а налог придется уплатить сотруднику. Согласно закону, работодатель вправе удерживать НДФЛ лишь в текущем налоговом периоде.

В подобных ситуациях работодатель, как правило, понимает, что забыл удержать налог, когда ему приходит штраф. Тогда требуется пересчитать НДФЛ, а также проверить правильность расчета и оплатить штраф. Также нужно внести изменения в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и направить эти документы в налоговую службу.

Что делать, если налог удержать забыли, а работник уже уволился?

По ст. 226 НК РФ (п. 5), если на протяжении налогового периода невозможно удержать с дохода плательщика налога исчисленную сумму НДФЛ, то работодатель должен до первого марта следующего года в письменной форме проинформировать об этом ФНС, а также плательщика налога. В ФНС следует направить справку 2-НДФЛ с отметкой «2». Эта цифра указывается, когда удержать НДФЛ невозможно.

Сотрудники налоговой инспекции сами проинформируют бывшего работника организации о необходимости внесения налога.

Ответственность за неполное внесение НДФЛ

НК РФ за неполное удержание и/или перечисление суммы налога устанавливается штраф в размере 20% от недоимки (п. 1 ст. 123 НК РФ). Правда, в п. 2 данной статьи есть оговорки, при которых налоговый агент от ответственности освобождается.

Проще говоря, если он исполнит свою обязанность по внесению налога до того, как недоимку обнаружит ИНФС, то штраф платить не придется.

Итоги

Таким образом, действия работодателя при неправильной уплате налога зависят от того, когда была обнаружена ошибка. В любом случае, выявив неправильное удержание налога, нужно исправить ситуацию как можно быстрее, следуя установленному порядку.

Источник: «Юридическая азбука»