Должен ли уволенный сотрудник попадать в СЗВ-М?

Из статьи вы узнаете:

Правильное ведение персонифицированного учета и своевременная сдача отчетности – прямая обязанность любого работодателя. Чтобы соблюсти все требования, предъявляемые к отчетным формам, нужно следить за всеми изменениями в законодательстве и понимать, как правильно применить их на практике. При том нередко у кадровых работников возникают частные вопросы – например, о том, должен ли уволенный сотрудник попадать в СЗВ-М, и как правильно оформить этот документ при расторжении трудового договора?

СЗВ-М в 2023 году: новые правила сдачи отчетности

Вам также будет интересно:

— Отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении: правила выдачи
— Оплата больничного после увольнения пенсионеру

С 2023 года отчет по форме СЗВ-М отменили – сдавать форму за январь не придется. Последний период, за который нужно отчитаться по указанной форме – декабрь 2022 года. По общему правилу, устанавливающему сроки сдачи отчетности, передать его в СФР нужно было не позднее 15 января 2023 года. В связи с тем, что эта дата выпала на воскресенье, срок сдачи отчетности был увеличен – кадровики могли отправить документ до 16 января 2023 года.

В 2023 году на смену СЗВ-М пришел новый отчет, содержащий персонифицированные сведения о физлицах. Единая форма заменила несколько отчетов, которые ранее кадровики сдавали в ПФР и ФСС. Теперь сведения нужно передавать в налоговую – налоговики обработают информацию и самостоятельно передадут ее в СФР для дальнейшей работы.

Тем не менее, расскажем о правилах заполнения СЗВ-М до 2023 года – пока никаких принципиальных изменений в порядок составления отчетности не внесли, а, значит, заполнять единую форму на уволенных сотрудников работодатели будут так же, как и раньше заполняли отдельные отчетные документы.

Отчетная форма СЗВ-М на уволенных сотрудников: содержание и правила сдачи

СЗВ-М – это отчетный документ, в который включаются сведения о работниках, застрахованных в системе пенсионного страхования. Страхователем является работодатель – он же подает отчетность в уполномоченный госорган (до 2023 года – ПФР).

Отчет сдавался ежемесячно – поэтому и возникает вопрос: нужно ли включать уволенного сотрудника в отчет за тот месяц, в котором трудовые отношения были расторгнуты?

Ответ на него однозначен – да, включать сведения об уволенном сотруднике в СЗВ-М необходимо. Эта отчетная форма должна содержать сведения обо всех сотрудниках, с которыми у работодателя в отчетном месяце был заключен трудовой договор – при этом неважно, доработал сотрудник этот месяц до конца, или нет (ч. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Это правило действует и в том случае, если фактически в отчетном месяце работник не работал – например, находился на больничном или оформил отпуск с последующем увольнением. Дело в том, что последним рабочим днем увольняющегося сотрудника является день увольнения – до этого момента он считается сотрудником компании (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Пример:

Петровичев А.П. ушел в отпуск с последующим увольнением 23 января 2023 года. Последний рабочий день – 19 февраля 2023 года, но работодатель рассчитал сотрудника и выдал ему трудовую книжку еще перед отпуском – в январе 2023 года. Но даже в такой ситуации, учитывая тот факт, что в феврале 2023 года у Петровичева А.П. рабочих дней не было, его необходимо включить в СЗВ-М за февраль.

Как передать СЗВ-М уволенному работнику?

СЗВ-М сдается не только в СФР – работник, расторгнувший трудовые отношения с работодателем, должен получить на руки копию документа. При этом, в нем, в отличие от документа, который сдается в госорган, сведений о других работниках быть не может – эта информация является персональными данными и разглашению третьим лицам не подлежит. Отдать СЗВ-М работнику нужно в день увольнения.

Факт передачи справки работнику стоит зафиксировать документально – это избавит от возможных проблем, которые могут возникнуть при проведении проверки со стороны контролирующих органов. Это можно сделать разными способами – причем неважно, каким именно: главное, чтобы кадровому работнику было удобно вести учет:

документ можно передать под роспись – при этом сотрудник самостоятельно составляет расписку о получении в свободной форме;
можно составить СЗВ-М в двух экземплярах: один передается работнику, а второй, с отметкой о вручении, остается в отделе кадров;
можно завести журнал учета выданных документов – в нем каждый сотрудник, получивший отчетную форму, должен проставить дату ее получения, а также свою роспись.

Итоги

Итак, с января 2023 года отчетная форма СЗВ-М перестала существовать: ей на смену пришла новая, единая форма, содержащая персонифицированные сведения о физлицах, состоящих в трудовых отношениях с организацией-работодателем. Последний раз кадровики должны были отчитаться по форме СЗВ-М за декабрь 2022 года – это нужно было сделать до 16 января 2023 года. При этом сведения об уволенных сотрудниках всегда включались в отчетность за тот месяц, в котором был расторгнут трудовой договор – такие требования к отчетности устанавливало действующее законодательство.

Источник: «Юридическая азбука»