Должен ли работодатель оплачивать дорогу к месту работы и обратно?

Из статьи вы узнаете:

Работа в шаговой доступности от дома – большая редкость: обычно работникам приходится регулярно добираться до рабочего места на собственном или общественном транспорте. Если работник – вахтовик, поездка до работы на разных видах транспорта (автомобилем, поездом и даже самолетом) может занять несколько дней. При этом возникает вопрос – должен ли работодатель оплачивать дорогу к месту работы и обратно, и как такие расходы отражать в налоговом учете?

Дорога на работу: что должен работнику работодатель?

Законодателем обязанность работодателя по обеспечению транспорта для поездок из дома и домой не предусмотрена – это значит, что добираться до работы работники должны самостоятельно и за свой счет. Более того, нет в Трудовом кодексе и нормы, обязывающей оплатить дорогу к месту работы трудящихся, которые работают вахтовым методом.

Обязательной компенсации подлежат только расходы на оплату проезда к месту прохождения командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). Кроме того, заплатить придется работникам, разъездной характер работы которых прописан в трудовом договоре. Оплатить могут как билеты на общественный транспорт (автобус, поезд, самолет), так и расходы на топливо, использованное для поездки на личном или служебном транспорте.

При этом законодатель не запрещает работодателю оплачивать дорогу на работу и с работы по собственной инициативе – работодатель может заложить соответствующие расходы в свой бюджет. Главное в такой ситуации – правильно учесть эти расходы и рассчитать налоги.

Обычно организация доставки работников осуществляется одним из следующих способов:

перевозка на транспорте, принадлежащем компании;
компенсация расходов на оплату такси или общественного транспорта;
заключение договора на оказание транспортных услуг со сторонней организацией, занимающейся пассажирскими перевозками.

Если работник не хочет пользоваться помощью работодателя, он может обеспечивать свою доставку самостоятельно – законодатель не обязывает его добираться до работы и уезжать с нее на транспорте, организованном силами работодателя.

Расходы на оплату транспорта и налог на прибыль: учитывать или нет

В общем случае расходы, которые работодатель понес на организацию доставки работников, при налогообложении не учитываются – на это указывает Минфин в своем письме от 16.04.2019 № 03-03-07/26913. Но есть исключения – расходы можно учитывать в том случае, если они:

включаются в состав расходов на обеспечение работы предприятия – в этом случае потребуется подтвердить, что доставка работников обусловлена особенностями функционирования производства: например, непрерывным графиком работы или удаленностью производственной площадки от остановок общественного транспорта;
предусмотрены положениями действующих трудовых и коллективных договоров.

Таким образом, учесть расходы можно лишь в том случае, если они входят в состав расходов, понесенных работодателем на оплату труда. Если же расходы не предусмотрены локальной документацией предприятия и имеют исключительно социальную направленность, учесть при расчете размера налога не получится.

Налогообложение доходов, полученных работников в виде компенсации стоимости проезда к месту работы и обратно

В том случае, если работодатель принял решение о необходимости оплаты расходов на организацию доставки работников к рабочему месту и обратно домой, ему потребуется организовать налогообложение компенсаций, направленных на оплату поездок работника.

Дело в том, что компенсация расходов на дорогу (даже в том случае, если работодатель берет на себя решение всех организационных вопросов, связанных с поиском и арендой транспорта, а также осуществляет расчеты с компанией, занимающейся пассажирскими перевозками) в целях налогового учета признается доходом работника. Это значит, что работодатель (который по отношению к работнику является налоговым агентом) должен удержать с выплаченной компенсации НДФЛ.

Единственное исключение, позволяющее избежать налогообложения, по мнению Минфина (см. письмо от 07.09.2015 № 03-04-06/51326) заключается в следующем: выплаченная компенсация не является экономической выгодой работника в том случае, если его доставка до работы силами работодателя обусловлена удаленностью организации от маршрутов общественного транспорта, и работнику просто не на чем добираться до работы. В подобной ситуации НДФЛ с суммы выплат удерживать не нужно.

Нужно ли уплачивать страховые взносы с компенсации транспортных расходов?

Вам также будет интересно:

— Должен ли работодатель просить согласия работника на сверхурочную работу?
— Как правильно считать время прогула?

Перечень доходов, с которых страховые взносы не уплачиваются, приведен в ст. 422 НК РФ. Компенсации расходов работников на дорогу к работе в нем нет – это значит, что с выплат на транспорт работодатель должен рассчитать и перечислить страховые взносы в обычном порядке, установленном законодательством (см. письмо Минфина от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093).

Компенсация расходов на дорогу к месту отдыха для отдельных категорий работников

Говоря про оплату расходов сотрудников на дорогу к месту работы, нельзя не отметить один частный случай, при котором работодатель действительно обязан за свой счет оплатить транспортные расходы работника.

В соответствии с положениями ст. 325 ТК РФ, лица, работающие на Крайнем Севере (а также в приравненных к нему местностях) один раз в два года, находясь в отпуске, могут выехать за пределы региона, в котором они трудятся, за счет работодателя. Причем работодатель должен компенсировать транспортные расходы не только самого работника, но и неработающих членов его семьи (как несовершеннолетних детей, так и мужа или жены). Подробнее о порядке и правилах назначения такой компенсации можно прочитать в разъяснениях Роструда на сайте онлайнинспекция.рф.

Итоги

Итак, оплачивать проезд работника к месту работы и обратно работодатель не обязан – ни в общем случае, ни при работе сотрудника вахтовым методом. Работодатель вправе по собственной инициативе взять на себя расходы на доставку персонала на предприятие и обратно, но в этом случае такие обязательства стоит прописать в коллективном договоре – так расходы можно учесть при расчете размера налогооблагаемой прибыли. При этом важно не забыть об удержании НДФЛ с выплаченной компенсации – налоговики считают подобные выплаты доходом работника, подлежащем налогообложению в общем порядке.

Источник: «Юридическая азбука»