Чтобы довести до руководства факт отсутствия одного из сотрудников на работе, составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте. О том, как выглядит этот документ, и как его правильно составить, расскажем в статье.
Что такое докладная записка, и когда ее нужно писать?
Докладная записка составляется на любое нарушение – подробнее рассмотрим особенности ее подготовки в том случае, если работник по какой-либо причине не пришел на работу.
Отсутствие на рабочем месте в течение 4 и более часов без уважительных причин считается прогулом – за подобное нарушение работника можно уволить даже в том случае, если раньше он дисциплину не нарушал. Если продолжительность отсутствия была меньше – например, 2 часа, и к дисциплинарной ответственности ранее работник не привлекался, уволить его не получится. А вот объявить выговор или сделать замечание работодатель может – при повторном нарушении трудового режима работника могут и уволить.
Так как сотрудник отсутствует на работе, к докладной записке прикладывается акт о его отсутствии на рабочем месте. Непосредственный руководитель работника (или иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями) готовит эти документы и передает их на рассмотрение директору организации.
На основании докладной записки от работника можно потребовать письменное объяснение причин, по которым он нарушил трудовую дисциплину. Если он откажется от дачи таких объяснений, работодатель должен составить соответствующий акт. Докладная в сочетании с актом об отсутствии на рабочем месте и с объяснительной запиской (или с актом об отказе от дачи объяснений) хранятся в отделе кадров в качестве подтверждения правомерности взыскания, примененного к работнику.
Чем докладная отличается от других видов записок?
Записки, которые пишутся в ходе работы любого предприятия, бывают разных видов:
- докладная;
- служебная;
- объяснительная.
Служебная записка составляется для того, чтобы передать какую-либо информацию или просьбу от одного лица к другому. Объяснительная записка содержит объяснения по поводу обстоятельств сложившейся ситуации – как правило, ее пишет работник, в отношении которого была написана докладная записка.
Как составить докладную записку?
Вам также будет интересно:
— Можно ли уволить за опоздание на работу?
— Как оформить сотрудника на работу в ИП: пошаговая инструкция для официального трудоустройства работников
Форма и содержание докладной записки, указывающей на то, что работника нет на рабочем месте, законодательством не определены. Составляя ее, ответственный сотрудник должен руководствоваться общими правилами документооборота, действующими на предприятии, а также определенными требованиями к ее содержанию – перечислим основные из них.
В докладной записке обязательно нужно указать:
- Ф.И.О. и должность составителя;
- Ф.И.О. и должность лица, которому адресован документ;
- место составления документа;
- наименование документа;
- описание обстоятельств ситуации, из-за возникновения которой появилась необходимость в составлении записки;
- Ф.И.О. и должность лица, совершившего дисциплинарное нарушение, в отношении которого составляется записка;
- время, в течение которого нарушитель отсутствовал на рабочем месте – это позволит точно квалифицировать совершенное работником дисциплинарное нарушение;
- дату составления документа.
Докладную записку подписывает ее составитель, после чего документ передается на рассмотрение руководителю организации.
Здесь вы можете скачать образец докладной записки и бланк, с использованием которого вы сможете составить собственный документ быстро и без ошибок.
Составляется документ исключительно в письменном виде – устное сообщение о том, что работник не пришел на работу, докладной не является. При этом то, как составлен документ, не имеет никакого значения – его можно написать от руки или подготовить на компьютере. Бланк документа также может быть любым – составитель может использовать как фирменный бланк организации, так и обычный лист бумаги формата А4.
Как адресат реагирует на полученную докладную записку?
Докладная об отсутствии работника на рабочем месте подается руководителем подразделения на имя директора предприятия. После изучения информации, изложенной в записке, а также содержания всех прилагаемых к ней документов (актов, объяснительной записки и пр.) директор принимает решение о применении/неприменении к нарушителю мер дисциплинарного воздействия. Это решение он излагает в виде резолюции, наносимой непосредственно на записку. Подписанный документ передается в отдел кадров.
На основании полученных документов отдел кадров готовит приказ (в том случае, если принято решение о применении дисциплинарного взыскания). В приказе указывается основание для его издания, Ф.И.О. работника, к которому применяется взыскание, а также выбранный руководством вид взыскания.
Итоги
Итак, если работник отсутствует на рабочем месте (причем продолжительность времени отсутствия значения не имеет), его непосредственный руководитель должен сообщить об этом директору предприятия. Для этого составляется докладная записка – в ней указываются сведения о работнике, который нарушил режим работы, а также продолжительность времени, в течение которого он отсутствовал на рабочем месте. К докладной записке прикладывается акт об отсутствии работника на работе, а также объяснительная, в которой он описывает причины нарушения трудовой дисциплины (или акт отказа от дачи объяснений – в том случае, если работник писать объяснительную не хочет). На основании этих документов руководство выносит решение о наказании, применяемом к работнику.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
