Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образцы

При заключении трудового договора предполагается, что новый сотрудник будет в полном объеме выполнять свои трудовые функции. Но уже в скором времени некоторые подчиненные начинают работать «спустя рукава». Для того чтобы поставить руководство в известность, подается докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. В связи с чем рассмотрим подробнее, что представляет собой указанная записка и как она составляется.

Что такое докладная записка?

Небрежное отношение работника к своим трудовым функциям ведет к снижению эффективности бизнес-процессов и производительности предприятия в целом. Большинство работодателей в силу объективных причин не могут персонально контролировать работу каждого подчиненного. Для того чтобы своевременно уведомить руководство об инциденте, пресечь непрофессиональное поведение сотрудника и привлечь его к ответственности, подается докладная записка.

О том, что такое докладная записка не сказано в положениях ТК РФ. Тем не менее, соответствующий термин можно найти в Инструкции по делопроизводству утв. Постановлением ЦИК № 321/1831-6 от 20.01.2016 г.

Он поясняет, что докладная записка фактически представляет собой вид документа, используемый в служебном делопроизводстве «по вертикали», то есть между нижестоящим и вышестоящим должностным лицом для быстрого обмена данными и оперативного принятия разного рода решений. Так, в нашем случае такая записка применяется для информирования начальства о невыполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником.

Что такое невыполнение должностных обязанностей?

Перед тем как приступить к составлению должностной записки следует разобраться, что понимается под «невыполнением должностных обязанностей». Соответствующие разъяснения отсутствуют в положениях ТК РФ. Однако их можно найти в п. 35 Постановления Пленума ВС РФ № 2.

Согласно этому документу, таковым является отказ от выполнения работы без уважительных причин или ненадлежащее ее исполнение. Как отмечает суд, это может выражаться в нарушении правил трудового распорядка в организации, должностной инструкции, пунктов трудового договора, приказов, инструкций и распоряжений работодателя, а также иных локальных актов и требований законодательства РФ.

Подобный непрофессионализм сотрудника может выражаться в следующем:

• отсутствие на рабочем месте, нарушением может считаться преждевременный уход с работы или, наоборот, систематические опоздания;
• невыполнение работы по причине изменения норм труда;
• отказ от медосмотра, если его прохождение обязательно для допуска к трудовой деятельности, например, для работы в больнице медсестра должна иметь действующую медкнижку, также как и учитель в школе;
• отказ от обучения и проверки знаний по охране труда в рамках действующего законодательства, например, согласно порядку, установленному Постановлением Правительства № 2464 от 24.12.2021 г., обучение по ОТ придётся проходить не всем сотрудникам, а лишь руководителям и их замам, например, пройти учебу и сдать экзамен должен главный бухгалтер, руководитель отдела кадров или юридического отдела.

При составлении докладной записки следует помнить, что о невыполнении должностных обязанностей можно говорить в том случае, если соответствующие обязанности прямо закреплены в трудовом договоре или должностной инструкции за некоторыми исключениями.

Как составить докладную записку?

В действующем законодательстве отсутствуют нормы, указывающие на то, как должна оформляться докладная записка. Поэтому каждая организация разрабатывает подходящий шаблон документа самостоятельно. В некоторых случаях, лица, ответственные за подготовку шаблона, используют ГОСТ Р 7.0.97-2016, являющийся своего рода стандартом, в котором определены правила составления организационно-распорядительных документов, как в бумажном, так и в электронном виде. Допускается написание записки от руки, но обычно используется печатный текст.

Как правило, докладная записка выглядит следующим образом:

• шапка документа — традиционно она располагается в правом верхнем углу документа, в ней указываются:
  • Ф.И.О. и должность руководителя, которому адресуется документ, например, Директору МДОУ № 5 «Ягодка»;
  • наименование компании;
  • информация о составителе записки, а именно, его Ф.И.О. и должность, например, Николаева А.С., старший воспитатель;

• наименование документа, в заголовке, который располагается по центру, указывается «Докладная записка…» и кратко основание ее составления — «…о нарушении трудовой дисциплины», заголовок также можно выделить более крупным и жирным шрифтом;
• суть документа, основной блок докладной записки должен кратко и информативно излагать сведения о произошедшем нарушении трудовой дисциплины, это могут быть данные:
  • о дате и времени нарушения;
  • о сотруднике, который допустил инцидент;
  • сведения о том, в чем конкретно заключалось нарушение трудовой дисциплины, например, это может быть неявка на работу без объяснения причин;
  • просьба к руководителю применить к нарушителю дисциплинарные меры ответственности со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, так, в связи с допущенным проступком может быть предложено: отстранить сотрудника от работы, объявить выговор, провести разъяснительную беседу, например, формулировка может быть следующей «Прошу объявить выговор менеджеру Петровой Т.А в соответствии со ст. 192 ТК РФ», а также, можно упомянуть, что нарушение является повторным;

• дата оформления докладной записки и номер документа;
• личная подпись составителя документа и ее расшифровка.

Образцы документов

Рассмотрение докладной записки

Перед передачей докладной записки в канцелярию для регистрации в журнале и присвоения ей исходящего номера, необходимо тщательно проверить документ на предмет возможных ошибок и неточностей.

После того, как секретарь зарегистрирует докладную записку в журнале и присвоит ей исходящий номер, она будет передана адресату. Руководитель, получив документ, должен будет внимательно ознакомиться с его содержанием и сутью обозначенной проблемы. А также, он должен будет принять соответствующее решение в виде резолюции. Она проставляется непосредственно на документе.

Например, она может выражаться в необходимости:

• указать на необходимость проведения служебной проверки;
• запросить объяснительную записку от предполагаемого нарушителя;
• опросить очевидцев инцидента из числа коллег;
• совершить прочие действия.

Что указать в объяснительной записке?

В рамках ст. 193 ТК РФ, для того чтобы применить дисциплинарные меры ответственности, работодатель обязан запросить у работника объяснительную в письменном виде. Причем подчиненный должен ее предоставить не позднее 2 дней с даты получения соответствующего распоряжения. Если сотрудник откажется ее написать, то этот факт отражается в специальном акте и не является препятствием для вынесения санкций, предусмотренных законом.

Сотрудник должен ответственно отнестись к составлению объяснительной записки, поскольку в значительной степени, от ее содержания будет зависеть то, какое решение примет руководитель. Важно, чтобы причины невыполнения работником должностных обязанностей руководство могло расценить, как уважительные. Это позволит избежать привлечения к дисциплинарной ответственности.

Документ составляется в одном экземпляре и в свободной форме.

Привлечение к ответственности

Для того чтобы привлечь подчиненного к дисциплинарной ответственности важно уложиться в месячный срок. Точкой его отсчета является день, когда стало известно о нарушении. Об этом говориться в ст. 193 ТК РФ.

Если руководитель, рассмотрев докладную записку, принял решение об организации служебной проверки, то в ее рамках будут проводиться следующие мероприятия:

1. При обнаружении инцидента, составляется акт в присутствии двух свидетелей из числа коллег. В документе описывается конкретное нарушение, и приводятся все обстоятельства его совершения.
2. С предполагаемого нарушителя будет истребована объяснительная записка. При отказе от ее предоставления, оформляется соответствующий акт в присутствии свидетелей.
3. Руководство рассматривает и оценивает все собранные материалы, а также принимает решение о вынесении наказания или отказе от него;
4. Составляется и издается приказ, если принято решение о применении дисциплинарного наказания.

Доказательствами произошедшего инцидента могут быть показания свидетелей, объяснения работника, который обвиняется в нарушении, видеозаписи с камер наблюдения, данные с пропускного пункта.

Непосредственно приказ о дисциплинарном наказании составляется в произвольном виде, поскольку унифицированной формы этого документа в нормативно-правовых актах нет. Далее руководитель должен ознакомить работника с содержанием готового приказа под подпись. Важно, чтобы из составленного документа было понятно, кто и на кого наложил санкции, вид наказания, а также правовые основания их применения.

Согласно ст. 192 ТК РФ, в зависимости от тяжести проступка, на человека могут быть наложены следующие виды наказаний:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Например, если уборщицей было допущено невыполнение должностных обязанностей, которое выражалось в прогуле или уход домой после обеденного перерыва до окончания смены, то работодатель вправе сделать ей замечание или выговор.

Также, следует подчеркнуть, что отсутствие на смене свыше 4 часов подряд образует специальное основание для дисциплинарного увольнения по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК. При условии, что у сотрудника нет уважительных причин для прогула работы. Кроме того, причиной для расторжения трудовых отношений может послужить наличие ранее наложенного на работника дисциплинарного наказания.

Итоги

Уклонение от выполнения должностных обязанностей, которое может выражаться в игнорировании требований начальства, преждевременном уходе с работы, систематических опозданиях и прочих проступках, неизбежно ведет к снижению эффективности бизнес процессов и производительности предприятия. Для того чтобы проинформировать вышестоящее руководство о подобных инцидентах и рассмотреть вопрос о привлечении работника к ответственности, подается докладная записка. Она составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Только вместе с объяснительной запиской, актами, составленными по всем правилам, докладная записка может являться основанием для наложения дисциплинарного взыскания.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный