Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Каждый работодатель, принимая на работу нового сотрудника, рассчитывает на то, что он будет не только выполнять свои обязанности, но и соблюдать трудовую дисциплину. Если же в коллективе оказывается человек, не готовый разделить установленные стандарты и ценности компании, в отношении него обычно применяются дисциплинарные меры. Для своевременного оповещения руководства о поведении сотрудника, чаще всего используется докладная записка. В связи с чем рассмотрим подробнее, что такое докладная записка о нарушении трудовой дисциплины и как ее составить.

Образцы документов

Что такое докладная записка?

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины представляет собой официальный документ, который используется во внутренних коммуникациях организации. Как правило, она подается начальником подразделения с целью доведения до руководства сведений о ненадлежащем поведении работника и событиях, непосредственно связанных с трудовыми отношениями.

По мнению юристов, предметом этого вида служебных записок могут быть только события, имеющие отношение к выполняемым в рамках трудового договора обязанностям.

Иными словами, документ должен описывать факт, повлиявший на выполняемую работу, например, пресловутое нарушение сотрудником правил охраны труда, систематические опоздания и прочие проступки. Кроме того, в записке может быть изложено предложение о привлечении нарушителя к ответственности.

Следует отличать докладную от объяснительной записки, цель которой объяснить руководству совершения того или иного действия, произошедшего события. Она составляется работником по распоряжению начальства.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины, как правило, подается рядовыми сотрудники компании из числа коллег либо начальником подразделения, в котором числится провинившийся работник. В некоторых организациях обязанность своевременно уведомлять руководство о нарушениях закрепляется во внутренних актах.

Записка передается руководителю официально, через секретаря, который должен ее зарегистрировать.

Для чего нужна докладная записка?

Чаще всего поводом для подачи докладной является нарушение трудовой дисциплины.

Под ней понимается неисполнение или ненадлежащие исполнение сотрудником обязанностей, которые на него возложены. На практике это может выражаться в выполнении действий, которые противоречат требованиям внутренних регламентов и инструкций компании, трудовому договору и закону.

Например, докладная записка может быть нужна, если было выявлено:

• нахождение на предприятии в рабочее время в состоянии алкогольного (или любого другого) опьянения;
• прогул, то есть отсутствие сотрудника в течение всей рабочей смены либо свыше 4 часов подряд;
• опоздание на работу, как и преждевременный уход домой, если сотрудник не пришел в установленное время на работу и не появился на ней через 4 часа после начала смены, это следует рассматривать, как прогул;
• отказ от прохождения обязательных медосмотров, если нет действующего медзаключения, указывающего на отсутствие противопоказаний к трудовой деятельности, некоторые категории сотрудников не могут быть допущены к работе;
• неправомерная растрата или порча имущества работником, которому оно было доверено работодателем;
• пренебрежение трудовыми обязанностями, это может выражаться в том, что подчиненный игнорирует работу или не прикладывает необходимые усилия для ее выполнения;
• разглашение тайны (коммерческой, государственной и прочей), которую работник обязался сохранять, например, работник с умыслом или без такового, может допустить утечку секретов производства конкурентам предприятия;
• уклонение сотрудника без веских причин от прохождения обучения и сдачи экзаменов, обязательных для допуска к работе.

Нарушение трудовой дисциплины может сводиться не только к опозданиям, прогулам, употреблению алкоголя на смене, но и в иных проступках. Например, в умышленном обсчете покупателей, курении в неотведенных для этого местах, организации застолья на рабочем месте, хищении личных вещей коллег, обман руководства компании, передаче электронного пропуска третьим лицам, неправильно отгруженной продукции.

Порой для наказания работника за подобные факты нарушения трудовой дисциплины недостаточно только устного осуждения. Чтобы привлечь человека к дисциплинарной ответственности, необходимо письменно проинформировать руководителя подразделения или компании о совершенном проступке. Для этого и подается докладная записка.

Как правильно составить?

Прежде чем приступить к оформлению докладной записки, заинтересованное лицо должно правильно оценить ситуацию. Иногда вполне можно обойтись предварительным предупреждением о том, что поведение работника является неприемлемым и у него есть шанс на исправление.

В случаях, когда работник должен быть непременно привлечен к дисциплинарной ответственности, докладная записка является самым распространенным способом доведения информации до руководства.

В отличие от многих других документов, имеющих юридическую силу, составление докладной записки не требует использования фирменного бланка. Для ее составления достаточно листа бумаги формата А4. Писать можно собственноручно, но лучше всего подготовить печатный вариант.

Любая докладная должна включать в себя следующие сведения:

1. Наименование адресата, то есть Ф.И.О и должность руководителя. Например, Директору ООО «Вектор» Петрову С.Н.
2. Данные автора докладной записки. Следует обозначить его Ф.И.О, должность, структурное подразделение, в котором он трудится. Допускается изложение этих данных в конце документа.
3. Место составления. Обычно указывается только город.
4. Название документа. Традиционно указывается в центре листа. Отметка о приложении, если таковое имеется.
5. Дата и подпись (желательно с расшифровкой) инициатора докладной записки.

Условно содержание записки можно разбить на три абзаца, которые должны один за другим включать в себя следующие сведения:

• причины, послужившие написанию докладной записки, в данном случае, могут быть перечислены факты нарушения трудовой дисциплины. Пример: довожу до вашего сведения, что 22 ноября 2022 г. охранник Николаев С.А, допустил нарушение трудовой дисциплины. А именно, явился на работу в 8:40, то есть с опозданием на 40 минут  и в состоянии алкогольного опьянения;
• оценка произошедшего инцидента, в частности, можно указать, что произошедшее событие является прямым нарушением трудовой дисциплины, а также, можно сделать акцент на том, что сотрудник не предъявил оправдательных документов и письменного объяснения, порой, опоздание на работу может являться следствием несчастного случая или болезни, второй абзац вполне может отсутствовать в документе;

• составителем докладной предлагаются варианты применения к провинившемуся сотруднику тех или иных мер ответственности, так, можно:
  • изложить просьбу о проведении служебной проверки по факту нарушения;
  • предложить объявить выговор или иное дисциплинарное взыскание с занесением в личное дело;
  • рекомендовать провести с подчиненным разъяснительную беседу;
  • привести просьбу о принятии соответствующих мер реагирования;
  • иные действия, которые можно предпринять к нерадивому работнику.

Кроме того, при подготовке документа необходимо учитывать некоторые нюансы:

1. Докладная записка должна быть составлена корректно.
2. Ее автор обязан ссылаться только на известные объективные факты.
3. Составителю следует избегать эмоциональной окраски и уничижительных выражений.
4. Сам текст должен быть разборчивым и кратким.

После того, как документ будет готов, стоит еще раз прочитать и проверить содержание на предмет возможных ошибок.

После того как документ будет оформлен и подписан, его необходимо передать секретарю для регистрации в стандартном журнале учета документации либо в электронной автоматизированной системе. После этого документ будет передан на исполнение.

Меры ответственности

Резолюция руководителя компании на докладной записке является поводом для применения мер реагирования по факту нарушения трудовой дисциплины. В частности: проведения служебной проверки, издания актов, приказов, привлечения к ответственности.

Например, алкогольное опьянение работника на смене, подтвержденное объяснением, актом и свидетельствами очевидцев из числа коллег, служит законным основанием для наложения дисциплинарного взыскания в рамках ст. 192 ТК РФ.

Для того чтобы издать приказ о наложении взыскания, на основании докладной записки руководитель должен в рамках служебного расследования определить, являются ли действия работника, о которых идет речь в докладной записке, дисциплинарным проступком.

Для этого ему придется:

1. Взять объяснение с работника по факту случившегося.
2. Опросить свидетелей инцидента.
3. Потребовать от сотрудника прохождения медосвидетельствования. Например, заключение врача может потребоваться, если автор записки настаивает на то, что работник находился на смене в состоянии алкогольного опьянения.
4. Принять решение об отстранении подчиненного от работы, если это необходимо на время осуществления служебной проверки.
5. Объективная оценка всех собранных сведений по факту допущенного работником нарушения.
6. Принятие решения о дисциплинарном наказании или об освобождении работника от ответственности.
7. Издание приказа о привлечении к ответственности, если сотрудник был признан виновным.

Объясняется это тем, что докладная записка представляет собой официальный документ, имеющий правовые последствия. Однако она не содержит нормы трудового права или сведения, непосредственно касающиеся трудовой деятельности сотрудника. Соответственно, по правилам ст. 22 ТК РФ, начальник не обязан знакомить с ее содержимым подчиненного.

Согласно ст. 192 ТК РФ, к нарушителю могут быть применены следующие санкции:

• замечание — объявляется за незначительные эпизоды нарушения трудовой дисциплины;
• выговор — считается более строгой мерой, которая применяется за серьезные проступки, например, выговор может быть наложен за опоздание на работу или прогул, если имеется непогашенный выговор, то есть наложенный менее года назад, то новое наказание может служить поводом для прекращения трудовых отношений;
• увольнение — самое серьезное наказание, которое может последовать за систематическое нарушение трудовой дисциплины либо однократный грубый проступок, таковым может быть распитие алкогольных напитков на работе, хищение имущества работодателя.

При выборе наказания работодателю нужно учитывать степень вины рабочего, ущерб, причиненный его действиями (либо бездействием). Любая дисциплинарная санкция может рассматриваться только как разумный и соразмерный проступку ответ.

Следует помнить, что никаких иных мер, кроме тех, что предусмотрены ст. 192 ТК РФ, работодатель не вправе применять к работнику. Например, докладная записка, поданная начальнику, не может являться законным поводом для депремирования, денежного штрафа или иного «наказания рублем».

Фактически, получив записку, работодатель должен ее рассмотреть, и предоставить отправителю письменный ответ. Сведения, изложенные в докладной, могут стать поводом для инициирования служебной проверки. Применить к сотруднику дисциплинарное наказание, руководствуясь только докладной запиской, управленец не вправе.

Как ответить на докладную записку?

В ответ на докладную записку работодатель, опираясь на ст. 193 ТК РФ, обычно требует от сотрудника предоставление объяснительной. Для ее составления подчиненному отводится 2 рабочих дня.

В ней работник может попытаться подробно изложить ту информацию, которая опровергает сведения, указанные в докладной записке либо  оправдывает действия работника. Так, уважительными причинами для опоздания на работу или прогула могут быть:

• сбой в работе автобусов или иного общественного транспорта, например, из-за аварии;
• невозможность вовремя прибыть на работу из-за стихийного бедствия;
• обращение сотрудника за медпомощью по причине болезни или травмы;
• вызов по повестке;
• иное основание.

Важно, чтобы доводы работника были подкреплены соответствующими документами. Таковыми могут быть: справка из ГИБДД, повестка из правоохранительных органов, медзаключение, номер электронного больничного листа.

При отказе предоставить объяснительную, составляется соответствующий акт. При этом ее отсутствие никак не повлияет на возможность привлечения к дисциплинарной ответственности.

Итоги

Таким образом, докладная записка, это своего рода инструмент, позволяющий своевременно информировать начальство о нарушении трудовой дисциплины кем-либо из работников. При ее составлении докладчику следует опираться на нормы ТК РФ, положения коллективных соглашений, должностных инструкций и прочих внутренних документов компании. Лучше всего отталкиваться от конкретного пункта нормативно-правового акта, том числе локального, который нарушил сотрудник.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный