Журнал регистрации приказов по основной деятельности в 2024 году: скачать бесплатно образец заполнения, пример, форма, срок хранения, в школе

Из статьи вы узнаете:

Текущая деятельность каждого российского предприятия сопровождается изданием множества приказов, распоряжений и прочих внутренних актов. Ориентироваться в большом количестве бумаг помогает журнал регистрации приказов по основной деятельности. В ней уполномоченное лицо, например, секретарь компании, регистрирует учетные данные организационно-распорядительных документов. Рассмотрим подробнее, как оформляется этот документ.

Для чего ведется журнал регистрации

Книга учета приказов по основной деятельности позволяет вести регистрацию всех внутренних документов коммерческого предприятия или бюджетного учреждения, например, в школе. Кроме того, посредством ведения такой книги, можно эффективно систематизировать информацию и оптимизировать работу с бумагами, например:

выяснить общее количество зарегистрированных приказов того или иного вида;
произвести быстрый поиск необходимого распорядительного акта;
установить факт издания руководством конкретного приказа.

К слову, приказы по основной деятельности требуются для координации работы компании, таковыми могут быть приказы:

о создании обособленного подразделения предприятия;
об утверждении нового штатного расписания;
об утверждении той или иной должностной инструкции;
о проведении инвентаризации имущества;
об аттестации персонала;
об утверждении правил, положений, различных нормативно-правовых актов;
об обеспечении служащих форменной одеждой и обувью;
о закупке оборудования.

Таким образом, издаваемые руководством приказы по своим видам могут быть самыми разными: финансовыми, обеспечительными, нормативными. Следует отметить, что приказами по основной деятельности также являются приказы о назначении на должность лиц, упомянутых в уставе организации. Это могут быть гендиректор, главбух и тому подобное.

От приказов по основной деятельности следует отличать приказы по личному составу. Если первые требуются для функционирования организации в целом, то вторые касаются только кадровой политики организации и составляются, как правило, на конкретного сотрудника. В частности, это могут быть: приказ о переводе, увольнении либо перемещении подчиненного, приказ о премировании или, наоборот, наложении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, такая информация в книге приказов по основной деятельности не учитывается.

Форма документа

Форма книги учета приказов по основной деятельности законодательно не утверждена, поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает подходящую форму регистра.

Скачать заполненный образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности

Книгу учета целесообразно начать вести уже в начале деятельности организации, поскольку в этот период утверждается множество важнейших внутренних документов, которые необходимо зарегистрировать должным образом.

Вести книгу учета можно традиционно на бумажном носителе либо в электронном формате.

При первом варианте книгу необходимо пронумеровать, прошить, а также поставить оттиск печати организации, если таковая имеется. При этом обязательно указываются количество прошитых и пронумерованных листов.

Лицо, ответственное за ведение книги, должно заверить ее своей подписью. Подчистки и замазки спецсредствами запрещены. Исправления вносятся путем зачеркивания и внесения правильной записи с подписью работника в той же графе. Все сведения о приказах следует хранить в книге в хронологическом порядке, что делает поиск нужной информации легче.

Вам также будет интересно:

— Приказ о ношении масок из-за коронавируса на рабочем месте (о введении масочного режима на предприятии): образец
— Как проверить наличие электронной трудовой книжки у работника

Если же книга ведется в цифровом виде с помощью специальных программ, например, Excel, то дублировать на бумажном носителе ее не придется, если соответствующего указания нет в нормативно-правовом акте организации. Цифровая форма позволяет ускорить процесс поиска нужной информации. Она целесообразна при текучке кадров на предприятии, а также при значительном документообороте.

Порядок оформления

Как правило, стандартный журнал регистрации имеет обозначенную ниже структуру.

1) Титульный лист:

наименование организации, приказы которой будут учитываться в книге;
название документа;
дата начала и окончания заполнения сведений в книге учета;
должностное лицо, ответственное за заполнение книги, например, архивариус, кадровик или же делопроизводитель, оно может указываться как внизу, так и с обратной стороны титульного листа.

2) Основная часть. Обычно она оформляется в табличном виде. В ней содержатся:

регистрационный номер;
дата внесения сведений в книгу;
краткое содержание приказа, например «О вступлении в должность гендиректора»;
данные о лице, подписавшем приказ, а именно, его должность и Ф.И.О;
исполнитель приказа;
примечание.

Для удобства по желанию руководства организации, в книгу учета могут быть введены дополнительные графы.

Следует отметить, что подобные регистры заводятся руководством организации на календарный год. При ведении электронной книги, ответственное за ее ведение лицо, должно обладать ЭЦП, иначе говоря, электронной подписью.

После заполнения бумажной книги учета, она не выбрасывается, а передается в архив. Срок хранения регистра прописывается в локальных актах предприятия. При этом период хранения книги учета не может быть ниже срока хранения приказов руководства.

Таким образом, все приказы по основной деятельности организации должны регистрироваться в журнале регистрации, которую также принято называть журналом учета. Ее допускается вести не только в традиционном бумажном варианте, но и в электронном формате, например, в Excel. Оформляется книга учета в произвольном виде, при этом перечень сведений, которые указываются в документе, определяется по усмотрению руководства организации.

Грамотное заполнение журнала регистрации приказов по основной деятельности позволяет максимально быстро осуществлять поиск необходимой информации. Работодатель должен принимать во внимание, что запись в книге учета должна подтверждаться наличием приказа в бумажном виде. Если же приказ отсутствует, а запись в книге учета о нем имеется, то следует оставить соответствующую отметку в графе «Примечание».

Источник: «Юридическая азбука»