Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец 2021 года

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 3 мин.

Журнал регистрации приказов по основной деятельностиТекущая деятельность каждого российского предприятия сопровождается изданием множества приказов, распоряжений и прочих внутренних актов. Ориентироваться в большом количестве бумаг помогает журнал регистрации приказов по основной деятельности. В ней уполномоченное лицо, например, секретарь компании, регистрирует учетные данные организационно-распорядительных документов. Рассмотрим подробнее, как оформляется этот документ.

Для чего ведется журнал регистрации

Книга учета приказов по основной деятельности позволяет вести регистрацию всех внутренних документов коммерческого предприятия или бюджетного учреждения, например, в школе. Кроме того, посредством ведения такой книги, можно эффективно систематизировать информацию и оптимизировать работу с бумагами, например:

  • выяснить общее количество зарегистрированных приказов того или иного вида;
  • произвести быстрый поиск необходимого распорядительного акта;
  • установить факт издания руководством конкретного приказа.

К слову, приказы по основной деятельности требуются для координации работы компании, таковыми могут быть приказы:

Таким образом, издаваемые руководством приказы по своим видам могут быть самыми разными: финансовыми, обеспечительными, нормативными. Следует отметить, что приказами по основной деятельности также являются приказы о назначении на должность лиц, упомянутых в уставе организации. Это могут быть гендиректор, главбух и тому подобное.

От приказов по основной деятельности следует отличать приказы по личному составу. Если первые требуются для функционирования организации в целом, то вторые касаются только кадровой политики организации и составляются, как правило, на конкретного сотрудника. В частности, это могут быть: приказ о переводе, увольнении либо перемещении подчиненного, приказ о премировании или, наоборот, наложении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, такая информация в книге приказов по основной деятельности не учитывается.

Форма документа

Форма книги учета приказов по основной деятельности законодательно не утверждена, поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает подходящую форму регистра.

Книгу учета целесообразно начать вести уже в начале деятельности организации, поскольку в этот период утверждается множество важнейших внутренних документов, которые необходимо зарегистрировать должным образом.

Вести книгу учета можно традиционно на бумажном носителе либо в электронном формате.

При первом варианте книгу необходимо пронумеровать, прошить, а также поставить оттиск печати организации, если таковая имеется. При этом обязательно указываются количество прошитых и пронумерованных листов.

Лицо, ответственное за ведение книги, должно заверить ее своей подписью. Подчистки и замазки спецсредствами запрещены. Исправления вносятся путем зачеркивания и внесения правильной записи с подписью работника в той же графе. Все сведения о приказах следует хранить в книге в хронологическом порядке, что делает поиск нужной информации легче.

Если же книга ведется в цифровом виде с помощью специальных программ, например, Excel, то дублировать на бумажном носителе ее не придется, если соответствующего указания нет в нормативно-правовом акте организации. Цифровая форма позволяет ускорить процесс поиска нужной информации. Она целесообразна при текучке кадров на предприятии, а также при значительном документообороте.

Порядок оформления

Порядок оформления журнала регистрации приказов по основной деятельностиКак правило, стандартный журнал регистрации имеет обозначенную ниже структуру.

1) Титульный лист:

  • наименование организации, приказы которой будут учитываться в книге;
  • название документа;
  • дата начала и окончания заполнения сведений в книге учета;
  • должностное лицо, ответственное за заполнение книги, например, архивариус, кадровик или же делопроизводитель, оно может указываться как внизу, так и с обратной стороны титульного листа.

2) Основная часть. Обычно она оформляется в табличном виде. В ней содержатся:

  • регистрационный номер;
  • дата внесения сведений в книгу;
  • краткое содержание приказа, например «О вступлении в должность гендиректора»;
  • данные о лице, подписавшем приказ, а именно, его должность и Ф.И.О;
  • исполнитель приказа;
  • примечание.

Для удобства по желанию руководства организации, в книгу учета могут быть введены дополнительные графы.

Следует отметить, что подобные регистры заводятся руководством организации на календарный год. При ведении электронной книги, ответственное за ее ведение лицо, должно обладать ЭЦП, иначе говоря, электронной подписью.

После заполнения бумажной книги учета, она не выбрасывается, а передается в архив. Срок хранения регистра прописывается в локальных актах предприятия. При этом период хранения книги учета не может быть ниже срока хранения приказов руководства.

Таким образом, все приказы по основной деятельности организации должны регистрироваться в журнале регистрации, которую также принято называть журналом учета. Ее допускается вести не только в традиционном бумажном варианте, но и в электронном формате, например, в Excel. Оформляется книга учета в произвольном виде, при этом перечень сведений, которые указываются в документе, определяется по усмотрению руководства организации.

Грамотное заполнение журнала регистрации приказов по основной деятельности позволяет максимально быстро осуществлять поиск необходимой информации. Работодатель должен принимать во внимание, что запись в книге учета должна подтверждаться наличием приказа в бумажном виде. Если же приказ отсутствует, а запись в книге учета о нем имеется, то следует оставить соответствующую отметку в графе «Примечание».

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *