Электронная трудовая книжка: образец заполнения 2021

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 5 мин.

Заполнение электронной трудовой книжкиВ 2020 году в России стартовал переход работодателей на электронный способ учета информации о трудовой деятельности персонала. Речь идет о пришедших на смену традиционным трудовым книжкам их цифровых аналогов. Несмотря на то что возможность определиться с формой трудовой книжки появилась год назад, и часть россиян к началу 2021 г. отказались от бумажного варианта, у многих работодателей остались вопросы по практическому применению электронных трудовых. Рассмотрим подробнее, как выглядит грамотное заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК).

Изменения в законодательстве

Переход на электронные трудовые книжки стал возможен со вступлением в силу закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, который внес изменения ст. 66.1 ТК РФ. Новый документ не имеет физического носителя, вместо этого он выполнен в цифровом формате.

Организациям и ИП, официально использующим наемную рабочую силу, был отведен срок до 30 июня 2020 года уведомить персонал об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся электронного учета трудовой деятельности служащих.

Вместе с тем работодателям предписывалось проинформировать сотрудников о том, что их перевод на электронную трудовую книжку является добровольным. Иными словами, законодатель оставил возможным сохранение бумажного варианта документа при желании работника.

При этом, согласно букве закона, работодатель извещает о переходе на ЭТК только основных работников. Физлиц, трудящихся на предприятии по совместительству оповещать не нужно. Тем не менее администрация предприятия все же обязана передавать информацию о трудовой деятельности физлиц, работающих по совместительству в ПФР по установленной форме СЗВ-ТД.

Следует отметить, что если законодатель предоставил срок гражданам до 31.01.2020 года для подачи заявки администрации предприятия, где они трудятся, о переходе на ЭТК или сохранении прежней бумажной версии, то для лиц, впервые трудоустраивающихся в 2021 году, была оставлена возможность только цифрового варианта документа.

Как заполнять электронную трудовую книжку?

Как заполнять электронную трудовую книжкуЭТК представляет новую форму учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже рабочего в информационной системе ПФР. Фактически она заменяет собой традиционную трудовую книжку и включает в себя всю ту же информацию, что и бумажный документ, только в цифровом виде. Таким образом, правила заполнения электронных трудовых книжек предполагают передачу в ПФР сведений о трудовой деятельности рабочего, содержащихся в ст. 66.1 ТК РФ. Они включают в себя:

  • персональные данные физлица;
  • место трудоустройства;
  • трудовая функция, предусмотренная договором;
  • переводы на прочую постоянную работу, если таковые имелись;
  • увольнение со ссылкой на причину, которая послужила расторжению трудовых отношений.

Важно, что работодатель или же уполномоченное им должностное лицо, например, кадровик, бухгалтер или иной специалист, вносит указанные сведения в информационную систему не самостоятельно. Он лишь отправляет информацию о служащем в ПФР в виде отчетов. Для этого была утверждена специальная форма — СЗВ-ТД. Бланк был утвержден постановлением Правления ПФР № 730п. от 25.12.2019 г.

В данный формуляр вносятся все те же сведения, что традиционно указываются в бумажном документе при ведении кадрового учета. Например, если сотрудник был уволен, то в бланке придется указать не только основание расторжения трудовых отношений, но и привести ссылку на соответствующую статью ТК РФ, а также реквизиты приказа об увольнении.

Вдобавок Минтруд разъяснил правила заполнения электронных трудовых книжек. Так, в ведомстве уточнили, что с 07.03.21 г. вступил в силу закон (речь идет о п. 2 и п. 3 ст. 12 закона №27-ФЗ от 01.04.1996 г.) позволяющий гражданам лично обращаться в ПФР с заявлением для добавления данных об их трудовой деятельности, которая ими осуществлялась до 01.01.2020 г.

Иными словами, всех тех сведений, которые были указаны работодателем в бумажной трудовой книжке до обозначенной даты.

Как заполнить и отправить СЗВ-ТД?

Следует отметить, что в настоящее время для заполнения СЗВ-ТД работодатель может использовать программу «1С Зарплата и управление персоналом 8». При работе с ЭТК сдавать отчетность в Пенсионный фонд можно также в СБИС.

Пример:

Для того чтобы передать в ведомство отчет СЗВ-ТД в многофункциональной системе СБИС онлайн, необходимо:

  • в разделе «Отчетность/Пенсионный» создать отчет «СЗВ-ТД»;
  • если кадровый учет на предприятии ведется в системе СБИС, то необходимый отчет кадровик можно создать из документов «Прием на работу», а также «Увольнение»;
  • в разделе «Реквизиты» необходимо удостовериться в правильности отчетного периода (месяц за который в ПФР передаются сведения, а также год) и регистрационного номера, который был присвоен страхователю по ОПС;
  • перейти в раздел «Сотрудники» и нажать на «+Сотрудник» для добавления работников;
  • далее нужно заполнить сведения о каждом добавленном работнике. Для этого кадровик должен нажать на соответствующую фамилию, а также о кадровых мероприятиях — приеме на работу, увольнении, переводе и так далее;
  • в конце следует удостовериться в правильности заполнения отчета, а после отправить в ПФР.

Кроме того, в отчете СЗВ-ТД имеется пункт, которого нет в бумажной версии трудовой книжки — отметки о подаче сотрудником заявления, касающегося выбора подходящей формы учета сведений о его трудовой деятельности.

После отправления отчета работодатель в течение одного дня получит уведомление о его доставке в ПФР. Если отчет будет принят, то из Пенсионного фонда в течение 3 дней придет положительный протокол. При наличии ошибок работодатель получит уведомление об отказе. В данном случае ему придется в течение 5 дней исправить недочеты и направить СЗВ-ТД заново.

Помимо двух названных выше систем некоторые работодатели предпочитают заполнять форму СЗВ-ТД в Контуре — программе, которая подходит для сдачи отчетности, как и предыдущие два продукта.

Как получить выписку?

Как получить выпискуСогласно ст. 66.1 ТК РФ, работник, который имеет официальный трудовой стаж, вправе в любое время по запросу получить из ЭТК сведения о своей трудовой деятельности, в том числе при увольнении. Выписка из электронной трудовой может понадобиться работодателю по месту нового трудоустройства, для банка при оформлении потребительского кредита, для получения различных социальных пособий.

Для того, чтобы получить сведения, хранящиеся в электронном реестре, можно воспользоваться несколькими способами, регламентированными указанной выше правовой нормой. В частности:

  1. По месту трудоустройства. Для этого сотруднику нужно обратиться в отдел кадров по месту работы с письменным или электронным заявлением. Последнее должно быть заверено цифровой подписью. В течение 3 дней запрошенный документ по форме СТД-Р будет выдан на руки или отправлен на электронную почту работника. Если, сотрудник увольняется, то руководитель должен предоставить ему выписку в последний рабочий день. В том случае, если физлицо не может забрать документ лично, то работодателю придется направить выписку заказным письмом.
  2. В МФЦ. Для получения необходимых сведений физлицо может обратиться в подразделение МФЦ. Результатом станет получение справки СТД-ПФР. Правом на оформление такой выписки имеет только Пенсионный фонд. Непосредственно у работодателя получить форму СТД-ПФР не получится.
  3. В ПФР. Документ выдается по запросу на бумажном или электронном носителе.
  4. Через портал Госуслуг. В данном случае сведения выдаются в виде электронного документа, который обязательно имеет УКЭП.

Следует отметить, что в ПФР работодателями подаются сведения не только об основных работниках, но и в отношении сотрудников, которые работают у них по совместительству.

Таким образом, электронная трудовая книжка содержит в себе все те же  сведения, что и обычная трудовая книжка. При этом информацию о работнике (в том числе совместителе) передает в ПФР непосредственно работодатель, отправляя для этого посредством специальной системы отчет по форме СЗВ-ТД. Поскольку вся информация хранится в электронном реестре Пенсионного фонда, любое лицо, имеющее трудовой стаж, вправе обратиться в ПФР с запросом для получения сведений о своей трудовой деятельности.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Пшеницына Оксана Валентиновна

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *