Согласие на обработку персональных данных сотрудника в 2024 году: скачать образец и бланк при приеме на работу, пример, награждение

Из статьи вы узнаете:

Согласие на обработку персональных данных сотрудника бывает необходимо при трудоустройстве на работу. И хотя этот документ был введен относительно недавно, он получил широкое распространение в России. Сегодня согласие на обработку персональных данных (ПД) требуется и в государственных, и в частных организациях.

Что значит «согласие на обработку ПД»?

Согласие на обработку персональных данных — это документ представляющий собой письменное разрешение, в котором гражданин дает свое согласие заинтересованному лицу на получение, хранение, использование и сбор персональных сведений. Однако это лишь одна сторона согласия. Помимо прочего, оно защищает интересы человека, не возражающего против обработки личной информации. В соответствии с соглашением, все данные могут использоваться только для определенных целей. С ними нельзя совершать действия, нарушающие нормы закона.

Чаще всего согласие требуется, когда:

родители устраивают ребенка в школу или детский сад;
при устройстве на работу;
при заключении договоров: кредитного, страхования и других.

Проще говоря, согласие необходимо везде, где человек передает личные документы либо документы лица, интересы которого он представляет.

Что понимается под термином «персональные данные»?

Закон определяет, что ПД является информация, имеющая прямое отношение к человеку как к физическому лицу.

Речь идет о:

ФИО;
месте, дате рождения;
сведениях паспорта, трудовой книжки и других личных документов;
определенных характеристиках личности.

Стоит отметить, что согласие требуется даже на информацию, которая не является конфиденциальной.

Все сведения, запрашиваемые для обработки ПД, делятся на виды:

общедоступные: ФИО, дата, пол, место рождения, гражданство и др.;
специальные: народность, вероисповедание, особенности здоровья, а также, в определенной степени, информация о месте занятости человека, его взаимоотношениях с законом, привычках и др.;
биометрические: физиологические характеристики гражданина, его внешние параметры и пр.

По закону, согласие строго необходимо тогда, когда оно затрагивает последние две категории, но чаще всего документ составляется в отношении информации, которая считается общедоступной.

Зачем нужно согласие на обработку данных при приеме на работу?

При трудоустройстве человек предоставляет работодателю свои личные бумаги: трудовую книжку, паспорт, СНИЛС, диплом об образовании, медицинскую книжку, военный билет. Как только эти документы оказываются на столе кадровика, они переходят в статус конфиденциальных, что обеспечивается главой 14 ТК РФ. Поэтому, чтобы обрабатывать сведения, в них содержащиеся, нужно взять с соискателя соответствующее согласие.

Вам также будет интересно:

— NDA или соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
— Увольнение после испытательного срока по инициативе работодателя

В таком документе должно быть указано, как, для чего и какая именно информация, полученная из документов сотрудника, будет использоваться. Все сведения, предоставленные работником, могут применяться только в служебных целях.

В шапке согласия указывают:

наименование работодателя;
сведения о сотруднике: ФИО, данные паспорта, сведения о месте проживания;
дату, места формирования документа.

В основной части прописывается:

о каких ПД идет речь;
для каких целей и что с ними нужно делать;
срок действия документа;
возможность его отзыва (в любом случае, она гарантирована по закону).

В согласии нужно прописать, что оно было написано добровольно и поставить подпись.

Чтобы понять, как выглядит согласие, можно посмотреть или скачать образец.

Скачать образец согласия на обработку персональных данных сотрудника организации

Скачать бланк согласия на обработку персональных данных сотрудника организации

Вправе ли работодатель передавать персональные данные (ПД) трудящегося

Законодательство допускает передачу ПД сотрудника работодателем как внутри фирмы, так и другим лицам. Однако для этого требуется соблюдение определенной процедуры. В противном случае, к работодателю могут применяться санкции.

Передача ПД внутри одной фирмы

Работодатель имеет право предоставлять ПД работника внутри организации другим людям в соответствии с локальным актом. Сотрудник должен поставить свою подпись об ознакомлении с внутренним документом (ст. 88 ТК РФ).

Передача ПД внутри организации обычно происходит от одного структурного подразделения к другому. Сюда не относятся случаи передачи ПД внутри группы компаний. Это уже равноценно передаче информации иным лицам.

В локальном акте нужно прописать:

порядок передачи ПД сотрудников;
цели и нюансы обработки информации;
подразделения, принимающие участие в обработке информации.

С таким локальным актом сотрудник должен ознакомиться под роспись при подписании трудового договора.

Важно! Локальный акт, устанавливающий порядок передачи ПД, должен быть не только у юр. лиц, но и у предпринимателей. Документы, регулирующие перемещение личной информации внутри организации, должны разрабатываться не только для сотрудников, но и для иных субъектов, например, соискателей и клиентов.

По ст. 88 ТК РФ, работодатель вправе предоставлять доступ к ПД трудящихся исключительно уполномоченным лицам. При этом такие лица должны обладать правом получать лишь те данные сотрудника, которые требуются для выполнения определенных функций.

Аналогичная норма предусматривается для передачи ПД представителям трудящихся. Согласно ст. 88 ТК РФ, работодатель должен передавать данные сотрудника представителям трудящихся в порядке, предусмотренном ТК РФ. Передаваемая информация должна быть ограничена только сведениями, востребованными для осуществления обозначенными представителями их функций.

В любой организации или у предпринимателя должны быть сотрудники, обладающие правом работать с персональной информацией коллег. Одного из них через приказ руководителя необходимо сделать ответственным за обработку ПД. Такой сотрудник должен формировать локальные акты, затрагивающие обработку ПД, а также следить за соблюдением персоналом положений, указанных в таких документах.

Назначение ответственного сотрудника помогает снизить нагрузку на кадровый отдел и снизить риски ответственности компании.

Иным работникам нужно выполнять обязанности по операциям с информацией. Как правило, полномочия возлагаются на кадровый отдел и бухгалтерию. Список определенных лиц нужно установить приказом либо локальным актом. В названных документах должен прописываться список ПД, которые может обрабатывать каждый сотрудник.

Если не установить ответственное за обработку информации лицо, то на организацию или ИП может быть наложен штраф. При повторном аналогичном нарушении, его размер окажется еще больше. Кроме того, придется компенсировать работнику, права которого оказались не соблюдены, моральный вред.

Передача ПД иным лицам

Вам также будет интересно:

— Положение о коммерческой тайне: готовый образец
— Как уволить сотрудника за разглашение коммерческой тайны в 2024 году?

По ст. 88 ТК РФ, работодателю нельзя без разрешения трудящегося сообщать его ПД третьей стороне, кроме ситуаций, когда это требуется, чтобы предотвратить угрозу жизни, здоровью трудящегося, а также в иных случаях, установленных законодательством.

В согласии работника на предоставление ПД третьему лицу должны быть прописаны реквизиты фирмы или предпринимателя, которой передаются данные работника, в том числе:

название организации или ФИО предпринимателя;
ОГРН или ОГРНИП;
индивидуальный номер налогоплательщика;
место расположения предпринимателя или фирмы.

Если трудящийся не дал своего разрешения, то передавать данные нельзя. Однако существуют исключения: передача информации в ПФР, налоговую службу, ФСС, а также в прокуратуру, ОВД, суд по их мотивированному согласию.

Не требуется получать согласие работника, если ПД необходимо передать в связи с исполнением им своей трудовой функции (пример: при планировании командировки, когда надо забронировать номер в отеле, приобрести билет на самолет и т.д.).

Другие случаи передачи информации без разрешения сотрудника — это не соблюдение закона.

Кроме того, работодателю нельзя сообщать ПД трудящегося в коммерческих целях, не получив на это его разрешение в письменном виде.

Важно! Руководитель обязан проинформировать лиц, получающих информацию о работнике, в том, что ею можно воспользоваться только в целях, для которых она сообщалась, и требовать от указанных лиц подтверждения того, что правило не нарушалось. Указанные лица должны придерживаться режима конфиденциальности.

Нарушение законодательства также грозит работодателю штрафом, а, возможно, выплатой компенсации морального вреда работнику.

Что делать, если сотрудник не хочет подписывать согласие?

По закону, согласие предоставляется только добровольно. Работодатель не вправе заставить трудящегося подписать указанный документ. По этой причине бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись на согласии. Как правило, это происходит из-за непонимания сути документа и опасений, что сведения попадут в руки недобросовестных людей.

Конечно, существуют ситуации, когда согласие сотрудника не требуется. Однако в большинстве случаев подписанный работником документ нужен для организации трудового процесса. Если человек не хочет его подписывать, то можно попробовать уговорить его, например, что ПД будут использоваться при награждении, создании адреса электронной почты, оформления подарков детям.

Важно! Работодатели обязаны информировать Роскомнадзор об обработке ПД, поступивших в их распоряжение (ст. 22 ФЗ № 152-ФЗ). Узнать, выполняет ли работодатель указанную обязанность можно на сайте федеральной службы.

Может ли работник отозвать согласие?

На основании ч. 2 ст. 9 ФЗ № 152-ФЗ, работник вправе отозвать свое согласие. Как правило, это происходит, если сотрудник считает, что работодатель нарушает его права по части обработки личной информации. Несмотря на это, оператор может продолжить обрабатывать ПД при наличии указанных в ч. 2 ст. 9 ФЗ № 152-ФЗ оснований.

Отзыв составляется в виде заявления, изложенного в свободной форме. В нем сотрудник просит завершить сбор, использование, обработку, хранение ПД и уничтожить полученную работодателем информацию.

Скачать образец заявления об отзыве согласия на обработку персональных данных работника

Итоги

Таким образом, согласие на обработку ПД необходимо во многих случаях. Информация, предоставленная работником работодателю, может использоваться только в рамках написанного документа. Работодатель должен соблюдать все законодательные требования, чтобы избежать ответственности.

Источник: «Юридическая азбука»