Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 5 мин.

Служебная записка о компенсации расходовЕсли работник потратил собственные денежные средства в интересах организации, то он вправе рассчитывать на возмещение затрат со стороны работодателя. Для реализации этой возможности составляется служебная записка о компенсации расходов.

Как правильно составить документ и что он должен содержать, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях работнику положена компенсация расходов?

В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.

В этом случае должно быть соблюдено два условия:

  1. Имущество используется в интересах работодателя.
  2. Работодатель согласен или поставлен в известность.

К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.

С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.

К основным видам компенсаций относят:

  • Возмещение расходов по командировке. При необходимости срочной и неотложной поездки по рабочим вопросам, бухгалтерия не всегда успевает вовремя перечислить сумму командировочных. После возвращения сотрудника составляется служебная записка на компенсацию затрат, в том числе на проезд. Заявление гражданин обязан подкрепить чеками и проездными документами;
  • Возмещение личных средств, направленных на покупку товаров или оплату услуг для фирмы. Например, затраты при закупке канцтоваров, на почту. В этом случае к служебной записке прикладывают квитанцию, счет-фактуру, копию доверенности, подтверждающей правомочия работника на закупку;
  • Компенсация за использование личного автомобиля и имущества в служебных целях. В данном случае положено возмещение расходов на бензин и на ремонт автомобиля. Если работа носит удаленный характер и связана с осуществлением телефонных звонков, то работодатель обязан компенсировать расходы на телефон и на мобильную связь;
  • Возмещение расходов на проезд в регион проведения отпуска (для организаций из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям).
Важно! Компенсация расходов гарантируется, если работник предоставит пакет документов, подтверждающих их совершение, а также при наличии верно составленной служебной записки.

Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.

Что такое служебная записка о возмещении затрат?

Что такое служебная записка о возмещении затратЦель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:

  1. Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
  2. На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
  3. На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.
Внимание! В каждом конкретном случае служебная записка оформляется по форме, утвержденной в организации. Может быть предусмотрен фирменный бланк.

Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.

Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.

Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.

Служебная записка должна быть написана с учетом требований:

  • изложение информации в деловом, официальном стиле;
  • сведения должны преподноситься кратко и четко;
  • не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;
  • обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.

После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.

Содержание служебной записки

Таблица №1. Структура служебной записки.

Пункты документа Что содержат
Преамбула Кому адресована Сверху в правом углу прописывается наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя, к которому обращается работник.
От кого ФИО и должность лица, составившего прошение.
Основной текст Название документа На странице посередине прописывается фраза «Служебная записка» с указанием подвида: о компенсации расходов.
Номер и дата регистрации Могут быть указаны после названия или слева в углу страницы.
Цели, на которые потрачены деньги Подробно описываются обстоятельства совершения трат, например, на обучение или на медкомиссию, с указанием точных дат и сроков прибытия и отбытия.
Сумма возмещения Прописывается точная сумма, подлежащая компенсации, которая устанавливается в ходе переговоров или фиксируется в трудовом договоре/доп. соглашении к нему.
Заключение Данные работника Фамилия, имя и отчество с расшифровкой, должность и подпись заявителя.

Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).

После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.

Основания отказа в компенсации расходов

Основания отказа в компенсации расходовВ некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:

  • расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
  • документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
  • приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
  • условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.

Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.

Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.

Важно! При отправке записки через специальную программу для отправки сообщений адресата и отправителя прописывать необязательно, сведения подгружаются автоматически.

Обмен электронными документами предполагает:

  • использование электронной подписи как отправителя, так и получателя документа после его рассмотрения;
  • использование программ, позволяющих производить регистрацию деловых бумаг в учетном журнале;
  • использование корпоративной почты при отсутствии специального программного обеспечения.

Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.

Таким образом, обратиться со служебной запиской за компенсацией расходов может только лицо, наделенное правом совершать траты в интересах и по поручению работодателя. Документальное подтверждение фактов, содержащихся в заявление – также обязательное условие. В противном случае, в выплате последует отказ.

Образцы документов

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 11

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

2 коммент. по статье “Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)

  1. С начальством согласовал поездку на своем личном автомобиле в командировку на 3 дня с компенсацией бензина. На обратном пути, к сожалению, попал в ДТП (виноват не я по заключению ДПС).

    Могу ли я по закону потребовать у руководства компенсацию на ремонт своего личного автомобиля?

    1. Дмитрий Алексеевич,

      Наниматель, причинивший ущерб имуществу своего работника, обязан компенсировать эти убытки. Однако притянуть работодателя к ответственности можно только в том случае, если причиненный ущерб стал результатом виновного противоправного поведения (ст. 233 ТК РФ).

      В вашей ситуации работодатель не виноват в ДТП. Применять следует общие принципы наступления материальной ответственности. А это значит, что обязанность по выплате компенсации лежит на лице, причинившем вред (ст. 1064 ГК РФ).

      Но нужно учесть один момент. Если работник по согласованию с руководством использует личное имущество в рабочих целях, работодатель должен компенсировать подчиненному эксплуатацию этой вещи, а также возместить сопутствующие расходы. Объемы возмещения определяются в письменном соглашении (ст. 188 ТК РФ). В этом соглашении стороны также могут предусмотреть обязанность работодателя возмещать убытки, которые работник понес при выполнении своей работы с использованием личного имущества.

      Другими словами, фирма не обязана компенсировать вам ремонт машины, если это прямо не предусмотрено заключенным между вами соглашением.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *