Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)

Если работник потратил собственные денежные средства в интересах организации, то он вправе рассчитывать на возмещение затрат со стороны работодателя. Для реализации этой возможности составляется служебная записка о компенсации расходов.

Как правильно составить документ и что он должен содержать, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях работнику положена компенсация расходов?

В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.

В этом случае должно быть соблюдено два условия:

1. Имущество используется в интересах работодателя.
2. Работодатель согласен или поставлен в известность.

К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.

С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.

К основным видам компенсаций относят:

• Возмещение расходов по командировке. При необходимости срочной и неотложной поездки по рабочим вопросам, бухгалтерия не всегда успевает вовремя перечислить сумму командировочных. После возвращения сотрудника составляется служебная записка на компенсацию затрат, в том числе на проезд. Заявление гражданин обязан подкрепить чеками и проездными документами;
• Возмещение личных средств, направленных на покупку товаров или оплату услуг для фирмы. Например, затраты при закупке канцтоваров, на почту. В этом случае к служебной записке прикладывают квитанцию, счет-фактуру, копию доверенности, подтверждающей правомочия работника на закупку;
• Компенсация за использование личного автомобиля и имущества в служебных целях. В данном случае положено возмещение расходов на бензин и на ремонт автомобиля. Если работа носит удаленный характер и связана с осуществлением телефонных звонков, то работодатель обязан компенсировать расходы на телефон и на мобильную связь;
• Возмещение расходов на проезд в регион проведения отпуска (для организаций из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям).

Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.

Что такое служебная записка о возмещении затрат?

Цель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:

1. Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
2. На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
3. На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.

Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.

Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.

Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.

Служебная записка должна быть написана с учетом требований:

• изложение информации в деловом, официальном стиле;

• сведения должны преподноситься кратко и четко;

• не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;

• обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.

После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.

Содержание служебной записки

Таблица №1. Структура служебной записки.

Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).

После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.

Основания отказа в компенсации расходов

В некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:

• расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
• документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
• приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
• условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.

Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.

Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.

Обмен электронными документами предполагает:

• использование электронной подписи как отправителя, так и получателя документа после его рассмотрения;
• использование программ, позволяющих производить регистрацию деловых бумаг в учетном журнале;
• использование корпоративной почты при отсутствии специального программного обеспечения.

Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.

Таким образом, обратиться со служебной запиской за компенсацией расходов может только лицо, наделенное правом совершать траты в интересах и по поручению работодателя. Документальное подтверждение фактов, содержащихся в заявление – также обязательное условие. В противном случае, в выплате последует отказ.

Образцы документов

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный