Служебная записка на командировку: образец 2025

Служебная записка о командировке составляется для того, чтобы подтвердить затраты сотрудника за период рабочей поездки. Единый образец этого документа законодательством не установлен, но каждая организация вправе подготовить свой шаблон и закрепить его в соответствующем локальном акте. Особенности направления работников в служебные командировки предусмотрены Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Для чего нужна служебная записка?

Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:

• работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
• работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.

И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.

Кроме этого, служебку составляют при необходимости продлить срок рабочей поездки. Задержка должна быть обусловлена уважительной причиной, например, отсутствием в продаже билетов на проезд, невозможностью выполнения задания в ранее запланированный срок.

В некоторых компаниях служебная записка составляется при направлении работника в командировку, то есть не по прибытии, а перед отправлением подчиненного. Закон этого не требует, но организация имеет право установить подобное правило в своих локальных актах.

Служебная записка удостоверяет следующее:

• факт нахождения откомандированного в том месте, куда его направило руководство;
• дату отъезда и приезда;
• сумму затрат работника.

Служебная записка нужна и для того, чтобы правильно рассчитать суточные, ведь из этого документа видно, сколько времени длилась поездка сотрудника.

Служебка по своему содержанию заменяет несколько документов, а именно командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненных задачах.

Как составить служебную записку?

Единой унифицированной формы служебной записки законодательством РФ не утверждено. Компания вправе разработать свой образец служебки, который будет использоваться ее работниками. Бланк можно оформить в качестве приложения к соответствующему внутреннему акту, например, к Положению о командировках.

Несмотря на то, что никаких нормативных требований не предусмотрено, при подготовке документа нужно учитывать общие правила оформления деловой документации, а также цель составления записки.

Вот пример структуры служебной записки о командировке:

1. Вступление или шапка – здесь указывается должность руководителя, его фамилия, имя и отчество, полное название организации в дательном падеже, а также должность, фамилия, имя и отчество командированного работника.
2. Основная часть – начинается с наименования документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА». Ниже указывается краткое содержание документа, например, «об организации командировки» или «отчет о командировании в Москву». Далее излагается обращение к руководителю. Здесь же нужно прописать детали поездки, например, дату отъезда и прибытия, цель командировки, характеристики используемого авто.
3. Заключение – в этом блоке необходимо перечислить приложения, которые прикреплены к отчету. В конце документа также проставляется дата его составления и подпись работника.

Готовую служебку подписывает руководитель организации. Бухгалтерия в свою очередь должна зафиксировать расходы сотрудника, указанные в записке. Это нужно для того, чтобы отчитаться перед налоговой службой и, если это требуется, компенсировать работнику понесенные им затраты.

Приложения

Если работник отчитывается о командировке, в которую он ездил на личном, служебном или арендованном автомобиле, к служебной записке нужно приложить бумаги, подтверждающие использование транспортного средства. В качестве таких документов используется путевой лист, а также различные кассовые чеки, квитанции и счета.

Командировка руководителя

Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.

При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.

В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:

• что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
• что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).

Рабочие поездки индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:

• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные;
• на оформление паспорта, визы;
• на оплату консульских и транзитных сборов.

Как учитывать выходные дни?

Если дата отъезда или возвращения приходится на выходной или праздничный день, оплата за этот день начисляется по двойному тарифу.

Командировки за границу

Работник, который прибыл из заграничной командировки, обязан подготовить служебную записку. К отчету нужно приложить копию паспорта с отметкой о пересечении границы.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный