Приказ на удержание из заработной платы подотчетных сумм в 2024 году

У работодателя есть право выдать подотчётному лицу некую сумму денежных средств для покупки чего-либо. У подотчётного лица есть обязанность вовремя отчитаться о расходах. Но бывают ситуации, когда обязанность не исполняется, и работодателю приходится издавать приказ об удержании подотчётных сумм из заработной платы.

Когда следует возвращать подотчётные суммы?

Деньги под отчёт сотруднику выдаются либо по его заявлению или по распоряжению руководства. При написании заявления стоит указать сумму средств к выдаче, срок, в течение которого будет предоставлен отчёт, подпись руководящего сотрудника, разрешившего выдать средства под отчёт. На основании заявления составляет приказ.

В последнем варианте, в распорядительном документе должен быть указан срок, на который выдаются деньги. С 30.11.2020 года, если возникла необходимость выдачи под отчёт разных сумм разным работником, нет необходимости составлять отдельный приказ на каждого подотчетника. Можно составить один распорядительный документ, в котором указать ФИО и должность каждого сотрудника и сумму денежных средств, которая ему выдаётся. Если сроки возврата везде различные, то и сроки указать.

В течение трех дней по истечении указанного временного промежутка, сотрудник обязан отчитаться о потраченных суммах. Если средства не были потрачены или потрачены не в полном объёме, излишек возвращается в кассу предприятия.

Дополнительно временный промежуток выдачи подотчётных средств и возврата в кассу или предоставления отчётности нужно закрепить в учётной политике или в отдельном локальном акте. Рекомендуется установить единый отрезок времени для всех сотрудников, имеющих право получать средства под отчёт. Тогда не будет путаницы ни у руководителей, ни у бухгалтерии.

Каков порядок возврата подотчётных сумму?

Есть несколько способов возврата выданных ранее подотчётных сумм:

• подотчётник заполняет форму авансового отчёта, предоставляет чеки по потраченным деньгам, излишек возвращает в кассу предприятия;
• у работника нет возможности вернуть неизрасходованные деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой об удержании;
• руководитель предприятия сам принимает решение о взыскании;
• начальство прощает долг.

У каждой ситуации есть свои нюансы, и руководство должно их учитывать.

Что делать, если средства вовремя не возвращены?

Существует 3 варианта развития событий:

1) Сотрудник не оспаривает возникший долг, пишет заявление об удержании из его зарплаты ранее выданных подотчётных сумм. Удержание проводится в добровольном порядке.

2) Работодатель принимает решение удержать ранее выданные под отчет суммы в принудительном порядке. Здесь возможны 2 ситуации:

• Работник не оспаривает решение начальства. Средства взыскиваются в течение месяца после истечения срока возврата. Составляется приказ, бухгалтерия выдаёт на руки зарплату за минусом суммы, за которую человек не отчитался.
• Работник не согласен с удержанием. Руководитель подаёт в суд. Тогда удержание можно произвести только на основании решения суда.

3) Начальство принимает решение о прощении долга. Нужно составить соглашение. Придётся корректировать налог на прибыль и НДФЛ.

Не возвращённые средства не являются доходом сотрудника – «подотчётника», подоходным налогом не облагаются. Но обязанность по удержанию НДФЛ возникает в следующих случаях:

1. Если руководство простит работнику долг по невозвращённым суммам.
2. Если срок исковой давности истечёт, а деньги не будут возвращены.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов, нужно внимательно следить за тем, чтобы сотрудники – «подотчётники» вовремя отчитывались по расходам и возвращали сдачу в кассу.

Добровольное удержание

Работник согласен с претензиями руководства. Он пишет заявление, в котором указывается невозвращённая подотчётная сумма. Она же удерживается из заработной платы в ближайшие дни. Можно единовременно взыскать всю сумму, если в заявлении не указано иное. Об этом сказано в Письме Роструда от 26.09.2012 года № ПГ/7156-6-1.

Если сумма велика, работник может попросить удерживать её частями. По договорённости с руководством такой вариант возможен. Кроме того, если невозвращённая сумма больше зарплаты за месяц, взыскать её технически всю нельзя – не более 20% от получаемых средств после налогообложения.

Принудительное взыскание

Решение о взыскании принимает начальство, уведомляет должника. Он может согласиться или не согласиться. Если он признаёт долг, руководство издаёт приказ. Средства удерживаются в течение месяца по истечении временного промежутка для возврата. Сотрудник ставит свою подпись на приказе и ремарку «согласен». Оспорить удержание в суде будет сложно.

Если же работник не согласен с предъявляемой ему суммой, у работодателя есть право обратиться в суд. Необходимо предоставить доказательства невозврата. Деньги взыскиваются в общем порядке, составляется приказ, в котором прописываются реквизиты решение суда.

При инициировании судебного разбирательства, несколько меняется порядок взыскания невозвращённых подотчётных сумм:

1. Подать иск в суд можно после истечения срока исковой давности. Но придётся дополнительно доказывать, почему данный срок был пропущен.
2. Законодательно установлен месячный срок для добровольного урегулирования спора о выплате задолженности. Отрезок времени начинает течь с момента окончания срока возврата средств. Как только месячный срок истечёт, а работник деньги не вернёт, бухгалтерия сразу же показывает отчисление суммы долга к доходам должника. В это время работодатель подаёт в суд. Также бухгалтерия начисляет НДФЛ и страховые взносы, но не удерживает их. Если предприятие суд проиграет, придётся делать корректировки, но незначительные.
3. Когда предприятие суд выиграет, в дату вступления решения суда в юридическую силу, удерживается подоходный налог, страховые взносы отражаются в отчетности.

Важно соблюсти порядок взыскания невозвращённых сумм, иначе сотрудник оспорит удержание в суде.

Прощение долга

Стороны могут договориться между собой и руководство простит долг. Составляется соглашение, его подписывают и работник, и работодатель. Невозвращённая сумма идёт в доход должника, на неё начисляется НДФЛ и страховые взносы.

Руководитель издаёт приказ о прощении долга.

Альтернатива – работник сам обращается к руководителю предприятия с письменным заявлением, в котором указывается просьба простить долг. Если начальство не имеет ничего против, заявление принимается в работу. Как только на заявлении появится резолюция руководителю, долг будет прощён, а невозвращенная сумма зачислена в доход должника. С этой даты необходимо удержать НДФЛ и рассчитать страховые взносы.

Как можно взыскать невозвращённую сумму с должника?

В ст. 137 ТК РФ прописано, что у начальства есть право взыскать невозвращённую вовремя сумму в течении одного месяца. Удержание происходит из заработной платы. Но просто так деньги не взыскать. Необходимо вынести приказ, ознакомить с ним должника, и только потом производить удержание.

Бухгалтерия, в свою очередь, отражает удержание и возврат в бухгалтерских документах. Нужно сделать правильные проводки, оприходовать вернувшуюся сумму денежных средств.

Как правильно составить приказ об удержании?

Составляется в произвольной письменной форме, устной формы распорядительного документа не предусмотрено. Рекомендуется составлять на фирменном бланке предприятия. Если такового нет, то можно на обычном листе формата А4. Можно составить приказ от руки, а можно распечатать на компьютере.

При оформлении распорядительного документа об удержании подотчётных сумму из заработной платы необходимо отразить следующую информацию:

1. О работодателе – название компании с указанием организационно-правовой формы, ИНН, КПП, ОКТМО, адрес, по которому зарегистрировано, и адрес, по которому фактически находится.
2. Название документа, порядковый номер, дата составления.
3. Текст приказа – здесь нужно отразить, что некий сотрудник (указать полностью ФИО, должность) не вернул некую сумму денежных средств (прописать цифрами, а затем прописью с указанием копеек).
4. Далее следует распоряжение начальства – некую сумму удержать из заработной платы, указать, когда были выданы деньги, на какие нужды.
5. Указать сотрудников, которые ответственные за исполнение приказа.
6. Дата составления.

Прочие нюансы

Выдача работнику некой суммы под отчёт не является для предприятия расходной операцией. То есть, излишек ранее выданных средств не относится к доходам предприятия, не требует корректировки налога на прибыль.

Если сотрудник долг не возвращает, суд не принял сторону работодателя, долг списывается. Он признаётся безнадёжным, и в налоговом учёте отражается в расходах внереализационного типа. Чтобы перевести невозвращённую сумму в разряд безнадёжной, нужно решение суда в пользу работника или документальное подтверждение истечения срока исковой давности.

Заключение

Выдача сумму под отчёт оформляется авансовым отчётом. В нём же отражаются деньги, возвращённые в кассу. Любое распоряжение работодателя оформляется в виде приказа, с которым подотчётник должен ознакомиться. Если речь идёт об удержании из заработной платы, то должник также должен поставить ремарку «согласен».

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный