Приказ о замене отпуска денежной компенсацией в 2025 году: образец приказа скачать, унифицированная форма, срок хранения, при увольнении, госслужба

Из статьи вы узнаете:

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а также дополнительные дни при наличии оснований. Для замены неиспользованной части законного отдыха денежной выплатой, нужен приказ о замене отпуска денежной компенсацией. В каких случаях он будет правомерен, как правильно составить и хранить документ, рассмотрим в статье.

В каких случаях можно и нельзя заменить отпуск денежной компенсацией?

Отпуск работника может состоять из двух частей – основной в 28 календарных дней и дополнительной, например, из-за вредных условий работы, ненормированного рабочего дня или выслуги лет на гражданской госслужбе.

На основании ст. 126 ТК РФ руководство организации имеет право произвести замену основного оплачиваемого отпуска на финансовую компенсацию в двух случаях:

При увольнении любого сотрудника независимо от причины расторжения трудового договора. В данном случае в окончательный расчет входит сумма за неиспользованные, но начисленные дни отпуска, в том числе основного (ст. 127 ТК РФ). Специальный приказ в этом случае не требуется.
При превышении гарантированного размера отпуска за счет того, что сотрудник не ходил в отпуск в предшествующие один или два года.

Важно! В процессе осуществления трудовых функций денежная замена отпуска возможна только в отношении дополнительной части отпуска, превышающей 28 дней. Замена основного отпуска, не предоставление отпуска на протяжении двух лет подряд – это грубые нарушения ТК РФ.

Заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией нельзя:

сотрудницам, ожидающим ребенка;
работникам, не достигшим 18 лет;
трудящимся на вредном или опасном производстве, участникам мероприятий по устранению последствий аварии на ЧАЭС.

Чтобы получить выплату, работник должен обратиться с письменным заявлением в отдел кадров. Предоставление компенсации – это право работодателя, а не его обязанность. Если принято положительное решение, то необходимо издать распоряжение, на основании которого бухгалтерия сделает расчет и произведет перечисление.

Особенности оформления приказа о замене отпуска

На законодательном уровне отсутствует унифицированная форма приказа о замене отпуска денежной компенсацией. Поэтому документ может быть составлен в произвольной форме, но с соблюдением требований к подобной документации.

Приказ можно написать собственноручно или напечатать на компьютере, использовать простой лист бумаги или фирменный бланк с заранее напечатанными реквизитами. Чтобы избежать ошибок, можно скачать образец приказа в конце статьи, составленный профессиональными юристами с учетом всех последних изменений в законодательстве.

Как правило, распоряжение подготавливают в одном экземпляре. При необходимости делают заверенные копии для заинтересованных структурных подразделений. Оригинал остается в отделе кадров, копия направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перевода денег.

Внимание! Чтобы во время проверок не возникало вопросов со стороны надзорных органов, в каждой организации необходимо разработать и утвердить локальным актом собственную форму приказа.

Что должен содержать приказ о замене отпуска денежной компенсацией в 2025 году?

Каждый приказ в сфере регулирования данного вопроса должен иметь единую структуру и в обязательном порядке содержать:

Официальное название организации и ее реквизиты. Данные берутся из учредительных документов, Устава.
Название, присвоенный номер, указание цели приказа;
Дату и место издания;
Основание для составления со ссылкой на нормы ТК РФ;
Фамилию, имя и отчество работника, пожелавшего заменить отпуск компенсацией;
Сведения о работниках, на которых возложена ответственность исполнять распоряжение и контролировать данный процесс;
Подписи директора организации и лиц, перечисленных в приказе, в знак подтверждения факта ознакомления с текстом документа.

Вам также будет интересно:

— Приказ о предоставлении отпуска работнику: образец
— Приказ о командировке: образец 2025 (скачать)

Подробная инструкция по составлению приказа о замене отпуска денежной компенсацией, приведенная ниже, поможет подготовить его быстро и правильно.

Как составить документ: поэтапная инструкция

После получения заявления на компенсацию от работника необходимо убедиться в законности его волеизъявления. Далее, если руководитель не возражает против замены, ответственному лицу поручается подготовка соответствующего распоряжения.

Последующие шаги:

На фирменном бланке или обычном листе бумаги сверху указать полное наименование предприятия. Если используется фирменный бланк, то реквизиты организации можно не прописывать, так как они уже присутствуют на документе.
Прописать название: «Приказ (распоряжение) № ____» с указанием цели издания «о замене части отпуска денежной компенсацией».
Присвоить номер в соответствии с имеющейся на предприятии системой учета подобных бумаг.
Указать дату и место составления приказа.

Вам также будет интересно:

— Увольнение в последний день отпуска: пошаговая инструкция 2025
— Увольнение по собственному желанию в период отпуска

Заполнить основную часть документа. Раздел начинается с указания причины издания приказа в следующей формулировке «В связи с …», а также основания – заявления работника с указанием его ФИО и ссылки на нормы законодательства о труде (ст. 126 ТК РФ).
Заполнить распорядительную часть, которая начинается со слова «Приказываю». Далее перечисляются условия возмещения – сколько дней подлежат компенсации, должность и ФИО лица, ответственного за расчет и выплату денежных средств, а также ФИО лица, ответственного за реализацию распоряжения.
Передать оформленный приказ на подпись директору.
Ознакомить с содержанием под роспись лиц, указанных в распоряжении, для этого должны быть предусмотрены специальные графы под строчкой «С приказом ознакомлены:». Подписи с расшифровками обязательны.

Внимание! Распоряжение, в котором отсутствуют подписи, не имеет законной силы и может быть опротестовано в надзорных инстанциях.

Если руководитель по какой-либо причине отсутствует, то правом подписи обладает назначенное им лицо.

Печать организации не является обязательным атрибутом подобных приказов, так как они являются внутренними локальными актами.

Регистрация, срок и условия хранения документа

Приказы, издаваемые руководителем, подлежат обязательной регистрации и учету. Это позволяет систематизировать документацию и облегчить поиск нужной в случае необходимости.

Для учета важных бумаг используют специально заведенный журнал. В него вносят название распоряжения с номером и датой издания. Хранится журнал учета у секретаря, юрисконсульта или начальника кадровой службы предприятия.

Срок хранения приказа определяется внутренними нормативными положениями каждой организации. Место хранения – отдел кадров. Если период хранения документов данного вида не зафиксирован, то его необходимо сохранять не менее трех лет. Впоследствии бумаги направляются в централизованный архив и хранятся там в соответствии с российским законодательством.

Таким образом, компенсировать деньгами основной ежегодный отпуск можно только при увольнении. Дополнительные дни отдыха по заявлению работника можно заменить на финансовую компенсацию. В этом случае работник должен не относится к особым категориям работников и написать заявление на имя руководителя.

Компенсацию производят на основании приказа, который может быть составлен в свободной форме, но должен содержать всю необходимую информацию и подписи заинтересованных лиц.