Приказ о праве подписи первичных учетных документов в 2024 году: образец, 402-ФЗ, за директора, за бухгалтера

Из статьи вы узнаете:

Первичные учетные документы – основа бухучета: важно, чтобы они были правильно оформлены и подписаны. Руководитель и главный бухгалтер могут визировать «первичку» только в том случае, если документов на предприятии немного – в противном случае объем рутинной, не требующей специфических знаний работы, будет неоправданно увеличен. Чтобы делегировать полномочия по подписанию «первички» рядовым сотрудникам предприятия, нужно издать приказ о праве подписи первичных учетных документов. О том, что это за документ, как его составить и утвердить, расскажем в статье.

Первичные учетные документы: что это?

Первичный документ – это документ, который фиксирует сложившийся факт хозяйственной жизни в организации: покупку или реализацию товара, списание сырья и материалов, использованных в производстве, перечисление денег на банковский счет и прочее.

Наиболее распространенными учетными документами являются:

товарная накладная;
счет-фактура;
платежное поручение;
кассовый или товарный чек;
описи, ведомости и журналы по инвентаризации;
акт выполнения работ/оказания услуг и другие.

Формы большинства учетных документов не унифицированы – это значит, что руководство может самостоятельно решать, как будет выглядеть тот или иной документ. На практике обычно используют те формы, которые раньше были обязательными – проще использовать готовые наработки, чтобы не создавать документ самостоятельно, «с нуля».

Вам также будет интересно:

— Скачать образец приказа о ведении бухучета директором
— Образец приказа об утверждении учетной политики

Перечень обязательных реквизитов, которыми должна обладать «первичка», определен ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В него входят:

наименование документа;
дата его создания;
наименование составителя;
содержание хозяйственной операции, фиксируемой документом;
величина зафиксированной документом операции в натуральном или стоимостном выражении;
сведения о лице, подписавшем документ.

Чтобы не подписывать все первичные документы, общее число которых за месяц может достигать нескольких сотен и даже тысяч, руководителю нужно передать право подписи уполномоченному сотруднику – кому именно, он может решить самостоятельно.

Кто может подписывать учетные документы?

В соответствии с п. 14 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, перечень лиц, которые могут подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с ее главбухом.

Обычно право на подписание «первички» руководители компаний передают:

экономистам и бухгалтерам;
работникам кадровых служб;
логистам;
руководителям коммерческих служб и отделов продаж;
руководителям обособленных подразделений компании.

Обратите внимание! Нельзя возложить на обычных сотрудников право подписи документов, которыми оформляются хозяйственные операции, проводимые с денежными средствами.

Как составить приказ о праве подписи?

Форма приказа законом не регламентирована – его можно разработать самостоятельно, опираясь на правила, применяемые в документообороте организации. Приказ можно напечатать на компьютере, а можно написать от руки – с юридической точки зрения разницы нет (правда, последний способ создания приказов используют крайне редко – в каждой организации, даже у небольшого ИП или склада с кладовщиком, есть принтер, на котором можно распечатать документ).

Приказ о праве подписи включает в себя:

наименование организации;
дата и место составления документа;
порядковый номер документа, под которым он будет учтен в журнале регистрации приказов;
наименование приказа;
ссылку на нормативный документ, позволяющий передавать право подписи от руководителя сотруднику предприятия;
содержание приказа с указанием наименования документов, право подписи которых переходит от руководителя к третьему лицу, а также Ф.И.О. сотрудника, который будет подписывать эти документы;
срок действия полномочий, предоставляемых сотруднику – если он не указан, считается, что такие полномочия действуют бессрочно;
подпись сотрудника, которая будет считаться образцом подписи, используемой при визировании первичных документов за директора;
подпись руководителя организации.

Вам также будет интересно:

— Как оформить должность и.о. главного бухгалтера?
— Что убрать из обязанностей главбуха, чтобы не платить долги за компанию

Сотрудник, наделенный правом подписи первичных учетных документов, должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Документ составляется в единственном экземпляре – после того, как с ним ознакомятся все упомянутые в нем сотрудники, его подшивают в папку с приказами и регистрируют в журнале учета выпущенных приказов.

Скачать образец за директора и главного бухгалтера для использования в работе можно на нашем сайте – мы разработали документ, с помощью которого вы сможете разрешить подписывать определенные документы ответственному сотруднику. Перечень документов, которые будет подписывать уполномоченное лицо, включите в предложенный образец самостоятельно.

Скачать образец приказа о праве подписи первичных учетных документов за генерального директора

Скачать образец приказа о праве подписи первичных учетных документов за главного бухгалтера

Скачать образец приказа о праве подписи первичных учетных документов (счетов-фактур)

Как отозвать приказ на предоставление права подписи?

Если в приказе не указана продолжительность его действия, считается, что он действует бессрочно. Однако спустя некоторое время может возникнуть необходимость в отмене действия приказа. Такое бывает, если сотрудник, которому было передано право подписи, переходит на другую должность, или наоборот, сама должность перестает предполагать визирование первичных документов.

В этом случае руководителю нужно издать новый приказ, в котором стоит указать:

реквизиты приказа, подлежащего отмене;
дату, с которой отменяется действие предыдущего приказа;
сведения о сотруднике, который лишается права подписи первичных документов.

Указанного в приказе сотрудника необходимо ознакомить с текстом документа под роспись – только после этого прекратится действие первоначального приказа.

Когда вместо приказа нужно составить доверенность?

Приказ – не единственный документ, позволяющий передать право подписи от руководителя к уполномоченному сотруднику. Делегировать полномочия можно с помощью доверенности.

Доверенность – это документ, который предоставляет лицу право на совершение определенных действий не только на предприятии, но и за его пределами. Приказ же действует только внутри того предприятия, на котором он был издан.

Наличие доверенности позволяет подписывать документы:

при получении или отправке груза транспортной компанией;
при получении банковских выписок в кредитной организации;
при передаче документов в налоговую службу и прочее.

При составлении доверенности стоит очень внимательно определять перечень документов, которые сможет подписывать доверенное лицо – проконтролировать, какие именно документы он заверит от имени руководителя, за пределами организации довольно сложно. Не нужно предоставлять доверенному лицу слишком широкие полномочия – лучше укажите в доверенности конкретные виды документов, которые он будет подписывать.

Итак, чтобы делегировать полномочия по подписи определенных первичных учетных документов рядовому сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Документ составляется в письменной форме и определяет перечень документов, которые определенный сотрудник сможет подписывать от имени руководителя предприятия.

Источник: «Юридическая азбука»