Первичные учетные документы – основа бухучета: важно, чтобы они были правильно оформлены и подписаны. Руководитель и главный бухгалтер могут визировать «первичку» только в том случае, если документов на предприятии немного – в противном случае объем рутинной, не требующей специфических знаний работы, будет неоправданно увеличен. Чтобы делегировать полномочия по подписанию «первички» рядовым сотрудникам предприятия, нужно издать приказ о праве подписи первичных учетных документов. О том, что это за документ, как его составить и утвердить, расскажем в статье.
Первичные учетные документы: что это?
Наиболее распространенными учетными документами являются:
- товарная накладная;
- счет-фактура;
- платежное поручение;
- кассовый или товарный чек;
- описи, ведомости и журналы по инвентаризации;
- акт выполнения работ/оказания услуг и другие.
Формы большинства учетных документов не унифицированы – это значит, что руководство может самостоятельно решать, как будет выглядеть тот или иной документ. На практике обычно используют те формы, которые раньше были обязательными – проще использовать готовые наработки, чтобы не создавать документ самостоятельно, «с нуля».
Вам также будет интересно:
— Скачать образец приказа о ведении бухучета директором
— Образец приказа об утверждении учетной политики
Перечень обязательных реквизитов, которыми должна обладать «первичка», определен ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В него входят:
- наименование документа;
- дата его создания;
- наименование составителя;
- содержание хозяйственной операции, фиксируемой документом;
- величина зафиксированной документом операции в натуральном или стоимостном выражении;
- сведения о лице, подписавшем документ.
Чтобы не подписывать все первичные документы, общее число которых за месяц может достигать нескольких сотен и даже тысяч, руководителю нужно передать право подписи уполномоченному сотруднику – кому именно, он может решить самостоятельно.
Кто может подписывать учетные документы?
В соответствии с п. 14 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, перечень лиц, которые могут подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с ее главбухом.
Обычно право на подписание «первички» руководители компаний передают:
- экономистам и бухгалтерам;
- работникам кадровых служб;
- логистам;
- руководителям коммерческих служб и отделов продаж;
- руководителям обособленных подразделений компании.
Как составить приказ о праве подписи?
Форма приказа законом не регламентирована – его можно разработать самостоятельно, опираясь на правила, применяемые в документообороте организации. Приказ можно напечатать на компьютере, а можно написать от руки – с юридической точки зрения разницы нет (правда, последний способ создания приказов используют крайне редко – в каждой организации, даже у небольшого ИП или склада с кладовщиком, есть принтер, на котором можно распечатать документ).
Приказ о праве подписи включает в себя:
- наименование организации;
- дата и место составления документа;
- порядковый номер документа, под которым он будет учтен в журнале регистрации приказов;
- наименование приказа;
- ссылку на нормативный документ, позволяющий передавать право подписи от руководителя сотруднику предприятия;
- содержание приказа с указанием наименования документов, право подписи которых переходит от руководителя к третьему лицу, а также Ф.И.О. сотрудника, который будет подписывать эти документы;
- срок действия полномочий, предоставляемых сотруднику – если он не указан, считается, что такие полномочия действуют бессрочно;
- подпись сотрудника, которая будет считаться образцом подписи, используемой при визировании первичных документов за директора;
- подпись руководителя организации.
Вам также будет интересно:
— Как оформить должность и.о. главного бухгалтера?
— Что убрать из обязанностей главбуха, чтобы не платить долги за компанию
Сотрудник, наделенный правом подписи первичных учетных документов, должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
Документ составляется в единственном экземпляре – после того, как с ним ознакомятся все упомянутые в нем сотрудники, его подшивают в папку с приказами и регистрируют в журнале учета выпущенных приказов.
Скачать образец за директора и главного бухгалтера для использования в работе можно на нашем сайте – мы разработали документ, с помощью которого вы сможете разрешить подписывать определенные документы ответственному сотруднику. Перечень документов, которые будет подписывать уполномоченное лицо, включите в предложенный образец самостоятельно.
Как отозвать приказ на предоставление права подписи?
Если в приказе не указана продолжительность его действия, считается, что он действует бессрочно. Однако спустя некоторое время может возникнуть необходимость в отмене действия приказа. Такое бывает, если сотрудник, которому было передано право подписи, переходит на другую должность, или наоборот, сама должность перестает предполагать визирование первичных документов.
В этом случае руководителю нужно издать новый приказ, в котором стоит указать:
- реквизиты приказа, подлежащего отмене;
- дату, с которой отменяется действие предыдущего приказа;
- сведения о сотруднике, который лишается права подписи первичных документов.
Когда вместо приказа нужно составить доверенность?
Приказ – не единственный документ, позволяющий передать право подписи от руководителя к уполномоченному сотруднику. Делегировать полномочия можно с помощью доверенности.
Наличие доверенности позволяет подписывать документы:
- при получении или отправке груза транспортной компанией;
- при получении банковских выписок в кредитной организации;
- при передаче документов в налоговую службу и прочее.
При составлении доверенности стоит очень внимательно определять перечень документов, которые сможет подписывать доверенное лицо – проконтролировать, какие именно документы он заверит от имени руководителя, за пределами организации довольно сложно. Не нужно предоставлять доверенному лицу слишком широкие полномочия – лучше укажите в доверенности конкретные виды документов, которые он будет подписывать.
Итак, чтобы делегировать полномочия по подписи определенных первичных учетных документов рядовому сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Документ составляется в письменной форме и определяет перечень документов, которые определенный сотрудник сможет подписывать от имени руководителя предприятия.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 13