Приказ о подотчетных лицах на 2024 год: скачать образец

Из статьи вы узнаете:

Приказ о подотчетных лицах – это локальный нормативный документ со списком работников, которые имеют право получать денежные средства авансом с целью проведения платежей на нужды организации.

В своих указаниях Центробанк установил, что в качестве подотчетника может выступить любой сотрудник компании. Однако многие работодатели утверждают в качестве подотчетных лиц определенный круг работников. В таком случае без приказа не обойтись.

Образцы документов

Скачать образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

Скачать бланк приказа о подотчетных лицах

Скачать образец приказа на директора (подотчетное лицо)

Выдача подотчетных средств

Денежные средства компании могут быть выданы физическим лицам с целью произведения последними трат на обеспечение нужд предприятия. Список субъектов, которые вправе получать деньги, регламентирован нормативно в пп. 6.3 п. 6 Указания Центробанка №3210-У, в письме Центробанка №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014.

В частности, сумму под отчет можно выдать:

работникам компании, в том числе директору, а также работникам-иностранцам, которые не являются валютными резидентами РФ;
работникам, за которыми числится задолженность по полученным ранее под отчет суммам;
физическим лицам, которые сотрудничают с компанией в рамках гражданско-правовых соглашений.

Вам также будет интересно:

— Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
— Авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом

Подотчетные деньги выдаются наличными либо переводятся на корпоративную банковскую карту или личную карту работника.

Дату выдачи средств и период, на который выдаются деньги, утверждается руководителем организации.

Для выдачи денег работнику необходимо документальное основание. В качестве последнего может выступить:

заявление самого работника;
приказ либо иной распорядительный документ директора.

В некоторых компаниях оформляют два документа – и заявление сотрудника, и приказ либо распоряжение руководителя. В любом случае именно директор организации наделен полномочиями решать, какие именно бумаги следует подготовить для выдачи денег под отчет.

Как правило, общий порядок выдачи средств под отчет закрепляется в специальном внутреннем акте компании – положении о расчетах с подотчетными лицами.

Составление приказа о подотчетных лицах

Приказ утверждения списка подотчетных лиц издается работодателем. В данном документе фиксируется перечень работников, которые могут получать деньги под отчет. Выдаваемые деньги используются с целью обеспечения организационных, представительских либо хозяйственных нужд организации.

Компания не обязана оформлять приказ о подотчетных лицах. Фактически, из содержания п. 6.3 Указания Центробанка РФ №3210У от 11.03.2014 года следует, что главным критерием отнесения субъекта к категории подотчетных лиц является статус работника организации. Проще говоря, если человек трудится в организации по трудовому договору, этого вполне достаточно для того, чтобы выступить в качестве подотчетника.

Если работодатель намерен выдавать средства только определенным сотрудникам, то в таком случае целесообразно издать приказ со списком подотчетных лиц.

Если же в компании все работники берут деньги под отчет, возможны следующие варианты действий:

первое – издать приказ, в котором указать, что все работники, трудящиеся в компании по трудовым договорам, имеют право получать деньги под отчет;
второе – издать приказ со списком подотчетников, в котором перечислить имена всех сотрудников, а также прописать, что вновь принятые работники также обладают аналогичными правами (чтобы в дальнейшем каждый раз не дополнять приказ именем вновь принятого специалиста);
третье – не издавать приказ об утверждении списка подотчетных лиц.

Для многих работодателей наиболее приемлемым является именно третий вариант. И объяснение этому самое простое. Если фактически каждый работник может получить аванс для обеспечения конкретных нужд компании, то утверждать приказы со списками всех подчиненных – это лишняя работа и неоправданные траты по времени.

Что написать в приказе о подотчетных лицах?

Форму подобного документа утверждает сам работодатель. Некоторые организации вообще не разрабатывают никаких шаблонов, а готовят приказ с перечнем подотчетников в произвольной форме.

В любом случае в приказе о подотчетных лицах фиксируется следующая информация:

Наименование организации.
Дата составления и дата утверждения документа.
Перечень субъектов, которым могут быть вверены средства, с указанием фамилии, имя, отчества, а также занимаемой должности.
Сведения относительно максимального размера выдаваемых сумм, сроков предоставления отчетов, сроков для возврата неиспользованных сумм.

Вам также будет интересно:

— Приказ на удержание из заработной платы подотчетных сумм в 2024 году
— Список сотрудников на медосмотр: образец

Документ подписывается лицом, которое ответственно за выдачу средств, и, конечно, руководителем компании.

Обязанности подотчетных лиц

В перечень обязанностей подотчетника входит не только произведение оплаты за товары и услуги, которые необходимы для нормальной деятельности организации.

Подотчетное лицо также обязано:

своевременно представить в бухгалтерию отчет о произведенных расходах, приложив к нему копии подтверждающих документов (чеков, квитанций, договоров);
возвратить в кассу неиспользованные средства в установленный срок.

Перечисленные обязанности также нужно отразить в приказе или распоряжении о подотчетных лицах.

Сроки подотчета

В приказе о подотчетных лицах обязательно нужно прописать предельный срок, на который могут выдаваться денежные средства. Однако следует учитывать, что действующее законодательство не предусматривает никаких ограничений по данному вопросу. А это значит, что конкретный период устанавливается исключительно решением руководителя.

Кроме этого, с 30 ноября 2020 прекратило действовать правило о том, что подотчетник обязан в течение 3 рабочих дней представлять руководству авансовый отчет по расходованию полученных сумм. Теперь компании могут сами устанавливать сроки для подачи отчетности.

Приказ о выдачи денег под отчет

В некоторых компаниях для оформления операции по выдаче денег конкретному сотруднику оформляется приказ о выдаче подотчетных сумм. В 2024 году оформлять такой приказ можно и без заявления сотрудника, которому должны быть выданы деньги. Документ следует подготовить в том случае, если это прямо предусмотрено соответствующим локальным нормативным актом организации.

Бланк приказа утверждается организацией, но если унифицированный образец не утвержден, приказ можно составить в произвольной форме.

В приказе обязательно указывается следующая информация:

фамилия, имя и отчество работника, которому должны быть выданы средства;
сумма, которую следует перечислить сотруднику;
период, на который выдаются деньги.

Также можно прописать, на какие цели сотруднику выдаются деньги.

Если деньги перечисляются на карту работнику, необходимо зафиксировать реквизиты этой банковской карты.

Согласно указанию Центробанка №5587-У от 05.10.2020 года компании и индивидуальные предприниматели получили право издавать один приказ на несколько выдач денежных средств одному подотчетнику. Также одним документом разрешается оформить выдачу наличных нескольким подотчетным лицам.

Источник: «Юридическая азбука»