Приказ о документообороте в организации в 2023 году: скачать образец, приказ

Из статьи вы узнаете:

Функционирование любого предприятия сопровождается обработкой распорядительной и организационной документации, поскольку все факты хозяйственной деятельности должны быть подтверждены документально. Грамотно отлаженная система учета необходима, чтобы не допустить претензий со стороны надзорно-контролирующих органов, а также для более эффективной работы между различными структурными подразделениями компании. Для того чтобы регламентировать порядок работы с документами, руководство утверждает приказ о документообороте в организации. В связи с чем рассмотрим подробнее особенность оформления и издания этого распорядительного акта.

Скачать образец приказа об утверждении документооборота организации

Скачать образец приказа об электронном документообороте в организации

Что такое приказ о документообороте?

Экономическая деятельность предприятия всегда сопровождается циркуляцией различных рабочих документов: от момента оформления, до их архивации. Отсутствие правильно организованного документооборота создает хаос и негативно сказывается на реализуемых задачах компании.

Весь персонал, так или иначе, вынужден взаимодействовать с документами. А именно, составлять, получать, отправлять, выполнять, передавать на хранение кадровую, бухгалтерскую и прочую документацию, которая в свою очередь подразделяется на несколько видов:

Входящая — представляет собой прибывающую в компанию корреспонденцию, например, жалобы, претензии от клиентов, инструкции, рекомендации и распоряжения от органов власти, информационные предложения, соглашения, письма от бизнес-партнеров.
Исходящая — это корреспонденция, направляемая из организации, таковой являются письменные ответы на претензии и жалобы клиентов предприятия, рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, презентации, бизнес-предложения и прочее.
Внутренняя — это вид документации, движение которой осуществляется в рамках одной организации, например, когда руководство издает приказы, постановления, инструкции и прочие подобные документы для того или иного структурного подразделения или конкретного работника. При этом для руководителя такая корреспонденция будет считаться исходящей, а для ее получателя — входящей.

Пример схемы исходящего документооборота может выглядеть следующим образом:

юрисконсульт готовит ответ на претензию, поступившую от потребителя, и передает непосредственному начальнику для согласования;
руководитель подразделения, в свою очередь, направляет согласованный ответ гендиректору организации;
гендиректор, завизированный документ, передает секретарю, который регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции и отдает экспедиционной службе для доставки адресату.

Создание собственного процесса движения локальных актов и корреспонденции, в соответствии с потребностями компании, позволяет свести к минимуму возможность потери ключевых документов: счетов, квитанций, договоров, сертификатов, отчетов. А также в значительной степени экономит время на их поиск, обеспечивает принятие управленческих решений.

Порядок ведения документооборота устанавливается руководством предприятия. Для этого издается соответствующий распорядительный акт, который получил название «Приказ об утверждении графика документооборота».

Поскольку работа должна исполняться вовремя, в приказе, сообразно наименованию, оговаривается график движения тех или иных бумаг, например, сроки сдачи заявлений и табеля рабочего времени в бухгалтерию для начисления заработной платы. Данный документ позволяет осуществлять обработку большого количества деловых бумаг, сопровождающих коммерческую деятельность предприятия.

Следует отметить, что на предприятии может вестись как традиционный документооборот, который предполагает работу с бумажными носителями, так и электронный, при котором информация систематизируется в цифровой форме. Последний вариант обеспечивается путем использования компьютеров и телекоммуникационных каналов связи. Для этой системы обмена данными также руководством издается локальный акт — приказ об электронном документообороте в организации. Он, прежде всего, регламентирует виды работ, при которых запрещается использовать бумажные носители данных, а также устанавливает перечень сотрудников, которые будут применять ЭЦП.

Как составить график?

График документооборота в организации, скачать образец которого можно с нашего сайта, обычно составляется в виде таблицы, в которой каждая строка включает в себя сведения об одном документе. Реже график документооборота представляет собой схему.

Сам документ должен отражать движение первичных документов организации, начиная от создания до передачи в архив.

Нередко в средних и крупных предприятиях составляются графики документооборота по каждому структурному подразделению, например, бухгалтерии, кадровой службе и так далее. Это объясняется тем, что таблица, охватывающая весь перечень документации, является громоздкой, а соответственно, и неудобной для использования персоналом. В связи с чем она больше всего подходит для небольших коммерческих предприятий.

Таким образом, должностное лицо, ответственное за составление графика, обязано:

определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности предприятия. В зависимости от структурного подразделения, это могут быть: инвентаризационная опись, кассовые ордеры, приказы на увольнение, отпуск, переводы и тому подобное;
назначить лиц, ответственных за работу с документами. В частности, указывается Ф.И.О конкретного работника и (или) его должность, отвечающего за правильное оформление документа, его исполнение и передачу в архив. Если не утвердить ответственного сотрудника, то в случае утери документа или же нарушения сроков, отведенных для его представления, спросить будет не с кого;

Вам также будет интересно:

— Приказ на право подписи первичных документов: образец 2023 года
— Образец приказа об утверждении учетной политики

установить срок, в рамках которого подчиненный должен создать, обработать или передать документ в архив. В графике можно прописать конкретное число месяца. Что касается передачи, исполнения документа, то в качестве срока можно указать количество дней с момента его составления;
форма, которую надлежит использовать при подготовке конкретного документа, например, Т-1 при составлении приказа о приеме на работу или собственный бланк предприятия при составлении трудового договора;

количество экземпляров того или иного документа. Так, при трудоустройстве требуется наличие двух трудовых договоров и одна личная карточка на сотрудника;
сроки хранения документации, например, три года для графиков отпусков и приказа о дисциплинарном взыскании;
прочие сведения.

В виде таблицы график документооборота отдела кадров и первичных документов может выглядеть следующим образом:

Скачать образец графика документооборота в отделе кадров

Скачать образец графика документооборота первичных документов

Важно, чтобы в графике информация была представлена в удобном виде для сотрудника, ответственного за движение тех или иных документов.

После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых. С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку.

К слову, работодатель, после утверждения графика может внести сведения о новых обязанностях в должностные инструкции. В них следует прописать необходимость соблюдения сроков по созданию, представлению тех или иных документов. Оформляются такие изменения путем составления допсоглашения к инструкции.

Правила оформления приказа

Для того чтобы утвердить составленный график движения документов, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ.

Приказ о графике документооборота в организации, образец которого можно скачать с нашего сайта, составляется в произвольном виде. Организации самостоятельно разрабатывают подходящий бланк. Обязательное использование унифицированных формуляров, утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата России, было отменено с января 2013 года.

В содержание документа обычно включаются следующие сведения:

наименование организации — если используется фирменный бланк, то на нем, как правило, присутствуют все необходимые реквизиты компании;
название документа, например, «Приказ № 12 об утверждении графика документооборота»;
место составления и дата;
дата, с которой график начинает действовать;
цель утверждения графика — организация правильного документооборота в компании;
порядок исполнения документов;
приказ об утверждении графика, в соответствии с разработанным приложением;
должностное лицо, ответственное за исполнение графика, например, главбух;
лицо, ответственное за выполнение настоящего приказа, обычно эту функцию руководитель организации оставляет за собой;
подпись руководителя;
подписи ответственных лиц, упомянутых в содержании приказа.

Следует отметить, что если после утверждения приказа о документообороте, ответственное лицо нарушит график, то его можно привлечь к ответственности, например, к дисциплинарному наказанию. Кроме того, небрежное составление графика может привести к нарушению сроков подачи отчетности по налогам, что соответственно повлечет проблемы с ФНС. В свою очередь, несвоевременная оплата по контрактам может спровоцировать конфликты с контрагентами.

Таким образом, приказ о документообороте организации, представляет собой документ, утверждающий график движения организационной и распорядительной документации. Подобный график, выполненный в виде схемы или таблицы, может устанавливаться как для всего предприятия целиком, так и для структурных подразделений.

Поскольку унифицированная форма приказа о документообороте отсутствует, каждое российское предприятие вправе разработать и использовать собственный шаблон распорядительного акта. После издания графика, с содержанием должен быть ознакомлен каждый сотрудник, ответственный за движение документов, которые в нем упомянутых.

Источник: «Юридическая азбука»