Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 4 мин.

Прием сотрудника с электронной трудовой книжкойПравила оформления работников в 2022 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2022 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2022 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

Те, кто начал свой трудовой путь до 2022 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.

Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:

  • лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
  • лицо в течение 2020 года не работало.
Важно! В 2022 году прием на работу работника с бумажной трудовой книжкой осуществляется по стандартным правилам, которые действовали и в предыдущих годах. При заключении трудового договора лицо обязано предоставить работодателю бумажную трудовую книжку, а также другие документы, указанные в ст. 65 ТК РФ.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Как принять на работу владельца ЭТКЕсли в 2022 году на работу принимается лицо, которое по прежнему месту труда отказалось от бумажной книжки, при оформлении понадобятся дополнительные документы.

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

  • бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
  • сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
  • форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Есть несколько причин, по которым новому работодателю понадобится этот старый документ. Дело в том, что только из бумажной трудовой книжки можно получить сведения о профессиональной квалификации лица и о стаже работы по специальности.

Кроме этого, из бумажной книги можно узнать, какова продолжительность страхового стажа новопринятого сотрудника. Ведь именно от этого показателя зависит величина пособия по временной нетрудоспособности.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

Отчетность СЗВ-ТДОформление сотрудника на работу отражается в отчетности СЗВ-ТД, которую работодатель готовит для ПФР. В 2022 году документ необходимо передать в территориальное управление Фонда не позднее одного рабочего дня после дня издания приказа о приеме на работу. Электронные сведения о трудовой деятельности формируются именно на основании данных из СЗВ-ТД. Информация храниться на электронных ресурсах ПФР.

В 2022 году правила оформления СЗВ-ТД изменились. Отчет нужно заполнять по новой форме, которая согласно Постановлению Правления ПФР №769п от 27.10.2020 применяется с 01.07.2021.

За первое полугодие необходимо отчитаться по форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР №730п от 25.12.2019.

В 2022 году подготовка отчетности осуществляется с учетом следующих изменений:

  • С 01.01.2021 поле «Код выполняемой функции» становиться обязательным для заполнения. При этом до 1 июля в этой графе прописывается семизначный шифр (пояснения – в Письме Минтруда №14-0/10/В-1704 от 05.03.2020). С 1 июля согласно новой редакции Постановления №769п в поле «Код выполняемой функции» будет указываться пятизначный шифр.
  • С 01.07.2021 в СЗВ-ТД появится новая графа «Сведения о работодателе-правопредшественнике». Здесь будут отображаться данные о работодателе, который снят с учета. Поле заполняется только, если нужно исправить недостоверную информацию, внесенную ликвидированной организацией. Исправления может внести исключительно правопреемник.
  • Появился новый раздел, в котором фиксируется информация о северном стаже.
Важно! Сроки сдачи отчетности СЗВ-ТД в 2022 остались прежними.

Если лицо устраивается на работу впервые

Если лицо устраивается на работу впервыеВ отношении всех работников, которые получат свое первое рабочее место в 2022 году, заводятся исключительно ЭТК. Данная категория не имеет права выбора между бумажным и электронным форматом.

При этом новопринятый сотрудник не должен писать какие-либо дополнительные заявления относительно формы отражения его трудовой деятельности. Издание приказа о приеме на работу проходит по стандартному алгоритму. Не позднее следующего рабочего дня нужно подготовить и отправить отчет СЗВ-ТД.

Заключение

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:

  • Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
  • Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
  • Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
  • Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 4.3 / 5. Всего голосов: 38

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Громыш Наталья Зиновьевна

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

8 коммент. по статье “Прием на работу с электронной трудовой книжкой

  1. Здравствуйте, меня интересует момент, протокол общего стажа куда вписывался номер ТК и вкладыш, при переходе на ЭТК, что писать в этом столбце?!

    1. Светлана, документом, подтверждающим стаж работника, и его продолжительность, является форма СТД-ПФР – работник может сформировать ее самостоятельно на Госуслугах или с помощью кабинета на сайте ПФР. Документ подписан ЭЦП – она придает справке юридическую силу: такую же, какой обладает обычная трудовая книжка.

      Это значит, что при составлении протокола общего стажа в него нужно вписать наименование документа, содержащего сведения о стаже работника, а также дату его составления – этого будет достаточно.

  2. Доброе время суток! Бумажная трудовая книжка начата 01.06.2020, запись об увольнении 28.02.2021. С 01.02.2022 нужно принять работника на работу. Какую вести трудовую книжку? Как узнать есть ли электронная?

    1. Бумажные трудовые книжки не оформляются с 1 января 2021 года – с этого момента всем новым работникам создают электронную трудовую (ЭТК).

      Ваш потенциальный работник впервые вышел на работу в 2020 году – тогда у граждан еще был выбор между бумажным и электронным документом. Если ваш работник не подавал прошлому работодателю заявление о переходе на ЭТК, он сохранил бумажную книжку – этот документ действует и в настоящее время.

      Проверить, есть ли у работника ЭТК, вы не можете – ПФР подобные сведения работодателю не выдает. Однако в том случае, если ранее работник подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен был внести в бумажную трудовую соответствующую запись. Если в документе у работника ее нет, вероятнее всего, на ЭТК он не переходил.

      Исключения бывают, но только из-за халатности кадровых работников: если на ЭТК сотрудника перевели, а нужную запись в трудовую не внесли. Подобная ситуация возможна, но случается крайне редко – поэтому вам стоит принять представленную вам книжку и продолжать вести до тех пор, пока работник сам не пожелает перейти на электронный учет своих данных.

  3. Здравствуйте! Сотрудник поступил на работу с ЭТК. Нужно ли ему оформлять заявление о продолжении ведения ЭТК?

    1. Если сотрудник, поступивший на работу, имеет электронную, а не бумажную трудовую книжку, при трудоустройстве он должен представить вам документ со сведениями о его трудовой деятельности. Сведения могут быть представлены в электронном виде (в этом случае документ должен быть подписан электронной цифровой подписью) или в виде бумажного документа (при этом он должен быть заверен предыдущим работодателем).

      Если у работника нет бумажной трудовой, и при этом есть документ, содержащий сведения о трудовой деятельности, значит при работе у предыдущего работодателя он уже подавал заявление о переходе на ЭТК. Бумажная трудовая книжка при этом была выдана ему на руки в соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Возможность отозвать такое заявление в действующем законодательстве отсутствует – это значит, что работник, перешедший на ЭТК, вернуться к бумажной трудовой уже не сможет.

      На основании изложенного можно сделать вывод о том, что в описанной вами ситуации у вас, как у нового работодателя, не возникает обязанности по получению от работника еще одного заявления на ведение ЭТК – вы лишь должны продолжить вести книжку в электронном виде.

  4. Здравствуйте. Принимаем сотрудника на работу по новому формату ЭТК, но по прежнему месту работы велась бумажная трудовая книжка. Можем ли мы принять указав сразу ЭТК?

    1. Переход на цифровую трудовую – право, а не обязанность работника, поэтому перейти на новый формат фиксации сведений о местах его работы и занимаемых должностях вы можете только с его согласия.

      Если работник, имеющий бумажную трудовую, не возражает против перевода на ЭТК, вы должны:

      1. Оформить прием и внести соответствующую запись в представленный им бумажный документ в течение 5 дней с момента трудоустройства сотрудника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
      2. Получить заявление о переходе на новый формат ведения трудовой книжки. Заявление пишет сам работник в свободной форме на имя директора предприятия, в котором он трудится. При этом неважно, как именно будет написано заявление – от руки или на компьютере с последующей распечаткой на принтере – главное, чтобы работник собственноручно его подписал и указал дату составления документа.
      3. Внести в бумажную трудовую запись со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ, указав, что работником было подано заявление об отказе от бумажного документа в пользу электронного. Запись заверяет руководитель отдела кадров и директор предприятия, после чего работник письменно подтверждает тот факт, что он ознакомлен с этой записью.

      После того, как оформление бумажной трудовой будет закончено, она выдается на руки работнику – с этого момента учет его трудовой деятельности будет вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая останется у него в качестве документа, подтверждающего трудовой стаж, который он наработал до того, как сведения о трудовой деятельности стали собираться и храниться в электронном виде.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *