Трудовая книжка: образец заполнения 2020

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 7 мин.

С 2020 года начинается постепенная трансформация в сфере ведения трудовой документации, а точнее переход на электронный вариант ведения трудовых книжек. Но сотрудники имеют право остаться с бумажными документами. А значит, все организации и предприниматели-работодатели обязаны будут вносить записи на бумагу. В статье ниже рассмотрены основные правила заполнения трудовой книжки в текущем году.

Главные перемены

С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов. 

Суть в том, что в 2020 году юридические лица и ИП вначале обязаны известить всякого работника об изменениях, сопряженных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном варианте. Срок – не позже 30.06.2020. Синхронно с этим необходимо оповестить труженика о его праве избрать, каким образом наниматель должен будет вести ТК.

Работнику в срок с 1.07 по 31.12.2020 включая, необходимо принять решение, должен ли его наниматель продолжать вести его ТК на бумаге или вносить сведения о его трудовом стаже исключительно в электронном виде. Свое предпочтение трудящийся обязан сформировать в виде письменного заявления.

Если он до конца 2020 года не пропишет подобного заявления, надо параллельно с информацией о трудовой деятельности в электронной форме осуществлять ведение его ТК на бумаге.

Таким образом, оформлять электронные ТК примутся с 1 января 2021 года. А стало быть, в течение всего 2020 года будет необходимо в ручном порядке регистрировать записи на бумаге. К слову сказать, этот год тоже заключительный, когда новые сотрудники смогут оформить бумажную ТК. Тем же лицам, которые возьмутся впервые работать в 2021 году или после этого, все ТК надо будет оформлять только в электронном варианте.

Обратите внимание, это важно! С 2020 года все наниматели обязаны создавать информацию о труде электронным способом (Законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и 436-ФЗ).

Общие правила оформления и ведения ТК

В ТК вносятся следующие данные:

  • о работнике, его Ф.И.О.;
  • о выполняемой им трудовой деятельности;
  • при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
  • о награждении за достижения в работе;
  • об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Информация в ТК заносится бережно ручкой. Используются паста черного, синего цветов. Записывать сведения в ТК чернилами иного оттенка нельзя. К примеру, оранжевого, зеленого, розового или желтого цветов. Покупать ручки желательно со световодостойкими чернилами (об этом, в частности, упомянуто в пункте 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет. 

Обратите внимание, что запись, которую кадровик произвел с использованием чернил разных цветом, не является недействительной. Но есть одно условие – чернила отвечают необходимым требованиям.

Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.

Порядок заполнения новой трудовой в 2020 году

Оформлять новые бумажные трудовые организации и ИП будут весь 2020 год, но он будет завершающим для этого. Ведь на новеньких, начинающих свой трудовой стаж с 01.01.2021, заводиться будут исключительно электронные документы.

ТК работнику, который устроился на работу первый раз, отдел кадров заполняет в его присутствии. Срок, отведенный для этого —  в течение 7 рабочих дней со дня вынесения акта о приеме на работу (п. 8 Правил № 225).

На титульном листе записывается следующая информация о работнике:

  • имя и фамилия гражданина, а при наличии также его отчество;
  • точные сведения о дате рождения;
  • специальность и профессия (при устройстве на работу, которая требует специальных знаний или определенной подготовки).

Трудовая книжка - порядок заполнения титульного листа

Обратите внимание! Ф.И.О. нужно обозначать полностью. Не допускается указание исключительно фамилии, а инициалов – сокращением до первой буквы. Желательно полностью без сокращений заполнять и остальные поля – и дату появления на свет, и сведения об образовании. 

Чтобы не было в последующем претензий к кадровой службе – списывайте все данные с документов так, как они отражены в них. К примеру, если в документе указан орган его выдачи «гор», а не «город» или просто «г», то так и переносите запись в ТК – «гор».

Запись о полученном образовании сотрудника указывается на основании диплома, им предоставленного. Это может быть:

  • общее основное образование, квалифицируемое после окончания 9 классов средней школы;
  • общее среднее – если работник окончил все классы средней школы;
  • профессиональное начальное – присваивается сотруднику, который завершил учебу в профтехучилище;
  • профессиональное среднее – если работник учился и окончил, как минимум, училище, колледж или техникум;
  • профессиональное высшее – здесь нужен диплом об окончании университета, института или академии;
  • профессиональное послевузовское образование – имеется у лиц, которые после высшего образования поступили в аспирантуру, докторантура или ординатуру и окончили их.

Все эти данные обязательны для внесения на титульный лист ТК впервые прибывающих на работу лиц. После их внесения сотруднику кадровой службы останется только указать дату начала ведения ТК и поставить свою подпись. Обязательно должна на титульном листе присутствовать подпись владельца ТК.

Как заполнить ТК в 2020 году при приеме на работу сотрудника

Вносить последующие записи в уже начатую ТК не сложно. После последней записи об увольнении сотрудника нужно в графе 3 раздела под наименованием «Сведения о работе» прописать полное наименовании организации-работодателя. Закон не запрещает указывать сокращенное наименование юридического лица, а также проставление печатного штампа.

Далее ниже необходимо указать порядковый номер – проставляется он именно под названием организации в первой графе, а не рядом с названием!

Рядом с порядковым номером в следующей графе 2 указывается дата о принятии работника на работу с указанием его должности и квалификации. Чтобы не допустить ошибок, наименование должности необходимо брать со штатного расписания.

Если сотрудник трудоустроен в какое-то подразделение работодателя, и это подразделение названо в трудовом договоре, то и в ТК нужно вносить сведения об этом подразделении. В последней четвертой графе указываются реквизиты акта работодателя, на основании которого сотрудник трудоустроен – приказ с номером и датой или иное решение.

Трудовая книжка - запись о приеме на работу

Как заполнить трудовую при переводе в 2020 году

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК. Она подразделяет такие случаи на три вида:

  1. Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
  2. Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
  3. Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.
Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение. Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Как заполнить ТК при увольнении работника

Если переводы сотрудников в работе кадровых служб встречаются не так часто, то увольнения – явление постоянное, такое же, как и трудоустройство. 

Чтобы правильно внести запись о данном событии во второй графе ТК нужно указать его точную дату. Третья графа должна содержать сведения об увольнении – причину с указанием части и статьи Трудового кодекса РФ.

Трудовая книжка - запись об увольнении

В зависимости от причины прекращения трудовых правоотношений будет по-разному звучать формулировка. Чтобы подробнее ознакомиться с возможными вариантами написания этого действия в трудовых правоотношениях, предлагаем обратиться к ниже расположенной таблице, где предложен их образец.

Таблица 1. Основания для записи в ТК про увольнение.

Статья 77 ч. 1 Трудового кодекса РФ Основание увольнения
п. 3  Инициатива самого трудящегося.
п. 8  Отказ работающего гражданина от перевода на иной труд из-за его здоровья, подтвержденного медицинского заключением, а также при отсутствии у нанимателя подходящей работы.
п. 9  Отказ гражданина от перемещения на рабочее место в иную местность вместе со своим нанимателем.
п. 11  Заключение контракта с нарушением закона.
п. 1  Соглашение между участниками трудовых отношений.
п. 6  Отказ работающего от дальнейшего осуществления трудовой функции в связи с переменой собственника юридического лица.
п. 5  Перемещение работающего лица к другому нанимателю или перемещение на выборную работу.
п. 7  Отказ гражданина от осуществления труда из-за перемены установленных сторонами условий контракта.
п. 2  Истечение срока контракта.
Помимо перечисленного, расторжение контракта может быть произведено по инициативе нанимателя работника, а также в результате воздействия факторов, на которые стороны трудовых правоотношений не могут повлиять. Эти основания регулируют ст. 81 ч. 1 и ст. 83 ч. 1 ТК РФ соответственно.

Внеся запись об увольнении в ТК, работник отдела кадров не должен забыть поставить в книжке печать работодателя, а также подписать уполномоченным лицом. Пункт 35 правил ведения и хранения ТК устанавливает также обязанность работника поставить свою подпись ниже.

Может быть вполне вероятна ситуация, когда увольняющийся сотрудник отказывается поставить свою подпись в ТК. В таком случае работники отдела кадров должны составить соответствующий акт. Акт передается на подпись увольняющемуся. Если и здесь он откажется поставить свой автограф, то в этом акте делается соответствующая пометка. 

Ни в коем случае нельзя проставлять запись об отказе увольняющегося расписываться в самой трудовой.

По общему правилу, последним днем трудовой деятельности гражданина, который написал заявление на увольнение, считается день увольнения. Исключением в подобной ситуации являются случаи, когда увольняющийся решил перед увольнением догулять свой отпуск. В таких случаях последним днем работы признается последний день отпуска. Таким образом, в ТК запись о дне увольнения нужно заполнять исходя из даты последнего его рабочего дня или последнего дня отпуска.

Санкции за неправильное ведение ТК

В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям. 

Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:

  • для юридического лица – 30-50 тыс. руб.;
  • для предпринимателя – 1-5 тыс. руб.;
  • для лиц, находящихся на ответственных должностях – 10-20 тыс. руб.

При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.

Пример заполнения трудовой книжки

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *