С 2020 года начинается постепенная трансформация в сфере ведения трудовой документации, а точнее переход на электронный вариант ведения трудовых книжек. Но сотрудники имеют право остаться с бумажными документами. А значит, все организации и предприниматели-работодатели обязаны будут вносить записи на бумагу. В статье ниже рассмотрены основные правила заполнения трудовой книжки в текущем году.
Главные перемены
С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов.
Работнику в срок с 1.07 по 31.12.2020 включая, необходимо принять решение, должен ли его наниматель продолжать вести его ТК на бумаге или вносить сведения о его трудовом стаже исключительно в электронном виде. Свое предпочтение трудящийся обязан сформировать в виде письменного заявления.
Если он до конца 2020 года не пропишет подобного заявления, надо параллельно с информацией о трудовой деятельности в электронной форме осуществлять ведение его ТК на бумаге.
Таким образом, оформлять электронные ТК примутся с 1 января 2021 года. А стало быть, в течение всего 2020 года будет необходимо в ручном порядке регистрировать записи на бумаге. К слову сказать, этот год тоже заключительный, когда новые сотрудники смогут оформить бумажную ТК. Тем же лицам, которые возьмутся впервые работать в 2021 году или после этого, все ТК надо будет оформлять только в электронном варианте.
Общие правила оформления и ведения ТК
В ТК вносятся следующие данные:
- о работнике, его Ф.И.О.;
- о выполняемой им трудовой деятельности;
- при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
- о награждении за достижения в работе;
- об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).
Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.
Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет.
Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.
Порядок заполнения новой трудовой в 2024 году
ТК работнику, который устроился на работу первый раз, отдел кадров заполняет в его присутствии. Срок, отведенный для этого — в течение 7 рабочих дней со дня вынесения акта о приеме на работу (п. 8 Правил № 225).
На титульном листе записывается следующая информация о работнике:
- имя и фамилия гражданина, а при наличии также его отчество;
- точные сведения о дате рождения;
- специальность и профессия (при устройстве на работу, которая требует специальных знаний или определенной подготовки).
Обратите внимание! Ф.И.О. нужно обозначать полностью. Не допускается указание исключительно фамилии, а инициалов – сокращением до первой буквы. Желательно полностью без сокращений заполнять и остальные поля – и дату появления на свет, и сведения об образовании.
Чтобы не было в последующем претензий к кадровой службе – списывайте все данные с документов так, как они отражены в них. К примеру, если в документе указан орган его выдачи «гор», а не «город» или просто «г», то так и переносите запись в ТК – «гор».
Запись о полученном образовании сотрудника указывается на основании диплома, им предоставленного. Это может быть:
- общее основное образование, квалифицируемое после окончания 9 классов средней школы;
- общее среднее – если работник окончил все классы средней школы;
- профессиональное начальное – присваивается сотруднику, который завершил учебу в профтехучилище;
- профессиональное среднее – если работник учился и окончил, как минимум, училище, колледж или техникум;
- профессиональное высшее – здесь нужен диплом об окончании университета, института или академии;
- профессиональное послевузовское образование – имеется у лиц, которые после высшего образования поступили в аспирантуру, докторантура или ординатуру и окончили их.
Все эти данные обязательны для внесения на титульный лист ТК впервые прибывающих на работу лиц. После их внесения сотруднику кадровой службы останется только указать дату начала ведения ТК и поставить свою подпись. Обязательно должна на титульном листе присутствовать подпись владельца ТК.
Как заполнить ТК в 2024 году при приеме на работу сотрудника
Вносить последующие записи в уже начатую ТК не сложно. После последней записи об увольнении сотрудника нужно в графе 3 раздела под наименованием «Сведения о работе» прописать полное наименовании организации-работодателя. Закон не запрещает указывать сокращенное наименование юридического лица, а также проставление печатного штампа.
Далее ниже необходимо указать порядковый номер – проставляется он именно под названием организации в первой графе, а не рядом с названием!
Рядом с порядковым номером в следующей графе 2 указывается дата о принятии работника на работу с указанием его должности и квалификации. Чтобы не допустить ошибок, наименование должности необходимо брать со штатного расписания.
Если сотрудник трудоустроен в какое-то подразделение работодателя, и это подразделение названо в трудовом договоре, то и в ТК нужно вносить сведения об этом подразделении. В последней четвертой графе указываются реквизиты акта работодателя, на основании которого сотрудник трудоустроен – приказ с номером и датой или иное решение.
Как заполнить трудовую при переводе в 2024 году
Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК. Она подразделяет такие случаи на три вида:
- Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
- Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
- Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.
Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение. Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.
Как заполнить ТК при увольнении работника
Если переводы сотрудников в работе кадровых служб встречаются не так часто, то увольнения – явление постоянное, такое же, как и трудоустройство.
Чтобы правильно внести запись о данном событии во второй графе ТК нужно указать его точную дату. Третья графа должна содержать сведения об увольнении – причину с указанием части и статьи Трудового кодекса РФ.
В зависимости от причины прекращения трудовых правоотношений будет по-разному звучать формулировка. Чтобы подробнее ознакомиться с возможными вариантами написания этого действия в трудовых правоотношениях, предлагаем обратиться к ниже расположенной таблице, где предложен их образец.
Таблица 1. Основания для записи в ТК про увольнение.
| Статья 77 ч. 1 Трудового кодекса РФ | Основание увольнения |
|---|---|
| п. 3 | Инициатива самого трудящегося. |
| п. 8 | Отказ работающего гражданина от перевода на иной труд из-за его здоровья, подтвержденного медицинского заключением, а также при отсутствии у нанимателя подходящей работы. |
| п. 9 | Отказ гражданина от перемещения на рабочее место в иную местность вместе со своим нанимателем. |
| п. 11 | Заключение контракта с нарушением закона. |
| п. 1 | Соглашение между участниками трудовых отношений. |
| п. 6 | Отказ работающего от дальнейшего осуществления трудовой функции в связи с переменой собственника юридического лица. |
| п. 5 | Перемещение работающего лица к другому нанимателю или перемещение на выборную работу. |
| п. 7 | Отказ гражданина от осуществления труда из-за перемены установленных сторонами условий контракта. |
| п. 2 | Истечение срока контракта. |
Внеся запись об увольнении в ТК, работник отдела кадров не должен забыть поставить в книжке печать работодателя, а также подписать уполномоченным лицом. Пункт 35 правил ведения и хранения ТК устанавливает также обязанность работника поставить свою подпись ниже.
Может быть вполне вероятна ситуация, когда увольняющийся сотрудник отказывается поставить свою подпись в ТК. В таком случае работники отдела кадров должны составить соответствующий акт. Акт передается на подпись увольняющемуся. Если и здесь он откажется поставить свой автограф, то в этом акте делается соответствующая пометка.
По общему правилу, последним днем трудовой деятельности гражданина, который написал заявление на увольнение, считается день увольнения. Исключением в подобной ситуации являются случаи, когда увольняющийся решил перед увольнением догулять свой отпуск. В таких случаях последним днем работы признается последний день отпуска. Таким образом, в ТК запись о дне увольнения нужно заполнять исходя из даты последнего его рабочего дня или последнего дня отпуска.
Санкции за неправильное ведение ТК
В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям.
Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:
- для юридического лица – 30-50 тыс. руб.;
- для предпринимателя – 1-5 тыс. руб.;
- для лиц, находящихся на ответственных должностях – 10-20 тыс. руб.
При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.
Пример заполнения трудовой книжки
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Как произвести запись в трудовую книжку если был пробел в трудовой деятельности, во время которой я являлся индивидуальным предпринимателем?
Сергей, предпринимательская деятельность – это деятельность, которую ИП ведет самостоятельно, на свой страх и риск. Он не выполняет ничьих поручений, никому не подчиняется, и может нанимать работников для осуществления ими трудовой деятельности как работодатель.
Основанием для внесения записи в трудовую книжку является возникновение между работником и работодателем трудовых отношений. ИП не может являться работодателем для себя же, поэтому и соответствующую запись в трудовую книжку он внести не сможет (см. Письмо Минтруда РФ от 26.05.2021 № 14-6/ООГ-4834). Следовательно, не может внести такую запись и ваш новый работодатель.
Отсутствие записи о работе в качестве ИП ничем вам не грозит. Если вам нужно подтвердить факт ведения собственного бизнеса в качестве ИП для потенциального работодателя, можете представить ему копию свидетельства о госрегистрации в качестве ИП или выписку из ЕГРИП. Если же вас волнует вопрос стажа, то от наличия или отсутствия записи в трудовой книжке он не зависит – страховой стаж начисляется только за то время, в течение которого вы уплачивали страховые взносы в ПФР.
Я случайно уронил трудовую в ванну с водой. Теперь она разбухла и на листах потекли чернила и печати. Вся история моей работы теперь практически не читается. Трудовая испорчена.
Можно ли устроится на работу с такой «замоченной» трудовой книжкой?
Как-то можно восстановить трудовую со всеми записями? Если да, то как это сделать? Или нужно начинать новую книгу с чистого листа, тогда как доказать, что я работал в организациях?
Здравствуйте! Учитывая действующее трудовое законодательство, у Вас есть два варианта для решения проблемы:
— восстановление испорченного документа;
— заведение новой трудовой книжки.
Способ первый – восстановить. Лицо, трудовая книжка которого пришла в негодность, может получить дубликат. Человек, утративший документ, должен обратиться к работодателю по последнему месту работы. Бывший наниматель в 15-дневный срок обязан подготовить и выдать заявителю дубликат (п. 31 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003).
Если работник трудился только в одной компании, проблем с восстановлением возникнуть не должно. Но если сотрудник работал в нескольких организациях, ему необходимо сначала самостоятельно обратиться ко всем своим работодателям с просьбой подтвердить стаж. Для подтверждения подойдут такие документы:
— справки о том, что лицо действительно работало в компании;
— приказы о назначении на должность и об увольнении;
— трудовые договоры;
— ведомости на выдачу зарплаты;
— выписки из ПФР по страховому счету сотрудника.
Если фирма ликвидирована, обращайтесь в государственный архив или ПФР. Всю собранную информацию вместе с заявлением предъявите руководителю по последнему месту работы. Отдел кадров обязан изучить документы и внести данные в дубликат (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Способ второй – не восстанавливать. Документ можно и не восстанавливать. Если на новом месте стаж работника не важен, то его примут и без трудовой книжки. После назначения на должность в отделе кадров заведут новую трудовую книжку.
Учтите, что если Вы выберете второй способ, то в будущем Вам вероятнее всего все-таки придется доказывать свой стаж, например, при назначении пенсии.