Отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью: как оформить

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 6 мин.

Иногда обстоятельства ставят работодателя в положение, когда необходимо вызвать на работу сотрудника, находящегося в очередном отпуске. Имеет ли работодатель право на принудительное прерывание этого отпуска? Можно ли заставить сотрудника выйти на работу, если он не хочет этого? Каков порядок отзыва из отпуска по производственной необходимости? Предлагаем рассмотреть эти и другие вопросы в нашей статье.

Законные основания для отзыва из отпуска

Регулированию данного вопроса посвящена ст. 125 ТК РФ. В ней говорится, что вызвать отпускника на работу можно лишь по его согласию. В связи с этим ту часть отпускных дней, которая не была использована, нужно будет предоставить сотруднику в тот период времени, который ему удобен, например, в течение этого рабочего года либо перенести неотгулянные дни на следующий рабочий год, присоединив их к будущему отпуску.

Обстоятельства, требующие отзыва сотрудника из честно заработанного отпуска, возникают достаточно часто. Сами по себе причины, которые вынуждают работодателя на эту процедуру, могут быть различными, однако в любом случае они должны быть обоснованными и вескими. Чаще всего под формулировку «производственная необходимость» попадают следующие причины:

  • временная нетрудоспособность коллеги сотрудника, ушедшего в отпуск, которого никем больше невозможно заменить кроме отпускника;
  • проведение проверки ГИТ, налоговыми органами и другими контролирующими ведомствами;
  • проведением процедуры инвентаризации имущества, требующей обязательного присутствия конкретного специалиста;
  • сбои в работе компьютерных/информационных/коммуникационных систем, требующих вмешательства системного администратора;
  • возникновение обстоятельств, имеющих форс-мажорный характер (аварии, стихийные бедствия, ЧС и тому подобное).

В отношении кого нельзя применять процедуру отзыва из отпуска?

Каждому работодателю должно быть известно, что вне зависимости от обстоятельств, отзывать из отпуска запрещается:

Требования ТК РФ к порядку проведения процедуры отзыва из отпуска

С чего начать работодателю, у которого возникла необходимость в привлечении к работе сотрудника, находящегося в отпуске? В данной ситуации уже определен четкий алгоритм действий, который нужно соблюсти работодателю.

Итак, нанимателю необходимо сделать следующее:

Оформить служебную записку

Этим вопросом занимается руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. В служебной записке обязательно указывается на причину, в связи с которой сотрудника приходится отзывать из отпуска. Готовая бумага обязательно подается на согласование к руководителю компании. Он ознакамливается с ней, проставляя на ней резолюцию (это может быть как отказ, так и согласие), а также указывает дату и проставляет роспись. Вы можете составить этот документ в произвольной форме, используя образец служебки, подготовленный нашими экспертами:

Обратите внимание! Если нормами ЛНА компании не предусмотрено никаких стандартов относительно способа оповещения сотрудника о необходимости досрочного выхода на работу, то о внезапном отзыве из отпуска можно сообщить абсолютно любым способом: позвонив по телефону, отправив письмо на почту и тому подобное. В этом плане у работодателя нет никаких ограничений, однако в данном случае стоит помнить о том, чтобы информация дошла до подчиненного как можно раньше.

Обратиться к сотруднику с просьбой выйти на работу

Так как у сотрудника есть полное право на то, чтобы отказаться от досрочного прекращения отдыха, логично, что для начала нужно получить от него ответ, оформив соответствующее предложение в официальной форме. Данная просьба обязательно должна быть оформлена документально. Это может быть сообщение, уведомление или любой другой документ, в котором указана причина отзыва, а также дата явки на работу.

Сотрудник имеет право на то, чтобы согласиться или отказаться от выхода на работу, отразив свое желание в уведомлении. Также стоит отметить, что согласие может быть оформлено и в виде отдельного документа. Целесообразнее всего, если работодатель заранее определит нюансы документооборота относительно данного вопроса в ЛНА учреждения.

После получения согласия от сотрудника, оформить приказ

В отношении этого документа не предусматривается никаких специальных форм, и компания может самостоятельно определять его содержание, соблюдая при этом положения ТК РФ. В приказе аналогичным образом указывается на обстоятельства, послужившие причиной для вызова на работу отпускника, дата выхода на работу и период, в течение которого сотруднику предоставляется право на использование неотгулянных отпускных дней.

Внести изменения в личную карточку сотрудника и график отпусков

Из текста приказа очевидно, что отзывая сотрудника из отпуска, бухгалтер или кадровик обязаны внести изменения в график отпусков. Как это делается? В строчке, где содержится указание о прерывании отпуска, делаются следующие отметки:

  • в графе 10 «Примечание» отмечается, какое количество отпускных дней перенесены на другой период времени;
  • в графе 8 «Основание» указывается на соответствующий документ – приказ вместе с его номером и датой;
  • в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» отражаются даты, на которые решено перенести неиспользованные отпускные дни.

Что касается табеля учета рабочего времени – в нем необходимо отметить дни нахождения сотрудника в отпуске. Для этого используются соответствующие коды «09» или «ОТ». В то время как рабочие дни (которые считаются уже после отзыва из отпуска отмечаются кодами «01» или «Я».

То, что сотрудник был отозван из отпуска, следует отразить и в его личной карточке. Для этого соответствующие данные о количестве фактически отгулянных отпускных дней указываются в 4 графе раздела 8. Вместе с этим в графе 7 «Основание» указываются реквизиты двух приказов – «Об отпуске» и «Об отзыве».

Пересчитайте отпускные и откорректируйте суммы по налогами и страховым взносам. Бухгалтера нередко сомневаются, можно ли отозвать сотрудника из отпуска и при этом не перерасчитывать отпускные? Очевидно, что вызывая сотрудника из отпуска на работу, он не отгуляет положенное количество дней. Однако до этого отпускнику были начислены отпускные, расчет которых был основан на графике отпусков, а деньги были получены сотрудником еще до начала отпуска. Обычно, средства выплачиваются не позднее 3 дней до момента выхода в отпуск, как это устанавливает ТК РФ. Как мы понимаем, в этом случае обойтись без перерасчета отпускных не удастся. Почему это важно: когда сотрудником будут востребованы оставшиеся дни отпуска, расчет отпускных будет производиться на основании другого расчетного периода. В перерасчете нет ничего сложного. Для этого сумма среднего заработка, на основании которой начислялись первоначальные отпускные, следует умножить на количество неиспользованных отпускных дней. Получившаяся при этом простом расчете сумма и должны быть удержана у сотрудника.

Отметим, что это не единственный вариант перерасчета. В целом, при согласии сотрудника с получившейся итоговой разницей между «старой» и «новой» суммой отпускных можно поступить двумя способами: зачесть в счет зарплаты или договориться о возврате денег в кассу сотрудником.

Дополнительный нюанс: компенсация по ТК РФ, расчет НДФЛ и взносы

Допустим, что работодатель отзывает сотрудника из отпуска, чтобы тот явился на работу, и работник отвечает на это согласием. Так как это происходит по инициативе нанимателя, он может компенсировать подчиненному расходы на проезд (особенно в случаях, когда отпускник находится на отдыхе за границей), дабы хоть как-то уменьшить негативные впечатления от прерванного отпуска.

Будет ли подобная компенсация подпадать под обложение НДФЛ?

На данный счет Минфин выражает свою позицию таким образом: так как сотрудник добровольно соглашается не прерывание отпуска и досрочный выход на работу, то вся стоимость оплаченных от места отдыха до работы попадает под обложение НДФЛ. И хотя сотрудник выразил свое согласие на отзыв из отпуска, в его возвращении на работу все же больше заинтересован непосредственно работодатель. Поэтому, можно говорить о том, что у сотрудника нет в этом плане никакой экономической выгоды. Очевидно, что если бы его не отозвали из отпуска, то он не понес бы расходов на покупку билетов на проезд.

В действительности по факту это выглядит так: сначала сотрудник тратит свои собственные деньги, а затем работодатель возмещает ему понесенные затраты, в итоге все возвращается в первоначальное состояние (будто сотрудник и не был вызван из отпуска). Если посмотреть на ситуацию именно с этой стороны, то возвращенные/компенсированные сотруднику средства никак нельзя назвать доходом, что не дает права применять к этим денежным средствам обложение НДФЛ. Однако понятно, что отказаться от начисления НДФЛ и взносов со стоимости проезда способны лишь те работодатели, которые готовы на судебные споры с налоговыми органами.

Подводим итоги

Множество обстоятельств могут вынудить работодателя отозвать подчиненного из отпуска и у работодателя есть законное право на то чтобы отозвать сотрудника из отпуска, но, не требуя, а предлагая выйти на работу. Без согласия работника заставить его прервать отдых нельзя. Если сотрудник отказывается от выхода на работу, то он имеет полное право на то, чтобы не объяснять и не обосновывать причины, в связи с которыми он принял такое решение. Если же сторонам удалось договориться и подчиненный пошел навстречу работодателю, дав свое согласие, то отзыв из отпуска должен быть произведен с соблюдением всех требований ТК РФ.

Если же работодатель нарушит процедуру «вывода» сотрудника из отпуска (такое происходит, когда от сотрудника не было получено письменное согласие, а только устное, или работодатель не издал приказ об отзыве), а вышедший досрочно из отпуска подчиненный совершит проступок, то у работодателя не будет никаких законных оснований на то, чтобы применить к нему соответствующие меры дисциплинарного воздействия. Даже если работодатель применит дисциплинарное взыскание (любого вида), его легко можно будет оспорить, ведь официально «нарушитель» находился в отпуске.

Важно помнить, что желание сотрудника продолжить отпуск, вне зависимости от тех или иных обстоятельств, которые требуют от него явки на работу, не может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Таким образом, вызываемый на работу отпускник может не опасаться наказания со стороны начальства.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Пшеницына Оксана Валентиновна

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *