Положение об отделе кадров в 2025 году: образец, пример для предприятия, срок хранения, в соответствии с профстандартом

Из статьи вы узнаете:

Разработав положение об отделе кадров, вы сможете выстроить наиболее эффективную организацию кадрового делопроизводства вашего предприятия.

Данный документ используется для достижения различных целей:

Регулирование работы отдела;
Конкретизация задач, стоящих перед сотрудниками;
Полномочия и обязанности персонала.

В нашей сегодняшней статье вы узнаете, как правильно составить положение об отделе кадров, вооружившись советами по оформлению от экспертов.

Для чего требуется положение об отделе кадров?

Положение об отделе кадров – это внутренний локальный акт, требующийся в случае, если в вашей компании создается кадровая служба в формате отдельного структурного подразделения. Обратите внимание, что законодательство не требует обязательного принятия положения об отделе кадров. Но, вместе с тем, этот документ дает сотруднику отдела четкое и конкретное представление об их работе. При разработке положения необходимо руководствоваться ст. 8 ТК РФ.

По сути, данное положение выступает своего рода инструкцией, которая определяет работу кадровых сотрудников с персоналом организации. В частности, в положении об отделе кадров:

Закреплены основные направления работы отдела кадров, а также правила работы с кадровой документацией.
Прописаны необходимые кадровые мероприятия.
Между сотрудниками распределены обязанности, а также схемы подчинения/контроля.
Систематизированы варианты взаимодействия сотрудников отдела кадров с остальным персоналом.

Несмотря на то, что законодательство не обязует работодателю издавать данный документ, такое требование может содержаться в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка. В указанной ситуации работодатель уже должен разработать и принять положение об отделе кадров.

Что должно включаться в положение об отделе кадров?

При создании данного документа следует учесть:

Численность сотрудников кадровой службы и всего персонала в целом.
Стоящие перед кадровиками задачи.
Наличие смежных структурных подразделений. Этот пункт наиболее важен, поскольку его учет позволяет избежать такой проблемы как пересечение зон ответственности.

После принятия решения о разработке положения об отделе кадров далее следует подготовить проект этого документа. Здесь руководствуйтесь нормами профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Этот профстандарт имеет четкую структуру, емко описывает функционал кадровика, а также содержит требования к работе сотрудника и критерии оценки его профессиональных знаний и навыков.

Помимо этого, вы можете использовать также следующие документы:

Законодательство не регламентирует вопросы содержания положения об отделе кадров. Однако, при разработке проекта документа следует убедиться в том, что его пункты не нарушают закон, а также права и обязанности остальных работников.

Вам также будет интересно:

— Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
— Личная карточка работника формы Т-2: скачать образец заполнения

Структура документа и его содержание

Из каких разделов состоит положение об отделе кадров:

Общие положения.
Состав кадрового отдела по должностям.
Компетенция кадровиков и ее пределы.
Задачи, поставленные перед подразделением (функции и цели).
Права и обязанности сотрудников отдела кадров.
Виды ответственности кадровиков.
Механизмы взаимодействия сотрудников отдела кадров с остальными структурными подразделениями.
Вопросы, касающиеся материального обеспечения.

Скачать пример положения об отделе кадров (кадровой службе)

Эксперты рекомендуют прописывать каждый раздел документа максимально подробно, используя точные формулировки, исключающие двусмысленность интерпретации. Такой подход дает возможность кадровикам лучше разбираться в сути документа, а также снизить вероятность возникновения конфликтных ситуаций.

В рамках вводной части типового положения следует:

описать общие характеристики кадрового отдела;
указать перечень законодательных актов и иных документов, которыми следует руководствоваться сотрудникам кадровой службы в своей работе. Это могут быть ТК РФ, ПВТР или иная учредительная документация компании.

В положении должна быть подробно расписана структура кадрового отдела, указаны конкретные должности и иметься отсылка к штатному расписанию.

Вам также будет интересно:

— Положение о документообороте и делопроизводстве
— Положение о проведении инвентаризации на предприятии

Кроме того, важно раскрыть функции и задачи (общие и частные), которые ставятся перед кадровиками. К примеру, следует указать сферу вопросов, порученных отделу. Это может быть:

организация и осуществление обучения персонала;
подбор сотрудников;
организационные мероприятия, связанные с аттестацией;
ведение кадрового документооборота.

Исходя из специфики деятельности отдела, документ может иметь соответствующее название, например, положение кадрового правового отдела.

В положении также указывается сфера ответственности кадровых работников и правила взаимодействия не только с отдельными сотрудниками, но и остальными структурными подразделениями/службами компании, в частности:

какие структурные подразделения должны передавать кадровикам соответствующую отчетность (сроки и способы предоставления документов);
взаимодействие с юридическим и бухгалтерским отделом;
способы отчетности, установленные для самих кадровых сотрудников.

Пример:

Сотрудники отдела кадров должны предоставлять в бухгалтерию сведения для начисления заработной платы. Или необходимость привлечения службы безопасности в рамках процедуры подбора кандидатов на трудоустройство.

В положение об отделе кадров должны включаться все текущие изменения в законодательстве. Кроме того, важно не забывать о включении пунктов о подаче СЗВ-ТД.

Обратите внимание! С главным (готовым) проектом документа должны быть ознакомлены корпоративные юристы вашей организации. После этого положение об отделе кадров отправляется на утверждение к руководителю. Ввод документа происходит на основании издания соответствующего Приказа. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с документами под роспись. Кроме того рекомендуется указать, что руководитель кадровой службы несет ответственность за своевременное и надлежащее выполнение порученных задач.

Это важно знать! Так как положение об отделе кадров не является обязательным локальным актом, то его можно не согласовывать с профсоюзной организацией.

Скачать образец положения об отделе кадров на предприятии

Срок хранения

Данный вопрос регулируется нормами ФЗ № 125 «Об архивном деле». В соответствии с ним положение об отделе кадров как документ, относящийся к документации о личном составе, должен храниться не менее установленного срока (75 лет), если он был создан до 2003 года, и не меньше 50 лет, если создан с 2003 и последующих годов.

В каких случаях разногласия по положению могут перейти в судебное разбирательство?

Наиболее частая причина исковых заявлений от сотрудников кадровой службы – это увольнения или вынесение различного рода взысканий. Как правило, работники имеют возражения относительно принятых мер. В таких случаях положение об отделе кадров помогает внести ясность в подобный спор.

Пример 1:

Так, положение об отделе кадров помогло руководителю кадровой службы государственного бюджетного учреждения. Он обратился за оспариванием вынесенного ему выговора на основании ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей. Однако в Приказе не содержалось уточнений относительно нарушенных сотрудником обязанностей. Иск был поддержан судом первой инстанции, а затем апелляционным судом. Принимая решение по данному разбирательству, органы суда проанализировали, каким образом распределялись обязанности между сотрудниками согласно локальным нормативным актам (определение Мосгорсуда по делу № 33-46091/2019 от 18 октября 2019 года).

Пример 2:

Гражданин П. занимал должность заместителя руководителя кадрового отдела в компании. Он был ознакомлен со всеми необходимыми документами: положением об отделе кадров, коллективным договором, должностной инструкцией и другими локальными актами компании. Было установлено, что гражданин П. нарушил должностную инструкцию в рамках пункта об обработке персональных данных. И в первой и в апелляционной инстанции суд согласился с позицией работодателя, поскольку посчитал факт нарушения обязанностей доказанным. Однако кассационный суд отправил дело на пересмотр ввиду того, что судами не был учтен тот факт, что нарушитель был привлечен к ответственности за пределами срока, который отпущен на это. А именно, ввиду того, что со дня нарушения прошло более двух месяцев (определение 2 КСОЮ по делу № 88-7871/2020 от 26 мая 2020 года).

Подводим итоги

Законодательство не устанавливает для работодателей обязанности по разработке положения об отделе кадров. Однако, как показывает практика (в том числе судебная), принять такой документ, безусловно, стоит. Строгих требований относительно структуры и содержания положения не предъявляется, поэтому данные вопросы остаются на усмотрение работодателя. Самым верным решением будет четкое и детальное описание всех пунктов документа. Именно на эти положения будут опираться сотрудники кадровой службы при выполнении своих обязанностей. Если правила будут сформулированы конкретно и юридически верно, то кадровики будут лучше знать свои права и обязанности, а, следовательно, и эффективнее их исполнять.

Если положение, которое регламентирует вопросы, касающиеся работы и взаимодействия кадровой службы, составлено грамотно, то указанный документ будет полезен и небольшой компании и крупному предприятию, в особенности, если работу с персоналом осуществляет целый департамент. В результате вы можете быть уверены, что все ваши приоритеты грамотно расставлены, зоны ответственности и обязанности правильно распределены между сотрудниками, а процесс ведения кадровой документации упорядочен в соответствии с законом.

Источник: «Юридическая азбука»