Положение о служебных командировках относится к локальным нормативным актам. При подготовке данного документа работодателю нужно учитывать нормы действующего законодательства, в том числе ТК РФ, НК РФ, постановления правительства № 749 от 13.10.2008, № 729 от 02.10.2002 и другие. В положении отражаются особенности направления подчиненных в рабочие поездки в конкретной организации.
Для чего нужно положение о служебных командировках?
В российском законодательстве нет прямой нормы, которая бы говорила о том, что в каждой компании обязательно утверждение собственного положения о служебных командировках. Порядок финансирования работников, пребывающих в рабочих поездках, можно отразить в другом документе, в частности в положении об оплате труда.
Однако во многих организациях все же действуют специальные акты, регулирующие именно «командировочные» вопросы. Объяснение простое – в таком документе можно детально описать типы служебных поездок, объем компенсируемых расходов, допустимые виды используемого транспорта и категории гостиниц и многое другое.
Работодатель, который выплачивает командировочные суммы в строгом соответствии с действующим в компании положением, легко обоснует признание затрат на служебные поездки исключаемыми расходами при расчете налога на прибыль. Это в свою очередь минимизирует риск возникновения недоразумений с налоговиками.
Если руководство не посылает сотрудников в командировки и не планирует это делать, без положения можно вполне успешно обойтись. Во всех остальных случаях лучше утвердить подобный документ и таким образом избежать претензий не только со стороны налоговой службы, но и со стороны подчиненных.
Правила оформления положения
Положение о служебных командировках может быть создано на бумажном носителе либо в электронном формате. При подготовке акта следует соблюдать нижеперечисленные правила:
- Если документ вмещает 2 и больше страниц, вторая и последующие страницы нумеруются.
- Текст может быть размещен на лицевой и на обратной стороне листа.
- Использовать нужно свободно распространяемый бесплатный шрифт (12, 13 или 14).
- Заголовки центрируются по ширине текста.
- Интервал текста – 1 или 1,5.
- Текст нужно выровнять по ширине.
- Отдельная информация может быть выделена жирным шрифтом (например, «адресат», «подпись», заголовки).
- Гриф об утверждении проставляется в правом верхнем углу первого листа.
Отдельное внимание стоит уделить реквизитам документа. В частности, обязательно указывается полное наименование организации, так как это прописано в статуте. Ниже под наименованием компании размещается название самого бланка.
Вам также будет интересно:
— Положение об оказании материальной помощи работникам
— Срочный и бессрочный трудовой договор: отличия в 2024 году
Дата положения – это день утверждения документа. Если в название организации включено место ее расположения, место составления акта не указывается.
Структура положения
Структура положения о служебных командировках определяется по усмотрению работодателя. Как правило, документ включает несколько разделов. Разбивка по разделам позволяет упростить изучение содержания акта, а также быстрее найти необходимую информацию.
Таблица №1. Пример структуры положения о служебных поездках.
| Название раздела | Содержание |
|---|---|
| Общие положения |
|
| Порядок направления сотрудников в командировки |
|
| Срок командировки и режим труда в отъезде |
|
| Возмещаемые затраты |
|
| Подготовка и сдача отчетности о командировке |
|
| Оплата выходных и праздничных дней |
|
| Гарантии работникам, пребывающим в служебных поездках |
|
| Особенности командировок за пределы территории РФ |
|
| Однодневные командировки |
|
Что написать в разделе «Общие положения»?
В этом разделе нужно отразить порядок применения положения, указать отношения, регулируемые данным актом, дать определение основным понятиям.
При составлении акта необходимо руководствоваться ТК РФ и НК РФ, другими законами и подзаконными нормативными источниками. В частности, механизм направления работников в служебные командировки предусмотрен постановлением Правительства №749 от 13.10.2008. При подготовке положения специалист, которому поручено это задание, может взять за основу постановление Правительства №749, дополнительно прописав при этом особенности рабочих поездок для сотрудников конкретной организации.
В «Общих положениях» обычно наводится список основных терминов, таких как:
- служебная командировка (можно использовать определение, данное в ст. 166 ТК РФ, согласно которому служебной командировкой признается поездка нанятого лица по поручению нанимателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы);
- место постоянной работы;
- командировочные расходы;
- авансовый отчет;
- денежный аванс.
Вам также будет интересно:
— Положение о премировании работников. Образец 2024 года
— Положение о депремировании работников: образец 2024
Также целесообразно указать поездки, которые не относятся к командировкам. Как правило, речь идет о поездках технических специалистов, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
В первом разделе также можно указать, что положение распространяется на всех работников организации либо на работников какого-то конкретного отдела.
Стоит также привести перечень сотрудников:
- которые не могут быть направлены в командировку (беременные женщины, несовершеннолетние работники);
- которые направляются в командировку только по их согласию (работники-инвалиды, матери или отцы, воспитывающие детей в одиночку, родители детей до 3 лет, работники, занятые по ученическому договору).
Порядок направления сотрудника в командировку
Для того, чтобы направить работника в командировку, работодатель должен издать соответствующий приказ. Очень часто данному акту предшествует служебная записка начальника отдела, в котором числится сотрудник.
Образцы служебной записки и приказа работодателя о направлении работника в командировку можно утвердить в качестве приложений к положению о служебных поездках.
В положении также можно прописать, что подтверждением срока пребывания работника в служебной поездке выступает служебная записка о командировке, оформленная сотрудником. Единого образца нет, но работодатель вправе разработать его самостоятельно.
В обязательном порядке работник оформляет авансовый отчет – документ об израсходованных денежных суммах. При подготовке нужно использовать унифицированную форму № АО-1. К отчету прикрепляются документы, подтверждающие расходы на транспорт и проживание, например:
- чеки;
- квитанции;
- посадочные талоны;
- бланки строгой отчетности и другое.
Сроки командировки
Срок рабочей поездки и режим выполнения поставленного задания определяются руководителем компании либо руководителем конкретного подразделения компании. При этом важно учитывать:
- объемы работ;
- потенциальные трудности;
- возможность выполнения задания в рамках рабочего времени по стандартному рабочему графику командирующей организации.
В срок командировки включают период нахождения в пути, в том числе вынужденную задержку в пути, и время пребывания в месте командирования, в том числе выходные, праздничные дни, период временной нетрудоспособности.
Вам также будет интересно:
— Увольнение за отказ ехать в командировку
— Положение о ненормированном рабочем дне: образец
День выезда – это день отправления самолета, поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного. День приезда – это день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы сотрудника.
В положении можно также прописать основания для продления срока рабочей поездки.
Командировочные расходы
В положении о служебных командировках обязательно включается раздел о размере и порядке возмещения работнику расходов, связанных с рабочей поездкой. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана компенсировать командированному специалисту:
-
расходы на проезд;
-
расходы на жилье;
-
суточные;
-
иные расходы, например, затраты на оформление загранпаспорта и визы, суммы уплаченных консульских сборов, медстраховка.
Также работодатель вправе закрепить список иных возмещаемых расходов, которые произведены работником с разрешения или ведома руководителя. Сюда обычно относят расходы на оплату услуг телефонной связи, найм транспортных средств, оплату регистрационных взносов на мероприятия и другое.
Компенсация расходов выплачивается на основании авансового отчета и документов, подтверждающих затраты.
Большинство компаний предусматривает лимит относительно сумм расходов, которые могут быть возмещены работодателем. Особенно это актуально для бюджетных организаций, таких как Роснефть или Газпром.
Размер суточных обычно устанавливается в фиксированной сумме.
В положении необходимо предусмотреть список документов, которые считаются надлежащим подтверждением произведенных расходов. Кроме этого стоит установить порядок возмещения затрат работника, который не представил подтверждающих чеков или квитанций в связи с утратой бумаг.
Если работодатель планирует направлять сотрудников в командировки за пределы РФ, необходимо зафиксировать порядок возмещения расходов, произведенных в период заграничных служебных поездок.
Однодневные командировки
Однодневной можно считать такую служебную поездку, из которой работник может ежедневно возвращаться по месту своего жительства.
Порядок документального оформления такой командировки не отличается от стандартного. Однако есть разница по выплате компенсации.
Если поездка выпала на обычный рабочий день, то командированный сотрудник получает свой средний дневной заработок. Если же пришлось попутешествовать в выходной или в праздник, оплата начисляется как за работу в выходной или праздничный день.
Обычно в случае с однодневными командировками возмещаются только траты на проезд, ведь нанимать жилье работнику просто нет необходимости.
Особенности налогообложения возмещаемых расходов
Командировочные расходы можно включить налоговые расходы только в случае документального подтверждения этих затрат.
Расходы на проезд, проживание, сборы за провоз багажа, сборы за услуги аэропортов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме. Но есть одно обязательное условие – наличие у работника подтверждающих документов. Если квитанций нет, то траты на проезд подлежат налогообложению. С проживанием ситуация другая. Без подтверждающих документов налоги не перечисляются с суммы 700 рублей для поездок по России, 2500 рублей для заграничных поездок. Суммы превышения подлежат налогообложению.
Суточные также не облагаются НДФЛ в пределах 700 и 2500 рублей для внутренних и заграничных командировок соответственно.
Вам также будет интересно:
— Гражданско-правовой договор с самозанятым
— Трудовой договор со сдельной оплатой труда: образец
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 15
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
