Положение о расчетах с подотчетными лицами в 2023 году: скачать образец, в бюджетном учреждении

Из статьи вы узнаете:

Положение о расчетах с подотчетными лицами — это один из важнейших локальных документов предприятия. Оно утверждается руководством, прежде всего, для установления порядка выдачи сотрудникам средств компании, контроля их целевого использования, а также правильного учета. От грамотного ведения документооборота зависит не только сохранность бюджета предприятия, но и корректный учет расходов для целей налогообложения.

В связи с чем рассмотрим подробнее, что следует включить в Положение для того чтобы достигнуть четкой организации порядка выдачи средств работникам, а также установления правил приема от них финансовых отчетов.

Общие сведения

Как было отмечено выше, Положение о расчетах с подотчетными лицами представляет собой внутренний документ предприятия.

Скачать образец положения о расчетах с подотчетными лицами

В августе 2017 года в Указание Центробанка РФ N 3210-У от 11.03.2004 г. были внесены поправки о порядке выдачи финансов под отчет. Вместе с тем, руководство в бюджетном учреждении, как и прежде с учетом специфики деятельности должно разрабатывать и утверждать правила расчетов с подотчетными работниками. Именно для выполнения этого требования и создается Положение — единый документ, устанавливающий порядок взаимодействия с подотчетниками на предприятии.

Фактически этот акт решает ряд важнейших задач:

Учреждает порядок, в соответствии с которым должны вестись расчеты с сотрудниками, которым на хозяйственные нужды компании выделяются денежные суммы под отчет.
Позволяет контролировать движение финансов, в том числе проверять их целевое расходование.
Обеспечивает сохранность корпоративных ресурсов.

Следует отметить, что Положение требуется не только для достижения обозначенных выше целей, но и на случай возможных споров с подотчетными лицами. Работодатель, имея под рукой грамотно составленный документ, вправе на него ссылаться, подкрепляя доводы и доказывая свою правоту.

Для каких целей выдаются денежные средства

В процессе осуществления хозяйственной деятельности, администрация предприятия неизбежно сталкивается с необходимостью выделения бюджетных средств отдельным работникам подотчет для решения поставленных перед ними задач.

В частности, довольно часто выдача денежных сумм требуется для выполнения следующих целей:

Административно-хозяйственных. Например, дополнительные средства могут потребоваться для покупки горюче-смазочных материалов, запасных частей, канцелярии, приобретения различного оборудования, инвентаря. А также для получения консультационных, информационных и прочих услуг.
Командировочных. Часть денег предприятия, как правило, выделяется на расходы для деловых поездок сотрудников, как по России, так и за рубеж. Например, для направления торговых представителей, в служебные командировки. Обычно средства требуются для компенсации трат на бензин, покупку авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц.
Представительских. Для развития бизнеса, увеличения доходов предприятия, создания и выстраивания партнерских отношений с контрагентами, заключения выгодных сделок, установления экономических связей, всегда требуется выделения части корпоративного бюджета.

В содержании Положения можно подробно расписать, на какие конкретно цели выделяются подотчетные суммы. Поскольку финансы выдаются не всему персоналу, а только конкретным сотрудникам, в обязанности которых входит выполнение необходимых задач, руководство компании утверждает перечень лиц, получающих подотчетные суммы. Для этого издается специальный приказ.

Общие положения

В нормативно-правовых актах отсутствуют правила устанавливающие требования к оформлению Положения о расчетах с подотчетниками. Поэтому форму документ администрация предприятия разрабатывает самостоятельно.

Вам также будет интересно:

— Авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом
— Прием на работу перед декретом

Традиционно в этот блок выключаются:

Ссылки на законодательные нормы, на основании которых был разработан документ. Как правило, делается отсылка на Приказ о бухучете, Указание Центробанка № 3210-У, Приказ Минфина № 52н, касающийся форм первичных документов.
Сведения о подотчетных лицах. Таковыми, согласно п. 5 Указания Центробанка № 3210-У являются не только сотрудники, работающие по трудовому договору, но и граждане, нанятые на основании договоров ГПХ. Фактически это означает, что бюджетные средства могут быть выделены не только штатным работникам, но и сторонним подрядчикам. Как правило, в этом разделе дополнительно отмечается, перечень сотрудников, которым выдаются средства, устанавливается отдельным Приказом.

Порядок выдачи и расходования подотчетных средств

Этот раздел обычно содержит положения, отражающие:

Конкретные цели, на которые подотчетным лицам выделяются корпоративные средства. Например, на хозяйственные нужды предприятия (восполнение канцелярских принадлежностей, приобретение материальных ценностей, необходимых для выполнения производственных задач, почтовые расходы) затраты, связанные с деловыми поездками сотрудников, представительские издержки и прочее;
Порядок перечисления аванса под отчет.

В частности, Положение может предусматривать процедуру, согласно которой для получения средств, от работника требуется: заявление с указанием необходимой суммы аванса, ее обоснования (то есть целей, для которых нужны деньги), а также срока предоставления. В некоторых организациях, например, в силовых структурах, вместо заявления используются рапорт, в прочих учреждениях — служебная записка и другие варианты.

Важно! Выдача средств работнику под отчет происходит на основании полученного от него письменного заявления. Однако в соответствии с поправками в Указание Центробанка № 5587-У, с 30.11.2020 года, в заявке позволяется не указывать сумму средств и срок, на который она выдаются.

Согласно другому нововведению, с 30 ноября 2020 года разрешается оформлять один приказ на несколько выдач подотчетных сумм сотрудникам. При этом в распорядительном документе должны быть перечислены получатели денег и суммы, которые им выделяются, а также сроки выдачи.

Должностное лицо, принимающее решение о выдаче подотчетнику аванса, а также сотрудник, с которым необходимо его согласовать, как правило, это главбух;
Срок рассмотрения заявления о выдаче аванса, например, три рабочих дня. Получив заявку на выдачу авансовых средств, начальство рассматривает возможность выделения денег на конкретные нужды и период. После принятия положительного решения, заявление визируется;
Дополнительные условия выдачи суммы под отчет. Таковым может быть отсутствие задолженностей по ранее выданным авансам, иначе говоря, по которым сотрудник должен был представить руководству финансовые отчеты;
Предельная величина средств, которые могут быть выданы одному сотруднику для нужд предприятия. Например, это может быть аванс в 100 тысяч рублей или любая иная сумма;
Максимальный срок выдачи подотчетнику денежных средств для хозяйственных и прочих нужд. Поскольку в законодательстве конкретный срок не установлен, то каждая организация устанавливает собственный период, в рамках которого работник должен отчитаться. Например, в Положении может быть отведен период в 10 рабочих дней, так и в один месяц, до истечения которого сотрудник должен представить финансовый отчет работодателю по расходованию выделенных ему средств;
Запрет на передачу подотчетных средств другому сотруднику предприятия;
Прочие требования.

Следует отметить, что порядок расходования средств обычно прописывается в отдельных документах, например, в Положении о служебных командировках, на которые делаются соответствующие отсылки.

Порядок предоставления отчета руководству

В Положение следует включить раздел, регламентирующий порядок предоставления авансовых отчетов руководству по израсходованным средствам. Для предоставления отчета, работник может заполнить унифицированный бланк АО-1, утвержденный Постановлением Госкомстата № 55 в 2001 году.

В данном блоке указывается:

срок, в рамках которого подотчетник обязан отчитаться, например, в течение трех дней со дня истечения периода, на который ему были вверены бюджетные средства. Если деньги были выделены для служебной поездки, то сотруднику отводится трехдневный срок с даты возвращения из служебной командировки. В том случае, если после командировки он оформил больничный, то отчет предоставляется после закрытия больничного листа;
необходимость представления документации, подтверждающей израсходованные суммы и их обоснованность. Например, товарного чека, квитанции, накладной, счета-фактуры, акта выполненных работ;
проверка отчетной документации, поступившей в бухгалтерию на предмет правильности и полноты оформления, законности проведенных операций;
порядок возврата неиспользованных авансовых средств в кассу предприятия;
удержание долгов по подотчетным суммам из зарплаты работника, если он увольняется из организации. Кроме того, сумма может быть удержана из ежемесячного дохода подчиненного, согласно ст. 137 ТК РФ. Для этого руководитель должен издать приказ об удержании невозвращенных средств в течение месяца со дня окончания срока для предоставления отчета. Помимо этого, сотрудник должен дать свое согласие на возврат долга, путем проставления своей подписи в соответствующем приказе. Важно учитывать, что величина всех удержаний из зарплаты, согласно ст. 138 ТК РФ, не может превышать 20 процентов.

Следует отметить, что при возникновении разногласий с работником по вопросам возврата не потраченного остатка по авансу, руководитель вправе обратиться с иском в суд в пределах срока давности. При этом работодатель также может простить задолженность подотчетному лицу, в таком случае сумма будет отнесена к доходам работника.

После оформления Положения о расчетах, оно утверждается главой организации, путем издания специального приказа. Подотчетные сотрудники должны быть ознакомлены с содержанием документа и поставить свидетельствующие об этом подписи.

Таким образом, под отчет сотрудникам из бюджета может быть выделена любая сумма. При этом выдача денежных средств для нужд организации, требует своевременного предоставления отчетов. Для того чтобы избежать возникновения негативных последствий в виде нецелевого расходования корпоративных средств, работодатель должен разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами. При этом каждое подотчетное лицо должно быть ознакомлено с содержанием Положения под подпись.

Источник: «Юридическая азбука»