Положение о документообороте и делопроизводстве

Документооборот в компании

Под документооборотом подразумевают организацию движения документов от момента их создания или поступления до момента завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив.

В зависимости от сферы применения документооборот в компании разделяют на следующие категории:

• кадровый;
• произведенный;
• бухгалтерский;
• управленческий;
• административно-хозяйственный.

Документооборот и делопроизводство – это тесно связанные понятия. Ведь документооборот включает в себя все стадии движения документации, а под делопроизводством подразумеваются все процессы работы с документами.

Без налаженной схемы документооборота невозможно организовать эффективную систему бухгалтерского, кадрового, налогового и управленческого учета. Более того, отсутствие единых правил работы с документами значительно усложнит взаимодействие между структурными подразделениями, управление персоналом и управление компанией в целом.

Принципы организации документооборота в компании устанавливаются в положении о документообороте (далее – Положение).

Нормативное регулирование

При разработке Положения необходимо руководствоваться действующим законодательством, в частности:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральным законом «О персональных данных»;
• Федеральным законом «Об электронной подписи»;
• Федеральным законом «О коммерческой тайне».

Кроме этого, в процессе составления документа необходимо учесть нормы Указа Президента «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», а также требования нового Госстандарта по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016.

С 31.08.2018 года в РФ действует Примерная инструкция по делопроизводству в госорганизациях (приказ Росархива №44 от 11.04.2018 года). В государственных учреждениях этот документ является обязательным к применению. Что касается частных предприятий, то они могут использовать Инструкцию как пример при разработке собственного положения.

Структура Положения

Утвержденной структуры Положения нет, однако обычно документ состоит из следующих разделов:

1. Основные определения и термины, которые используются в документе.
2. Общие положения.
3. Принципы организации документооборота.
4. Потоки документов в организации.
5. Порядок организации документооборота (обычно включает в себя несколько подразделов, например, “Процедуры документооборота и стадии обработки информации”, “Прием и обработка документации”, “Регистрация входящей корреспонденции”, “Рассмотрение и исполнение документов” и другие).
6. Особенности работы с иностранной документацией.
7. Правила хранения документов.
8. Электронный документооборот.

Содержание Положения

Основная цель, с которой утверждается Положение, — это нормативная регламентация делопроизводства и документооборота в компании. Структура и содержание документа должны отвечать поставленным задачам, которые поставлены работодателем.

Далее рассмотрим, что необходимо прописать в каждом из перечисленных выше разделов Положения.

Основные определения и термины

Фактически, в этом блоке нужно перечислить и дать определение всем специфическим терминам, которые используются по тексту. Это облегчит практическое применение локального акта и позволит минимизировать риск неоднозначных трактовок.

Общие положения

В этом разделе укажите, что настоящий документ разработан и утвержден для применения в конкретном предприятии, учреждении или ООО. Пропишите, что каждое структурное подразделение обязано в своей работе учитывать нормы Положения.

В следующем пункте можно указать, что за организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает отдел делопроизводства или единственный делопроизводитель, если в компании не создана отдельная служба.

Далее нужно определить категорию документации, на работу с которой нормы Положения не распространяются (например, документы, которые содержат информацию, отнесенную к гостайне).

Принципы организации документооборота

В этом блоке нужно перечислить основные принципы, в соответствии с которыми организовывается документопоток в ООО, ПАО или других формах юрлиц. Вот примерный перечень этих принципов:

• централизация манипуляций по приему и отправке документов;
• маршрутизация документов, то есть распределение документации на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут;
• предварительное рассмотрение поступающей корреспонденции;
• однократность учета и регистрации документации, исключение дублирования;
• исключение возвратных движений документации, устранение необоснованных согласований проектов актов;
• регламентация всех процедур исполнения документа.

Потоки документов в организации

В этом разделе Положения пропишите, что в документообороте компании в соответствии со спецификой обработки выделяют разные виды документопотоков, например:

• поступающая документация или входящая корреспонденция;
• отправляемая документация или исходящая корреспонденция;
• внутренняя документация.

Укажите, каким образом следует осуществлять отправку документов, например, почтовой связью, курьерской доставкой и электронной связью.

Порядок организации документооборота

Обычно данный раздел является наиболее объемным. Здесь необходимо перечислить и описать основные процедуры делопроизводства и документооборота. Порядок выполнения каждой из процедур нужно конкретизировать максимально подробно.

Для удобства раздел можно разбить на несколько подразделов, например:

• процедуры документооборота и этапы обработки информации;
• прием и обработка документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация входящей документации;
• рассмотрение и исполнение документов;
• отправка документов;
• разработка, оформление и регистрация внутренних документов.

Процедуры документооборота и этапы обработки информации

Здесь следует расписать, какие основные процедуры документооборота существуют в организации. Обычно сюда включают прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение документов, регистрацию входящей корреспонденции, обработку и подготовку ответов, регистрацию исходящей корреспонденции, оформление и регистрацию внутренних документов и другое.

Прием и обработка документации

Укажите, что прием и обработка поступающих документов осуществляется службой делопроизводства.

При этом ответственные сотрудники обязаны:

1. проверить корректность адресов поступающих документов;
2. вскрыть принятую корреспонденцию;
3. проверить комплектность документов;
4. рассортировать документацию на такую, что подлежит регистрации и такую, что регистрации не подлежит;
5. передать документы на регистрацию.

Предварительное рассмотрение

Отдел делопроизводства также должен предварительно рассмотреть поступившую документацию. Это необходимо для того, чтобы выделить из массива входящей корреспонденции бумаги, которые необходимо рассмотреть безотлагательно.

Документы, не требующие немедленного рассмотрения руководством, могут направляться непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Регистрация поступающих документов

В этом подразделе пропишите, что поступающие в организацию документы следует регистрировать только после того, как служба делопроизводства выполнит предварительное рассмотрение.

Укажите, что все поступающие документы следует зарегистрировать в день их поступления. На полученной документации проставляется регистрационный штамп и дата поступления.

Рассмотрение и исполнение документов

Зафиксируйте, что зарегистрированный документ следует передать руководителю или исполнителю, в адрес которого он поступил.

Руководитель рассматривает документ, после чего осуществляется наложение резолюции, содержащей конкретное поручение исполнителю.

Пропишите, что ответственность за обработку и исполнение документов возлагается на исполнителя, указанного в резолюции.

В этом блоке необходимо также конкретизировать обязанности исполнителя, указав, что последний обязан:

• провести сбор и обработку необходимой информации;
• подготовить проект документа и всех необходимых приложений;
• согласовать проект с соответствующими службами, отделами, должностными лицами;
• при наличии замечаний – доработать проект, устранить замечания;
• представить документ на подпись руководителю;
• в необходимых случаях – подготовить список для рассылки документа; определить место хранения документа.

Работа с отправляемыми документами

В этом блоке нужно зафиксировать порядок работы с документами, подлежащими регистрации и отправке.

Здесь пропишите, что отдел делопроизводства и канцелярии перед регистрацией и отправкой документа обязан проверить правильность его оформления.

Отправка документов

В этой части нужно прописать порядок отправки документов. За отправку документации, как правило, отвечает отдел делопроизводства или канцелярия.

Укажите сроки отправки документов. Обычно письма рассылаются в день регистрации документов или не позже следующего рабочего дня. В первую очередь отправляется срочная корреспонденция.

Разработка, оформление и регистрация внутренних документов

В этом блоке можно прописать, какие существуют в компании основные группы внутренних документов. Например, выделяют документацию, которая касается:

• основной деятельности;
• личного состава;
• административно-хозяйственной деятельности.

Укажите, что внутренние документы компании разрабатываются по поручению руководителя. Также нужно предусмотреть, какие субъекты будут брать участие в процедуре разработки проекта. Обычно основными инстанциями визирования документации выступают:

• непосредственный исполнитель или разработчик, а также соисполнители;
• юридический отдел;
• финансовый отдел;
• бухгалтерия;
• если вопрос затрагивает личный состав – кадровая служба.

Особенности работы с иностранной документацией

Если компания сотрудничает с иностранными партнерами либо ведет деятельность в других странах, в содержание Положения можно включить раздел об особенностях работы с иностранной документацией.

Укажите, кто будет отвечать за работу с поступающей иностранной корреспонденцией. Обычно эти обязанности также возлагаются на службу делопроизводства.

Далее необходимо расписать порядок работы с иностранной документацией. Можно установить, что документы от иностранных контрагентов подлежат обработке по стандартным правилам. Однако если документ выполнен на иностранном языке, ответственное лицо обязано подготовить аннотацию на русском языке.

Правила хранения документов

В этом разделе необходимо указать, что служба делопроизводства формирует документальный фонд организации. Для этого ответственные специалисты осуществляют следующие манипуляции:

• разрабатывают и ведут номенклатуру дел;
• оформляют дела;
• принимают меры для сохранности и учета дел, а также передачи их на хранение в архив.

После того, как срок хранения документа истек, последний подлежит уничтожению.

Кроме перечисленных выше разделов в содержание Положения иногда включают раздел «Порядок изготовления, использования, учета и хранения штампов, бланков и печатей» и раздел «Приложения». В «Приложениях» можно зафиксировать примерную форму практически любого документа, который используется в документообороте организации.

Электронный документооборот

На сегодняшний день большинство предприятий и учреждений уже перешли на электронный документооборот, который в отличие от бумажного гарантирует:

• возможность более быстрого поиска и передачи документов;
• хранение документации без ограничения по срокам, качеству;
• возможность разграничения доступа к различной документации;
• строгий контроль за движением информации;
• экономию средств.

В компании может быть утверждено отдельное положение об электронном документообороте в организации либо соответствующий раздел можно выделить в общем положении о документообороте.

Работа с электронными документами имеет ряд особенностей. Электронный документооборот предполагает наличие и функционирование специальной системы, где создаются, обрабатываются и хранятся электронные документы.

Информация, которая поступает в организацию на бумажных носителях, должна быть отсканирована и включена в систему. Электронные сообщения, которые поступают в компанию от третьих лиц, подлежат регистрации.

Особенности разработки и утверждения Положения

Разработка Положения обычно поручается руководителю службы делопроизводства, делопроизводителю, юристу или секретарю.

Готовый проект обязательно проходит стадию согласования с различными структурными подразделениями компании, например, с юридической службой, отделом кадров и финансовым отделом.

Как и остальные локальные акты Положение утверждается руководителем организации. При этом в документе может быть предусмотрен срок его действия, однако это необязательное условие.

На что обратить внимание при составлении Положения?

Содержание норм, прописанных в Положении, должны отвечать потребностям, целям и задачам компании. Правила работы с документацией должны быть четкими, логичными и адекватными, иначе на практике попросту возникнет ситуация, когда исполнители будут игнорировать утвержденный регламент.

Не стоит слишком детализировать все манипуляции, связанные с делопроизводством. Лучше оставить в Положении только те процессы, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой.

Если в компании создано специальное подразделение, которое занимается работой с иностранными контрагентами, то правила работы с иностранной документацией можно объединить в отдельный внутренний акт, а не включать в содержание Положения о делопроизводстве. То же самое касается случая, когда в большой организации есть отдельный архив. При таких обстоятельствах порядок хранения документов целесообразно прописать в специальном положении или инструкции.

Образцы документов

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный