Положение о дистанционной работе в 2023 году: образец скачать, пример

Из статьи вы узнаете:

Положение о дистанционной работе — это локальный нормативный акт компании, определяющий порядок выполнения работниками их трудовой функции в режиме дистант. Работодатель обязательно должен утвердить этот документ, если он намерен переводить своих сотрудников на удаленный режим работы.

Дистанционная работа – что это такое по новому закону?

Это выполнение своих должностных обязанностей вне стационарного рабочего места. Лицо выполняет все ту же работу, но не в офисе, а, например, у себя дома, в кафе или в парке. По сути, работодателю неважно, где именно будет находиться его дистанционный сотрудник. Главное, чтобы последний вовремя выполнял поставленные перед ним задачи – сдавал отчеты, готовил статистику либо разрабатывал проекты документов.

В 2023 году действуют обновленные правила организации дистанционного труда. Изменения в Главу 49.1 ТК РФ были внесены ФЗ №407 от 08.12.2020 года. Среди законодательных нововведений — обязанность работодателя утвердить Положение о дистанционной работе. Конечно, акт необходим тем компаниям, которые планируют нанимать удаленщиков или переводить стационарных работников на дистант.

Если наниматель не намерен работать с дистанционщиками или переводить сотрудников на удаленный режим работы, то подобный внутренний акт не понадобится. Однако в современных реалиях удаленный формат занятости актуальный почти везде — в ДОУ, в школе, в различных агентствах, турфирмах, юридических конторах, не говоря уже о сфере торговли.

Вам также будет интересно:

— Разбираем новый закон об удаленной работе
— Дополнительное соглашение к трудовому договору о неполном рабочем дне

Как зафиксировать дистанционный формат работы?

При приеме соискателя на работу стороны могут сразу согласовать условие о том, что специалист будет трудиться дистанционно постоянно, временно либо периодически. Соответствующий пункт вносится в текст трудового договора. Если удаленный формат нужно урегулировать относительно подчиненного, который уже работает в организации, наниматель и нанятый подписывают дополнительное соглашение.

На практике может возникнуть ситуация, когда перевод на дистант осуществляется незапланированно и без согласия подчиненных. Актуальный пример — введение карантинных ограничений. При таких обстоятельствах работодатель отправляет работников на временную удаленку. Однако в 2023 году сделать это можно при соблюдении следующих требований:

наличие основания для перевода;
наличие согласованного с профсоюзом и утвержденного работодателем внутреннего акта о временном переводе на дистант.

Содержание Положения

Содержание Положения о дистанционной работе урегулировано законом. В ст. 312.9 ТК РФ есть перечень сведений, которые в обязательном порядке нужно включить в текст акта:

список возможных причин и обстоятельств, являющихся надлежащим основанием для принудительного перевода на дистант;
перечень категорий работников, подлежащих временному переводу на удаленку;
механизм обеспечения сотрудников необходимым оборудованием и материалами для выполнения своей трудовой функции вне стационарного рабочего места;
условие относительно сроков перехода на дистанционный формат;
информацию об организации и режиме труда дистанционщиков;
алгоритм взаимодействия нанимателя и удаленных специалистов;
другие положения.

Ознакомить с Положением нужно всех работников компании.

Структура Положения

Единой типовой формы положения законом не утверждено. Структурно документ состоит из пунктов, которые объединяются в разделы.

Структура положения определяется требованиями к содержанию документа (смотрите предыдущий раздел статьи).

Ниже приведен пример типовой структуры Положения, который можно взять за основу при разработке своего акта:

Раздел 1 – Общие положения.
Раздел 2 – Основные понятия.
Раздел 3 – Основания временного перевода сотрудников на дистанционную работу.
Раздел 4 – Работники, временно переводимые на дистанционную работу.
Раздел 5 – Обеспечение работников необходимым оборудованием и материалами.
Раздел 6 – Выплата компенсации дистанционным сотрудникам.
Раздел 7 – Срок перевода на дистанционную работу.
Раздел 8 – Режим труда дистанционных работников.
Раздел 9 – Порядок взаимодействия и обмена кадровыми документами.
Раздел 10 – Иные условия.

Вам также будет интересно:

— Что делать, если сотрудник на удаленке заболел коронавирусом?
— Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте?

Далее разберем каждый из указанных разделов более подробно.

Что написать в разделе «Общие положениях»?

Укажите, что настоящее Положение разработано в целях регулирования и регламентирования трудовых отношений, прав и обязанностей дистанционных работников в конкретной организации.

Пропишите, что акт определяет порядок взаимодействия организации с удаленными сотрудниками.

В этом разделе также можно отметить, что Положение применяется в соответствии с ТК РФ, действующими федеральными законами, внутренними актами компании.

Что указать в разделе «Основные понятия»?

В этом блоке нужно раскрыть суть основных понятий, которые встречаются в Положении, например, дистанционная (удаленная) работа, дистанционный сотрудник и тому подобное.

Что зафиксировать в разделе «Основания временного перевода работников на дистанционную работу»?

В этом разделе перечислите основания, при наличии которых работника временно можно перевести на удаленку без его на то согласия. Список этих оснований нужно продублировать со ст. 312.9 ТК РФ, включение каких-то дополнительных пунктов законом не предусмотрено.

Вот утвержденный перечень причин для перевода подчиненных на дистант:

природные или техногенные катастрофы;
производственные аварии;
несчастные случаи на производстве;
пожары;
наводнения;
землетрясения;
эпидемии и эпизоотии;
любой другой случай, который ставит под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения;
решение органа госвласти или органа муниципального управления.

Что включить в раздел «Работники, временно переводимые на дистанционную работу»?

Укажите, что список работников, которых компания временно переводит на дистанционку, утверждается приказом генерального директора.

Зафиксируйте, что если на удаленку необходимо перевести определенную часть персонала, например, 20% или 30% всех работников компании, то в первую очередь под перевод подпадают:

работники, которым согласно медицинским заключениям, противопоказан труд в опасных условиях;
работники, которые успешно могут выполнять свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя.

Работодатель также может распределить весь свой штат на несколько групп:

Вам также будет интересно:

— Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя
— Как оформляется увольнение дистанционного работника?

Сотрудники, перевод на удаленку которых не создаст для организации особых сложностей. Например, юристы, контент-менеджеры, программисты, бухгалтера, переводчики, как правило, могут без проблем работать с дома.
Специалисты, которые уходят на дистант только при наличии особых условий. Представители этой категории не могут полноценно выполнять свои обязанности вне стационарного рабочего места. Их перевод существенно повлияет на работу организации. Сюда можно отнести поваров, официантов, автослесарей, горничных и тому подобное.
Работники, без присутствия на работе которых деятельность предприятия невозможна. Они идут на дистант в последнюю очередь.

О чем писать в разделе «Обеспечение работников необходимым оборудованием и материалами»?

В этом блоке нужно указать, что наниматель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, в том числе:

оборудованием;
программно-техническими средствами;
средствами защиты информации и тому подобное.

Это актуально касательно всех удаленщиков — и относительно тех, кто трудится в дистанционном формате по своему согласию, и относительно тех, кого переводят на дистант принудительно на определенное время.

Что предусмотреть в разделе «Порядок компенсации расходов сотрудникам, которые работают дистанционно»?

Зафиксируйте, что если работник работает на своем или арендованном оборудовании, работодатель обязан выплачивать компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с использованием таких вещей (услуги связи, Интернет, электричество).

Пропишите размер компенсации в твердой денежной сумме либо установите механизм, согласно которому будет рассчитываться сумма возмещения.

Что установить в разделе «Срок перевода на дистанционную работу»?

Укажите, что срок перевода на удаленку устанавливается:

трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (относительно тех сотрудников, перевод на дистант которых осуществляется по их согласию и не связан с различными чрезвычайными происшествиями);
решением руководителя (при принудительном переводе на удаленку).

Временный перевод на дистанционный формат не может длиться более 6 месяцев и не может превышать срок действия обстоятельства, которое стало причиной этого перевода.

Что указать в разделе «Режим труда дистанционных работников»?

Определите режим труда дистанционного работника. Если этого не сделать, сотрудник вправе определить свой рабочий режим самостоятельно.

При временной дистанционной работе можно также зафиксировать продолжительность и периодичность выполнения работником трудовых обязанностей дистанционно.

Установите порядок предоставления удаленщикам ежегодных оплачиваемых отпусков. Если лицо временно выполняет свою трудовую функцию дистанционно, отпуск такому специалисту предоставляется по стандартному механизму.

Что включить в раздел «Порядок взаимодействия и обмена кадровыми документами»?

В этом блоке нужно детально расписать, как должно осуществляться взаимодействие и обмен документацией между нанимателем и дистанционным работником.

Особые требования предусмотрены для случаев, когда заключается электронный трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору, договор о материальной ответственности или вносятся изменения в эти документы. Для оформления такой документации работодателю понадобится УКЭП, а работнику – УКЭП или УНЭП.

Во всех остальных ситуациях обмен документами осуществляется способом, установленным работодателем. Чаще всего это обмен электронными письмами или сообщениями в мессенджерах.

Что предусмотреть в разделе «Иные условия»?

В этот блок можно включить все другие условия, которые не вошли в предыдущие разделы, например:

о порядке посещения дистанционным работником офиса;
о мерах по охране труда;
о дополнительных условиях увольнения.

Положение об удаленной работе нужно согласовать с профсоюзом, а также руководителями тех подразделений, работники которых трудятся удаленно или могут быть переведены на дистант.

Для утверждения Положения руководителя издает соответствующий приказ.