Подотчетные лица в бюджетном учреждении: образец, схема отражения проводок

Из статьи вы узнаете:

В каждом бюджетном учреждении страны, как и практически в любой коммерческой организации, есть ряд работников, уполномоченных на получение денежных средств под отчет на различные административно-хозяйственные и иные нужды. Таких сотрудников принято называть подотчетными лицами. Порядок выдачи финансов и контроль за их целевым использованием хорошо отработан на практике. Тем не менее, довольно часто возникают ошибки в учете расходов, а также нарушаются сроки предоставления отчетов руководству. Рассмотрим подробнее, кто такие подотчетные лица в бюджетном учреждении, порядок выдачи им денежных средств, а также правила предоставления финансовых отчетов.

Кому выдаются деньги под отчет?

Как было отмечено выше, подотчетные лица представляют собой сотрудников, которым выделяются денежные средства под отчет на различные нужды предприятия. Это следует из п. 6.3 Центробанка 3210-У от 11.03.2014 г.

По общему правилу, среди таких работников могут быть:

штатные сотрудники, то есть те лица, которые были приняты в организацию на основании трудового договора;
наемные специалисты, то есть выполняющие свои обязанности на основании договора ГПХ, например, подряда или возмездного оказания услуг.

На практике, подотчетное лицо зачастую занимает должность завхоза, бухгалтера, кассира, водителя, кладовщика.

Что касается бюджетных учреждений, то для выдачи средств из кассы заполняется ордер по установленной форме 0310002. При этом деньги передаются работнику учреждения, который указан в соответствующем распоряжении руководителя.

К слову, подотчетное лицо может получать как наличку из кассы, так и средства путем перевода на банковскую карточку.

Денежные средства могут использоваться подотчетником на строго определенные цели. Работник обязан в установленные сроки направить отчет руководству о расходовании выделенных ему сумм.

Важно помнить, что средства, предоставленные одному работнику, не могут быть переданы другому сотруднику учреждения.

Следует отметить, что руководителю бюджетного учреждения, как и любому сотруднику, работающему на основании договора, могут выдаваться подотчетные суммы. В таком случае руководитель указывает в распоряжении себя, как получателя подотчетной суммы.

Для чего выдаются деньги подотчетным лицам?

Подотчетные суммы выдаются должностным лицам бюджетного учреждения на строго определенные цели. Как правило, основные вопросы, устанавливающие правила выделения средств для нужд предприятия и предоставления отчетов по их использованию, устанавливаются в специальном Положении о расчетах с подотчетными лицами. В этом документе обычно прописываются цели, на которые могут выделяться средства из бюджета предприятия.

В частности финансирование может потребоваться:

Для удовлетворения административно-хозяйственных нужд организации. Под таковыми понимаются расходы на аренду производственных помещений, офисов, земельных участков, а также на проведение ремонтных работ. Сюда же относятся суммы, выделяемые на приобретение необходимого количества канцелярских принадлежностей, различной техники, инвентаря, расходных материалов для оргтехники и прочих материальных благ. Кроме того, затраты на консультационные услуги, курьеров, телефонную связь, подписку на периодические издания.
Для налаживания партнерских отношений. Так называемые представительские расходы требуются, прежде всего, для установления сотрудничества с представителями других учреждений. Обычно средства используются для организации приема официальных лиц, например, участников переговоров, их транспортировку до места проведения мероприятия, оплату услуг переводчиков и прочее. Следует отметить, что в силу п. 2 ст. 264 НК РФ, представительскими расходами не могут считаться траты на развлечение гостей, организацию отдых, проведения лечения либо профилактики болезней. Например, согласно письму Минфина № 03-03-06/1/796 от 01.12.2011 г., если после официальной части приема бюджетное учреждение организовало развлекательную программу для гостей (прогулку на теплоходе, фуршет), то расходы на нее не относятся к представительским, и не включаются в базу по налогу на прибыль.

Вам также будет интересно:

— Как уволить главного бухгалтера — пошаговая инструкция
— Как оформить должность и.о. главного бухгалтера?

На командировочные расходы. Денежные средства бюджетного учреждения могут выделяться для направления служащих в деловые поездки. Финансы требуются не только для оплаты проезда к пункту назначения (авиа, ж/д билеты, бензин для ТС), но и для проживания работника, для этого ему выделяются средства на оплату жилья и суточные. Следует отметить, что при направлении специалиста в командировку за границу, подотчетные средства разрешается выдавать в иностранной валюте.

Далее, рассмотрим подробнее, каким образом ведутся расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.

Назначение подотчетных лиц

Порядок выдачи казенных средств подотчетному лицу предполагает издание руководством соответствующего распорядительного документа. Для этого первым делом составляется приказ о назначении подотчетного лица.

При этом разрешается оформить документ сразу на нескольких подотчетников, поскольку руководитель учреждения вправе снабдить любое количество сотрудников деньгами для нужд организации. Приказ пишется в произвольной форме, поскольку унифицированный бланк документа отсутствует.

В нем отражаются следующие сведения:

реквизиты (ИНН, КПП) и наименование бюджетного учреждения;
наименование документа, например, «Приказ об утверждении перечня подотчетных лиц»;
место и дата составления;
список работников (Ф.И.О и должность), которым могут выделяться денежные средства под отчет;
сведения о максимальных суммах, которые могут быть выделены конкретному работнику;
срок, в течение которого деньги должны быть предоставлены сотруднику, например, это может быть 3 или 5 дней, за которые руководитель должен рассмотреть вопрос о целесообразности выдачи денег на конкретные нужды;
цели, на которые должны расходоваться подотчетные средства;
сроки предоставления руководству отчета об использовании бюджетных денег подчиненными;
указание на необходимость ознакомления с содержанием документа сотрудников, которые в нем упомянуты;
должностное лицо, на которое возлагается контроль за надлежащим исполнением приказа;
подпись руководителя, а также лиц, перечисленных в приказе.

В приказе можно указать, что денежные средства должны выдаваться бухгалтером на основании поступившего от сотрудника заявления, в котором будет указано назначение аванса. Следует отметить, что обычно очередные средства выделяются, если работник полностью отчитался по предыдущему авансу.

Важно! Согласно Указанию ЦБ РФ № 5587-У, с 30 ноября 2012 г. подотчетным лицам позволяется не указывать в заявке на получение бюджетных средств сумму и срок, на который они предоставляются.

Выдача подотчетных средств без соответствующего оформления грозит руководству санкциями. Например, если приказ вопреки закону издан не был, то юрлицо на основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс. рублей. Кроме того, могут возникнуть проблемы при проверке учреждения налоговыми органами.

Как отчитаться за предоставленные средства?

По истечению периода, на который подотчетному лицу выдавались казенные средства, работник должен вернуть аванс в том размере, который был обозначен в документе, либо представить доказательства расходования денег на нужды учреждения. В качестве подтверждающих документов к авансу можно приложить товарные чеки, квитанции, акты выполненных работ и прочие документы.

Сотруднику для предоставления авансового отчета бухгалтеру следует использовать утвержденный Госкомстатом бланк по форме АО-1. Документ отражает сведения:

Вам также будет интересно:

— Учет БСО | Бланки строгой отчетности
— Скачать образец приказа о ведении бухучета директором

об учреждении, выдавшем бюджетные деньги;
о подотчетном лице, получившем средства, а именно, Ф.И.О., должность, структурное подразделение, в котором он числится;
конкретная сумма выделенных денег;
цели, на которые были выданы средства, например, покупка канцтоваров;
точная сумма расходов, в том числе остаток аванса или его перерасход;
подпись главбуха, кассира.

После составления и передачи бухгалтеру авансового отчета, подотчетное лицо должно получить на руку соответствующую расписку, которая представляет собой отрезную часть бланка АО-1.

В свою очередь, бухгалтер обязан сверить расходы по документам, предоставленных по ним, правильность оформления отчета. Далее отчет передается руководителю учреждения для утверждения. После этого отчет принимается к учету, работнику возмещается перерасход или им возвращается сумма, оставшаяся от аванса.

Следует отметить, что работодатель по своему усмотрению вправе не взыскивать с работника задолженность по авансу. В таком случае средства фактически будут относиться к доходам подчиненного.

Бухучет по подотчетным суммам

Что касается учета бухгалтерией израсходованных средств, то он ведется на дебете счета 71. Схема отображения проводок в бухучете по подотчетным суммам выглядит следующим образом:

ДТ71 КТ50 — работник получил наличные средства на нужды учреждения под отчет. При этом кассир фиксирует выплату в расходном ордере;
ДТ71 КТ51 — работнику бюджетные средства были переведены на банковскую карточку. Документом, подтверждающим операцию, является выписка банка или платежное поручение;
ДТ50 КТ71 — подотчетный работник вернул неиспользованную часть аванса в кассу. Основанием является отчет бухгалтера-кассира или приходной ордер;
ДТ51 КТ71 — остаток аванса был возвращен на р/с учреждения;
ДТ60 КТ71 — подотчетным лицом была внесена предоплата за те или иные товары (услуги) для нужд учреждения;
ДТ10 КТ71 — оприходованы ТМЦ, приобретенные подотчетником. В качестве первичных документов принимаются кассовые чеки, накладные;
ДТ73 КТ71 — бухгалтер начислил задолженность по не возвращенным суммам организации в отведенный срок;
ДТ19 КТ71 — был учтен НДС по расходам на ТМЦ;
ДТ28 КТ71 — расходы на устранение брака, в том числе постгарантийное обслуживание. Первичным документом может быть акт выполненных работ, гарантийный талон и тому подобное.

Таблица №1. Пример с проводкой по подотчетным средствам выделенным сотруднику на покупку ТМЦ.

Дата	Счета		Сумма (руб.)	Операция с подотчетными средствами	Первичный документ
Дата	Дт	Кт	Сумма (руб.)	Операция с подотчетными средствами	Первичный документ
10.03.21	71	50	4500	Денежные средства под отчет выданы уборщице Ивановой Т. С. для приобретения чистящих средств.	Заявление от Петрова И.А от 07.03.2021 г.
11.03.21	10	71	3500	В организацию поступили средства для уборки, приобретенные Ивановой Т.С для хозяйственных нужд.	Авансовый отчет и приложенный к нему товарный чек на сумму 3500 рублей.
12.03.21	50	71	1000	Остаток аванса, выданного уборщице для приобретения чистящих и дезинфицирующих средств, был возвращен в кассу бюджетного учреждения.	Приходной ордер.

Учет бюджетных средств, выданных под отчет необходимо проводить по каждому подотчетному лицу. Как правило, для удобства принимается локальный документ, регулирующий порядок выдачи подотчетных сумм и контроль за их расходованием.

Таким образом, руководитель бюджетного учреждения вправе на основании приказа выдавать подотчетным лицам денежные средства. При этом он также может сам являться подотчетным лицом, согласно соответствующему распоряжению. После истечения срока, на который выдавался аванс, сотрудник должен предоставить по нему отчет. В том случае, если есть остаток по авансу, то деньги следует вернуть в кассу или на р/с организации. Вместе с авансовым отчетом подотчетное лицо обязано представить документы, обосновывающие его расходы на ТМЦ или услуги для нужд учреждения. В том случае, если образовалась задолженность по авансу, то работодатель может вычесть ее из заработка подотчетного лица.