Есть ли отпуск в связи со смертью близкого родственника?

По смыслу ст. 128 ТК РФ, работодатель должен оформить работнику отпуск в связи со смертью близкого родственника без сохранения зарплаты.

Длительность перерыва в работе определяется соглашением сторон правоотношений и может составлять не более пяти календарных дней.

Кто считается близким родственником?

Трудовой кодекс РФ не содержит положений, уточняющих, кто является близкими родственниками. Зато список таких лиц есть в СК РФ.

К близким родственникам относятся:

• муж и жена;
• родители, в частности, приемные;
• дети, в том числе, усыновленные;
• бабушки, дедушки;
• внучки, внуки;
• братья, сестры полнородные, то есть у которых родители общие;
• братья, сестры неполнородные, то есть у которых общие только отец или мать.

Можно ли пойти в отпуск, обусловленный смертью иных родственников?

Руководитель организации может расширить список лиц, в связи со смертью которых работник может оформить неоплачиваемый отпуск. Такой перечень необходимо указать в локальном акте компании. А вот сократить список людей, признаваемых по законодательству близкими родственниками, работодатель не может.

Если руководитель не расширял перечень, то он все же может дать работнику отпуск за свой счет в связи с кончиной родственника. Тогда, когда умерший человек вообще не являлся родственником сотрудника, работодатель может предоставить отпуск, связанный с похоронами, на свое усмотрение.

Сколько дней положено для отпуска?

Если право на отпуск устанавливается ТК РФ, то, как уже говорилось, длительность перерыва в работе составляет до пяти календарных дней.

Если умерший человек не относится к числу близких родственников, то длительность отпуска за свой счет устанавливается на усмотрение работодателя. Конечно, если он не против предоставить работнику неоплачиваемый отдых. Так, руководитель организации может разрешить сотруднику не выходить на работу только в день похорон.

Оплачивается или нет отпуск из-за кончины близкого родственника?

По смыслу ст. 128 ТК РФ, такой отпуск не оплачивается, то есть предоставляется работнику за свой счет. Однако никто запрещает работодателю оплатить дни перерыва по своему желанию. Это нужно прописать в локальном акте организации, например, так:

«В случае похорон близкого родственника сотрудник вправе оформить оплачиваемый отпуск длительностью три календарных дня».

Тогда работник, по необходимости, может взять еще пять дней отпуска за свой счет, установленных ТК РФ. Правда, придется составлять два заявления.

Основание для предоставления отпуска

Отпуск в связи с трагическим событием предоставляется на основании заявления работника, в котором он указывает ссылку на соответствующую норму закона.

Если отпуск предоставляется не в силу закона, то основание в заявлении можно не прописывать. В основной части документа, следующей под словом «Заявление», указывают примерно следующее: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработка на два календарных дня по семейным обстоятельствам».

Документы, на основании которых предоставляется отпуск

Чтобы обосновать свою просьбу, достаточно предъявить работодателю ксерокопию свидетельства о смерти родственника. Необязательно предоставлять этот документ вместе с заявлением: можно принести его попозже.

Руководитель может попросить работника предоставить документы, подтверждающие факт родственной связи с умершим человеком.

Исходя из Письма Минтруда № 14-2/ООГ от 30 августа 2019 г., работник не обязан выполнять такую просьбу работодателя. Чаще всего руководители организаций требуют подтверждающие документы, чтобы подстраховаться на случай спора, при котором нужно будет выявить факт родства.

Если отпуск обусловлен смертью человека, который не считается по закону близким родственником, и предоставляется работодателем на свое усмотрение, то последний может не требовать с работника принести копию свидетельства о смерти.

Издание приказа о предоставлении отпуска

Работодатель, получивший заявление от работника, должен издать приказ о предоставлении отпуска без сохранения среднего заработка. Указывать конкретную причину необходимости оформления отпуска в документе не нужно.

Для составления приказа можно использовать собственный бланк, но проще воспользоваться формой Т-6, содержащей все необходимые графы.

Если применяется собственная форма приказа, то она должна быть указана в виде приложения к учетной политике.

Внесение отпуска в кадровые документы

То, как отразить отпуск в связи с кончиной близкого человека в табеле учета (форма Т-12 или Т-13) зависит от того, на основании чего оформляется данный отпуск:

• если в силу закона, то отпуск обозначается путем внесения цифрового кода «17» или буквенного кода «ОЗ»;
• если по договоренности с работодателем, то в табеле прописывается цифровой код «16» или буквенный — «ДО» (допускается использовать цифровой код «18» или буквенный — «ДБ»).

В графике отпусков отражать отпуск, обусловленный похоронами, не нужно. А вот в личную карточку его нужно внести, указав информацию в разделе VIII «Отпуск».

Сколько раз можно оформить отпуск в связи с похоронами?

Отпуск, предоставляемый по ст. 128 ТК РФ, полагается сотруднику по необходимости. Его можно оформлять сколько угодно раз.

Если речь идет об отпуске за свой счет вследствие кончины лица, не являющегося близким родственником, то решение о предоставлении дней отдыха принимается работодателем.

Ответственность за непредоставление отпуска за свой счет

Если руководитель отказывается предоставлять отпуск, обусловленный кончиной близкого родственника, то сотрудник вправе пожаловаться в трудовую инспекцию.

Несоблюдение законодательства грозит работодателю наложением штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• от тридцати до пятидесяти тысяч рублей для юр. лиц;
• от одной до пяти тысяч рублей для предпринимателей, должностных лиц фирм.

Если работодателя накажут за непредоставление положенного отпуска, а после — он допустит это правонарушение повторно, то финансовые санкции будут выше:

• от пятидесяти до семидесяти тысяч рублей для юр. лиц;
• от десяти до двадцати тысяч рублей для предпринимателей, должностных лиц фирм.

Отпуск в связи с кончиной близкого родственника сотруднику МВД

Согласно ст. 61 ФЗ № 342-ФЗ, отпуск по личным обстоятельствам, длительностью не свыше десяти календарных дней, предоставляется сотруднику ОВД на основании приказа руководителя органа исполнительной власти федерального уровня в области внутренних дел или уполномоченного руководителя.

Личными обстоятельствами считаются:

1. Смерть, равно как и тяжелое заболевание близкого родственника сотрудника (мужа или жены, дочки или сына, родного брата или сестры, папы или мамы).
2. Пожар или иное стихийное бедствие, затронувшее или сотрудника, или его близкого родственника.
3. Нуждаемость сотрудника в прохождении психологического восстановления.
4. Иные исключительные случаи.

Отпуск может предоставляться неограниченное число раз. В его длительность не входит время, потраченное на проезд к месту отдыха, а также обратная дорога.

Отпуск в связи с кончиной близкого родственника для военнослужащего

В соответствии с п. 10 ст. 11 ФЗ № 76 служащему полагается отпуск по личным обстоятельствам при:

1. Тяжелых проблем со здоровьем либо кончины близкого родственника служащего: папы или мамы, мужа или жены, сына или дочери, родного брата или сестры либо лица, которым воспитывался служащий.
2. Пожара или другого стихийного бедствия, затронувшего близкого родственника служащего, или его семью.
3. В иных исключительных ситуациях, когда требуется присутствие служащего, — на усмотрение командира воинской части.

Период отпуска увеличивается на число суток, необходимое на дорогу водным, воздушным или наземным транспортом до места отпуска и обратно.

Полагается ли сотруднику материальная помощь при смерти близкого родственника

Руководитель может оказать трудящемуся, потерявшему близкого родственника, финансовую помощь, если это указано в локальном акте организации.

Чтобы получить матпомощь, сотруднику нужно написать заявление и принести работодателю копии:

• документов, устанавливающих факт родства с умершим;
• свидетельства о смерти.

В какой срок нужно подать заявление?

Срок, на протяжении которого сотрудник может попросить у работодателя матпомощь, обусловленную кончиной близкого родственника, указывается в локальном акте организации, например, в коллективном договоре. Так, можно прописать, что заявление трудящемуся нужно подать в течение одной недели после трагического события.

Срок выплаты материальной помощи работнику от работодателя

Период, в течение которого производится выплата, нужно указать в коллективном договоре или другом локальном акте организации. Так, можно прописать, что сумма включается в ближайшую, после предоставления заявления работником, зарплату.

Облагается ли материальная помощь НДФЛ

Матпомощь в связи со смертью родственника, которая выплачивается сотруднику единовременно, НДФЛ не облагается (ст. 217 НК РФ, п. 8).

В НК РФ не прописывается, какие лица относятся к членам семьи. По этой причине следует руководствоваться ст. 2 СК РФ, в которой говорится, что к членам семьи относятся: супруги, дети (в частности, усыновленные), а также родители (в том числе, приемные).

Получается, что не удерживая НДФЛ с суммы финансовой помощи, выплачиваемой на основании смерти члена семьи работника, можно не бояться проблем с налоговой инспекцией.

Если говорить о матпомощи в связи со смертью иных родственников, то здесь все неоднозначно. Дело в том, что в одних письмах Минфин указывает, что из такой матпомощи можно не удерживать НДФЛ при условии, что трудящийся проживал совместно с умершим (к примеру, Письмо № 03-04-06/4-318), в других — что НДФЛ не надо удерживать лишь с материальной помощи, оказываемой исключительно членам семьи сотрудника на основании СК РФ. При этом финансовая помощь, выплаченная иным родственникам, облагается НДФЛ на общих основаниях (Письмо № 03-04-05/46847).

Следовательно, из сумм, начисленных не членам семьи, желательно удерживать НДФЛ, чтобы во время к работодателю не было вопросов со стороны проверяющих.

Облагается ли материальная помощь страховыми взносами

Суммы матпомощи, выплаченной сотруднику на основании смерти члена семьи, не облагаются страховыми взносами (ст. 422, п. 1, пп. 3 НК РФ). В данном случае нельзя расширить список «членов семьи». На это Минтруд указал еще в 2015 году в своем Письме № 17-3/В-538. Разъяснения Министерства актуальны и по сей день даже несмотря на то, что вопросами взносов сейчас занимается налоговая инспекция, а не Фонд (Письмо № 03-04-12/67082).

Например, если у трудящегося умерла бабушка, на основании чего ему выплатили матпомощь, то эту сумму желательно включить в базу по страховым взносам. Конечно, если работодатель готов к судебным разбирательствам, он может не облагать матпомощь взносами, а свое решение обосновать тем, что данная выплата не обусловлена трудовыми заслугами сотрудника.

Итоги

Таким образом, работодатель должен дать сотруднику отпуск в связи с кончиной близкого родственника. Длительность периода составляет до пяти дней.

Указанный отпуск не оплачивается, но руководитель вправе прописать в локальном акте иное. Тогда работник сможет взять еще до пяти дней отдыха за свой счет.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный