Опасные формулировки в должностной инструкции главного бухгалтера

Из статьи вы узнаете:

До конца 2021 года всем работодателям следует внести изменения в должностные инструкции и трудовые договоры своих главных бухгалтеров. Есть мнение, что должностная инструкция – формальный документ, на который не следует обращать внимание. Это ошибка. Данный документ, а точнее те или иные его положения могут как оградить главного бухгалтера от неприятностей, так и загнать в неограниченные обязанности и финансовые проблемы. Сегодня поговорим о том, какие опасные формулировки в должностной инструкции главного бухгалтера надо поменять в срочном порядке, чтобы на сотрудника не повесили долги организации.

Чтобы главбуху не пришлось выплачивать долги компании из своего кармана, надо посмотреть, как именно сформулированы его обязанности в ряде документов:

в трудовом договоре;
в должностной инструкции;
в доверенности;
в документации внутреннего регламента.

Почему внести изменения следует уже сейчас?

Дело в том, что уже с января 2021 года был прекращен мораторий по банкротству. В итоге число компаний, заявляющих о собственной несостоятельности, существенно возросло. По словам юристов, в такой ситуации часто под удар попадает главный бухгалтер.

Какие рискованные пункты надо изменить?

Перечислим все, на что следует обратить внимание в должностной инструкции, чтобы обезопасить главбуха.

Вам также будет интересно:

— Какие условия опасно включать в трудовой договор
— Срок выплаты отпускных: изменения, за сколько дней платить

Проверка контрагентов

Чаще всего при налоговых проверках претензии касаются контрагентов компании. Если эти лица будут иметь сомнительную «репутацию», то организации могут доначислить налоги (в крупной сумме). В том числе возникает риск банкротства, а в рамках данной процедуры конкурсный управляющий вместе с инспекторами определяют лиц, на которых возлагается субсидиарная ответственность.

Простыми словами: ответственные по субсидиарке будут выплачивать долги компании. С вероятностью в 100% налоговики в данном случае заявляют, что к субсидиарной ответственности должен быть привлечен главный бухгалтер, поскольку он осуществляет проверку поставщиков. Так, ответственными за долги при банкротстве становятся главбух и директор.

Как уменьшить риск?

Возможно, что менее опасной стала бы формулировка в должностной инструкции о том, что главный бухгалтер лишь готовит заключение по контрагентам, в то время как принятие решения о сотрудничестве с тем или иными поставщиками/подрядчиками остается за директором. Однако нельзя с абсолютной уверенностью сказать, что такая формулировка однозначно снимает все риски.

Пример:

Предположим, что главный бухгалтер в своем заключении написал о том, что в компании подрядчика небольшая численность сотрудников и массовый руководитель, но директор все же заключил сделку с этим контрагентом. Ситуация выглядит так, как будто главному бухгалтеру было известно о сомнительном положении контрагента, но тем не менее он отразил в учете сделки с этой компанией. Данный довод был использован сотрудниками ФНС в деле главбуха Цыбина (определение ВС РФ №305-ЭС 19-21244). В результате обязательства по оплате задолженности в размере 97 млн рублей легли на Цыбина.

Как выглядит наиболее оптимальное решение?

Исключить из регламентов и должностной инструкции формулировки о том, что главный бухгалтер должен проверять контрагентов.

Как выход: переложить этот функционал на менеджеров. Таким образом, главный бухгалтер также будет вправе обсуждать вопросы и риски по поставщикам с директором. Однако, при наличии подобного рода претензий, можно сослаться на то, что в обязанности главного бухгалтера не входит проверка поставщиков.

Оптимизация налогов

Типовые должностные инструкции главных бухгалтеров часто содержат положение об оптимизации налогообложения. Данный функционал также включен в профстандарт бухгалтеров. Вместе с тем, в ходе налоговых проверок случается так, что в занижении налогов обвиняют главных бухгалтеров. Дополнительным аргументов в пользу налоговиков будет наличие такой формулировки в должностной инструкции.

Пример из судебной практики (постановление АС Северо-Кавказского округа № Ф08-7846/2020):

В ходе дела было установлено, что главный бухгалтер занизил НДС и налог на прибыль, в результате чего его обязали выплачивать долги организации. На главного бухгалтера и директора была возложена обязанность по уплате налогов в размере 56 млн. рублей. К счастью, суд кассационной инстанции отменил это решение.

Оптимальное решение:

Рекомендуется исключить формулировку про оптимизацию налогов из должностной инструкции.

Обеспечение платежей в бюджет и контрагентам

Частая формулировка из должностной инструкции главбуха «обеспечение своевременного погашения задолженностей по ссудам». Однако, если вдуматься в суть, то возникает 2 вопроса:

Есть ли у главного бухгалтера возможность обеспечить на счете необходимую сумму денежных средств?
Вправе ли главный бухгалтер самостоятельно направлять эти денежные средства на погашение ссуды?

В обоих случаях ответ не однозначен. Вряд ли у главного бухгалтера есть такие возможности. Он не вправе распоряжаться деньгами организации, в отличие от директора. Однако такая формулировка позволяет сделать вывод, что и главный бухгалтер ответственен за платежи.

Оптимально решение снижения рисков:

Лучше всего составлять реестр платежей и получать письменную визу директора об оплате. Счета будут оплачиваться после проставления на них директором визы. Главбух может направлять письменные извещения директору о наличии задолженностей перед контрагентами и бюджетом. В таком случае главбух вправе аргументировать, что платежи были согласованы с директором.

Вам также будет интересно:

— Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию. Образец и бланк
— Образец должностной инструкции делопроизводителя

Ответственность главбуха за достоверность первички

Представим, что главный бухгалтер получил акты по оказанным работам/услугам. Должен ли он в действительности проверять факт выполнения/оказания этих услуг? Однозначно, нет. Главный бухгалтер не должен отвечать за достоверность первички, составленной другим лицом (ст. 9 ФЗ №402).

Оптимальное решение снижения рисков:

Самый безопасный вариант – исключить из должностной инструкции ответственность за достоверность первичной документации. Если же бухгалтер работает по договору ГПХ и получает уже готовую первичку, то в договоре следует закрепить ответственность за достоверность за заказчиком.

Подписание писем и договоров с контрагентами

Тот, кто обладает правом подписания документов с контрагентами, несет ответственность по оплате долгов компании.

Пример:

Главбух имела доверенность на заключение сделок, ввиду этого конкурсный управляющий потребовал возложить долги на нее. Однако в этой ситуации главбух подписывала однотипные договора, а заключением основных сделок занимались финансовый директор и руководитель. Суд постановил, что главный бухгалтер не должна отвечать по задолженностям обанкротившейся компании.

Оптимальное решение снижения рисков:

Если у главбуха есть доверенность на подписание договоров, то лучше данное обстоятельство исключить. Кроме того разумнее не ставить свою подпись на письмах контрагентам.

Какие опасные формулировки также следует исключить из должностной инструкции?

Формулировка	В чем опасность?
Обеспечение использования ККТ	Существуют случаи, когда директор запрещает применять ККТ. Однако именно главный бухгалтер несет ответственность за кассовые операции, поэтому именно ему в случае обнаружения нарушения будет выписан штраф.
Хранение документации	Очень часто в случае возбуждения дела о банкротстве конкурсный управляющий не получает необходимых бумаг. Тогда он требует привлечь к ответственности главного бухгалтера. Полное исключение подобной формулировки из должностной инструкции главного бухгалтера невозможно, однако для подстраховки бухгалтер может сохранять копии документов и бухгалтерской базы себе.
Замещение директора на время его отсутствия	Если главный бухгалтер будет совмещать функции директора, то возрастает риск того, что его приобщат к числу контролирующих лиц, отвечающих по задолженностям в случае банкротства организации.