Образец заполнения графика отпусков на 2023 год: форма Т-7, при переносе отпуска, с дополнительным отпуском, если отпуск разделен

Из статьи вы узнаете:

Наёмные персонал имеет право ежегодно уходить в отпуск. Но, чтобы работа предприятия не встала, уходить должны так, чтобы оптимально заменять друг друга. Образец заполнения графика отпусков на 2023 год необходим кадровикам и бухгалтерам. Документ обязательный, составлять его нужно ежегодно.

Сроки составления

График отпусков – это документ, составляющийся внутри каждого предприятия, где есть наёмные сотрудник. Он помогает урегулировать процесс ухода в отпуск, защищает интересы на ежегодный отдых. Благодаря ему, обеспечивается непрерывность рабочего процесса. Составляется с учётом интересов работников и работодателя.

Как показывается практика, люди предпочитают отдыхать в конце весны, летом и в начале осени. И, совершенно никто не хочет отдыхать зимой. Это ставит перед работодателем сложную задачу – не нарушить права работников на ежегодный отпуск и не причинить вред собственному делу. Чтобы отрегулировать процесс необходим график.

Составляет документ ответственный сотрудник кадровой службы. Если своевременно не составить график, администрацию предприятия можно привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. При первичном нарушении требований трудового законодательства придётся заплатить штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. Ответственный сотрудник заплатит в несколько раз меньше – от 1 до 5 тысяч рублей.

Если нарушение будет выявлено повторно, сумма штрафа возрастёт в несколько раз. Руководство могут лишить права занимать должность на срок от 1 до 3 лет или заставить заплатить внушительную сумму – от 10 до 20 тысяч рублей. Само юридическое лицо будет оштрафовано на 50 – 70 тысяч рублей.

Вам также будет интересно:

— Образец заявления на компенсацию отпуска 2023 года
— Стандартная форма положения о персонале

Сроки составления графика отпусков регулирует инспекция по труду. Любое предприятие, имеющие в штате наёмный персонал, должно составить и утвердить документ не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года. Данные отражаются на следующий календарный год. Рекомендуется составлять и утверждать заранее, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами.

Почему нужно обязательно составлять график отпусков?

В чём важность документа? Его составляют для того чтобы:

Заранее и своевременно разослать сотрудникам уведомления об приближающемся ежегодном отдыхе.
Найти замену отдыхающему специалисту, чтобы не прерывать трудовой и производственный процесс.
Следить за тем, что работники не копили неиспользованные отпускные дни – за это руководство предприятия могут оштрафовать.
Распределить отпускные дни по структурным подразделениям так, чтобы ни одно из них не страдало из-за отсутствия работников.

Для оптимального составления необходимо заранее опросить персонал относительно их пожеланий на отдых на следующий год. Учесть интересы каждого не получится.

Правильно составляем график

Недавно все предприятия были обязаны использовать для графика отпусков форму Т-7. Сейчас это необязательно, но законодательного запрета не существует. Предприятие может продолжать использование унифицированной формы или разработать свою собственную.

Скачать бланк графика отпусков по форме Т-7

Форма Т-7 или самостоятельно разработанный бланк состоит из 10 колонок, в которых нужно отразить следующую информацию (сведения изложены в порядке нумерации граф по возрастанию):

Наименование структурного подразделения. Если на предприятии существует разделение на бригады, отделы, департаменты или иные структурные единицы, то данная графа заполняется. Если нет, то можно пропустить.
Должность сотрудника. Указать нужно так, как прописано в штатном расписании.
Полностью ФИО.
Табельный номер указанного работника.
Количество календарных дней отпуска, которые положены данному сотруднику. Как правило, их 28, но законодательно установлены условия, при которых персоналу положен удлиненный отпуск.
Календарная дата, когда запланировано начало ежегодного отдыха.
Календарная дата, когда сотрудник фактически ушёл отдыхать. Эта графа заполняется при переносе отпуска. Если человек уходит по графику, указать нужно ту же дату, что и в предыдущей колонке.
Основание, по которому произошло изменение изначально запланированного отпуска. Например, при увольнении сотрудника по приказу. Реквизиты распорядительного документа указываются в обязательном порядке.
Дата предполагаемого отпуска. Если отпуск разделён на части, то это нужно отразить в данной колонке.
Примечание. Здесь можно сделать пометку, по какой причине переносится ежегодный заслуженный отдых. Например, по производственной необходимости или в связи с болезнью работника.

Важно! Не стоит включать в график сотрудников, с которым заключено срочное соглашение о труде на срок менее полугода. При более длительном периоде срочного сотрудничества, отпуск предоставляется наравне с прочими работниками.

Некоторые нюансы

Некоторые категории работников имеют право отдыхать в любое удобное для них время. Их «льготы» вносят корректировки в уже составленный графике отпусков. Выделяют несколько групп льготников, чьи интересы на отдых работодатель должен учитывать в первую очередь.

«Детские» льготники

К таковым относятся работники, которые имеют право на отдых в любое время по причине наличия детей или подготовке к их рождению:

Сотрудники мужского пола, когда их жёны находятся в отпуске по беременности и родам. Право регулируется ст. 123 ТК РФ.
Родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера. Взять отпуск в любое время ему можно в том случае, если есть необходимость сопровождения несовершеннолетнего к месту поступления в ВУЗ или колледж, находящийся в другой местности. Абитуриенту не должно быть больше 18 лет. Право дается в ст. 322 ТК РФ.
Один из родителей, который осуществляет фактический уход за ребёнком инвалидом, которому еще не исполнилось 18 лет. Условие прописано в ст. 262.1 ТК РФ.
Один из многодетных родителей, если детям ещё не исполнилось 12 лет – ст. 262.2 ТК РФ.

К данной категории можно также отнести работников, которым ещё не исполнилось 18 лет. Их право на ежегодный отпуск вне очереди прописано в ст. 267 ТК РФ.

Прочие льготники

Также правом на предоставление отпуска по желанию в любое удобное время обладают следующие категории работников (их право регулируется не нормами трудового законодательства, а иным нормативными актами):

Почётные доноры. Для получения льготного права нужно предоставить в кадровую и бухгалтерскую службу удостоверение.
Герои России, полные кавалеры ордена Славы.
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации, полные кавалеры ордена Трудовой Славы.
Чернобыльцы.
Лица, получившие некую доли радиоактивного облучения в Семипалатинске.
Сотрудники органов внутренних дел, если в текущем году они не смогли реализовать законное право на ежегодный отдых по графику в связи с производственной необходимостью. Например, работник должен был уйти в отпуск, но объявили усиление ситуации и всех работников МВД вывели в караул. Теперь у этого человека появилось право отдыхать вне очереди.

Если в компании практикуется внешнее совместительство, то согласно ст. 286 ТК РФ, внешний совместитель имеет право уйти отдыхать в тот же период, что и по основному месту работы. Запретить ему не могут.

Ещё один льготник – супруг или супруга военнослужащего. Они имеют право отдыхать вместе. То есть, гражданская «вторая половина» может уйти в отпуск в то же время, что и военнослужащая половина.

Новые работники

График отпусков утверждается в конце текущего года на следующий календарный. Невозможно предусмотреть такой нюанс – уход сотрудников, ещё не отгулявших отпуск, и приход новых. Право на ежегодный отдых возникает через полгода после трудоустройства. Права новичков также нужно учесть.

Вновь трудоустроенный работник не будет отражён в графике, но это не означает, что права на отпуск у него нет. Какие действия должен предпринять кадровый работник, чтобы не нарушить право новичка?

Он должен предпринять следующие действия:

Уже утвержденный график отпусков не изменять.
Отдых нового работника оформить приказом по предприятию. Распорядительный документ составляется на основании заявления нового сотрудника и распоряжения руководства.
Работодатель составляет справку-расчёт для того чтобы бухгалтер правильно рассчитал отпускные.
Сведения об отпуске заносятся в личную карточку сотрудника. При составлении графика на следующий год нужно будет учесть сведения из личной карточки.
Уже составленный график отпусков дополняется отдельным приложением.

Оформление отпуска новичку производится в обычном порядке.

Как влияет перенос дней отдыха на график отпусков?

Если работник и работодатель достигнут договорённости, начало ежегодного законного отдыха можно сдвинуть. Об этом сказано в ст. 123 ТК РФ и в ст. 124 ТК РФ. Сотрудник пишет заявление с просьбой перенести начало отпуска на другие даты. Причину переноса рекомендуется указывать.

В графике отпусков для этого есть колонки 8 и 9. Такая информация отражается в них. В ст. 124 ТК РФ прописано, что, если отпуск сдвигается из-за болезни работника, работодатель должен предоставить дни, которые были пропущены сразу же после болезни или в любое другое время. При этом отпускные пересчитываются.

Вам также будет интересно:

— Заявление на отпуск — образец 2023 на 14 дней
— Срок выплаты отпускных в 2023 году: изменения, за сколько дней платить

Если сотрудник заболел перед началом отпуска, последний придётся продлить или перенести. Отдых сдвигается ровно на количество дней болезни. Работодатель не имеет права засчитывать период нетрудоспособности в количество дней ежегодного законного отдыха.

Если сотрудник заболел, находясь в отпуске, работодателю нужно уточнить, какой вариант для отпускника предпочтительнее – выйти на работу позже или отгулять оставшиеся дни в удобное время.

Вне зависимости от обстоятельств переноса ежегодного законного отдыха, необходимо писать заявление. В график отпусков вносятся коррективы. Достаточно просто указать календарную дату переноса. Сделать специальные пометки относительно причины переноса нет необходимости.

Перенос отпуска может быть вызван не только личными причинами, но и производственной необходимостью. Корректировка графика отпусков требуется в любом случае. Но, работодатель должен аргументировать производственную необходимость, а не изъявлять прихоть не отпускать сотрудников в отпуск. Производственная необходимость оформляется документами.

Пример:

Установилась сильная жара и в фирме по продаже и установке кондиционеров «аврал». Запись на установку уже расписана на 2 недели вперёд. В таких условиях, когда не хватает действующих монтажников, руководство может не отпустить некоторых установщиков в отпуск. Но такую инициативу необходимо подтвердить документами и обосновать.

Но перенос отпуска по производственной необходимости возможен только с согласия работника. То есть, последовательность действий такая:

Направить будущему отпускнику уведомление о переносе предстоящего отпуска, обосновать причины.
Получить письменное согласие или отказ.
Внести корректировки в график отпусков.

Заполненный график отпусков выглядит так:

Скачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Подписывает документ руководитель кадровой службы. Руководство фирмы утверждает график после того, как он будет составлен и подписан кадровой службой.

Заключение

График отпусков – это документ, в котором содержится информация об отпусках абсолютно всех работников на предприятии или в структурном подразделении. Обязателен для выполнения обеими сторонами. Правки о переносах могут вносится по заявлению работника или с его согласия. Составляется документ ежегодно, утверждается максимум за 2 недели до окончания года. За отсутствие графика или его несвоевременное составление предусмотрено наказание.

Источник: «Юридическая азбука»