Авансовый отчёт. Бланк и образец 2024 года

В 2024 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

Что такое авансовый отчет?

Чаще всего отчетность сдают, чтоб подтвердить траты на хоз нужды или расходы по командировке, представительские расходы, расчеты с партнерами и другие целевые расходы.

Авансовый отчет в бюджетном учреждении заполняется по форме 0504505. Внебюджетная организация вправе подготовить собственный образец отчетности.

Основные правила подготовки отчета внебюджетной организации

В 2024 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2020 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2020 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2020. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

2) Отчет заполняется согласно установленной форме. Компания вправе разработать собственный бланк отчетности. За основу можно взять форму Госкомстата АО-1, которая с 2013 года перестала быть обязательной, но все же продолжает активно применяться работодателями.

3) Документ заполняет не только работник, но и бухгалтер.

4) Утверждает отчет руководитель.

5) К авансовому отчету нужно приложить подтверждение понесенных расходов, например, чеки, квитанции, билеты или счета.

Как заполнить авансовый отчет внебюджетной организации

Заполнение авансового отчета подотчетным лицом осуществляется в определенном порядке. В большинстве случаев работодатели используют форму АО-1, поэтому рассмотрим процедуру внесения сведений именно на примере этой формы.

Форма АО-1 включает три блока – лицевую и обратную часть, а также отрывной талон о принятии документа к проверке.

Вот перечень позиций, которые заполняет подотчетное лицо:

1) Указывает название компании и код ОКПО.

2) Проставляет дату и номер документа.

3) Вносит сумму потраченных средств в графу «Отчет по сумме».

4) Указывает наименование структурного подразделения и его код.

5) Указывает свою фамилию, имя и отчество, а также табельный номер и занимаемую должность.

6) Вписывает сумму, что была ему выдана.

7) Фиксирует, сколько было потрачено.

8) Указывает размер остатка.

Все эти данные фиксируются на лицевой части авансового отчета.

На обратной стороне в графах 1-6 нужно перечислить все документы, подтверждающие понесенные расходы – чеки, квитанции, счета и другое. Нумерация этих бумаг осуществляется по порядку их перечисления.

А вот список сведений, которые вносит непосредственно бухгалтер:

1. Указывает информацию об остатке или перерасходе средств.
2. Заполняет и подписывает отрывной талон. Передает талон работнику.
3. На обратной стороне в графе 7 и 8 прописывает суммы расходов, что были приняты к учету.
4. В графе 9, 10 прописывает реквизиты банковских счетов, дебетируемых на суммы трат.

Авансовый отчет для бюджетных организаций

Работники бюджетных организаций при подготовке авансового отчета должны использовать специальные бланки.

Авансовый отчет ОКУД 0504505 утвержден Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 года. Образец применяется при формировании учетной политики с 2015 года. Отчетность необходимо предоставить:

• при выдаче работнику наличных на расходы, связанные с деятельностью организации – в срок, определенный работодателю;
• при выдаче средств на командировку – в течение 3 рабочих дней по возвращении из рабочей поездки.

Организация имеет право доработать унифицированную форму, в том числе, расширить или сузить графы и строки, ввести дополнительные строки или вкладные листы. Любые такие изменения следует оформлять приказом руководителя. Различные министерства и ведомства также могут разрабатывать инструкции, в которых будет урегулирован порядок подготовки отчетности за командировку, закупку товаров или расчеты с контрагентами, а также утвержден образец такого отчета. Например, в МВД есть приказ №268 по зарубежным командировкам военнослужащих, работников органов внутренних дел. В качестве приложения к приказу используется форма авансового отчета по командировке.

Как заполнить отчетность для бюджетников

Лицевая форма авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Работник вносит данные о себе – фамилия, имя, отчество, а также указывает, в каком структурном подразделении он значится.

Далее подотчетник заполняет обратную сторону листа, графы 1-6:

1. В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
2. В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
3. В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
4. В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
5. В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
6. В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет согласовывается с руководителем и вместе со всеми подтверждающими документами передается в бухгалтерию. Ответственный бухгалтер должен заполнить расписку, которая находится в нижней части бланка. Расписка отрезается от документа и передается подотчетному лицу.

На лицевой стороне отчета бухгалтер заполняет графы со следующей информацией:

1. Сумма отчета.
2. Сумма выданного аванса.
3. Неиспользованный остаток предыдущего аванса.
4. Проводки по произведенным тратам.
5. Остаток неиспользованных сумм или перерасход.

На тыльной стороне отчетности бухгалтер вносит данные в графу 7, графу 8 – суммы, что были приняты к учету, а также в графу 9, графу 10 – бухгалтерские записи по произведенным тратам.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный