Авансовый отчёт. Бланк и образец 2021 года

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 5 мин.

Образец заполнения авансового отчетаВ 2021 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

Что такое авансовый отчет?

Авансовый отчет – это документ, с помощью которого работник подтверждает израсходованные денежные средства, что были им получены от работодателя. Заполнение и сдача отчетности осуществляется по определенным правилам.
Подготовка авансового отчета – это обязательное условие для выдачи денег сотруднику. Подотчетное лицо должно проинформировать работодателя о том, как были потрачены средства. Это нужно для того, чтобы наниматель в полной мере контролировал финансовые расходы организации.

Чаще всего отчетность сдают, чтоб подтвердить траты на хоз нужды или расходы по командировке, представительские расходы, расчеты с партнерами и другие целевые расходы.

Авансовый отчет в бюджетном учреждении заполняется по форме 0504505. Внебюджетная организация вправе подготовить собственный образец отчетности.

Основные правила подготовки отчета внебюджетной организации

Основные правила подготовки авансового отчета внебюджетной организацииВ 2021 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2020 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2020 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2020. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

2) Отчет заполняется согласно установленной форме. Компания вправе разработать собственный бланк отчетности. За основу можно взять форму Госкомстата АО-1, которая с 2013 года перестала быть обязательной, но все же продолжает активно применяться работодателями.

3) Документ заполняет не только работник, но и бухгалтер.

4) Утверждает отчет руководитель.

5) К авансовому отчету нужно приложить подтверждение понесенных расходов, например, чеки, квитанции, билеты или счета.

Как заполнить авансовый отчет внебюджетной организации

Заполнение авансового отчета подотчетным лицом осуществляется в определенном порядке. В большинстве случаев работодатели используют форму АО-1, поэтому рассмотрим процедуру внесения сведений именно на примере этой формы.

Форма АО-1 включает три блока – лицевую и обратную часть, а также отрывной талон о принятии документа к проверке.

Вот перечень позиций, которые заполняет подотчетное лицо:

1) Указывает название компании и код ОКПО.

2) Проставляет дату и номер документа.

3) Вносит сумму потраченных средств в графу «Отчет по сумме».

4) Указывает наименование структурного подразделения и его код.

5) Указывает свою фамилию, имя и отчество, а также табельный номер и занимаемую должность.

Авансовый отчет (унифицированная форма АО-1) лицевая часть - перечень позиций 1-5, которые заполняет подотчетное лицо

6) Вписывает сумму, что была ему выдана.

7) Фиксирует, сколько было потрачено.

8) Указывает размер остатка.

Авансовый отчет (унифицированная форма АО-1) лицевая часть - перечень позиций 6-8, которые заполняет подотчетное лицо

Все эти данные фиксируются на лицевой части авансового отчета.

На обратной стороне в графах 1-6 нужно перечислить все документы, подтверждающие понесенные расходы – чеки, квитанции, счета и другое. Нумерация этих бумаг осуществляется по порядку их перечисления.

Авансовый отчет (унифицированная форма АО-1) оборотная сторона

В первую очередь бухгалтер должен проверить правильность заполнения документа работником. Если замечаний нет, можно переходить к дальнейшему оформлению отчетности.

А вот список сведений, которые вносит непосредственно бухгалтер:

  1. Указывает информацию об остатке или перерасходе средств.
  2. Заполняет и подписывает отрывной талон. Передает талон работнику.
  3. На обратной стороне в графе 7 и 8 прописывает суммы расходов, что были приняты к учету.
  4. В графе 9, 10 прописывает реквизиты банковских счетов, дебетируемых на суммы трат.

Авансовый отчет для бюджетных организаций

Авансовый отчет для бюджетных организацийРаботники бюджетных организаций при подготовке авансового отчета должны использовать специальные бланки.

Авансовый отчет ОКУД 0504505 утвержден Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 года. Образец применяется при формировании учетной политики с 2015 года. Отчетность необходимо предоставить:

  • при выдаче работнику наличных на расходы, связанные с деятельностью организации – в срок, определенный работодателю;
  • при выдаче средств на командировку – в течение 3 рабочих дней по возвращении из рабочей поездки.
Форма 0504505 подойдет только для бумажных отчетов. При подготовке электронной отчетности нужно использовать форму 0504520, которая утверждена тем же Приказом Минфина №52н и применяется с 27.09.2020 года.

Организация имеет право доработать унифицированную форму, в том числе, расширить или сузить графы и строки, ввести дополнительные строки или вкладные листы. Любые такие изменения следует оформлять приказом руководителя. Различные министерства и ведомства также могут разрабатывать инструкции, в которых будет урегулирован порядок подготовки отчетности за командировку, закупку товаров или расчеты с контрагентами, а также утвержден образец такого отчета. Например, в МВД есть приказ №268 по зарубежным командировкам военнослужащих, работников органов внутренних дел. В качестве приложения к приказу используется форма авансового отчета по командировке.

Как заполнить отчетность для бюджетников

Авансовый отчет по форме 0504505 – это унифицированная форма первичного документа, который является обязательным для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных).

Лицевая форма авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Работник вносит данные о себе – фамилия, имя, отчество, а также указывает, в каком структурном подразделении он значится.

Далее подотчетник заполняет обратную сторону листа, графы 1-6:

  1. В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
  2. В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
  3. В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
  4. В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
  5. В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
  6. В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет согласовывается с руководителем и вместе со всеми подтверждающими документами передается в бухгалтерию. Ответственный бухгалтер должен заполнить расписку, которая находится в нижней части бланка. Расписка отрезается от документа и передается подотчетному лицу.

На лицевой стороне отчета бухгалтер заполняет графы со следующей информацией:

  1. Сумма отчета.
  2. Сумма выданного аванса.
  3. Неиспользованный остаток предыдущего аванса.
  4. Проводки по произведенным тратам.
  5. Остаток неиспользованных сумм или перерасход.

На тыльной стороне отчетности бухгалтер вносит данные в графу 7, графу 8 – суммы, что были приняты к учету, а также в графу 9, графу 10 – бухгалтерские записи по произведенным тратам.

Журнал регистрации авансовых отчетов в 2021 году вести не обязательно. Но организация имеет право сохранить данную форму учета, ведь это позволяет упростить осуществление внутреннего контроля.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Громыш Наталья Зиновьевна

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *