Штатное расписание на 2023 год: образец заполнения, скачать бланк

Под штатным расписанием (далее по тексту сокращ. ШР) подразумевают локальный нормативный документ, в котором фиксируются данные о рабочей структуре компании, составе и численности сотрудников, а также сведения о ежемесячном фонде заработной платы. Этот акт значительно упрощает функцию ведения кадрового учета и планирования работы организации. В нашей статье расскажем о том, как правильно составить и утвердить штатку, а при необходимости – внести в документ изменения. В последнем разделе статьи также приведен образец штатного расписания по форме Т-3 (пустой бланк и пример заполнения), который можно использовать при разработке собственного акта.

Образцы документов

Что такое «штатное расписание»?

ШР включает:

• список отделов фирмы;
• перечень существующих в компании должностей, специальностей и профессий;
• количество штатных единиц;
• информацию о зарплате, в том числе о тарифных ставках и окладах, надбавках, фонде оплаты труда (ФОТ), включая суммарные данные по организации.

Обязательно ли разрабатывать штатку

В законе нет прямой нормы, которая бы обязывала работодателя разрабатывать в своей организации ШР. Однако в законе этот документ все же упоминается. Да, в статье 15 ТК РФ и в части 2 статьи 57 ТК РФ прописано – если в условиях трудового соглашения отмечено, что трудовая функция специалиста заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна быть включена в штатку. То же правило следует соблюдать, если сотрудникам в связи с выполнением ими определенной работы по конкретным должностям положены специальные льготы или преимущества, в частности, досрочная пенсия.

Кроме этого, практика показывает, что без ШР работодателю обойтись сложно. Именно штатка позволяет определить перечень всех должностей и профессий работников, необходимых работодателю, в т. ч. вакантных должностей, а также исчислять статистические показатели по численности работников.

Для чего конкретно нужна штатка?

Наличие правильно составленного ШР значительно упрощает работу кадровой службы и бухгалтерии. Рассмотрим, какие функции выполняет этот акт, более детально:

Функция структурирования. Документ наглядно демонстрирует, сколько в организации насчитывается структурных подразделений, какие руководящие органы созданы и какое направление является для фирмы основным. На основании этих данных легко можно определить среднюю численность работников и род деятельности компании. Грамотно оформленная штатка дает возможность осуществить сравнение подразделений по различным критериям (например, численность работающих, их квалификация, уровень оплаты их труда), а также сделать оценку эффективности существующей структуры компании.

Функция планирования. С помощью ШР руководство организации может спланировать эффективную работу организации, определить потребность в расширении или сокращении штата, формировании новых отделов и филиалов или ликвидации уже имеющихся подразделений. Документ пригодится для того, чтобы проанализировать показатели трудовой загрузки сотрудников, оценить объемы выполняемых ими работ, уточнить или изменить содержание должностных инструкций.

Функция финансового контроля. В ШР также содержится информация о зарплате работников. Систематизация этих данных позволяет определить размер фонда оплаты труда компании. На основании сведений, указанных в расписании, также можно подтвердить обоснованность расходов для ФНС и составить необходимые статистические отчеты. В случае взаимодействия с контролирующими инстанциями без штатки вообще сложно будет обойтись — как правило, этот акт проверяющие запрашивают в первую очередь. Отсутствие штатки при этом могут рассматривать как игнорирование законодательных норм о труде и охране труда. А подобные нарушения влекут за собой наложение штрафных санкций, размер которых составляет 1000-5000 р. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 р. для юрлиц.

Функция кадрового контроля. На основании штатки удобно направлять уведомления в службу занятости и различные кадровые и рекрутинговые агентства. При этом нужно учитывать, что если должность указана в ШР, то ее необходимо заполнить. Если вакансия существует, а специалиста нет, то служба занятости должна быть проинформирована. В противоположном случае работодатель будет привлечен к ответственности.

Расписание потребуется для того, чтобы обосновать увольнение подчиненных по сокращению штата в судебном процессе. Без штатки нанимателю будет сложно доказать тот факт, что увольнение было оправданным, а подходящая для уволенного сотрудника вакансия действительно отсутствовала. Ведь трудовое законодательство возлагает на работодателя обязанность по предоставлению сокращаемому подходящей для него свободной должности на предприятии при наличии таковой.

При этом некоторым работодателям (ИП и микропредприятиям) позволено не утверждать ШР. Такие наниматели вправе использовать типовые трудовые договоры, в содержании которых прописываются все необходимые условия.

Какую форму использовать для подготовки штатного расписания?

Унифицированная форма Т-3 штатки утверждена Госкомстатом нормативно. Однако в 2013 году коммерческие компании получили разрешение не оформлять кадровую документацию по зафиксированным нормативно образцам, то есть они могут использовать в своей работе шаблоны, разработанные ими самостоятельно.

Но, тем не менее, форма Т-3 до сих пор остается широко используемой работодателями. Это объясняется тем, что предложенный государством образец является достаточно удобным и привычным способом оформления штатной расстановки. Кроме того, ШР образца формы Т-3 включает всю необходимую информацию, поэтому большинство компаний продолжают использовать именно этот шаблон.

Форма расписания штата может быть разработана организацией и самостоятельно. Однако при этом следует проследить, чтобы документ включал все реквизиты, которые являются обязательными для первичной учетной документации.

Когда нужно утвердить штатку?

Самый оптимальный вариант – это разработать и утвердить штатку в начале работы компании, то есть как только фирма официально зарегистрировалась и начала свою деятельность.

Если расписание не утвердили на старте, сделать это можно на любом этапе существования бизнеса. Далее штатка может утверждаться заново неограниченное количество раз.

Чтобы осуществление данной процедуры не вызывало дополнительных сложностей, лучше детально регламентировать процесс в инструкции по делопроизводству и указать:

1. срок и механизм разработки документа и внесения корректировок;
2. форму распоряжения, которым утверждается штатка;
3. список лиц, которые будут нести ответственность за формирование акта;
4. перечень законодательных актов и внутренних документов работодателя, на основании которых создается ШР;
5. круг сотрудников, с которыми следует согласовать проект документа и изменения в него.

При необходимости в действующий документ можно внести изменения. Однако для этого руководитель должен издать соответствующий приказ.

Штатное расписание и текучка кадров

ШР – это обезличенный документ. Здесь не указываются фамилии и имена сотрудников, которые занимают те или иные должности, и их штатная расстановка по должностям. Поэтому текучка кадров, прием на работу и увольнение с работы сотрудников никак не влияет на штатное расписание.

Фамилии сотрудников указываются в другом внутреннем документе – штатном замещении (этот документ также иногда называют штатной расстановкой или штатным списком). Нормативная документация не предусматривает обязанность нанимателя по утверждению штатной расстановки. Хотя расстановка и не считается обязательным документом, но, тем не менее, она является часто используемой. Объясняется это тем, что расстановка дает возможность оперативно мониторить вакансии, а также контролировать процедуру заполнения штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими работниками. Расстановку обычно разрабатывают на основе ШР формы Т-3, при этом просто добавляя столбец, в котором прописаны ФИО сотрудников, которые занимают определенные должности.

Кто занимается составлением штатки?

Составлением ШР, как правило, занимаются экономисты по труду из отдела организации и оплаты труда. Однако на практике разработка этого документа также может быть поручена:

• бухгалтерам;
• кадровикам;
• юристам компании.

При этом перечисленные специалисты только готовят проект, который в конечном итоге должен быть утвержден руководителем организации. А значит, именно руководитель отвечает за содержание данного локального акта.

Составляем штатное расписание – пошаговая инструкция

При составлении ШР автор проекта должен руководствоваться действующим трудовым законодательством, а также утвержденными внутренними актами компании, в том числе:

• уставом;
• утвержденной структурой предприятия (при ее наличии);
• учетной политикой;
• профстандартами;
• расчетами месячных должностных окладов;
• другой нормативно-правовой и нормативно-технической документацией.

В некоторых случаях составлению и утверждению штатки предшествует оформление другого кадрового нормативного документа – структуры организации. Этот документ включает схемы всех структурных подразделений компании, их взаимосвязи и подчиненности. Структура организации не является обязательным актом, но, имея готовую структуру, подготовить ШР значительно проще.

Как уже было отмечено, для подготовки ШР можно воспользоваться унифицированной формой Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (хотя эта форма в 2023 году и не является обязательной).

Ниже приведена пошаговая инструкция, следуя которой нужно осуществлять внесение данных в бланк унифицированной формы Т-3:

Шаг первый – заполнение шапки. Укажите полное наименование предприятия согласно уставным документам. Если есть сокращенное наименование, пропишите его в бланке в скобках, следом за полным наименованием. Также нужно заполнить код организации, который являет собой соответствующее кодовое значение из 8 цифр по ОКПО. Далее зафиксируйте период, в течение которого будет действовать документ. Период можно указать либо на год, либо просто прописать, что расписание подлежит применению с конкретной даты, без указания терминального срока.

Шаг второй – пропишите структурные подразделения и штатные единицы. При внесении данных о наименованиях структурных подразделений не используйте сокращения. Ориентируйтесь на данные, которые указаны в классификаторе подразделений, утвержденном работодателем. Если классификатор не утверждали, то перечисляйте подразделения либо по алфавиту, либо в порядке убывания числа работников, которые числятся в конкретном отделе. Если от наименования отдела зависит предоставление работникам льгот, название подразделения нужно прописать в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другой соответствующей документацией. Если компания имеет филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурными подразделениями организации, и соответственно, ШР должно составляться по компании в целом. Даже если управляющему филиалом было делегировано право самостоятельного утверждения ШР, то оформляется оно все равно как часть единой штатки.

В утвержденный на предприятии шаблон ШР также внесите информацию обо всех наименованиях профессий и должностей, которые существуют в компании. Используйте именительные падежи и откажитесь от сокращений. Нужно учитывать, что если работа по конкретной профессии подразумевает применение профессионального стандарта или должность указана в списке, позволяющем досрочно оформить пенсионное содержание, то в ШР наименования должности или профессии строго идентичны профстандарту или списку. Количество единиц зашифровывайте по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, она отображается в соответствующих долях (например, 0,5 или 1,5 ставки). Если в организации определенный круг работников принимается на работу для выполнения определенного вида работ, а не на должность (профессию, специальность), то это также отражается в ШР.

Шаг третий – указание должностных окладов и надбавок. Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной зарплаты в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада нужно отметить в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Не указывайте размер зарплаты в валютном значении. Подобную практику можно считать такой, что изжила себя. В законе о валютном регулировании прямо запрещено устанавливать зарплату в иностранной валюте, а ТК РФ говорит об обязанности работодателя оплачивать труд нанятых по трудовым договорам лиц в рублях. Если в компании используются только оклады, то блоки о надбавках и компенсациях не заполняйте. Наличие пустых граф вполне допустимо. В разделе «Всего» укажите общую сумму граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженную на количество штатных единиц.

Если информация в графах формы может быть трактовано неоднозначно, можно внести необходимые пояснения в блок «Примечания».

Очень часто при составлении штатки работодатели сталкиваются с вопросом  относительно правильного оформления документа при обстоятельствах, когда фиксированный размер оплаты труда не устанавливается, например, при сдельной оплате. В этой ситуации можно поступить следующим образом. В графе 4 ШР проставляется прочерк, а в графе 10 указывается «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда». Также здесь стоит привести ссылку на внутренний акт, который определяет механизму становления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

В строке «Итого» укажите общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок. Эта итоговая цифра  и будет месячным фондом заработной платы.

Шаг четвертый – сводные сведения, как правило, подписывают два должностных лица: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих разрешено расписаться и одному, например, тому же бухгалтеру.

Шаг пятый – утверждение и введение в действие. Утверждает документ гендиректор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в расписание вносятся исключительно приказами. В тексте приказа нужно указать факт утверждения ШР, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. После подписания приказа руководителем или другим уполномоченным лицом распоряжение зарегистрируйте в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Обязательно проставьте на приказе его регистрационный номер. Далее приказ и расписание отправьте на хранение. Эти бумаги, как правило, хранят вместе с другими документами по основной деятельности. Расписание нужно передать на постоянное хранение, а приказ должен храниться 75 лет.

Внесение изменений

Любые изменения ШР должны быть оформлены соответствующим приказом. Необходимость корректировки содержания документа может быть вызвана тем, что в компании:

• происходят организационные изменения в работе и исключаются вакантные места;
• вводятся новые штатные единицы с целью расширения бизнеса;
• сокращаются штатные единицы, связанные с сокращением численности или штата;
• осуществляется пересмотр размера окладов;
• переименовываются подразделения, изменяются наименования структурных единиц и т.п.

При этом дата издания приказа о внесении изменений и дата введения этих изменений в действие может и не совпадать.

Как правило, корректировка ШР напрямую затрагивает штатных работников. Если изменения штатки тянут за собой внесение изменений в трудовые договора, заключенные между нанимателем и нанятыми лицами, то работодателю придется подписывать со своими работниками дополнительные соглашения.

На что еще обратить внимание

В бланке унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя отдела кадров и главного бухгалтера, но вот такого реквизита, как печать, в нем не указано.

Ознакомление со ШР работников осуществляется только в том случае, если эта обязанность работодателя прямо закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом. Это следует из письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.

Индивидуальные предприниматели с наемными работниками вправе работать и без штатки. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот акт, никаких особых требований по его оформлению нет, образец штатного расписания ИП на 2023 год не отличается от аналогичного документа, утвержденного юридическим лицом. В ШР предприниматель указывает имеющиеся по штату должности, их количество и установленный размер оплаты труда. Заверяет документ своей личной подписью предприниматель.

Еще одна сложность, которая возникает у кадровой службы при составлении ШР по образцу формы Т-3, может быть связана с так называемыми внештатниками. Внештатные сотрудники работают с фирмой по гражданско-правовым договорам. Сотрудничество с внештатниками регламентируется нормами гражданского, а не трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они выполняют разовые заказы.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в ШР также вносятся соответствующие корректировки. Но при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников обязательно нужно проинформировать минимум за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный