Образец положения о договорной работе на предприятии в 2024 году

Из статьи вы узнаете:

Для удовлетворения конкретных потребностей бизнеса важно грамотно организовать ведение финансово-хозяйственной деятельности. Одним из важнейших аспектов, позволяющих реализовать эту цель, является разработка регламента, предусматривающего единые правила по работе с договорами. Далее рассмотрим подробнее, как должен выглядеть образец положения о договорной работе на предприятии.

Образец документа

Скачать образец положения о договорной работе на предприятии

Что представляет собой документ?

Для того чтобы четко наладить договорную работу в организации, ее руководство должно позаботиться о составлении соответствующего единого локального акта. Речь идет о разработке специального положения, регламентирующего правила подготовки, заключения, а также регистрации и хранения контрактов. Такой внутренний акт может затрагивать самые разные договоры, например, трудовые, купли-продажи, аренды, поставки или подряда. С помощью таких контрактов организация обеспечивает себя необходимым сырьем или деталями, организует продажу товаров или оказание услуг. Каждый подписанный подобный контракт влечет за собой определенные правовые последствия. В случае нарушения условий сделки — негативные.

Следует отметить, что главным образом положение о договорной работе требуется для средних и крупных предприятий с большим потоком входящей и исходящей документации.

Несмотря на то, что название этого документа может быть иным, его сути это не меняет. Важно, чтобы в положении был четко зафиксирован каждый этап прохождения договора: от момента обсуждения с партнером условий предстоящей сделки до подписания готового контракта гендиректором компании. При этом его необходимо разработать с учетом специфики существующих бизнес-процессов и под потребности конкретной компании.

Фактически наличие такого положения требуется для того чтобы четко выстроить работу юристов, сотрудников финансовой службы, менеджеров отдела продаж и работников других структурных подразделений, поскольку это позволяет быстро и с минимальными рисками заключить любой договор.

Поручить разработку документа лучше всего специалистам, знающим действующее законодательство и особенности проведения сделок. Например, сотруднику юридического отдела, инспектору отдела кадров или руководителю отдела продаж. В качестве альтернативы, разработку положения можно передать на аутсорсинг.

С готовым положением необходимо ознакомить под подпись каждого сотрудника организации, непосредственно работающего с договорами. После ознакомления содержанием и подписания руководителем, каждый пункт этого документа становится обязательным для исполнения.

Для чего необходимо положение?

Заключению любого договора в организации предшествует довольно большая и многозадачная предварительная процедура, включающая в себя следующие этапы:

Проведение переговоров с контрагентами.
Разработка подходящего проекта документа.
Согласование договора с должностными лицами внутри компании, например, с начальником отдела продаж, и с бизнес-партнерами.
Регистрация контракта в специальном журнале.
Проверка выполнения условий, установленных договором.
Пролонгация контракта.

Весь указанный выше процесс, как было отмечено выше, рекомендуется отразить в отдельном локальном документе — положении о работе с договорами.

Это позволит:

Систематизировать работу с договорами в компании.
Наладить и скоординировать процесс взаимодействия с сотрудниками различных структур, например, между руководителем компании, начальниками отдельных подразделений и рядовыми работниками.
Конкретизирует функционал сотрудников, ответственных за подготовку и исполнение договора.
Минимизировать финансовые потери организации при ведении договорной работы.
Установить оптимальные сроки для подготовки и согласования договоров.
Усовершенствовать качество подготовки контрактов.
Снизить вероятность невыполнения обязательств по заключенным договорам, а соответственно, и связанных с этим санкций, например, в виде возмещения убытков или уплаты неустойки.
Распределить между сотрудниками сферы ответственности на всех этапах работы с договорами.

Вам также будет интересно:

— Разница между аутсорсингом и аутстаффингом простыми словами
— Должен ли работодатель просить согласия работника на сверхурочную работу?

Это лишь несколько преимуществ наличия единого положения, регламентирующего работу с договорами. Несмотря на то что внедрение такого документа не является обязательным, его принятие значительно облегчает жизнь персоналу.

Далее рассмотрим подробнее, какие конкретно разделы и сведения следует включить в положение о работе с договорами.

Содержание положения

Поскольку унифицированного бланка положения по работе с договорами законодатель не разработал, работодатель по своему усмотрению может разработать подходящий бланк самостоятельно. Однако при этом рекомендуется все же соблюсти некоторые правила, которые применяются при подготовке документов подобного рода. Обычно содержание включает в себя несколько разделов.

Общие положения

В первом разделе можно указать:

назначение и цели документа, в данном случае, документ необходим для установления общего порядка заключения, регистрации и хранения договоров, целями могут быть — оптимизация сроков заключения контрактов, снижение рисков финансовых потерь и прочее;
на кого распространяется положение, так, можно подчеркнуть, что оно является обязательным для всех сотрудников, занимающихся договорной работой, а также, можно указать, что под действие положения попадают все типы гражданско-правовых договоров и допсоглашений к ним, при необходимости следует добавить, что настоящий документ не регламентирует подготовку трудовых договоров и соглашений о материальной ответственности;
порядок решения вопросов, не урегулированных положением, в частности, можно указать, что они рассматриваются гендиректором компании единолично;
лиц, ответственных за исполнение контрактов, заключаемых компанией, например, глав структурных подразделений или их замов;
используемые в содержании термины — договор, контрагент, исполнитель.

Порядок подготовки договоров

Во втором разделе обычно описывается процедура подготовки и согласования договоров ГПХ. Например, она может состоять из следующих этапов:

предварительным обращением к руководителю соответствующего структурного подразделения с письменной заявкой, которая содержит предварительные условия договора;
направление начальником подразделения поступившей от контрагента заявки гендиректору компании или его заместителю;
согласование генеральным директором условий контракта, в части его предмета, ценовой политики, ответственности сторон за причиненные убытки;
подготовка проекта договора, в нем должны содержаться все существенные условия, а также положения, отражающие интересы каждой из сторон, например, определенные товары, поставка которых планируется, сроки исполнения обязательств, стоимость, права участников соглашения, меры ответственности, порядок разрешения споров и прочее.

Перечень документов для заключения договора

Помимо прочего можно выделить раздел, регламентирующий список документов, которые потребуются от контрагентов для заключения договора ГПХ любого типа. Например, это могут быть копии:

устава организации (все листы), выписка из него, а также последняя и первая страница не подходят;
свидетельства о госрегистрации юрлица или свидетельства о внесение записи в ЕГРЮЛ, важно, чтобы наименование компании в свидетельстве ОГРН совпадало с тем, что указано в учредительной документации;
свидетельства о постановки контрагента на учет в ФНС;
документа для работника, подтверждающего его полномочия, на подписание контрактов со стороны контрагента, например, это может быть, приказ, доверенность или любой другой организационно-распорядительный документ;
сертификаты, лицензии на осуществлении того или иного вида деятельности при необходимости, при этом документ должен быть действующим;
банковское уведомление об имеющемся расчетном счете;
документ, подтверждающий наличие у контрагента в собственности или в аренде ТС для поставки товаров или выполнения работ, а также помещений.

В этом же разделе следует отметить, что при необходимости у контрагента может быть запрошена дополнительная документация для проверки. Приведенный перечень бумаг для заключения сделки необходим для того чтобы руководство организации могло убедиться, что контрагент не является фирмой-однодневкой и сможет выполнить взятые на себя обязательства.

На практике, исключения по списку бумаг могут быть предоставлены для контрагентов, которые на момент рассмотрения контракта фактически исполнили свои обязательства, например, перечислили денежные средства или поставили необходимую продукцию. Однако при крупных сделках никаких привилегий быть не должно.

Договорной процесс

В этом разделе нужно прописать порядок согласования и рассмотрения договоров с контрагентами. В частности, можно указать:

структурные подразделения, с которыми должен быть согласован контракт, например, с юристом, бухгалтером;
порядок передачи проекта договора для рассмотрения и внесения правок при необходимости, так, может быть предусмотрено направление документа по электронной почте с последующей распечаткой готового варианта;
сроки согласования договора;
порядок внесения изменений в контракт, здесь можно прописать сведения о том, кто может быть инициатором, а также, как согласуются такие корректировки;
порядок внесения контракта в журнал учета, при этом сегодня большинство подобных реестров ведутся в электронном формате;
лиц, которые ответственны за проведение надлежащей проверки контрагентов.

Следует отметить, что количество разделов и точное содержание положения о работе с договорами зависит исключительно от потребностей организации, специфики ее деятельности и конкретных задач, которые стоят перед должностными лицами, ее разрабатывающими. Готовый документ не требуется согласовывать с представительным органом работников, однако его нужно в обязательном порядке проверить на соответствие действующим нормативно-правовым актам.

Как утвердить положение?

Составить положение о работе с договорами не достаточно. Готовый документ должен быть собственноручно подписан руководителем предприятия. Только после этого он считается вступившим в силу и обязательным для исполнения.

При этом обычно виза гендиректора ставится на титульном листе документа под словом «Утверждаю», рядом с личными реквизитами главы компании.

Пример: «Утверждаю» Директор ОАО «Вектор» ____ А.П. Николаев.

После визирования руководителем предприятия обязательно издается организационно-распорядительный документ — специальный приказ об утверждении положения о договорной работе. В него включаются стандартные сведения, а именно:

наименование документа;
место составления и точная дата;
цель издания документа, например, для усовершенствования эффективности договорной работы на предприятии и укрепления договорной дисциплины;
распоряжение руководителям подразделений о необходимости ознакомления персонала под подпись с положением о договорной работе;
лицо, ответственное за исполнение приказа, эту обязанность руководитель вполне может оставить за собой;
подпись руководителя, а также подписи ответственных лиц, связанных с договорной работой, например, главбуха, специалиста юридического отдела.

Скачать бланк приказа об утверждении положения о договорной работе на предприятии

Итоги

Следует отметить, что положение о договорной работе представляет собой один из важнейших организационно-распорядительных документов, устанавливающих все основные этапы договорного процесса в организации. Наличие такого положения, позволяют избежать убыточных сделок, четко определить сроки согласования договоров, уменьшает вероятность неисполнения обязательств контрагентами и наступление прочих негативных последствий.

Источник: «Юридическая азбука»