Образец отчета о командировке в 2025 году: в свободной форме и форма № Т-10а, пример написания, бланк

Из статьи вы узнаете:

Образец отчета о командировке может потребоваться для составления документа, в котором указывается основная информация о рабочей поездке. В статье мы расскажем, зачем нужен отчет, как правильно заполнять его, используя унифицированную форму, или составляя в свободном виде.

Отметим, что существует два вида отчета: тот, что заполняется по итогам командировки (отчет о командировке) и авансовый отчет. В последнем указываются затраты, произведенные работником во время поездки. К этому документу также прилагаются доказательства обоснованности расходов.

Зачем нужен отчет о командировке?

Отправляя сотрудника в командировку в другой город или за границу, руководство ставит перед ним трудовые задачи и авансом выдает командировочные, чтобы покрыть все затраты, обусловленные поездкой. По приезду сотрудник должен отчитаться об итогах поездки и документально подтвердить расходы. Представленная информация должна быть зафиксирована в письменном виде.

Вам также будет интересно:

— Что считается командировкой по Трудовому кодексу РФ?
— Как оформить трудовые отношения с работником, если он уехал жить за границу?

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель может ставить перед ним цели:

ведение переговоров;
подписание договоров;
обслуживание удаленного филиала;
закупка и реализация материальных ценностей;
участие в обучающих мероприятиях.

Вне зависимости от поставленных задач, сотрудник должен предоставить работодателю отчет. Он нужен обеим сторонам трудовых правоотношений. На основе отчета руководитель узнает, как работник справился с поставленными задачами. Сотруднику документ позволяет минимизировать риск претензий о плохих результатах поездки со стороны работодателя.

Исходя из отчетности, руководство может принять решение о поощрении сотрудника или наказать его через применение дисциплинарного взыскания. В последнем случае речь идет о ситуации, когда работник не справился с поставленными задачами и в этом есть его вина.

Особенности и срок сдачи отчета

Документ составляет работник, который был направлен в командировку. О том, что отчет был принят к рассмотрению, свидетельствует подпись уполномоченного лица.

Для составления документа можно использовать пример написания, однако гораздо важнее понять, что должно быть в нем указано. Работник должен ориентироваться на служебные задачи, которые были поставлены до поездки в письменной форме. Результаты решения рабочих вопросов следует отразить в отчете. Если это возможно, то их нужно доказать подтверждающими бумагами.

Важно! Если во время нахождения сотрудника в поездке работодатель решит поставить перед ним дополнительные задачи, то он должен будет согласовать с ним возможность их исполнения. Работник вправе отказаться.

Срок сдачи отчетности зависит от порядка, установленного в организации. Обычно он составляет три рабочих дня. В любом случае, документ должен быть сформирован в течение месяца со дня возвращения работника.

Кроме отчета, сотрудник должен представить работодателю:

Авансовый отчет о том, какие расходы произвел в командировке.
Чеки, билеты, квитанции и другие документы, подтверждающие затраты.
Командировочное удостоверение при условии, что оно выдавалось.

Как составить отчет?

Документ можно составить в произвольном виде или следуя унифицированной форме. Если в компании есть собственный бланк отчета, то нужно использовать его. Способ составления документа должен прописываться в локальных актах организации.

Отчет можно составить на листе бумаги (желательно формата А4) или на бланке работодателя, если это указано в ЛНА фирмы. Вносить информацию можно от руки или напечатать на ПК.

Важно! В отчете должна быть подпись командированного лица, а также человека, принявшего документ (чаще всего им выступает руководитель структурного подразделения) и директора организации.

Документ нужно составить в 2-х экземплярах. По этой причине его проще набрать на компьютере, а потом — распечатать. Один экземпляр остается у работника, на нем работодатель ставит отметку, что принял второй экземпляр документа. Второй, соответственно, передается работодателю.

Как заполнить унифицированную форму?

В унифицированном бланке отчета по командировке (форма № Т-10а) «Служебное задание» содержатся следующие данные:

название организации-работодателя или сведения об ИП;
дата и номер оформления;
табельный номер сотрудника;
подразделение, в котором трудится работник;
должность, ФИО сотрудника;
место, куда человек был направлен в командировку;
продолжительность поездки;
кто оплачивает командировку;
задачи и основания поездки.

Вид поручения и цели, поставленные перед работником, прописывают в одиннадцатой графе.

Место для краткого отчета о командировке предусмотрено в двенадцатой графе. На момент отъезда сотрудника ее оставляют пустой. Он вносит в нее данные по мере достижения поставленных задач.

Поле «заключение» заполняет непосредственный начальник работника после его возвращения из поездки. Он пишет итоговую резолюцию об исполнении поручения и ставит свою подпись.

Скачать образец заполнения унифицированной формы отчета о командировке (форма № Т-10а)

Скачать бланк унифицированной формы отчета о командировке (форма № Т-10а)

Как составить отчет в свободном виде?

Работодатель может попросить составить документ в свободной форме в виде служебной записки, доклада или письменного отчета. При этом цель поездки будет прописываться в приказе о направлении в командировку.

Составляя отчет, работнику важно учитывать следующее:

В документе должно указываться основание поездки. Это может быть служебное задание руководителя либо приглашение от сторонней организации или предпринимателя, например, на выставку.
В отчете должны содержаться цель и итоги командировки. Если работник справился с поручениями работодателя, то цель и результаты поездки будут одинаковыми.
К отчету нужно приложить документы, подтверждающие итоги командировки. Это может быть ксерокопии договоров, заключенных сторонами, или протоколы переговоров.
В отчете должны быть подписи трех лиц: работника, непосредственного руководителя, направившего сотрудника в командировку, а также директора или ИП. Подпись работника указывает, что он ознакомился с условиями поездки. Если работодатель выступает субъектом малого бизнеса, где все решения принимает руководитель организации или предприниматель, то в отчете о командировке могут быть подписи только работника и директора (или предпринимателя).

Скачать пример написания отчета о командировке в свободной форме

Скачать бланк отчета о командировке в свободной форме

Как составить авансовый отчет?

По возвращении из командировки работнику дается три дня, чтобы сформировать и передать работодателю авансовый отчет и приложения к нему.

Авансовый отчет — это финансовый документ, необходимый для правильного ведения налогового и бухгалтерского учета. В нем отображаются затраты компании, в частности, командировочные расходы, а также первичные документы, подтверждающие такие расходы.

Перед тем, как направить сотрудника в поездку, работодатель должен выдать ему аванс на оплату проживания, питания, билетов и других командировочных расходов. Если это возможно, то руководство может оплатить авансом часть расходов с банковского счета компании, к примеру, железнодорожные и авиабилеты, счета за наем жилья. Денежные средства проходят как подотчетная сумма и выдаются работнику через кассу или путем безналичного перевода.

По возвращении из поездки сотруднику нужно подтвердить, что средства были потрачены по своему назначению. Для этого он заполняет авансовый отчет, в котором прописывает все затраты и прилагает к нему подтверждающие бумаги, например, чеки, контрольные купоны, билеты.

Такой порядок применяется для оформления всех форм командировочных расходов за исключением суточных (их работник может получить без указания в отчете). Однако суточные можно тоже прописать в авансовом отчете отдельной строкой.

Работник составляет и сдает авансовый отчет в течение трех дней после возвращения из поездки. Это обязательное требование по возвращении из поездки, так как такой документ позволяет покрыть определенные расходы предприятия. Окончательный расчет с работником выполняется после проверки документации и ее принятия к учету.

Вам также будет интересно:

— Можно ли отправить в командировку женщину с ребенком до 3 лет?
— Нужно ли включать в трудовой договор условие о командировках работника?

Информация, которая должна быть отражена в авансовом отчете:

личные сведения о сотруднике;
документы, подтверждающие выдачу денег на командировку авансом;
даты расходов и их назначение с обозначением основных реквизитов подтверждающих документов.

Для составления авансового отчета используют образец по форме АО-1. Однако работодатель может сам разработать форму авансового отчета, отличающуюся от унифицированного бланка. Ее нужно будет закрепить в учетной политике. Так, допускается удалить графы с указанием счетов бухгалтерского учета.

Обязанность формирования письменного отчета устанавливается ЛНА организации. Единственный документ, который должен предоставляться по закону, — это расписка об авансе.

Период для представления отчетности устанавливается каждым работодателем. Как правило, он равняется трем рабочим дням.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Срок его хранения составляет минимум пять лет. Если за это время его не проверят налоговики, то срок увеличивается. При возникновении споров авансовый отчет хранится до принятия судебного акта.

Итоги

Таким образом, после командировки сотрудник составляет два вида отчета: непосредственно о командировке и авансовый отчет. На основе отчета о командировке работодатель решает, выполнил ли работник поставленные задачи. В зависимости от принятого решения, он может выплатить сотруднику премию или наложить на него дисциплинарное взыскание. Авансовый отчет подтверждает расходы, произведенные работником во время поездки.

Источник: «Юридическая азбука»