Содержание любого приказа, изданного на предприятии, должно быть доведено до сведения сотрудников, ответственных за его исполнение. Факт ознакомления работников с документом должен быть зафиксирован документально – для этого можно использовать лист ознакомления с приказом. О том, как оформить листы ознакомления с приказом, как они должны выглядеть, и где их нужно хранить, расскажем в статье.
В каких случаях нужно оформлять лист ознакомления?
В соответствии с положениями ст. 22 ТК РФ, работодатель обязан знакомить работника под роспись с содержанием принимаемых им локальных нормативных актов – в частности, с содержанием приказов (при условии, что содержание приказа имеет отношение к деятельности сотрудника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). Подпись, подтверждающая факт ознакомления работника с содержанием документа, должна находиться на приказах о:
Перечисленные виды приказов персонализированы – их действие распространяется на одного работника, поэтому подпись, подтверждающую то, что он ознакомился с содержанием документа, он может поставить на самом приказе.
Бывают приказы, которые затрагивают деятельность большого количества работников – например, приказ:
-
об утверждении графика отпусков;
Все работники расписаться в таком приказе не смогут – на документе попросту не хватит места. В этом случае целесообразно оформить лист ознакомления, в котором свободно смогут расписаться все ответственные лица.
Лист ознакомления оформляется для того, чтобы:
- Зафиксировать факт ознакомления работников с содержанием приказа.
- Установить дату, с которой приказ принимается к исполнению ответственными лицами.
Почему наличие листа ознакомления обязательно для предприятия?
Правильно составленный и корректно заполненный лист ознакомления очень важен для работодателя. В случае, если между работником и работодателем возникнет конфликт или спорная ситуация, которая дойдет до трудовой инспекции или суда, лист ознакомления с приказом с проставленной на нем подписью работника станет доказательством добросовестности работодателя.
Даже если одного работника из большого перечня сотрудников, которых нужно ознакомить с приказом, нет на рабочем месте (он находится в отпуске, командировке или на больничном), стоит дождаться, пока он выйдет на работу, и получить его подпись в установленном порядке.
Помните о том, что обязать сотрудника расписываться в приказе работодатель не может. Работник вправе отказаться от подписи – в этом случае работодатель должен:
- составить акт об отказе от ознакомления (форма акта законом также не установлена, ее можно разработать самостоятельно – главное, чтобы в документе расписалось не менее двух свидетелей того, что работник отказался от ознакомления с приказом);
- привлечь работника к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения) за отказ от исполнения распоряжений руководства (при условии, что положения приказа обязывают работника сделать то, что предусмотрено его трудовым договором и/или должностной инструкцией).
Как составить лист ознакомления: пример
Обычно лист ознакомления составляется в единственном экземпляре на листе формата А4. Его можно сформировать на компьютере и распечатать, а можно подготовить от руки – первый вариант предпочтительнее просто потому, что это удобнее и результат получается аккуратнее. Заверять документ печатью предприятия и подписью директора необязательно.
Утвержденной формы листа ознакомления не существует – ее можно разработать самостоятельно. Используемую форму нужно утвердить – это можно сделать, издав соответствующий приказ, или включив ее в действующую на предприятии инструкцию по делопроизводству.
На нашем сайте вы можете скачать образец Word, чтобы использовать его при создании собственного документа. При необходимости можете дополнить предложенный бланк дополнительными графами и столбцами.
В листе ознакомления стоит указать:
- наименование документа – «Лист ознакомления»;
- реквизиты приказа, с которым должны быть ознакомлены работники (его наименование – например, приказ о вакцинации (о коронавирусе), номер и дата составления).
Табличная составляющая листа может иметь следующий вид:
| № п/п | Ф.И.О. | Должность | Подпись | Дата ознакомления |
|---|---|---|---|---|
Допустима и другая форма табличной части листа ознакомления, состоящая всего из двух колонок:
| Приказ доведен (с указанием даты ознакомления) | Ф.И.О., подпись |
|---|---|
Количество строк в таблице должно соответствовать числу работников, которых необходимо ознакомить с приказом. Нестрашно, если их будет больше – свободные строки можно просто вычеркнуть, чтобы избежать возможного включения в документ дополнительной информации впоследствии.
Лист ознакомления составляется в день выхода приказа, либо в течение одного-двух рабочих дней после составления документа.
Кто составляет лист ознакомления?
Вам также будет интересно:
— Какие документы должны храниться в бухгалтерии в полном составе
— Образец приказа об утверждении учетной политики
Обычно оформлением и заполнением листов ознакомления занимаются сотрудники кадровых служб, юрисконсульты или секретари – все зависит от того, как в организации распределены должностные обязанности. В отдельных случаях формировать лист ознакомления может иной сотрудник, на которого соответствующая обязанность возложена руководителем непосредственно в тексте приказа.
Как организовать процедуру ознакомления работников?
Если лиц, ответственных за исполнение приказа, немного, кадровый работник может самостоятельно передать копию приказа каждому из них и предоставить лист ознакомления для того, чтобы каждый работник в нем расписался.
Если работников много и лично оповестить каждого из них невозможно, кадровик может направить им электронное уведомление о необходимости прийти в отдел кадров и расписаться в приказе.
Кто не должен расписываться в листе ознакомления?
Не нужно включать в лист ознакомления:
- работников, деятельность которых положения данного приказа не затрагивают;
- лиц, взаимодействующих с работодателем на условиях аутсорсинга/аутстаффинга;
- специалистов, оказывающих услуги/выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера.
Если работодатель все-таки ознакомит лиц, входящих в приведенный перечень, с положениями приказа, никаких законодательных норм он не нарушит и никакой ответственности за это не понесет. Но и никаких правовых последствий для работника при этом не возникнет, поэтому и смысла в его ознакомлении с приказом не будет.
Как и сколько хранить лист ознакомления?
После того, как все ответственные работники распишутся в листе ознакомления, его подшивают к основному приказу. Комплект документов хранится в папке с приказами – сначала в текущей, а затем в архивной, в сшитом виде. Срок хранения листа ознакомления определяется сроком хранения основного приказа.
Итак, лист ознакомления с приказом – это документ, в котором все сотрудники, ответственные за исполнение требований приказа, фиксируют факт того, что содержание документа до них донесено в полном объеме. Только так работодатель сможет доказать, что работник действительно был ознакомлен с документом. Лист ознакомления хранится совместно с основным приказом – без этого документа никакого правового смысла он не имеет. Лист составляется в письменном виде в свободной форме – специальные требования к содержанию документа законом не установлены.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
