Личная карточка сотрудника по форме Т-2 представляет собой один из документов кадрового учета, который заводится при оформлении в штат организации. В нее вносятся все события, связанные с трудовой деятельностью работника, что позволяет работодателю оперативно получить о нем необходимые сведения. Кроме того, этот документ требуется для организации воинского учета работников, подлежащих ему. В связи с чем, рассмотрим подробнее правила ведения личной карточки на работника предприятия.
Обязательны ли личные карточки Т- 2 на сотрудников
В данный формуляр, согласно указанному НПА, вносится информация о профессиональной деятельности сотрудника, в том числе дублируются сведения, имеющиеся в трудовой книжке.
Личная карточка заводится при трудоустройстве в первый рабочий день специалиста, а в случае его увольнения или смерти, закрывается, после чего продолжает храниться в течение 50 лет в архиве предприятия. В том случае, если расторжение трудового договора с подчиненным произошло до 1 января 2003 года, срок хранения личной карточки в архиве составлял 75 лет.
Многих работодателей волнует вопрос о том, обязательно ли нужно придерживаться формы Т-2 при оформлении личной карточки на трудоустраивающегося сотрудника. В данном случае, можно сослаться на решения судов, которые полагают, что использование унифицированного формуляра больше не актуально для российских работодателей. Судьи ссылаются на то, что личная карточка работника Т-2 отсутствует в перечне обязательных для организации первичных учетных документов, согласно информации Минфина № ПЗ-10/2012 г.
В качестве примера можно привести Решение Вышневолоцкого городского суда Тверской области по делу N 2-412/2019 от 01.04. 2019 г.
Разгулов В.В обратился с иском в суд на работодателя с требованием исправить нарушения при заполнении личной карточки и внести в нее данные в соответствии с законом. В результате рассмотрения дела, суд встал на сторону организации, отметив, что работодатель не обязан придерживаться формы Т-2 при заполнении личной карточки.
Суд сослался на закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. Вступив с 01.01.2013 г. в действие, данный нормативно-правовой акт сделал не обязательным к применению коммерческими организациями унифицированных форм первичных документов. В связи с чем, допускается оформление личной карточки в свободной форме, например, на фирменном бланке организации.
Таким образом, все работодатели обязаны заводить на наемных сотрудников личные карточки. При этом карточки, на усмотрение руководства, могут быть оформлены как по форме Т-2, так и в произвольном виде. Например, в бланк можно добавить фирменные реквизиты предприятия, дополнительные строки и графы. Форма карточки Т-2 ГС ВУР, рекомендованная военкоматом, может использоваться на государственной либо муниципальной службе.
При этом важно, чтобы в личную карточку были включены все обязательные сведения о трудовой деятельности работника. Это исключит претензии со стороны проверяющих органов.
Несмотря на то, что работодатели переходят на ведение сведений о трудовой деятельности подчиненных в электронном виде, тем не менее, заполнение личных карточек работников остается в привычном формате. Кадровик обязан оформить документ в бумажном виде и ознакомить работника с каждой внесенной в него записью под подпись.
Вам также будет интересно:
— Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
— Продление отпуска в связи с больничным по карантину
Инструкция по заполнению личной карточки представлена ниже.
Содержание личной карточки
Рассмотрим подробнее, какие реквизиты должна содержать личная карточка по форме Т-2, утвержденная Госкомстатом.
Стандартный бланк включает в себя следующую информацию, оформленную в табличном виде:
-
наименование организации, куда был принят на работу специалист;
-
табельный номер, присвоенный сотруднику работодателем;
-
дата составления документа;
-
ИНН, соответствующую графу можно оставить пустой, если сотрудник при трудоустройстве не представил ИНН кадровику;
-
номер СНИЛС, указывается на основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ. В том случае, если физлицо трудоустраивается впервые, то СНИЛС на работника получает работодатель;
-
начальная буква фамилии работника, которая вносится в поле « Алфавит»;
-
характер работы подчиненного, по условиям контракта, работник может трудиться на постоянной основе или временно;
-
вид работы — основная либо по совместительству;
-
пол сотрудника, допускается сокращение М/Ж.
Раздел 1 «Общие сведения» содержит:
-
реквизиты трудового договора: дата и номер;
-
персональные данные сотрудника, а именно, Ф.И.О, дата и место рождения, степень владения иностранным языком;
-
образование (реквизиты диплома, квалификация, наименование учебного заведения);
-
профессия подчиненного;
-
сведения о браке, если таковой был зарегистрирован;
-
состав семьи, в таблице перечисляются ближайшие родственники с указанием степени родства и даты рождения;
-
данные паспорта;
-
место регистрации и фактического проживания, в том случае, если они совпадают, до дублировать запись не нужно;
-
контактный номер телефона.
Кроме того, в разделе приводится соответствующая кодировка. Рассмотрим подробнее, как правильно заполнить следующую часть бланка Т-2.
Раздел 2 «Сведения о воинском учете» кадровик оформляет на основе сведений из военного билета либо призывного удостоверения физлица. Здесь указывается категория запаса, за исключением офицеров, воинское звание, степень годности к службе, название военкомата, снятие с учета.
Раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую работу». На основании приказа руководителя организации, здесь отражаются данные о соответствующем событии. Например, при приеме сотрудника на работу, указывается:
-
дата трудоустройства;
-
структурное подразделение предприятия;
-
должность сотрудника;
-
основание, например, приказ руководителя;
-
подпись подчиненного.
Раздел 4 «Аттестация». Данный блок заполняется кадровиком по итогам аттестации. Здесь указывается:
-
дата проведения мероприятия;
-
решение, вынесенное аттестационной комиссией, таковым может быть перевод на вышестоящую должность, направление на обучение и прочее;
-
реквизиты протокола заседания — номер и дата;
-
основание, например, номер соответствующего приказа руководителя.
В том случае, если руководство не проводит аттестацию подчиненных, то сведения в этот блок не вносятся.
Раздел 5 «Повышение квалификации». Данная часть таблицы заполняется на основании документов, предоставленных сотрудником отделу кадров, например, при приеме на работу. В бланке указываются:
-
даты пройденного обучения;
-
вид повышения квалификации, например, профессиональные курсы, которые окончил сотрудник;
-
наименование учебного заведения;
-
реквизита документа об образовании;
-
основание — приказ руководителя, в том случае, если сотрудник прошел обучение не по решению работодателя, то данная графа остается пустой.
Раздел 6 «Профессиональная переподготовка». Данный блок оформляется аналогично предыдущему. Сюда вносятся все сведения о пройденной сотрудником профпереподготовке. В частности, здесь указываются даты обучения, полученная специальность, реквизиты диплома или свидетельства, а также распорядительного документа, на основании которого сотрудник был отправлен на учебу.
Раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания». Сюда вносятся сведения о поощрениях сотрудника, которые он получил в процессе профессиональной деятельности на основании ст. 191 ТК РФ. В таблице сотрудник отдела кадров указывает:
-
наименование награды;
-
реквизиты документа, на основании которого поощрили работника.
Раздел 8 «Отпуск». В таблице указываются сведения обо всех отпусках (очередном, учебном, дополнительном, по БиР и тому подобное), предоставленных сотруднику работодателем. Кроме того, вносятся данные о периоде работы, количестве отпускных дней и датах. А также здесь приводятся реквизиты документа, на основании которого сотрудник отправляется в отпуск. В том случае, если места для информации о новых отпусках не хватает, специалист отдела кадров вклеивает дополнительный лист.
Раздел 9 «Социальные льготы». В этот раздел прописываются все социальные льготы, которые полагаются работнику, согласно букве закона. Сведения в графы вносятся на основании представленных справок и удостоверений, например, справки МСЭ об инвалидности.
Раздел 10 «Дополнительные сведения». В данный блок записывается дополнительная информация о работнике для более полноценного учета. Это могут быть сведения о наличии водительского удостоверения, о наличии загранпаспорта, об обучении, которое специалист еще не окончил.
Раздел 11 «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» содержит сведения об основании увольнения подчиненного. В эту часть дублируются сведения из трудовой книжки, а именно, статья, по которой произошло расторжение контракта, дата и номер соответствующего приказа руководителя.
При увольнении кадровик должен ознакомить сотрудника с соответствующей записью в личной карточке под подпись.
Порядок заполнения личной карточки
Поскольку сведения в личной карточке сотрудника заверяются его личной подписью, то документ всегда оформляется в бумажном виде. При необходимости картотека может быть продублирована в цифровом виде.
При трудоустройстве специалист отдела кадров должен ознакомить работника с общими сведениями «Раздела 1» и данными о воинском учете. Сотрудник, в свою очередь, удостоверившись в правильности изложенной информации, должен поставить свою подпись напротив соответствующей графы.
В том случае, если в процессе трудовой деятельности сотрудник был переведен на иную должность, работник должен поставить свою подпись в разделе 3 напротив заполненной графы.
Для того чтобы внести необходимые данные в личную карточку, кадровику понадобятся распорядительные акты руководителя. Например, приказ о предоставлении отпуска, о поощрении сотрудника, о приеме на работу и прочее.
Часть нужной документации передается непосредственно работником, например, трудовая книжка, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, военный билет.
В том случае, если в личной карточке были обнаружены ошибки или опечатки, кадровик должен аккуратно их зачеркнуть, а далее рядом с нужной графой или сверху, записать верные данные. Факт исправления заверяется подписью должностного лица, которое отвечает за ведение личных карточек. Соответствующие сведения изложены в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04 г. Кроме того, следует поставить дату, когда были внесены корректировки.
Следует отметить, что правильное заполнение личной карточки избавит работодателя от негативных последствий со стороны инспекции труда, военкомата и органов власти. Кроме того, этот документ позволит главе организации, а также начальникам структурных подразделений оперативно получить сведения о конкретном сотруднике. Следует помнить, что использование унифицированных бланков не обязательно. Поэтому, при оформлении личной карточки можно применить бланк Т-2 либо подготовить собственный формуляр документа, предусмотрев в нем обязательные реквизиты.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14