Личная карточка работника формы Т-2: скачать образец заполнения

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 6 мин.

Личная карточка сотрудника по форме Т-2Личная карточка сотрудника по форме Т-2 представляет собой один из документов кадрового учета, который заводится при оформлении в штат организации. В нее вносятся все события, связанные с трудовой деятельностью работника, что позволяет работодателю оперативно получить о нем необходимые сведения. Кроме того, этот документ требуется для организации воинского учета работников, подлежащих ему. В связи с чем, рассмотрим подробнее правила ведения личной карточки на работника предприятия.

Обязательны ли личные карточки Т- 2 на сотрудников

Личная карточка сотрудника по форме Т-2 — это один из документов, который заводится специалистом кадровой службы на каждого работника, принятого в штат организации. Обязанность оформлять этот учетный документ ранее была продиктована п. 12 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.

В данный формуляр, согласно указанному НПА, вносится информация о профессиональной деятельности сотрудника, в том числе дублируются сведения, имеющиеся в трудовой книжке.

Личная карточка заводится при трудоустройстве в первый рабочий день специалиста, а в случае его увольнения или смерти, закрывается, после чего продолжает храниться в течение 50 лет в архиве предприятия. В том случае, если расторжение трудового договора с подчиненным произошло до 1 января 2003 года, срок хранения личной карточки в архиве составлял 75 лет.

Многих работодателей волнует вопрос о том, обязательно ли нужно придерживаться формы Т-2 при оформлении личной карточки на трудоустраивающегося сотрудника. В данном случае, можно сослаться на решения судов, которые полагают, что использование унифицированного формуляра больше не актуально для российских работодателей. Судьи ссылаются на то, что личная карточка работника Т-2 отсутствует в перечне обязательных для организации первичных учетных документов, согласно информации Минфина № ПЗ-10/2012 г.

В качестве примера можно привести Решение Вышневолоцкого городского суда Тверской области по делу N 2-412/2019 от 01.04. 2019 г.

Разгулов В.В обратился с иском в суд на работодателя с требованием исправить нарушения при заполнении личной карточки и внести в нее данные в соответствии с законом. В результате рассмотрения дела, суд встал на сторону организации, отметив, что работодатель не обязан придерживаться формы Т-2 при заполнении личной карточки.

Суд сослался на закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. Вступив с 01.01.2013 г. в действие, данный нормативно-правовой акт сделал не обязательным к применению коммерческими организациями унифицированных форм первичных документов. В связи с чем, допускается оформление личной карточки в свободной форме, например, на фирменном бланке организации.

Таким образом, все работодатели обязаны заводить на наемных сотрудников личные карточки. При этом карточки, на усмотрение руководства, могут быть оформлены как по форме Т-2, так и в произвольном виде. Например, в бланк можно добавить фирменные реквизиты предприятия, дополнительные строки и графы. Форма карточки Т-2 ГС ВУР, рекомендованная военкоматом, может использоваться на государственной либо муниципальной службе.

При этом важно, чтобы в личную карточку были включены все обязательные сведения о трудовой деятельности работника. Это исключит претензии со стороны проверяющих органов.

Несмотря на то, что работодатели переходят на ведение сведений о трудовой деятельности подчиненных в электронном виде, тем не менее, заполнение личных карточек работников остается в привычном формате. Кадровик обязан оформить документ в бумажном виде и ознакомить работника с каждой внесенной в него записью под подпись.

Инструкция по заполнению личной карточки представлена ниже.

Содержание личной карточки

Рассмотрим подробнее, какие реквизиты должна содержать личная карточка по форме Т-2, утвержденная Госкомстатом.

Стандартный бланк включает в себя следующую информацию, оформленную в табличном виде:

  • наименование организации, куда был принят на работу специалист;
  • табельный номер, присвоенный сотруднику работодателем;
  • дата составления документа;
  • ИНН, соответствующую графу можно оставить пустой, если сотрудник при трудоустройстве не представил ИНН кадровику;
  • номер СНИЛС, указывается на основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ. В том случае, если физлицо трудоустраивается впервые, то СНИЛС на работника получает работодатель;
  • начальная буква фамилии работника, которая вносится в поле « Алфавит»;
  • характер работы подчиненного, по условиям контракта, работник может трудиться на постоянной основе или временно;
  • вид работы — основная либо по совместительству;
  • пол сотрудника, допускается сокращение М/Ж.

Раздел  1 «Общие сведения» содержит:

  • реквизиты трудового договора: дата и номер;
  • персональные данные сотрудника, а именно, Ф.И.О, дата и место рождения, степень владения иностранным языком;
  • образование (реквизиты диплома, квалификация, наименование учебного заведения);
  • профессия подчиненного;
  • сведения о браке, если таковой был зарегистрирован;
  • состав семьи, в таблице перечисляются ближайшие родственники с указанием степени родства и даты рождения;
  • данные паспорта;
  • место регистрации и фактического проживания, в том случае, если они совпадают, до дублировать запись не нужно;
  • контактный номер телефона.

Кроме того, в разделе приводится соответствующая кодировка. Рассмотрим подробнее, как правильно заполнить следующую часть бланка Т-2.

Раздел 2 «Сведения о воинском учете» кадровик оформляет на основе сведений из военного билета либо призывного удостоверения физлица. Здесь указывается категория запаса, за исключением офицеров, воинское звание, степень годности к службе, название военкомата, снятие с учета.

Раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую работу». На основании приказа руководителя организации, здесь отражаются данные о соответствующем событии. Например, при приеме сотрудника на работу, указывается:

  • дата трудоустройства;
  • структурное подразделение предприятия;
  • должность сотрудника;
  • основание, например, приказ руководителя;
  • подпись подчиненного.

Раздел 4 «Аттестация». Данный блок заполняется кадровиком по итогам аттестации. Здесь указывается:

  • дата проведения мероприятия;
  • решение, вынесенное аттестационной комиссией, таковым может быть перевод на вышестоящую должность, направление на обучение и прочее;
  • реквизиты протокола заседания — номер и дата;
  • основание, например, номер соответствующего приказа руководителя.

В том случае, если руководство не проводит аттестацию подчиненных, то сведения в этот блок не вносятся.

Раздел 5 «Повышение квалификации». Данная часть таблицы заполняется на основании документов, предоставленных сотрудником отделу кадров, например, при приеме на работу. В бланке указываются:

  • даты пройденного обучения;
  • вид повышения квалификации, например, профессиональные курсы, которые окончил сотрудник;
  • наименование учебного заведения;
  • реквизита документа об образовании;
  • основание — приказ руководителя, в том случае, если сотрудник прошел обучение не по решению работодателя, то данная графа остается пустой.

Раздел 6 «Профессиональная переподготовка». Данный блок оформляется аналогично предыдущему. Сюда вносятся все сведения о пройденной сотрудником профпереподготовке. В частности, здесь указываются даты обучения, полученная специальность, реквизиты диплома или свидетельства, а также распорядительного документа, на основании которого сотрудник был отправлен на учебу.

Раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания». Сюда вносятся сведения о поощрениях сотрудника, которые он получил в процессе профессиональной деятельности на основании ст. 191 ТК РФ. В таблице сотрудник отдела кадров указывает:

  • наименование награды;
  • реквизиты документа, на основании которого поощрили работника.

Раздел 8 «Отпуск». В таблице указываются сведения обо всех отпусках (очередном, учебном, дополнительном, по БиР и тому подобное), предоставленных сотруднику работодателем. Кроме того, вносятся данные о периоде работы, количестве отпускных дней и датах. А также здесь приводятся реквизиты документа, на основании которого сотрудник отправляется в отпуск. В том случае, если места для информации о новых отпусках не хватает, специалист отдела кадров вклеивает дополнительный лист.

Раздел 9 «Социальные льготы». В этот раздел прописываются все социальные льготы, которые полагаются работнику, согласно букве закона. Сведения в графы вносятся на основании представленных справок и удостоверений, например, справки МСЭ об инвалидности.

Раздел 10 «Дополнительные сведения». В данный блок записывается дополнительная информация о работнике для более полноценного учета. Это могут быть сведения о наличии водительского удостоверения, о наличии загранпаспорта, об обучении, которое специалист еще не окончил.

Раздел 11 «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» содержит сведения об основании увольнения подчиненного. В эту часть дублируются сведения из трудовой книжки, а именно, статья, по которой произошло расторжение контракта, дата и номер соответствующего приказа руководителя.

При увольнении кадровик должен ознакомить сотрудника с соответствующей записью в личной карточке под подпись.

Порядок заполнения личной карточки

Порядок заполнения личной карточкиПоскольку сведения в личной карточке сотрудника заверяются его личной подписью, то документ всегда оформляется в бумажном виде. При необходимости картотека может быть продублирована в цифровом виде.

При трудоустройстве специалист отдела кадров должен ознакомить работника с общими сведениями «Раздела 1» и данными о воинском учете. Сотрудник, в свою очередь, удостоверившись в правильности изложенной информации, должен поставить свою подпись напротив соответствующей графы.

В том случае, если в процессе трудовой деятельности сотрудник был переведен на иную должность, работник должен поставить свою подпись в разделе 3 напротив заполненной графы.

Для того чтобы внести необходимые данные в личную карточку, кадровику понадобятся распорядительные акты руководителя. Например, приказ о предоставлении отпуска, о поощрении сотрудника, о приеме на работу и прочее.

Часть нужной документации передается непосредственно работником, например, трудовая книжка, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, военный билет.

Следует обратить внимание на то, что некоторые графы в личной карточке заполняются исключительно со слов подчиненного без документального подтверждения. В частности, это касается степени владения иностранным языком, сведений о составе семьи. Эти данные, согласно письму Роструда от № ПГ/10659-6-1 от 23.01.13 г., предоставляются работодателю исключительно по желанию самого работника.

В том случае, если в личной карточке были обнаружены ошибки или опечатки, кадровик должен аккуратно их зачеркнуть, а далее рядом с нужной графой или сверху, записать верные данные. Факт исправления заверяется подписью должностного лица, которое отвечает за ведение личных карточек. Соответствующие сведения изложены в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04 г. Кроме того, следует поставить дату, когда были внесены корректировки.

Следует отметить, что правильное заполнение личной карточки избавит работодателя от негативных последствий со стороны инспекции труда, военкомата и органов власти. Кроме того,  этот документ позволит главе организации, а также начальникам структурных подразделений оперативно получить сведения о конкретном сотруднике. Следует помнить, что использование унифицированных бланков не обязательно. Поэтому, при оформлении личной карточки можно применить бланк Т-2 либо подготовить собственный формуляр документа, предусмотрев в нем обязательные реквизиты.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *