KPI сотрудников предприятия: что такое и как рассчитать по формуле

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 9 мин.
KPI сотрудников предприятия – это способ количественной оценки эффективности работников организации. Внедрение этой методики позволяет ускорить достижение производственных интересов и увеличить прибыль.

Сегодня поговорим о том, что это такое KPI, как его правильно рассчитать, а также рассмотрим конкретные примеры расчета KPI для разных видов сотрудников.

KPI: понятие и особенности

KPI – это английская аббревиатура, сокращенно от key performance indicators, что переводится как «ключевой показатель деятельности».

Очень часто встречается и такой вариант перевода как «ключевой показатель эффективности», однако он считается не вполне корректным, поскольку эффективность – это соотношение между затраченными ресурсами и достигнутым результатом. А с помощью KPI измеряются и другие параметры.

Под KPI подразумевают числовые показатели деятельности, позволяющие определить степень достижения целей или оптимальность процесса, в том числе его эффективность и результативность.

С помощью KPI можно контролировать и оценивать не только работу в целом, но и людей, конкретных групп, подразделений и целых компаний. Этот инструмент также дает возможность оценить реализацию стратегии – общего недетализированного бизнес-плана, охватывающего длительный период времени.

Оценка продуктивности работников методом KPI

Оценка продуктивности сотрудников с помощью KPI подразумевает формирование целого комплекса данных, отражающих качество работы каждого отдельного специалиста, конкретного отдела и в итоге – всей компании.

Использование данного инструмента позволяет руководителю в организации производственного процесса, а именно:

  1. В осуществлении анализа результатов деятельности подчиненных.
  2. В выявлении возможных сложностей и слабых сторон ведения бизнеса.
  3. В осуществлении справедливого распределения вознаграждения исходя из качества выполненной работы.
KPI сотрудника – это индикаторы его рабочей и профессиональной результативности. Эти показатели наглядно демонстрируют случаи бесцельного расхода энергии и времени, а также задания, требующие дополнительного внимания и ресурсов.

Плюсы и минусы

Плюсы и минусы KPIБезусловно, основным плюсом применения KPI-метрик является получение возможности оптимизации деятельности на конкретном рабочем месте и формирование системы мотивации сотрудников к улучшению результатов работы. Для эффективной работы подчиненных всегда требуется правильная постановка целей и задач с обязательным контролем их исполнения. А подкрепление интереса работников к достижению результатов и решению поставленных задач возможно только путем их привязки к денежному вознаграждению, которое будет выплачиваться при достижении этого результата.

Именно поэтому внедрение метода key performance indicators всегда влияет на систему оплаты труда. Если размер зарплаты фиксированный, а результаты работы не учитываются, работник не заинтересован в улучшении своих показателей. Ведь он в любом случае получит свою ставку. Однако правильно использование KPI-методики решает эту проблему. За хорошие достижения сотрудник вдобавок к гарантированному окладу получает еще и премию. Чем лучше результаты – тем больше сумма премиальных. Если же поставленные задачи не достигнуты, то и бонусов не будет.

KPI, как и другие маркетинговые инструменты, имеет свои плюсы и минусы.

Кроме всего прочего, среди положительных сторон использования данного метода выделяют:

  1. Возможность определения эффективности и результативности труда в количественном эквиваленте.
  2. Постановка достижимых и результативных целей.
  3. Возможность корректировки плана рабочего процесса на любом его этапе.
  4. Возможность проведения оценки различных изменений в компании (нововведения, рационализации).
  5. Оперативное выявление «слабых мест», недочетов и упущений».
  6. Объективный анализ работы сотрудников и компании в целом.

Но минусы также присутствуют:

  1. Внедрение и использование KPI-методики требует дополнительных финансовых затрат.
  2. Обычно определенная категория работников, которых устраивает фиксированная заработная плата, воспринимает изменения негативно.

Однако самый большой риск возникает в случае неправильного применения key performance indicators. Если система начисления вознаграждения не будет работать четко, справедливо и прозрачно, вероятность оттока кадров, в том числе и наиболее высококлассных специалистов, значительно увеличивается.

Виды и направления KPI сотрудников

Виды и направления KPI сотрудниковВ разных сферах бизнеса могут применяться разные KPI индикаторы или показатели. Все зависит от специфики работы компании, стратегии и даже от приоритетов руководства.

Однако выделяют ряд характеристик, которые актуальны практически для всех организаций:

  1. Показатель производительности. Определяется как соотношение затраченного времени и полученного результата. Например, сотрудник компании потратил на заключение выгодной сделки целый месяц. А другой сотрудник за аналогичный период заключил 3 таких сделки. Показатель производительности второго работника будет выше.
  2. Показатель функциональности. Определяется как соответствие выполненных работником действий установленным инструкциям и правилам. Например, за определенный период времени заместитель генерального директора провел 3 совещания, 4 видеоконференции, 10 встреч с потенциальными партнерами, 2 внутренние проверки. Другой заместитель с аналогичными функциональными обязанностями за тот же период провел 1 совещание, 1 внутреннюю проверку и 5 встреч с потенциальными партнерами. Показатель функциональности у первого сотрудника будет выше, чем у второго.
  3. Показатель эффективности. Определяется как соотношение затраченных ресурсов и полученного результата. Например, менеджер по продажам потратил на заключение сделки 50000 рублей (счета за деловые встречи в ресторанах, проведение выставки для деловых партнеров, организация фуршета). В итоге был заключен договор, который принес компании 1000000 рублей. Второй менеджер потратил такую же сумму, однако прибыль от заключенной сделки составила 500000 рублей. Показатель эффективности у первого менеджера выше, чем у второго.

Помимо этого, KPI-индикаторы также классифицируют на:

  • опережающие;
  • запаздывающие.

Опережающие или оперативные показатели дают возможность управлять процессом в пределах отчетного периода с целью достижения поставленных задач по его истечении. Эти индикаторы демонстрируют текущую деятельность отделов и компании в целом. Анализ оперативных показателей позволяет сориентироваться в том, каких денежных потоков нужно ожидать в будущем, каково качество выполняемых процессов и производимой продукции, а также оценить уровень удовлетворенности заказчиков.

Пример 1:

Каждую неделю директор магазина бытовой техники получает по несколько жалоб на одного из менеджеров по продажам. Этот показатель говорит о некачественной работе сотрудника и низком уровне удовлетворенности покупателей. В связи с этим директор может сделать вывод, что если не повлиять на ситуацию, то у менеджера вряд ли получится закрыть план продаж на текущий месяц. А это, в свою очередь, также повлияет на показатели работы целого магазина.

Запаздывающие показатели демонстрируют результаты деятельности по истечении отчетного периода. В эту категорию, прежде всего, входят финансовые показатели, которые отражают связь с ожиданиями собственника и реальными возможностями компании относительно генерации денежных потоков. В силу своей специфики запаздывающие показатели не могут описать текущую эффективность работы сотрудника, подразделения или компании.

Также KPI-индикаторы разделяют на:

  1. Внутренние (нацеленные на решение задач внутри отдельного подразделения) и внешние (нацеленные на решение задач всех подразделений соответственно общему направлению бизнеса).
  2. Целевые – отражают степень приближения компании к цели.
  3. Процессные – выступают критерием экономической эффективности.
  4. Проектные – отражают уровень результативности проекта.

Для руководителя компании также часто применяют следующие KPI-показатели:

  1. Развития.
  2. Внутренних процессов.
  3. Финансовые.
  4. Клиентские.

Ключевой показатель эффективности сотрудника можно рассчитать в баллах и перевести в денежный эквивалент. При этом некоторые из индикаторов можно вычислить во временных единицах либо сразу в рублях.

Важно также установить правильное количество критериев оценки. Если индикаторов будет слишком мало, оценивание результативности не будет точным. Слишком большое количество индикаторов приведет к перегрузке подчиненных.

Правила создания эффективной системы KPI

Правила создания эффективной системы KPIПрактически каждая организация заинтересована в создании эффективной системы вознаграждения сотрудников без риска неоправданного израсходования зарплатного фонда.

Успешное внедрение KPI-системы возможно при условии соблюдения следующих правил:

  1. Правило первое, которое называют правилом «10/80/10». Согласно этому принципу организации достаточно иметь до 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности. Для подразделений не рекомендуется использовать больше 10-15 индикаторов. В противном случае слишком много ресурсов будет идти только на планирование и осуществление контроля по исполнению показателей, которые фактически не влияют на уровень результативности работы компании.
  2. Управляемость и контролируемость. Если ответственность за выполнение показателя возлагается на конкретный отдел, то последнему должны быть выделены соответствующие ресурсы для управления и делегированы необходимые полномочия для осуществления контроля.
  3. Партнерство. Между всеми заинтересованными лицами должно быть установлено эффективное партнерство.
  4. Перенесение усилий на достижение главных целей. Расширение полномочий работников, которые трудятся непосредственно на «передовой линии», организация повышения квалификации подчиненных, проведение тренингов, налаживание эффективной системы коммуникации.
  5. Интеграция процессов оценки показателей, отчетности, повышения уровня производительности. Создание интегрированной схемы оценки показателей и отчетности, которая будет стимулировать работников выполнять конкретные действия. Регулярное проведение отчетных совещаний.
  6. Согласование производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности обязательно должны быть привязаны к стратегии организации, а также согласоваться с текущими факторами успеха.

Примеры ключевых показателей эффективности

В каждом направлении деятельности применяются разные KPI-показатели. Универсального набора индикаторов не существует. Каждая компания может самостоятельно установить свои параметры оценки, которые будут соответствовать особенностям бизнеса.

Рассмотрим некоторые примеры KPI-индикаторов для разных отделов и сотрудников компании.

Производственный отдел

В производстве, как правило, используют такие KPI-показатели:

  • расход материалов и сырья;
  • производительность работника;
  • объемы незавершенного производства и запасов;
  • ремонт используемого оборудования;
  • дополнительные производственные расходы;
  • хранение готовой продукции.

Отдел продаж

В этой сфере работу сотрудников обычно оценивают по следующим критериям:

  • число продаж за конкретный отрезок времени;
  • средний чек;
  • трафик покупателей;
  • возврат потерянных клиентов;
  • конверсия;
  • качество обслуживания посетителей;
  • количество постоянных клиентов;
  • оценка товарной линейки;
  • минимизация ущерба.

Склад

Варианты KPI для работников склада:

  • грузооборот товаров в расчете на одно лицо;
  • количество операций, что были выполнены без брака;
  • качество упаковки и комплектации;
  • производительность приемки и отгрузки товаров;
  • удельные складские расходы.

Отдел рекламы и маркетинга

Возможные KPI-индикаторы:

  • стабильное увеличение доли рынка;
  • степень удовлетворенности клиентов;
  • улучшение восприятия торговой марки потенциальными покупателями;
  • повышение маржинальности торговых марок.

Бухгалтерия

Для оценки работы сотрудников бухгалтерии можно применять следующие параметры:

  • сроки подготовки финансовых отчетностей;
  • время, необходимое для проведения расчетов;
  • количество допущенных в платежах и бухгалтерском учете ошибок;
  • процент просроченных платежей;
  • процент переплат контрагентам и в налоговые органы;
  • количество некорректных счетов;
  • сумма штрафов со стороны налоговой инспекции.

Служба аудита

KPI для аудиторов:

  • количество выявленных ошибок;
  • точность планирования;
  • число корректировок плана;
  • отклонение длительности цикла планирования;
  • качество подготовки планов и отчетов;
  • выполнение плана продаж по отгрузкам;
  • индекс географического распределения продаж;
  • темп роста продаж.

Юридический отдел

KPI для сотрудников юридического отдела:

  • убытки компании, не возвращенные по вине юридического отдела;
  • количество успешно решенных в досудебном порядке проблем;
  • доля расходов юридического отдела;
  • время ответа на запрос внутренних служб.

Отдел кадров

KPI для кадровиков:

  • количество закрытых вакансий;
  • скорость заполнения вакансии;
  • число работников, повысивших квалификацию;

Показатели KPI для руководителя всегда отличаются от индикаторов рядовых работников. Рассмотрим это на конкретном примере.

Пример 2:

Перед вами стоит следующее задание – предложите варианты KPI для сотрудников отдела маркетинга производственного предприятия и для руководителя того же отдела. Цели разрабатываемых KPI для данного подразделения – это увеличение доли рынка, увеличение выручки, повышение степени удовлетворенности клиента, улучшение восприятия торговой марки потребителями, повышение маржинальности торговых марок.

Исходя из общих целей предлагаем варианты KPI для рядового маркетолога:

  • доля рынка по маркам;
  • оценка дилеров.

Варианты KPI для руководителя отдела маркетинга:

  • маржинальность марок;
  • уровень знания торговых марок компании;
  • изменение доли рынка по маркам;
  • значимое изменение знания марок;
  • количество запусков новых продуктов;
  • отклонение доли новых продуктов в объеме продаж от плановой.
Пример 3:

Поставлена задача – предложите варианты KPI для сотрудника отдела экономической безопасности предприятия и начальника того же отдела.
Возможные KPI для сотрудника:

  • количество выявленных внешних и внутренних угроз финансовой стабильности компании;
  • объем собранной информации о недобросовестных конкурентах и ненадежных партнерах;
  • число проведенных проверок лиц, которые устраиваются на работу в компанию.

KPI для руководителя:

  • уровень обеспечения безопасности персонала компании;
  • количество подготовленных решений по созданию и поддержанию системы безопасности компании;
  • точность ведения учета негативных факторов, влияющих на безопасность компании;
  • уровень освоения сотрудниками специальной техники.

Составление персональных KPI

Составление персональных KPIИндивидуальные KPI-показатели разрабатываются в соответствие с общими целями компании. Установление этих параметров оценки работы необходимо в первую очередь для того, чтобы стимулировать и мотивировать работников к выполнению общих задач.

При внедрении общей системы KPI вначале определяются индикаторы для каждого структурного подразделения и сотрудника. Поскольку показатели должны четко соответствовать поставленным бизнес-целям, то необходимо точно выяснить, какие вопросы охватываются KPI сотрудника. Исходя из полученных ответов можно создать годовую карту ключевых индикаторов и по ней ежемесячно осуществлять промежуточную оценку работы специалиста с целью начисления ему премиальных выплат.

Разработать систему ключевых индикаторов можно по такому алгоритму:

  1. Определение глобальных задач компании. Здесь учитывается не только главная цель в виде получения прибыли, но и все сопутствующие факторы, в том числе потребности подчиненных, партнеров и заказчиков, условия окружающей среды, слабые места в работе компании.
  2. Расчет показателей для руководителей структурных подразделений.
  3. Осуществление начальниками отдела выбора персональных KPI для каждого подчиненного сотрудника.

Расчет KPI сотрудника

Как рассчитать KPI на конкретного специалиста – попробуем разобраться в этом вопросе на простом примере по рядовому сотруднику отдела продаж.

Сначала выделяются приоритетные направления, которым присваивается конкретный показатель. Каждый показатель будет иметь определенный вес, а общее значение всех показателей будет равно 1 или 100%. Например:

  • количество продаж за отчетный период – вес 0,5;
  • средний чек за одну продажу – вес 0,4;
  • количество лайков от клиентов – вес 0,1.

Далее составляется общий план, направленный на улучшение перечисленных показателей всеми продавцами.

KPI-индикатор будет вычисляться путем соотношения фактических данных и планируемых результатов:

KPI = вес * (фактические показатели/плановые показатели)

Далее нужно выполнить сложение коэффициентов по всем направлениям, например, так, как предложено в таблице.

Индикаторы Вес Плановые показатели Фактические показатели KPI
Число продаж 0,5 100 105 0,525
Средняя цена 0,4 1000 2000 0,800
Количество лайков 0,1 10 25 0,25

Коэффициент продуктивности рассчитываем так:

0,525 + 0,800 + 0,25 = 1,575
1,575 Х 100% = 157,5%

что является на 57,5% больше запланированной нормы.

На основании этих данных сотруднику, перевыполнившему план, можно начислить премию.

Конечно, на практики используются более сложные системы расчета, однако принцип расчета остается тот же.

Часто встречаемые ошибки

При внедрении KPI (key performance indicators) важно не допустить ошибку, которая негативно повлияет на ожидаемый результат работы самой системы.

KPI-методика не будет работать корректно, если при ее внедрении:

  1. Задачи отдельного работника не связали с общими задачами компании.
  2. Не учтены реальные возможности сотрудников.
  3. Исключена возможность пересмотра показателей в случае такой необходимости.
  4. Установлено правило, согласно которому учитываются только количественные показатели, а качество работы не берется во внимание.
  5. Не соблюдены принципы справедливости и прозрачности выплаты вознаграждения.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Громыш Наталья Зиновьевна

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *