Корпоративный секретарь акционерного общества: обязанности, функции, правовое положение, должностная инструкция, трудовой договор

Из статьи вы узнаете:

Корпоративный секретарь — это должностное лицо, которое выполняет ряд важнейших задач в текущей деятельности организации. Его роль в значительной степени отличается от обязанностей обычного офис-менеджера, которые сводятся к приему звонков, регистрации корреспонденции, а также исполнению поручений руководителя. Корпоративный секретарь акционерного общества имеет более широкие полномочия, позволяющие обеспечить функционирование корпоративной системы управления. В связи с чем рассмотрим подробнее, кто такой корпоративный секретарь, в чем состоят его должностные обязанности и как его принять на работу.

Корпоративный секретарь АО

Во многих российских организациях в штате имеется должность административного секретаря. На практике человек, занимающий эту позицию, является главным административным сотрудником компании.

Принято считать, что секретарь выполняет функции помощника руководителя и прочих должностных лиц предприятия. Однако в отличие от обычного офис-менеджера, корпоративный секретарь наделен более широким спектром полномочий.

Несмотря на то, что во многих компаниях секретарь все еще берет на себя задачи по организации бизнес-встреч, ведению протоколов, корпоративного учета, прочих административных дел, в настоящее время его должность стала более консультативной.

В целом его задачи сводятся к обеспечению соблюдения нормативных требований, предоставлению консультаций по важным вопросам менеджерам, членам совета директоров и прочим должностным лицам, обеспечению взаимодействия между АО и его акционерами.

Должность «корпоративный секретарь акционерного общества» была включена в единый квалификационный справочник ЕКС. Согласно сведениям, изложенным в документе, принять на эту позицию можно только человека, имеющее высшее профессиональное образование: юридическое или экономическое. При этом у соискателя должны быть документы, свидетельствующие о пройденной подготовке по корпоративному управлению. Что касается стажа, то специалист должен иметь как минимум пятилетний опыт в должности, требующей высшее образование. На основе сведений, содержащихся в ЕКС, руководитель акционерного общества разрабатывает должностную инструкцию, обязательную для выполнения корпоративным секретарем.

Несмотря на то, что должность «корпоративный секретарь» в справочнике касается акционерных обществ, законодательство позволяет вводить эту же позицию и в ООО, если принимать во внимание профстандарт «корпоративный секретарь», введенный приказом Минтруда № 711н от 20.11.2018 г.

Следует отметить, что если должность была включена в профстандарт, то работодатели могут принимать на соответствующую позицию только тех сотрудников, характеристики которых соответствую требованию документа. Фактически профстандарт является обязательным, поскольку должность, которую занимает сотрудник, предполагает получение различных льгот и компенсации. А также, если выполнение должностных обязанностей требует специальных знаний, навыков или опыта.

Обязанности корпоративного секретаря

Перед заключением трудового договора, работодатель должен ознакомить кандидата на должность корпоративного секретаря с его должностными обязанностями. Обычно сведения о них содержит должностная инструкция. Фактически, такая инструкция — это локальный акт, определяющий трудовые обязанности специалиста, условия его работы, правах и обязанностях.

Как было отмечено выше, должность «корпоративный секретарь акционерного общества» внесена в единый квалификационный справочник, которым можно пользоваться при составлении должностной инструкции.

Согласно документу, корпоративный секретарь АО может выполнять следующие обязанности:

обеспечивать соблюдение должностными лицами организации требований действующего законодательства, в том числе норм локальных НПА, которые способствуют реализации законных прав и интересов акционеров;
давать консультации по вопросам, касающимся корпоративного права, а также управления;
заниматься подготовкой проведения собраний участниками общества;
составлять повестки дня, планы работ, вести протоколы общих собраний;
подготовка отчетности по итогам голосования участников собрания;
предотвращение и разрешение корпоративных конфликтов;
обеспечивать контроль за соблюдением регламента собрания;
взаимодействие с инвесторами и бизнес-партнерами акционерного общества.

В том случае, если позиция корпоративного секретаря на предприятии предполагает дополнительные обязанности, то их также следует включить в должностную инструкцию. Это требуется, в том числе, и для того, чтобы не допустить дублирования обязанностей с функциями прочих сотрудников предприятия. Кроме того, должностная инструкция разъясняет, секретарю, что конкретно от него требуется, благодаря чему его деятельность становится более эффективной.

Положение о корпоративном секретаре

Деятельность акционерных обществ, как и прочих организаций, регламентируется значительным количеством локальных документов. Одним из таковых является положение о корпоративном секретаре акционерного общества. В данном документе регламентируется порядок назначения соискателя на соответствующую должность, его статус в АО, спектр полномочий и компетенция.

Разрабатывает Положение каждое акционерное общество самостоятельно, с учетом специфики деятельности. Как правило, стандартный документ включает в себя следующие разделы:

Общие положения

Здесь указывается цель документа, например, назначение соискателя на должность корпоративного секретаря, определение круга его полномочий и компетенции. Кроме того, в данном разделе обязательно делается ссылка на НПА, в соответствии с которыми разрабатывается документ — ГК РФ, закон № 208-ФЗ от 26.12.1995, Устав предприятия и прочее. В некоторых Положениях раскрываются термины, которые встречаются в содержании документа. В этой же части можно отметить, что корпоративный секретарь — это должностное лицо, являющееся руководителем структурного подразделения Общества.

Требования к соискателю

Вам также будет интересно:

— Приказ о внесении изменений в штатное расписание: образец
— Приказ об отмене сертификатов медицинских работников

Во второй раздел Положения включаются требования к квалификации сотрудника на позиции корпоративного секретаря, а также уровень знаний и навыков, которыми он должен обладать. Как было отмечено выше, требования к кандидату на замещение этой должности содержатся в квалификационном справочнике.

В частности, это:

наличие высшего образования: юридического или экономического;
пройденная подготовка по корпоративному управлению;
пятилетний стаж работы, требующей наличия высшего образования;
знание корпоративного законодательства;
организаторские способности;
владение английским языком;
отсутствие судимости;
прочие требования на усмотрение работодателя, например, наличие определенных качеств у кандидата, таких как ответственность, коммуникабельность, независимость суждений.

Функции корпоративного секретаря

В данной части Положения прописываются должностные обязанности сотрудника, занимающего должность корпоративного секретаря. Как было отмечено выше, часть из них связана с организацией и проведением созыва акционеров, например:

участие в подготовке документации для общего собрания акционеров;
подготовка бюллетеней для голосования;
предоставление консультаций акционерам, касательно участия в общем собрании;
подготовка отчетности по итогам голосования;
предоставление Совету директоров консультаций по вопросам управления.

Могут быть изложены и такие функции, как:

выявление назревающих конфликтов и принятие мер по недопущению их развития;
разработка предложений, по вопросам улучшения корпоративного управления;
предоставление сведений акционерам, по поступившим от них запросам;
иные обязанности.

Права и обязанности

Вам также будет интересно:

— Приказ о переводе на другую должность: образец
— Аттестация работников на соответствие занимаемой должности

Стандартный перечень прав секретаря АО включает в себя:

требование от сотрудников Общества соблюдения законодательства, в том числе внутренних нормативно-правовых документов;
направление запросов с целью получения сведений, необходимых для выполнения должностных обязанностей;
привлечение сторонних экспертов, если требуется консультация;
направление предложений на повестку дня заседания директоров АО.

Обязанности могут быть следующими:

регулярная отчетность перед Советом директоров;
строгое соблюдение НПА, а также Устава АО;
повышение собственной квалификации;
выполнение поручений Председателя Совета директоров;
принятие своевременных мер по предупреждению корпоративных конфликтов.

Меры ответственности

В данный раздел можно включить условия о наступлении ответственности за разглашение тайны, охраняемой законом, за убытки, причиненные АО в результате виновных действий и тому подобное. Общие основания для наложения дисциплинарного взыскания, изложены в ТК РФ.

На усмотрение руководства, в Положение можно включить дополнительные пункты и разделы.

Вам также будет интересно:

— Положение о документообороте и делопроизводстве
— Положение о коммерческой тайне: готовый образец

Прием на работу

Трудовой договор с корпоративным секретарем акционерного общества заключается на общих основаниях. Однако важно, чтобы при этом кандидат на должность не являлся одним из директоров Общества.

В том случае, если занять вакантную позицию корпоративного секретаря предлагается штатному сотруднику организации, то оформить его можно в порядке совмещения, что следует из ст. 60.2 ТК РФ либо как совместителя, что следует из ст. 282 ТК РФ. При этом, во всех случаях, должность корпоративного секретаря в АО должна иметься в штатном расписании, согласно ст. 15 ТК РФ.

Непосредственно трудовой договор составляется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Что касается обязанностей секретаря, то можно их подробно не перечислять, а сделать ссылку на должностную инструкцию. В том случае, если срок действия договора не обозначен, то считается, что контракт бессрочный.

После ознакомления с положениями должностной инструкции, подписания трудового контракта, руководство АО издает приказ о назначении специалиста на должность. Далее сведения о принятии сотрудника в штат акционерного общества вносятся в трудовую книжку (ее электронный вариант), а также в личную карточку.

Таким образом, в акционерных обществах существует такая должность, как корпоративный секретарь. В его основные обязанности входит обеспечение функционирования корпоративной системы управления. Поскольку данная должность была включена в единый квалификационный справочник, принимать на работу следует только того соискателя, который соответствует требованиям, изложенным в документе, а также личным пожеланиям руководства акционерного общества.