Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2024 году: скачать бланк и образец, срок хранения, как заполнять, титульный лист

Из статьи вы узнаете:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них представляет собой один из документов, который в обязательном порядке заполняется кадровиками. В нем ведется реестр всех операций, касающихся трудовой деятельности сотрудников предприятия. А именно, отражаются сведения о таких событиях, как прием на работу и увольнение. А также в ней указываются данные о выдаче, замене трудовых книжек и прочая информация. Рассмотрим подробнее, как правильно заполняется книга (журнал) учета.

Законодательная база

С 1 января 2020 года на смену традиционным бумажным трудовым книжкам пришли электронные аналоги (ЭТК). В связи с чем у работодателей появилась обязанность ежемесячно передавать актуальные сведения в ПФР, путем подачи отчетов СЗВ-ТД. В свою очередь, сведения о трудовой деятельности из реестра Фонда могут предоставляться по запросам работников в виде справки СТД-ПФР.

Переход на электронные книжки, не означает, что бумажные экземпляры ушли в прошлое. Сотрудники, принятые на работу до 2021 года вправе по своему желанию сохранить привычные трудовые книжки. Специалисты, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, полностью переходят на ЭТК.

Таким образом, в 2024 году трудовая книжка по-прежнему является главным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности работника. В нее на основании ст. 66 ТК РФ вносятся сведения о приеме в штат организации, увольнении, переводах, должности, поощрениях и тому подобное.

Следует отметить, что трудовые книжки, а также вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. В связи с чем, приказом руководителя предприятия назначается сотрудник, ответственный за хранение и выдачу чистых бланков этих документов. Как правило, этот же работник отвечает за ведение учета трудовых книжек.

Например, это может быть начальник или рядовой специалист отдела кадров, секретарь либо бухгалтер. В том случае, если новый бланк трудовой или ее вкладыша будет испорчен, то ответственное лицо должно будет составить соответствующий акт для последующего списания документа.

Таким образом, кроме журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним, по обновленным правилам, работодатель должен также завести журнал учета чистых бланков этих документов, так называемую приходно-расходную книгу.

Вам также будет интересно:

— Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку
— Приказ об утверждении положения о защите персональных данных: образец и бланк 2024

К слову, в этом журнале учета должны быть зафиксированы все трудовые, которые имеются на предприятии, в том числе и вкладыши к ним.

Как оформить книгу учета?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это обязательный для заполнения каждым руководителем документ. В том случае, если в организации она не была ранее заведена, то ее следует оформить не откладывая.

С 01.09.2021 года, приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 г., в России был установлен новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно нововведениям, форма книги учета, утвержденная постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г. становится для работодателей необязательной.

В соответствии с п. 40 настоящего приказа, администрация предприятия разрабатывает ее форму самостоятельно исходя из собственных предпочтений. При этом за основу может быть взят унифицированный бланк, после чего дополнен необходимыми графами и разделами.

По мнению Роструда, действующие книги учета ответственные лица могут заполнять до их окончания, а после, вводить в действие новые экземпляры.

Завести книгу учета на предприятии можно следующим образом:

приобрести журнал с твердой обложкой и плотными листами, распечатать готовый шаблон из интернета или разработать собственный формуляр документа;
грамотно заполнить титульный лист;
пронумеровать и прошнуровать новую книгу учета, как и прежнюю, а также, заверить подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется, важно, что согласно п. 40 приказа № 320н, ее больше не нужно пломбировать и дополнительно скреплять сургучной печатью;
завести отдельный лист, на котором указать данные о сотрудниках, ответственных за заполнение книги учета;
вручную заполнить графы в журнале учета в соответствии с данными, обозначенными в трудовых книжках и вкладышей к ним, а также внести прочую информацию.

Рассмотрим подробнее, как заполняется книга учета.

Порядок заполнения

Рассмотрим подробнее, как заполняется унифицированный бланк книги учета движения трудовых, установленный действовавшим ранее Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г. Напомним, работодатели вправе использовать как этот бланк, так и формуляр, разработанный самостоятельно.

Титульный лист включает в себя стандартную информацию:

полное наименование организации, например, Общество с ограниченной ответственностью «Юридическая азбука»;
название документа «Книга учета…»;
номер тома;
дата начала и окончания ведения книги;
количество внесенных записей;
срок хранения.

Основная часть книги учета содержит несколько графы, которые включают в себя следующие сведения:

порядковый номер записи;
дата трудоустройства (заполнения книжки, а также вкладыша);
Ф.И.О хозяина трудовой книжки, идентичные данным, которые указаны в его паспорте;
реквизиты трудовой, а именно ее серия и номер, которые обозначены на ее титульном листе, например АТ- I 3457741, в том случае, если имеется вкладыш, то указываются сведения и из него;
должность (профессия) сотрудника, на которого заполнена трудовая;
место трудоустройства работника, в том числе наименование структурного подразделения, филиала, в этой и предыдущей графе должны быть указаны формулировки идентичные тем, что содержатся в приказе о приеме на работу, так, если в приказе руководителя, указано, что специалист принят в «отдел по работе с персоналом», то запись в книгу учета о трудоустройстве в «отдел кадров» будет неверной;
реквизиты документа, на основании которого специалист был принят в штат организации, например, приказ руководителя № 35-к от 10.08.2021 г.;
расписка ответственного сотрудника, заполнившего трудовую книжку, в этой графе можно указать его Ф.И.О специалиста;
дата передачи работнику трудовой при расторжении или прекращении трудовых отношений, в эту ячейку ответственный сотрудник должен внести сведения о последнем рабочем дне владельца книжки;
расписка работника о том, что трудовая выдана ему на руки.

Что касается последней колонки, то у ответственных лиц зачастую возникают вопросы по ее заполнению, а именно о том, кто должен поставить подпись, если работник не явился за ней лично. Так, по общим правилам, документ можно получить по доверенности. В том случае, если специалист умер, то документ может быть выдан его родственникам. При этом, по закону, в графу не допускается постановка чужой подписи. В таких ситуациях можно оставить ссылку на соответствующий документ.

Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Ошибки, допущенные при внесении записей в документ, должны исправляться по общим правилам. При этом нельзя замазывать ошибки и опечатки корректором, пользоваться ластиком, также нельзя зачеркивать. Недействительная запись заверяется подписью ответственного сотрудника, после чего вносятся верные сведения.

Следует отметить, что ведение книги учета в электронном формате недопустимо, поскольку в нем проставляются собственноручные подписи сотрудников, а также должностных лиц, ответственных за их заполнение.

Срок хранения книги учета

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, как было отмечено выше, заводится не каждый год, а только после того, как предыдущий документ будет заполнен до конца. По этой причине в небольших компаниях одного журнала учета хватает на длительный период. После того, как журнал будет полностью заполнен, ответственное лицо должно передать его в архив.

Существует общий срок хранения книги учета согласно строке 463 перечня утвержденного приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г., он равен 75 годам, если делопроизводство было завершено до 01.01.2003 г. В том случае, если производство по этому документу личного состава было закончено после 01.01.2003 г., то срок хранения меньше — 50 лет.

Поскольку предполагается длительное хранение в архиве, работодатель должен позаботиться о том, чтобы книга учета была сделана качественно, а также имела твердую обложку.

В свою очередь, журнал учета чистых бланков храниться намного меньше, а именно, 5 лет, согласно настоящему приказу. И в том и в другом случае, срок начинает отсчитываться с начала года, который следует за датой завершения документа.

Если весь персонал предприятия перешел на электронные трудовые книжки, то у руководства отпадает необходимость в наличии книги учета. Поэтому действующий экземпляр документа можно передать в архив на хранение.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, является одним из главных кадровых документов. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк книги либо воспользоваться унифицированным формуляром. В том случае, если в организации имеется действующий журнал учета, то его следует завершить, прежде чем заводить новый. При этом не возбраняется утвердить новый экземпляр, а старый сдать в архив в любое время.

В книге учета должны быть отражены сведения, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. При этом документ должен быть пронумерован и прошнурован, а также заверен подписью начальника компании и печатью, при ее наличии. В том случае, если работник перешел на электронную трудовую книжку, то информация в журнал учета о ней не вносится.

Источник: «Юридическая азбука»