Какие папки должны быть у кадровика?

Из статьи вы узнаете:

Кадровые документы представляют собой огромный перечень бумаг, который должен иметь каждый работодатель, будь то предприниматель, штат персонала у которого не велик, или огромная компания, где делопроизводством заняты целые отделы. Часть таких документов имеет отношение к общим организационным вопросам по работникам, другие – к расчетам по заработной плате и иным выплатам, третьи касаются защиты персональных данных. Проверку такой документации вправе проводить различные госструктуры, осуществляющие контроль над тем или иным вопросом, в частности: ИФНС и другие фонды, Роскомнадзор, ГИТ. Соответственно, данные документы должны быть систематизированы. В итоге у руководителя любой организации встает вопрос о том, какие папки должны быть у кадровика в соответствии с номенклатурой дел, чтобы подобные проверки прошли успешно?

Все документация по персоналу должна строго учитываться и архивироваться. Любая бумага может понадобиться как в текущий момент времени, так и через десяток лет. Если номенклатура дел упорядочена, систематизирована и отсортирована, то у кадровика не возникнет никаких проблем с поиском любого документа.

Кто ответственен за кадровую документацию?

Вам также будет интересно:

— Локальные нормативные акты организации: виды, назначение, порядок принятия
— Приказ о прохождении медосмотра на предприятии: образец

В небольших компаниях данный вопрос поручают чаще всего бухгалтеру, либо ведением кадрового делопроизводства занимается сам руководитель.

Вместе с тем, если в организации будет отсутствовать тот или иной документ, то это рано или поздно может привести к претензиям и штрафам со стороны проверяющих органов.

Для чего необходима номенклатура дел?

Согласно закону все документы, которые касаются сотрудников и их персональных данных, необходимо хранить определенное количество лет. Именно работодатель должен обеспечивать условия хранения всей этой документации.

Сведения об условиях труда, которые дают право на льготы, о размере дохода, о стаже сотрудника носят социально-правовой характер. Эти данные могут понадобиться как действующим сотрудникам, так и тем, кто уволился много лет назад.

В отделе кадров находятся все текущие документы, в то время как старые бумаги должны оставаться на хранение в организации до того как истечет «срок годности». Если компания закроется, то все бумаги должны быть перенаправлены в архив. Но в любом случае, бумаги должны быть сгруппированы и организованы таким образом, чтобы любой требующийся документ можно было бы найти быстро и без каких-либо трудностей.

Даже если у вас в организации небольшое количество документов, они все равно должны быть упорядочены. Для упрощения ведения и хранения кадровой документации уполномоченный сотрудник (кадровик) группируют бумаги по соответствующим папками согласно номенклатуре дел. Если же в компании номенклатуры нет, то целесообразно было бы ее создать и утвердить, вне зависимости от объемов кадровой документации.

В каком порядке должны формироваться кадровые документы?

Всю кадровую документацию следует отсортировать по группам. Это – трудовые соглашения, приказы и распоряжения, должностные инструкции и так далее. Такие группы носят название – первичный комплекс, или если говорить простым языком – дела. Для того чтобы документы были правильно сформированы по соответствующим папкам, необходимо установить четкий порядок – какой документ должен относиться к той или иной группе. Именно для этой цели разрабатывается и утверждается номенклатура дел, согласно которой определяется перечень и состав дел, сроки хранения и тому подобные критерии.

Согласно правилам делопроизводства ежегодно с 1 января должна быть введена номенклатурная таблица. Например, номенклатуру дел на 2022 год необходимо составить и утвердить в декабре 2021 года.

Если же в компании только началась работа по кадровым работникам, которые несут ответственность за документооборот, то следует сначала сформировать дела по папкам без номенклатуры с учетом на ее создание в будущем. К окончанию первого года деятельности организации каждое структурное подразделение устанавливает собственную практику по учету и хранению бумаг. Именно эти принципы документооборота следует взять за основу, когда вы приступите к разработке номенклатуры.

Перечень дел кадровой документации является частью номенклатуры всей компании. Изначально каждое структурное подразделение систематизирует документы у себя, после этого они должны быть сведены в единую таблицу.

По какой форме должна составляться номенклатура дел?

Оформление документа должно происходит согласно специальной форме и содержит:

Наименование организации (полное и сокращенное).
Соответствующее название, к примеру «Номенклатура дел на 2021 год».
Дата, когда составлен документ.
Виза, которой документ утверждается руководителем компании (с датой утверждения).
ФИО и должность сотрудника, составившего документ.
Отдельные согласования (при необходимости).

Таблица №1. Содержательная часть номенклатуры дел.

№	Название	Содержание
1	Индекс	Делопроизводственный индекс, в который включен код подразделения согласно папке его формирования с порядковым номером.
2	Заголовок	Все заголовки, которые располагаются внутри самого дела согласно важности тех или иных документов, которые в него входят: планово-отчетные, организационно-распорядительные, иные, согласно уменьшению или увеличению срока хранения.
3	Число единиц хранения	Количество папок и томов. Данная информация должна быть заполнена по окончанию года, так как именно в это время все дела были сформированы и точно известен их объем.
4	Срок хранения	Срок хранения документов со ссылкой на нормы закона.
5	Примечания	В данный раздел проставляются все необходимые отметки по делам, будь то их уничтожение или передача на хранение в архив.

Какие документы включаются в номенклатуру?

Содержание номенклатуры составляют документы, которые:

Формируются самими кадровыми сотрудниками.
Поступают от руководителей, сотрудников компании или из других отделов.
Являются учетными формами (например, картотеки, базы данных, журналы регистрации и тому подобное).

Далее расскажем о типовом списке документов, которые ведутся кадровиками. Что в него включается:

нормативные акты, которые касаются персонала, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и системе премирования, должностные инструкции и так далее;
распорядительные акты по личному составу;
трудовые договоры (ТД) и допсоглашения – договорная документация;
учетные формы: списки сотрудников с личными делами, личные карточки, журналы регистрации трудовых книжек, договоров, приказов, книги учета и прочее;
личные документы сотрудников: дипломы, аттестаты, копии паспортов и другое;
документы, которые носят информационно-справочный характер: объяснительные, служебные записки, заявления, докладные, те или иные справки и тому подобное;
документы коллегиальных органов: например, протоколы аттестационной комиссии, акты о дисциплинарных проступках и так далее.

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.

Какие нюансы стоит учесть кадровику?

Очевидно, что каждая компания ведет учет кадровой документации согласно устоявшейся практике делопроизводства. Из этого следует, что номенклатура является адаптивным документом. К примеру, если в организации не формируются личные дела или нет коллективного договора, то включение таких документов в перечень не требуется.

Однако, при формировании той или иной папки с делами, следует придерживаться общих правил, которые обязательны для всех кадровиков:

Трудовой договор можно регистрировать и отдельно от личного дела и в его составе. При первом варианте договор и соглашения к нему выделяют отдельно. При втором варианте – заголовок «трудовые договора» следует включить в «личные дела».
Допсоглашения не учитываются в отдельный массив, а представляют собой неотъемлемую часть трудовых договоров.
Если в вашей организации трудится большое количество персонала, то папки с ТД лучше разбить на несколько томов и распределять в алфавитном порядке по фамилиям для удобства поиска.
ТД по уволенным в текущем году следует изымать из дела и помещать в папку с не действующими договорами за настоящий год. При необходимости допускается расширение составов томов такого дела.

Вам также будет интересно:

— Какие документы должны храниться в бухгалтерии в полном составе
— Образец приказа об утверждении учетной политики

Строгие правила действуют в отношении личных карточек сотрудников, которые должны быть отнесены к самостоятельному массиву. Форма Т-2 не должна быть включена ни в один из первичных комплексов (вносить в личные дела – ошибка!).
Картотеку можно сформировать согласно алфавитному порядку по всей компании или разбивать по отделам.
Если сотрудника увольняют, то в текущем году его закрытая карточка должна быть перемещена в дело «личных карточек уволенных работников».
Все распоряжения, которые выносятся по личному составу, не должны быть в одном деле. Разделять папки согласно срокам хранения обязательно. Если была допущена ошибка, и все приказы объединены, то при архивации они должны быть рассортированы.
Штатное расписание как одна из основ кадрового делопроизводства носит обозначение «копия». Штатное расписание, которое оформлено по форме Т-3 не является самостоятельной единицей, а идет в качестве приложения к приказу по основной деятельности. Оригинал документа может быть помещен в папку, где представлены копии распорядительно-нормативных актов, однако гораздо удобнее вывести его отдельно, куда при необходимости будут включаться изменения.

Обратите внимание! Штатное расписание может быть очень полезным при возникновении каких-либо споров относительно оплаты труда, разногласий с налоговой инспекцией и в судебных разбирательствах.

Продолжительность хранения

Для чего формируется номенклатура? Причина не только в удобстве, но и в обеспечении должных сроков хранения. Бумаги с одинаковым сроком помещаются в одну папку, однако если возникнет необходимость, вполне допустимо совместить их с документами с разными периодами хранения.

Каждому кадровику должны быть известны сроки хранения документов в соответствии с их степенью значимости. Все эти данные можно найти в перечне, который был утвержден Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Для удобства мы собрали эту информацию в таблицу.

Таблица №2. Сроки хранения кадровых документов.

Документ	Период хранения (количество лет)
ПВТР	1
Графики отпусков	3
Авансовые отчеты Табели и журналы учета рабочего времени	5
Документы по несчастным случаям, которые произошли в организации	45
Личные дела Оригиналы документов работников, которые не были востребованы гражданином или его близкими Документы по личному составу Табели и журналы учета рабочего времени при опасных/вредных условиях труда	50 или 75 лет в том случае, если кадровое делопроизводство прекратилось до 2003 года
Штатное расписание	Постоянное хранение
Оригиналы личных документов работников (аттестаты и дипломы, трудовые книжки, свидетельства и удостоверения и тому подобное)	До востребования