Основные документы кадрового делопроизводства в 2021 году

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 6 мин.

Какие папки должны быть у кадровикаКадровые документы представляют собой огромный перечень бумаг, который должен иметь каждый работодатель, будь то предприниматель, штат персонала у которого не велик, или огромная компания, где делопроизводством заняты целые отделы. Часть таких документов имеет отношение к общим организационным вопросам по работникам, другие – к расчетам по заработной плате и иным выплатам, третьи касаются защиты персональных данных. Проверку такой документации вправе проводить различные госструктуры, осуществляющие контроль над тем или иным вопросом, в частности: ИФНС и другие фонды, Роскомнадзор, ГИТ. Соответственно, данные документы должны быть систематизированы. В итоге у руководителя любой организации встает вопрос о том, какие папки должны быть у кадровика в соответствии с номенклатурой дел, чтобы подобные проверки прошли успешно?

Все документация по персоналу должна строго учитываться и архивироваться. Любая бумага может понадобиться как в текущий момент времени, так и через десяток лет. Если номенклатура дел упорядочена, систематизирована и отсортирована, то у кадровика не возникнет никаких проблем с поиском любого документа.

Кто ответственен за кадровую документацию?

В небольших компаниях данный вопрос поручают чаще всего бухгалтеру, либо ведением кадрового делопроизводства занимается сам руководитель.

Вместе с тем, если в организации будет отсутствовать тот или иной документ, то это рано или поздно может привести к претензиям и штрафам со стороны проверяющих органов.

Для чего необходима номенклатура дел?

Для чего необходима номенклатура делСогласно закону все документы, которые касаются сотрудников и их персональных данных, необходимо хранить определенное количество лет. Именно работодатель должен обеспечивать условия хранения всей этой документации.

Сведения об условиях труда, которые дают право на льготы, о размере дохода, о стаже сотрудника носят социально-правовой характер. Эти данные могут понадобиться как действующим сотрудникам, так и тем, кто уволился много лет назад.

В отделе кадров находятся все текущие документы, в то время как старые бумаги должны оставаться на хранение в организации до того как истечет «срок годности». Если компания закроется, то все бумаги должны быть перенаправлены в архив. Но в любом случае, бумаги должны быть сгруппированы и организованы таким образом, чтобы любой требующийся документ можно было бы найти быстро и без каких-либо трудностей.

Даже если у вас в организации небольшое количество документов, они все равно должны быть упорядочены. Для упрощения ведения и хранения кадровой документации уполномоченный сотрудник (кадровик) группируют бумаги по соответствующим папками согласно номенклатуре дел. Если же в компании номенклатуры нет, то целесообразно было бы ее создать и утвердить, вне зависимости от объемов кадровой документации.

В каком порядке должны формироваться кадровые документы?

Всю кадровую документацию следует отсортировать по группам. Это – трудовые соглашения, приказы и распоряжения, должностные инструкции и так далее. Такие группы носят название – первичный комплекс, или если говорить простым языком – дела. Для того чтобы документы были правильно сформированы по соответствующим папкам, необходимо установить четкий порядок – какой документ должен относиться к той или иной группе. Именно для этой цели разрабатывается и утверждается номенклатура дел, согласно которой определяется перечень и состав дел, сроки хранения и тому подобные критерии.

Согласно правилам делопроизводства ежегодно с 1 января должна быть введена номенклатурная таблица. Например, номенклатуру дел на 2022 год необходимо составить и утвердить в декабре 2021 года.

Если же в компании только началась работа по кадровым работникам, которые несут ответственность за документооборот, то следует сначала сформировать дела по папкам без номенклатуры с учетом на ее создание в будущем. К окончанию первого года деятельности организации каждое структурное подразделение устанавливает собственную практику по учету и хранению бумаг. Именно эти принципы документооборота следует взять за основу, когда вы приступите к разработке номенклатуры.

Перечень дел кадровой документации является частью номенклатуры всей компании. Изначально каждое структурное подразделение систематизирует документы у себя, после этого они должны быть сведены в единую таблицу.

По какой форме должна составляться номенклатура дел?

Оформление документа должно происходит согласно специальной форме и содержит:

  1. Наименование организации (полное и сокращенное).
  2. Соответствующее название, к примеру «Номенклатура дел на 2021 год».
  3. Дата, когда составлен документ.
  4. Виза, которой документ утверждается руководителем компании (с датой утверждения).
  5. ФИО и должность сотрудника, составившего документ.
  6. Отдельные согласования (при необходимости).

Таблица №1. Содержательная часть номенклатуры дел.

Название Содержание
1 Индекс Делопроизводственный индекс, в который включен код подразделения согласно папке его формирования с порядковым номером.
2 Заголовок Все заголовки, которые располагаются внутри самого дела согласно важности тех или иных документов, которые в него входят: планово-отчетные, организационно-распорядительные, иные, согласно уменьшению или увеличению срока хранения.
3 Число единиц хранения Количество папок и томов. Данная информация должна быть заполнена по окончанию года, так как именно в это время все дела были сформированы и точно известен их объем.
4 Срок хранения Срок хранения документов со ссылкой на нормы закона.
5 Примечания В данный раздел проставляются все необходимые отметки по делам, будь то их уничтожение или передача на хранение в архив.

Какие документы включаются в номенклатуру?

Содержание номенклатуры составляют документы, которые:

  1. Формируются самими кадровыми сотрудниками.
  2. Поступают от руководителей, сотрудников компании или из других отделов.
  3. Являются учетными формами (например, картотеки, базы данных, журналы регистрации и тому подобное).

Далее расскажем о типовом списке документов, которые ведутся кадровиками. Что в него включается:

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.

Какие нюансы стоит учесть кадровику?

Какие нюансы стоит учесть кадровикуОчевидно, что каждая компания ведет учет кадровой документации согласно устоявшейся практике делопроизводства. Из этого следует, что номенклатура является адаптивным документом. К примеру, если в организации не формируются личные дела или нет коллективного договора, то включение таких документов в перечень не требуется.

Однако, при формировании той или иной папки с делами, следует придерживаться общих правил, которые обязательны для всех кадровиков:

  • Трудовой договор можно регистрировать и отдельно от личного дела и в его составе. При первом варианте договор и соглашения к нему выделяют отдельно. При втором варианте – заголовок «трудовые договора» следует включить в «личные дела».
  • Допсоглашения не учитываются в отдельный массив, а представляют собой неотъемлемую часть трудовых договоров.
  • Если в вашей организации трудится большое количество персонала, то папки с ТД лучше разбить на несколько томов и распределять в алфавитном порядке по фамилиям для удобства поиска.
  • ТД по уволенным в текущем году следует изымать из дела и помещать в папку с не действующими договорами за настоящий год. При необходимости допускается расширение составов томов такого дела.
  • Строгие правила действуют в отношении личных карточек сотрудников, которые должны быть отнесены к самостоятельному массиву. Форма Т-2 не должна быть включена ни в один из первичных комплексов (вносить в личные дела – ошибка!).
  • Картотеку можно сформировать согласно алфавитному порядку по всей компании или разбивать по отделам.
  • Если сотрудника увольняют, то в текущем году его закрытая карточка должна быть перемещена в дело «личных карточек уволенных работников».
  • Все распоряжения, которые выносятся по личному составу, не должны быть в одном деле. Разделять папки согласно срокам хранения обязательно. Если была допущена ошибка, и все приказы объединены, то при архивации они должны быть рассортированы.
  • Штатное расписание как одна из основ кадрового делопроизводства носит обозначение «копия». Штатное расписание, которое оформлено по форме Т-3 не является самостоятельной единицей, а идет в качестве приложения к приказу по основной деятельности. Оригинал документа может быть помещен в папку, где представлены копии распорядительно-нормативных актов, однако гораздо удобнее вывести его отдельно, куда при необходимости будут включаться изменения.
Обратите внимание! Штатное расписание может быть очень полезным при возникновении каких-либо споров относительно оплаты труда, разногласий с налоговой инспекцией и в судебных разбирательствах.

Продолжительность хранения

Для чего формируется номенклатура? Причина не только в удобстве, но и в обеспечении должных сроков хранения. Бумаги с одинаковым сроком помещаются в одну папку, однако если возникнет необходимость, вполне допустимо совместить их с документами с разными периодами хранения.

Каждому кадровику должны быть известны сроки хранения документов в соответствии с их степенью значимости. Все эти данные можно найти в перечне, который был утвержден Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Для удобства мы собрали эту информацию в таблицу.

Таблица №2. Сроки хранения кадровых документов.

Документ Период хранения (количество лет)
ПВТР 1
Графики отпусков 3
Авансовые отчеты

Табели и журналы учета рабочего времени

5
Документы по несчастным случаям, которые произошли в организации 45
Личные дела

Оригиналы документов работников, которые не были востребованы гражданином или его близкими

Документы по личному составу

Табели и журналы учета рабочего времени при опасных/вредных условиях труда

50 или 75 лет в том случае, если кадровое делопроизводство прекратилось до 2003 года
Штатное расписание Постоянное хранение
Оригиналы личных документов работников (аттестаты и дипломы, трудовые книжки, свидетельства и удостоверения и тому подобное) До востребования

Инструкция по кадровому делопроизводству

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Пшеницына Оксана Валентиновна

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *