Какие документы должны храниться в бухгалтерии в полном составе

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 6 мин.

Какие папки должны быть у бухгалтераВедение бухгалтерского учета сопровождается огромным документооборотом. Даже маленькие предприятия обязаны вести первичный учет. Документы рекомендуется хранить в специальных папках. Какие папки должны быть у бухгалтера, рассказано в статье ниже.

Что должно храниться в бухгалтерии?

В бухгалтерии необходимо хранить документы, которые имеют прямое отношение к ведению учета на предприятии. Рекомендуется документы складывать в папки, каждую из них подписывать. Но законодательно не прописана обязанность по организации системы хранения на предприятиях. Руководство должно само принять решение о том, как будут храниться документы – в папках, скоросшивателях или коробках.

В бухгалтерии в обязательном порядке должны храниться:

Дополнительно рекомендуется разработать и хранить:

Эти локальные нормативные акты не являются обязательными. Но, как показывается практика, они необходимы. Например, Положение о подотчетных лицах способствует тому, что сотрудники меньше задают вопросов и вовремя отчитываются о потраченных суммах.

Положение о кассовых операциях облегчает работу с кассой. Например, в Положении руководитель прописывает место установки кассового аппарата, лиц, которые могут с ним работать, порядок ведения операций и проведения ревизий. Прописав данные положения один раз, больше к ним возвращаться не придется.

Важно! Законодательно установлен срок хранения бухгалтерских документов. Чтобы не нарушать законодательные нормы, руководители предприятий должны самостоятельно разработать систему хранения. Рекомендуется под каждый вид документации завести отдельную папку. На предприятии нужно организовать архив – отдельную комнату с системой вентиляции и определенной температурой.

Как организовать систему хранения документов?

Выше сказано, что под каждый вид документации лучше завести папку. Бумаги в ней можно хранить в хронологическом порядке или по нумерации. А можно в алфавитном порядке. Например, выписки из банка складывают по датам – от начала период к концу. А договора лучше хранить в алфавитном порядке – по первой букве контрагента.

На каждой папке нужно сделать надпись – какие документы здесь хранятся, за какой период. Система должна быть организована так, чтобы легко можно было найти любой документ – от приказа до приходно-кассового ордера. Надпись на папке может быть на лицевой стороне или на крошке.

Различные документы можно по-разному подшивать в папки.

Кассовые документы

Кассовые документыТакие документы удобно хранить в папке в формате А5. Каждый документ, имеющий отношение к кассовым операциям, нумеруется согласно хронологии. Потом документы складывают по датам. Например, за 01.09.2021 года в папке могут быть подшиты:

  1. ПКО и РКО.
  2. Отчёт кассира.

Раскладка кассовых бумаг именно по датам удобна тем, что за нужный день можно сделать подборку всей необходимой документации. Папку нужно выбирать такой толщины, чтобы в неё, предположительно, поместились бумаги за конкретный период. Например, за месяц или квартал. Не рекомендуется делать разрыв в хронологическом хранении. Можно запутаться в документации.

Листы кассовой книги сюда не относятся. Это отдельная отчётность, которую должен собрать каждый бухгалтер собирать отдельно.

Если в компании сотрудники берут под отчет деньги редко, то авансовые отчеты можно складывать к кассовым документам. Если же деньги берутся под отчёт часто и много, то лучше завести отдельную папку. Здесь пригодится Положение о подотчетных лицах. Кассир или бухгалтер имеет право выдавать деньги под отчет только тем лицам, чьи должности прописаны в локальном нормативном акте.

Выписки из банка

Несмотря на то, что совершать банковские операции можно посредством интернета, оригиналы банковских выписок из банка рекомендуется забирать. Это можно сделать вместе с получением или отдачей оригиналов ордеров, платежных поручений, иных банковских документов.

Также нужно завести отдельную папку под такую документацию. Хранить ее нужно в хронологическом порядке. Как показывает практика, формировать дневной комплект лучше в такой последовательности:

  1. Выписка из банка.
  2. Платежные поручения.
  3. Под них счета, по которым производилась оплата в этот день.
Иногда под одной выпиской скапливается огромное количество документов. Чтобы не потеряться в датах, рекомендуется сделать разделитель по числам. Также в одной папке лучше хранить документацию за один календарный месяц, не больше.

Накладные, счета фактуры, акты

Рекомендуется сделать 2 отдельных папки:

  • одну под полученные бумаги;
  • вторую – под выданные.

Некоторые компании предпочитают хранить накладные и акты отдельно, некоторые – вместе. Здесь на усмотрение бухгалтера – как ему удобнее. Если компания занимается и торговлей, и оказанием услуг, то целесообразно сделать отдельную папку под накладные, и отдельную под акты.

Счета-фактуры также хранятся отдельно – выписанные в одной папке, полученные – в другой. Такой порядок особенно важен тем компаниям, которые платят и возмещают НДС.

Для соблюдения дополнительного порядка можно составить реестр документов, хранящихся в той или иной папке. Распечатать его можно из любой бухгалтерской программы, которую используют для ведения учета. Это не обязательно, но по таким реестрам проще проверять, какие документы здесь хранятся и все ли они на месте.

Если в компании небольшой товаро- и документооборот, к выданным и полученным счетам – фактурам можно подколоть журналы учёта, а также книги продаж и покупок. Если же товаро- и документооборот внушительный, такие документы лучше хранить отдельно. Их могут проверять налоговики, поэтому они должны быть в доступе для проверки.

Зарплатные документы

Зарплатные документыЕсли на предприятии есть наемные работники, на каждого нужно завести личное дело. Для этого нужно приобрести папки формата А4 на каждого сотрудника. Каждую папку рекомендуется подписать – дать информацию о сотруднике. Нужно указать – ФИО и наименование структурного подразделения. В папке документацию нужно складывать в хронологическом порядке. Начать рекомендуется с приказа о приеме на работу, закончить – приказом об увольнении и копией трудовой книжки.

Также в личное дело вкладываются:

Если на предприятии много сотрудников, то приказы можно складывать в отдельную папку. Сюда нужно будет приложить табель учета рабочего времени, график отпусков.

Когда выплачивается зарплата, создается ведомость. Платить деньги нужно не менее двух раз в месяц. Поэтому также рекомендуется собрать отдельную папку. Ведомости хранить в хронологическом порядке. Папку подписать.

Учредительные документы

Это важная документация, поэтому храниться она должна в сейфе или ином труднодоступном месте. Также нужно завести папку. Также рекомендуется завести отдельную папку с нотариальными копиями учредительных документов.

Можно даже не хранить оригиналы не предприятии, а убрать их, например, в банковскую ячейку. Проверяющим будет достаточно нотариальных копий. Рекомендуется складывать их в хронологическом порядке.

Документация по охране труда и технике безопасности

Эта документация всегда должна быть под рукой, поэтому отдельно в папки можно не убирать. Все инструкции необходимо хранить так, чтобы всегда предоставить сотрудникам для ознакомления. Кроме того, каждому работнику нужно предоставлять документы для ознакомления при трудоустройстве.

Если есть ресепшн, можно сделать копии и выложить их здесь. Инструкцию по технике безопасности рекомендуется повесить на стене у каждого рабочего места. Также можно организовать «уголок безопасности» — информационную доску, где в прозрачных «файлах» вывести всю «безопасную» документацию.

Отчётность

ОтчётностьВсю финансовую отчётность нужно также разложить по папкам. Рекомендуется сделать так:

  • отдельно бухгалтерская;
  • отдельно налоговая;
  • отдельно в статистику;
  • отдельно в фонды.

Каждую папку подписать, указать тип документов, период. Рекомендуется складывать отдельно по отчетным периодам – за квартал или год.

Переписка

В современном мире ведение бизнеса невозможно без переписки. Она может быть бумажной или электронной. Необходимо разделить её на входящую и исходящую. Даже если общение с контрагентами и партнерами осуществляется в цифровом формате, рекомендуется оформить отдельную электронную папку для входящей документации и исходящей. Но лучше продублировать потом в бумажном виде.

Если переписка активная, то рекомендуется назначить отдельного человека, который будет отвечать за ее хранение и делопроизводство по письмам. Можно доверить эти обязанности секретарю.

Бумажные документы нужно подшивать в хронологическом порядке. При необходимости, найти нужные бумаги будет просто. Аналогично нужно поступить и с электронной документацией. Также каждый файл нужно подписать – рекомендуется использовать наименование контрагента или партнера. Дополнительно можно создать электронные папки под каждого оппонента. Так найти нужные будет еще проще.

Нужно ли прошивать папки или не нужно?

Нужно ли прошивать папки или не нужноЭтот вопрос остается на рассмотрении того, кто отвечает за хранение или руководителя. Можно приобрести папки – скоросшиватели, каждый документ прокалывать и подкладывать. Но, большинство предпочитают брать обычные папки. Чтобы документы не рассыпались, если папку уронить, их прошивают. Здесь есть определенный порядок действий. Это:

  1. В каждом документе справа на полях делаются проколы – 2 штуки. Рекомендуется воспользоваться дыроколом, но можно и шилом.
  2. Через дырки пропускается толстая нить или лента, на обратной стороне завязывается плотный узел. Свободные края ленты или нити должны быть сантиметров по 5, можно больше. Меньше не рекомендуется – неудобно.
  3. Отдельно из листа бумаги вырезается лист размерами примерно 4 * 5 см, можно 5*5 см.
  4. Листе бумаги приклеивается на свободные края ленты или нити. Сделать это нужно так, чтобы оба края попали под наклейку, и ещё немного торчали из-под неё.
  5. На листе пишется слово «прошито и пронумеровано … листов» (листы предварительно пересчитываются). Далее число, подпись ответственного лица и печать организации.

Многие не сшивают бумаги, чтобы, если возникнет необходимость, можно было достать некий документ. В сшитой папке сделать это довольно сложно. После придётся всю процедуру повторять заново. Кроме того, законодательных требований об обязательном сшивании не установлено.

Заключение

Вопрос организации хранения документации важен! На предприятии бумаги должны храниться от 3 до 5 лет, поэтому нужно сделать так, чтобы это было удобно и надежно.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *